Permitir que o conteúdo num site seja pesquisável

Quando os utilizadores pesquisam num site, os resultados podem ser provenientes de vários locais, como colunas, bibliotecas e páginas. Um proprietário do site pode alterar as definições de pesquisa para decidir se o conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa. As permissões no conteúdo também afetam se os utilizadores têm permissão para ver o conteúdo nos resultados da pesquisa. Uma boa compreensão de como funcionam as permissões e as definições de pesquisa pode ajudá-lo a garantir que os utilizadores podem ver os documentos e sites corretos nos resultados da pesquisa.

Planear a disponibilização do conteúdo nos resultados da pesquisa

Como proprietário do site, pode utilizar definições para controlar se o conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa. O conteúdo é armazenado em vários locais, incluindo sites, listas, bibliotecas, Peças Web e colunas. Por predefinição, a maioria dos conteúdos contidos num site, lista, biblioteca, página de Peças Web ou coluna serão pesquisados e adicionados ao índice de pesquisa. O que está no índice de pesquisa decide que conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa, tanto nas experiências de pesquisa clássicas como modernas . As permissões que estão definidas em itens, listas, bibliotecas, sites, etc., também afetam se os utilizadores podem ver o conteúdo nos resultados da pesquisa.

Os proprietários de sites e os administradores da coleção de sites podem escolher se o conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa. Por predefinição, o conteúdo de um site pode aparecer nos resultados da pesquisa. Se um proprietário do site ou administrador da coleção de sites especificar que o conteúdo de um determinado site não pode aparecer nos resultados da pesquisa, as outras definições de resultados da pesquisa, como as de listas, bibliotecas, páginas ASPX e colunas definidas nesse site, não terão qualquer efeito.

Da mesma forma, se um proprietário do site ou administrador da coleção de sites impedir que o conteúdo da lista ou biblioteca apareça nos resultados da pesquisa, excluir colunas não terá qualquer efeito. É importante saber que definições são herdadas de níveis mais altos para planear a pesquisa de forma eficaz.

Compreender as definições e permissões de pesquisa

Uma das responsabilidades de um proprietário do site é controlar quem tem acesso aos conteúdos. Pode dar permissão a algumas pessoas para ler e alterar conteúdos, permitir que outras só leiam conteúdo e impedir que outras pessoas vejam conteúdo na totalidade. Para acomodar esta flexibilidade, utilize grupos de permissões, aos quais são atribuídos níveis de permissão específicos. Para permitir que os utilizadores acedam ao site ou aos conteúdos nesse site, um proprietário do site atribui utilizadores a um ou mais grupos de segurança. Ao utilizar as definições de permissões em conjunto com as definições de resultados da pesquisa, o proprietário do site pode gerir se os utilizadores podem ver conteúdo nos resultados da pesquisa.

Por exemplo, digamos que o João está a trabalhar num Pedido de Proposta (RFP) no Microsoft Office Word e está a colaborar com uma equipa de 10 pessoas. O seu site de equipa tem 50 utilizadores, todos eles Membros do Site. Joe não está pronto para toda a equipa ver o RFP. Por conseguinte, quando o carrega para o site de equipa, define as permissões para que apenas a equipa de 10 o possa ver e editar. Até conceder permissões de leitura a todas as 50 pessoas, apenas as 10 pessoas que têm permissão para ver o documento irão vê-lo listado nos resultados da pesquisa.

As permissões podem ser aplicadas a listas, sites, vistas e Peças Web. Além disso, as permissões podem depender de outras permissões. Tudo isto pode afetar o que o utilizador vê nos resultados da pesquisa. Por conseguinte, antes de adicionar qualquer conteúdo ao seu site, poderá querer familiarizar-se com o modelo de permissões do SharePoint, o modelo de permissões do seu site ou organização ou planear qual será o modelo de permissões para o seu site.

Consulte também: Grupos Do SharePoint Predefinidos no SharePoint

Mostrar conteúdo num site nos resultados da pesquisa

Como proprietário do site, pode escolher se o conteúdo no seu site pode aparecer nos resultados da pesquisa. Por predefinição, todos os conteúdos do site podem aparecer nos resultados da pesquisa. A pessoa que está a ver os resultados da pesquisa tem de ter permissão para ver o conteúdo.

1. No site, selecione Definições, em seguida, selecione Definições do site. Se não vir Definições do site, selecione Informações do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.

2. Em Procurar, clique em Procurar e disponibilidade offline.

3. Na secção Conteúdo do Site de Indexação , em Permitir que este site seja apresentado nos resultados da Pesquisa, selecione Sim para permitir que o conteúdo do site seja apresentado nos resultados da pesquisa.

Para impedir que o conteúdo seja apresentado nos resultados da pesquisa, selecione Não.

Mostrar conteúdo de listas ou bibliotecas nos resultados da pesquisa

Enquanto proprietário do site, pode decidir se os itens em listas e bibliotecas no seu site estão incluídos nos resultados da pesquisa. Por predefinição, todas as listas e bibliotecas estão definidas para incluir todos os itens nos resultados da pesquisa.

1. No site, localize e clique na lista ou biblioteca que pretende personalizar.

2. Selecione Definições, em seguida, selecione Definições do site. Se não vir Definições do site, selecione Informações do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.

3. Em Administração de Sites, clique em Bibliotecas de Sites e listas.

4. Clique num item da lista, por exemplo, Personalizar "Documentos Partilhados".

5. Na página Definições da Lista, em Definições Gerais, clique em Definições avançadas.

6. Na secção Procurar , em Permitir que itens desta biblioteca de documentos sejam apresentados nos resultados da pesquisa, selecione Sim para incluir todos os itens na lista ou biblioteca no resultado da pesquisa.

Para impedir que itens da lista ou biblioteca apareçam nos resultados da pesquisa, selecione Não.

Mostrar conteúdos de páginas ASPX nos resultados da pesquisa

Pode controlar se o conteúdo das páginas ASPX está incluído nos resultados da pesquisa. Quando cria um site, muitas páginas de conteúdo são criadas automaticamente. Por exemplo, default.aspx, allitems.aspx para a galeria de Peças Web e várias outras são automaticamente criadas páginas. Também pode criar páginas ASPX personalizadas.

Por predefinição, quando uma Peça Web apresentada numa página ASPX utiliza informações de uma lista ou biblioteca que contém permissões restritas, também conhecidas como permissões detalhadas, nenhum dos conteúdos em nenhuma das páginas ASPX do site é incluído nos resultados da pesquisa. Isto impede que os utilizadores não autorizados vejam conteúdo.

Por exemplo, digamos que cinco documentos são apresentados numa Peça Web Documentos Partilhados num site de equipa com 50 membros. Um dos documentos tem permissões restritas; apenas algumas pessoas podem vê-lo. O conteúdo é automaticamente ocultado desse site nos resultados da pesquisa para que o conteúdo desse documento não seja apresentado quando os utilizadores pesquisam. Isto impede que o conteúdo da página ASPX seja exposto involuntariamente a pessoas que não devem vê-lo.

Tem a opção de ignorar esta definição para apresentar todo o conteúdo nos resultados da pesquisa, independentemente das permissões. Neste caso, todos os conteúdos podem aparecer nos resultados da pesquisa, mas os utilizadores não autorizados não poderão aceder aos documentos reais. Outra opção é não incluir qualquer conteúdo ASPX nos resultados da pesquisa, independentemente das permissões.

1. No site, selecione Definições, em seguida, selecione Definições do site. Se não vir Definições do site, selecione Informações do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.

2. Em Procurar, clique em Procurar e disponibilidade offline.

3. Na secção Indexar Conteúdo da Página ASPX , selecione uma das seguintes opções:

Excluir conteúdo em colunas dos resultados da pesquisa

Enquanto proprietário do site, pode controlar se o conteúdo em colunas específicas em listas ou bibliotecas aparece nos resultados da pesquisa. Por predefinição, todos os conteúdos estão incluídos nos resultados da pesquisa. Esta definição é útil quando quer impedir que os dados confidenciais sejam apresentados nos resultados da pesquisa.

1. No site que contém a lista ou biblioteca, selecione Definições e, em seguida, selecione Definições do site. Se não vir Definições do site, selecione Informações do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.

2. Em Procurar, clique em Colunas pesquisáveis.

   A opção só está visível para sites com a funcionalidade de publicação clássica ativada. Se a opção não estiver visível, navegue diretamente para <Site URL>>/_layouts/15/NoCrawlSettings.aspx.

3. Na secção Colunas Excluídas da Indexação de Pesquisa , em Excluídos, selecione a caixa junto ao Nome da Coluna da coluna que pretende excluir nos resultados da pesquisa.

Pesquisar e voltar a indexar um site

Quando as pessoas procuram conteúdo nos seus sites do SharePoint, o que está no seu índice de pesquisa decide o que irão encontrar. O índice de pesquisa contém informações de todos os documentos e páginas no seu site. No SharePoint, o conteúdo é automaticamente pesquisado com base numa agenda de pesquisa definida. O rastreador seleciona o conteúdo que foi alterado desde o último rastreamento e atualiza o índice.

Nos casos em que o esquema de Pesquisa foi alterado em que uma propriedade gerida foi adicionada/removida/alterada, deverá pedir especificamente uma reindexação completa de um site. Veja Pedir manualmente a pesquisa e reindexação de um site para obter mais informações.