Descrever o gerenciamento de registros

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As organizações de todos os tipos exigem uma solução de gerenciamento para gerenciar registros regulatórios, legais e comercialmente críticos em seus dados corporativos. O Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview ajuda uma organização a cuidar de suas obrigações legais. Ele também ajuda a demonstrar a conformidade com regulamentos e aumenta a eficiência com a disposição regular de itens que não precisam mais ser mantidos, que não têm mais valor ou que não são mais necessários para fins comerciais. O Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview inclui muitos recursos, incluindo:

• Rotulagem do conteúdo como um registro.
• Estabelecimento de políticas de retenção e exclusão dentro do rótulo de registro.
• Acionamento da retenção baseada em evento.
• Revisão e validação da disposição.
• Prova de exclusão de registros.
• Exportação de informações sobre itens descartados.

Quando o conteúdo é rotulado como um registro usando um rótulo de retenção, o seguinte acontece:

• Restrições são colocadas em vigor para bloquear determinadas atividades.
• Atividades são registradas em log.
• A prova de disposição é mantida no final do período de retenção.

Para permitir que os itens sejam marcados como registros, um administrador deve configurar os rótulos de retenção.

Assim, itens como documentos e emails podem ser marcados como registros com base nesses rótulos de retenção. Os itens podem ser marcados como registros, mas também podem ser mostrados como registros regulatórios. Os registros regulatórios fornecem outros controles e restrições, como:

• Um rótulo normativo não pode ser removido quando um item tiver sido marcado como um registro normativo.
• Os períodos de retenção não podem ser reduzidos depois que o rótulo tiver sido aplicado.

Para obter mais informações sobre como comparar as restrições entre registros e registros regulatórios, confira a seção "Comparar restrições para quais ações são permitidas ou a seção bloqueada" no artigo "Saiba mais sobre o gerenciamento de registros", disponível na unidade de resumo e recursos deste módulo.

A diferença mais importante é que: se o conteúdo tiver sido marcado como um registro normativo, ninguém, nem mesmo um administrador global, poderá remover o rótulo. A marcação de um item como um registro normativo pode ter consequências irreversíveis e só deve ser usada quando necessário. Por isso, essa opção não está disponível por padrão e precisa ser habilitada pelo administrador usando o PowerShell.

Casos de uso comuns para o Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview

O Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview pode ser usado de diferentes maneiras em uma organização, incluindo:

• Permissão para que administradores e usuários apliquem manualmente ações de retenção e exclusão a documentos e emails.
• Aplicação automática de ações de retenção e exclusão a documentos e emails.
• Permissão a administradores de sites para definir ações padrão de retenção e exclusão para todo o conteúdo em uma biblioteca do SharePoint, pasta ou conjunto de documentos.
• Permissão aos usuários para aplicar automaticamente ações de retenção e exclusão a emails usando regras do Outlook.

Para garantir que o Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview seja usado corretamente em toda a organização, os administradores podem trabalhar com os criadores de conteúdo para reunir materiais de treinamento. A documentação deve explicar como aplicar rótulos ao uso da unidade, além de garantir uma compreensão consistente.