Personalizar o que acontece no final do período de retenção

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Quando você configura um rótulo de retenção para reter itens por um período específico, especifique qual ação tomar no final desse período de retenção. Você pode escolher entre as ações internas de excluir permanentemente o item, relançar o item, desativar o rótulo e iniciar uma revisão de disposição.

No entanto, se você escolher a opção para executar um fluxo do Power Automate, essa configuração de rótulo dá suporte a ações personalizadas como:

• Enviar uma notificação por email para um gerenciador de registros ou para a pessoa que criou ou modificou um documento pela última vez
• Mover um item de documento para um local do SharePoint onde você armazena registros centralmente

Você também pode selecionar as ações específicas do rótulo de conformidade do Microsoft 365 para relançar o item ou excluí-lo permanentemente:

Por exemplo, um fluxo pode mover o item, reposicioná-lo e enviar uma notificação por email.

As ações também permitem a integração com outros aplicativos e serviços. Por exemplo, você tem outra solução que inicia seu próprio processo de revisão de disposição personalizado quando uma notificação por email é recebida ou seu fluxo adiciona uma nova entrada em uma tabela e essa alteração inicia automaticamente um procedimento de gerenciamento de registros existente.

Ele está fora do escopo deste artigo para documentar todas as maneiras pelas quais você pode configurar um fluxo e integrar-se a outras soluções. No entanto, para saber mais sobre o Microsoft Power Automate, confira Introdução ao Power Automate e visão geral dos fluxos de nuvem. Neste artigo, abordaremos:

• Visão geral do uso de rótulos de retenção com um fluxo do Power Automate
• Limites
• Dependência do Power Automate
• Como configurar um rótulo de retenção para executar um fluxo do Power Automate
• Quando o fluxo é disparado

Visão geral do uso de rótulos de retenção com um fluxo do Power Automate

Os processos a seguir mostram a visão geral de alto nível de como os rótulos de retenção funcionam com um fluxo do Power Automate:

No Power Automate, você cria um fluxo de nuvem automatizado em branco que usa o gatilho Quando um item atinge o fim do período de retenção. Em seguida, adicione uma ou mais etapas e especifique as operações que executam sua escolha de ações.

Em seguida, no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview, crie um novo rótulo de retenção com a seguinte configuração:

• Manter o item por um período de tempo especificado
• No final do período de retenção, execute o fluxo que você acabou de criar

Aplique o rótulo usando um dos seguintes métodos:

• Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos
• Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo

Quando o período de retenção expirar, o fluxo configurado será executado.

Adicionar resiliência ao seu fluxo

Embora opcional, recomendamos que você sempre adicione o Gatilho de uma nova instância do fluxo se um item não puder ser localizado antes de Relançar um item no final da retenção e excluir um item no final da retenção.

Essa ação adicional é necessária para arquivos que foram movidos ou renomeados após uma instância do fluxo ter sido disparada, mas suas ações de conformidade especificadas não foram concluídas. Sem ele, um arquivo renomeado ou movido resultaria na falha do fluxo porque não consegue localizar o arquivo.

Embora renomear e mover arquivos após uma instância do fluxo ser disparada seja uma ocorrência incomum, adicionar essa ação recomendada melhora a confiabilidade das ações de conformidade com êxito porque o caminho atual e o nome do arquivo são recuperados automaticamente pouco antes da execução das ações selecionadas.

Limitações para esse cenário

• Você deve criar um novo rótulo de retenção para executar um fluxo no final do período de retenção. Você não pode editar um rótulo de retenção existente para essa configuração.

• Por padrão, a conta que cria o fluxo do Power Automate deve ser a mesma conta que cria o rótulo de retenção. Se você compartilhar o fluxo no Power Automate, as pessoas com quem você compartilha também poderão selecionar o fluxo quando eles criarem um rótulo de retenção.

• Se você selecionar a ação de relançamento no fluxo, o rótulo de retenção selecionado como a substituição não poderá ser configurado para marcar o item como um registro regulatório. Ele pode ser configurado para marcar o item como um registro ou não marcar o item como um registro.

• Se o fluxo escolhido usar um tipo de ambiente diferente de Padrão, você deverá usar o PowerShell para criar o rótulo de retenção e usar o parâmetro FlowId .

Dependência do Power Automate

O Power Automate é um serviço de fluxo de trabalho que automatiza ações entre aplicativos e serviços. Específico para executar um fluxo do Power Automate no final do período de retenção:

• Você deve ter um plano do Power Automate que inclua conectores premium, separados do seu plano de conformidade do Microsoft 365.
• O fluxo do Power Automate deve ser um fluxo de nuvem automatizado criado em branco e configurado para usar o gatilho Quando um item atinge o final de seu período de retenção.

Para obter mais informações sobre como usar e configurar os fluxos de nuvem automatizados dependentes, consulte a Documentação do Microsoft Power Automate.

Como configurar um rótulo de retenção para executar um fluxo do Power Automate

1. No portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview, crie um novo rótulo de retenção com seu nome e configurações preferenciais. Para obter mais informações, consulte Usar o plano de arquivo para criar e gerenciar rótulos de retenção.

2. Específico para este cenário:

   1. Na página Definir configurações de rótulo , selecione Reter itens indefinidamente ou por um período específico e especifique o período de retenção.

   2. Na página Escolher o que acontece após o período de retenção , selecione Executar um fluxo do Power Automate e selecione um fluxo:

      

   3. No painel Selecionar um flyout de fluxo do Power Automate , você verá todos os fluxos de nuvem automatizados que você criou (ou alguém compartilhou com você) e que têm o quando um item atinge o fim do gatilho do período de retenção .

      Selecione o fluxo desejado e conclua a configuração para criar o rótulo de retenção.

Um rótulo de retenção pode ser configurado para apenas um fluxo do Power Automate, mas o mesmo fluxo pode ser usado por mais de um rótulo de retenção.

Quando o fluxo é disparado

Assim como pode levar até 7 dias para aplicar automaticamente um rótulo de retenção ou exibi-lo para que você possa aplicá-lo, portanto, você deve permitir até 7 dias após o período de expiração expirar antes que o fluxo do Power Automate seja disparado. A iniciação do fluxo pode levar algumas horas.

Para as ações de conformidade do Microsoft 365 de excluir e relançar, permita até 7 dias para que essas ações sejam concluídas. Específico para o Exchange e as ações de conformidade do Microsoft 365 de exclusão, permitem até 14 dias.

O fluxo em si e as ações de conformidade do Microsoft 365 no fluxo são enfileirados para que, se houver algum atraso de rede ou serviço, o fluxo e as ações sejam repetidas automaticamente.

Os princípios de retenção ainda se aplicam aos rótulos de retenção que são configurados para executar um fluxo no final do período de retenção, pois um item sempre será mantido pelo período mais longo se houver um conflito com uma ou mais políticas de retenção. No entanto, o fluxo é sempre disparado no final do período de retenção do rótulo.

Próximas etapas

Para ajudar você a controlar os rótulos de retenção com essa configuração:

• Monitorar rótulos de retenção
• Usar a Pesquisa de Conteúdo para localizar todo o conteúdo com um rótulo de retenção específico
• Ações de retenção de Auditoria

Para confirmar que não houve falhas ou erros no fluxo, acesse o power automate dashboard, selecione Meus fluxos e selecione seu fluxo para revisar o histórico de execução de 28 dias.