Planear ligações Microsoft Viva para a sua organização

Nesta fase, crie uma equipa de intervenientes para se alinhar com os objetivos e os principais casos de utilização para a estratégia de experiência dos colaboradores da sua organização. Comece atendendo aos requisitos e, em seguida, planejando cada componente da experiência. Na fase de planeamento, considere as métricas de sucesso e as táticas de adoção para garantir que as Ligações Viva satisfazem a necessidade da sua organização e dos utilizadores.

As tarefas abaixo marcadas com um asterisco (*) são opcionais ou só podem ser aplicadas a clientes que utilizem sites domésticos do SharePoint para complementar a experiência de Ligações Viva.

Passo 1: Planear Ligações Viva

As Ligações Viva foram concebidas para ajudar os utilizadores a concluir tarefas de alta prioridade e a aceder a informações importantes. Essa experiência pode ser criada com horas extras conforme sua organização se adapta e dimensiona. As organizações podem utilizar o site doméstico da intranet do SharePoint existente, se tiverem um, ou criar uma experiência autónoma acessível no Microsoft Teams.

As Ligações Viva são compostas por três partes principais : o dashboard, o feed e os recursos. Essas partes serão exibidas de forma diferente em dispositivos móveis e na área de trabalho. Saiba mais sobre as diferenças entre a experiência da área de trabalho e de dispositivos móveis.

• Dashboard: O dashboard é o conjunto de ferramentas digitais do seu funcionário. Ele reúne as ferramentas que seus funcionários precisam, permitindo acesso rápido e fácil, estejam eles no escritório ou em campo.
• Feed: O Feed fornece atualizações às pessoas certas no momento certo e está totalmente integrado com o Viva Engage, as notícias do SharePoint e o Stream para apresentar um feed personalizado, com base na filtragem pós-nível dos grupos aos quais os funcionários pertencem.
• Recursos: a experiência dos Recursos permite encontrar caminhos entre plataformas. Ele usa elementos de navegação da barra de aplicativos do SharePoint, que pode ser o público-alvo.

Desktop	Celular
- A instância de Ligações Viva da sua organização será apresentada como um ícone na barra de aplicações do Teams. - Quando o ícone estiver selecionado, os utilizadores verão a experiência de destino predefinida. - Quando o ícone for selecionado duas vezes, o painel de navegação global será exibido. - Adicione a Web Part Feed para realçar as notícias personalizadas. – Adicione a Web Part Painel para facilitar a conclusão de tarefas	- A instância de Ligações Viva da sua organização será apresentada como um ícone na barra de aplicações móveis do Teams. - Depois de selecionados, os utilizadores podem dinamizar do dashboard para o feed para os recursos.

Passo 2: considerar a utilização de um site doméstico do SharePoint para complementar a experiência* (opcional)

Uma experiência de Ligações Viva não requer a criação de um site raiz do SharePoint (um site de comunicação com capacidades especiais), mas fornecer uma pode complementar a experiência dos colaboradores. Um site doméstico do SharePoint funciona como a porta de entrada para a intranet da sua organização e um gateway para outros portais populares que são relevantes para toda a organização. Algumas organizações irão utilizar um site doméstico do SharePoint para complementar a experiência de Ligações Viva e expandir a experiência para a Web. Siga os passos abaixo se a sua organização quiser utilizar um site doméstico do SharePoint para além das Ligações Viva. Um site doméstico do SharePoint pode ser adicionado em qualquer altura.

Criar um site raiz do SharePoint para a sua organização* (opcional)

Um site doméstico do SharePoint é a porta de entrada para a intranet da sua organização e um gateway para outros portais populares que são relevantes para toda a organização. O seu site principal do SharePoint também será a experiência de destino das Ligações Viva na aplicação de ambiente de trabalho do Microsoft Teams.

Comece por ser pequeno ao identificar vários recursos e funções que o site principal do SharePoint pode servir. Considere utilizar um modelo de site personalizável a partir do look book do SharePoint denominado A Destino para colocar rapidamente o seu site doméstico do SharePoint em funcionamento. Opcionalmente, transforme o seu site base do SharePoint num site hub do SharePoint para adicionar uma camada adicional de navegação e aumentar o âmbito de pesquisa.

Saiba mais sobre como planear o seu site principal do SharePoint e como iniciar sites do SharePoint em bom estado de funcionamento.

Configurar a navegação global na barra de aplicações do SharePoint* (opcional)

Em seguida, no ícone Definições do site doméstico do SharePoint, selecione Configurar a navegação global para tirar partido da funcionalidade Ligações Viva completas. Crie a navegação global de uma forma que complemente e expanda os recursos no site principal do SharePoint. Saiba mais sobre navegação e arquitetura de informações no Microsoft Office SharePoint Online.

As ligações de navegação que aparecem no painel de navegação global na barra de aplicações do SharePoint também serão apresentadas na aplicação Ligações Viva no Microsoft Teams para aplicações móveis e de ambiente de trabalho.

Auditar, atribuir prioridades e modernizar conteúdos para alinhar com cenários e tarefas principais* (opcional)

Depois de definir os principais cenários e tarefas na fase de planeamento, prepare as Ligações Viva ao garantir que o conteúdo prioritário está localizado em sites de comunicação e sites de equipa do SharePoint modernos. Os sites modernos e clássicos podem ser utilizados, mas apenas os sites modernos serão apresentados na aplicação Microsoft Teams. Sites clássicos serão abertos em uma janela separada do navegador.

Se tiver muitos sites do SharePoint clássicos, certifique-se de que se concentra em sites, páginas e conteúdos relevantes para a experiência Ligações Viva. Sites e conteúdo que não estão relacionados às principais tarefas e cenários podem ser modernizados posteriormente.

Sites que devem ser auditados e priorizados:

• Sites que se ligam a cartões no dashboard Ligações Viva
• Sites exibidos na navegação global
• Sites que publicam notícias organizacionais com frequência
• Sites que ajudam os funcionários a concluir as tarefas diárias mais importantes ou acessar informações importantes

Ferramentas para ajudá-lo a modernizar:

• Use o verificador de modernização do SharePoint para criar um painel que o ajude a determinar a preparação para a modernização.
• Saiba mais sobre como transformar sites clássicos em sites modernos ou considere criar novos sites modernos usando modelos de site do SharePoint.
• Para sites populares que se espera que obtenham uma elevada quantidade de tráfego (mil vistas por dia ou mais), saiba mais sobre as melhores práticas para sites e portais de alto desempenho.

Passo 3: Planear o dashboard

Comece por identificar os principais cenários de que as Ligações Viva precisam para suportar e identificar os proprietários dessas experiências de funcionários. As tarefas e cenários serão suportados principalmente por cartões no dashboard Ligações Viva que podem ser direcionados para audiências específicas através de grupos do Microsoft 365. Considere quais grupos de funcionários precisarão de acesso a recursos específicos.

Dashboard em dispositivos móveis	Descrição
	Neste exemplo, um cartão no dashboard está ligado a uma página do SharePoint onde os utilizadores podem fazer uma verificação de estado de funcionamento diária facilmente a partir de um dispositivo móvel.

Cenários comuns incluem exibir holerites e férias, enviar tíquetes de ajuda, acompanhar as notícias, verificar menus de almoço diários, localizar pessoas em um diretório e gerenciamento de turnos. Colabore e se alinhe com grupos de negócios que gerenciam essas experiências para determinar o melhor design. Reveja as melhores práticas do Centro de Adoção de clientes com êxito da Viva Connections para obter mais informações sobre cenários comuns e como identificar experiências de colaboradores que resultam numa adoção duradoura.

Tipos de cartões de dashboard

Conforme você planeja, considere os diferentes tipos de cartões disponíveis. Existem três tipos diferentes de cartões que podem ser utilizados no dashboard Ligações Viva. Alguns cartões podem levar mais tempo do que outros para serem implementados ou podem exigir trabalho no back-end para serem configurados.

• Cartões prontos para uso: esses cartões exigem pouca configuração e incluem os Cartões de tarefas de Link, Turnos, Equipes e Atribuídos.
• Cartões de extensão adaptáveis: também conhecidos como ACEs, são cartões que podem ser estendidos e personalizados usando a Estrutura do SharePoint (SPFx).
• Cartões de terceiros: esses cartões vêm de terceiros, como Qualtrics, ServiceNow e Workday.

Processo de planejamento

À medida que trabalha com os proprietários empresariais e os principais intervenientes para alinhar a sua estratégia de design de Ligações Viva, responda ao seguinte para cada tarefa:

• Quem é o público-alvo?
• O que os usuários precisam realizar ou aprender?
• Quais ferramentas ou tecnologias eles usam atualmente?
• Quais ferramentas ou tecnologia você deseja que os visitantes usem para realizar suas principais tarefas?
• Quais informações precisam ser promovidas?

Comece com os fluxos de trabalho mais importantes

Nem todas as tarefas devem ser transformadas em um cartão no Painel. Concentre-se nas tarefas mais impactantes que podem ser executadas em um curto período de tempo. Encontre oportunidades alinhadas com os campos "Vitórias rápidas" e "Primeiros sucessos" na matriz de decisões abaixo como um início.

Projetar com seu público-alvo em mente

Como melhor prática, é importante tomar decisões enraizadas em tarefas específicas para determinados públicos:

• Considere usar uma estrutura comum para o planejamento de cenários que começa selecionando uma determinada função ou público-alvo "Como um...".
• Em seguida, limite o objetivo em "Preciso...".
• Em seguida, considere a ferramenta ou processo ideal para atender ao objetivo em "Para que eu...".
• Por fim, crie um script sobre a aparência do sucesso em "Sei que isso é bem-sucedido quando...".

Por exemplo, crie uma tabela como a seguinte para listar cenários empresariais que pretende abordar com cartões no dashboard:

Exemplos de diferentes designs de dashboard

O dashboard deve focar-se nas tarefas mais importantes. Tarefas específicas de determinados públicos-alvo devem ser direcionadas para garantir que os usuários vejam apenas cartões relevantes para seus trabalhos do dia a dia.

Operadores de informações	Trabalhadores de linha de frente

Conteúdo para planear Dashboards

• Criar e personalizar um dashboard
• Saiba mais sobre cartões ajustáveise cartões de terceiros
• Use grupos do Microsoft 365 existentes ou crie grupos de notícias, se necessário, para que você possa criar cartões rapidamente e segmente-os por públicos-alvo específicos

Passo 4: Preparar-se para o feed

O feed coloca as comunicações de toda a organização num único local onde pode ser facilmente visualizado. Este feed ajuda a manter os trabalhadores de primeira linha, os trabalhadores da informação e os trabalhadores híbridos envolvidos e informados sobre notícias e anúncios importantes. Essa solução também fornece aos editores de conteúdo um método confiável de distribuição de notícias e informações importantes.

Tecnicamente, não precisa de fazer nada para configurar o feed porque o conteúdo será sincronizado automaticamente. No entanto, você pode influenciar a hierarquia de conteúdo.

Sugestões sobre como influenciar a hierarquia de conteúdos no feed

O feed foi concebido para ser dinâmico, personalizado e um local onde as notícias e anúncios mais relevantes podem ser consumidos. O feed baseia-se num fluxo constante de novos conteúdos e a melhor experiência contém um equilíbrio entre notícias organizacionais, conteúdo orgânico e conteúdo organizado.

• Publicar notícias do SharePoint a partir de fontes de notícias organizacionais oficiais , como o site principal do SharePoint
• Use news boost to elevate the most important news posts on organizational news sites to surface news posts to the top of the feed
• Poste notícias como links de notícias em vídeo hospedados pelo Stream para compartilhar atualizações, retransmissões de uma reunião geral ou fornecer materiais de treinamento reutilizáveis
• Destaque os debates da comunidade ao apresentar publicações no Viva Engage que gostaria de ver por toda a organização
• Incentive a sua organização a participar e participar em debates no Viva Engage, especialmente líderes e campeões do local de trabalho
• Use a segmentação por público-alvo para garantir que o conteúdo específico seja visto por diferentes públicos usando grupos do Microsoft 365

Conteúdo para o planeamento de feeds

• Veja as perguntas mais frequentes sobre o feed para Ligações Viva
• Considere usar a Web Part Feed em páginas populares do SharePoint para exibir notícias e comunicados
• Saiba mais sobre as melhores práticas para um maior envolvimento com feeds

Passo 5: Planear os recursos

Os recursos são as ligações de navegação para portais e outro destino popular. Os recursos devem ser os portais mais importantes e populares para o seu público-alvo e podem ser direcionados para audiências específicas. Ao preparar as suas Ligações Viva, saiba que estes recursos serão apresentados a partir da barra de aplicações do SharePoint (se a sua organização tiver um site doméstico do SharePoint) e na barra de aplicações do Teams quando as Ligações Viva estiverem configuradas.

Desktop	Celular

Para organizações com sites domésticos do SharePoint, considere como as ligações na navegação global irão complementar os recursos realçados no site principal do SharePoint. Consoante o conteúdo que pretende disponibilizar na navegação global, pode estruturar a navegação no site doméstico do SharePoint e a navegação global de três formas diferentes.

Conteúdo para planeamento de Recursos

• Configurar pela primeira vez ou personalizar ligações de navegação na navegação global a partir do site principal do SharePoint
• Obter mais diretrizes sobre como projetar a navegação no SharePoint

Etapa 6: criar um plano de adoção

Planejar mudanças e ajudar os usuários a adotar novos recursos será diferente para cada organização. Use as considerações e as práticas recomendadas aqui como ponto de partida para criar um plano de adoção que atenda às necessidades da sua organização. Inclua considerações sobre o gerenciamento de alterações e materiais de treinamento para usuários finais em seu plano.

Considerações de adoção

• As Ligações Viva só podem ser acedidas no Microsoft Teams. Se a sua organização ainda não estiver a utilizar o Microsoft Teams, terá de planear a adoção do Microsoft Teams juntamente com as Ligações Viva.
• Facilite a adoção para os utilizadores finais ao pré-afixar a aplicação no Teams enquanto escolhe as definições. Isto só tem de ser feito uma vez (as Ligações Viva são ativadas automaticamente por predefinição no Teams).
• Encontre os usuários pioneiros e os especialistas e crie maneiras de estender seu entusiasmo para o restante da organização.
• Planeje se envolver com usuários onde eles normalmente se reúnem e compartilham informações (por exemplo, se sua organização já se reúne no Teams, planeje postar nos canais.)
• Determine para quem e para onde devem ir as perguntas sobre as Ligações Viva. Considere utilizar o Viva Engage, um site do SharePoint ou canais do Teams que permitem que os utilizadores façam perguntas ou vejam as perguntas mais frequentes.

Altere as considerações de gerenciamento

• Comece criando conscientização e interesse em vários canais para atrair públicos-alvo diferentes. Considere espaços comuns para usuários locais, como a sala de descanso ou salas de conferência. Para trabalhadores remotos e o resto da organização, planeie publicar anúncios no Teams, Viva Engage e SharePoint.
• Certifique-se de que diferentes públicos-alvo de usuários finais possam entender facilmente como essa nova ferramenta ajudará a melhorar seu trabalho diário.
• Crie oportunidades para os usuários fazerem perguntas, receberem ajuda e verem demonstrações ao vivo. Considere definir sessões semanais de treinamento ou horário comercial durante o primeiro mês de adoção. Use os especialistas sempre que possível.
• Reforce a mudança criando incentivos para o uso das novas ferramentas.
• Explique claramente como utilizar Ligações Viva em aplicações móveis e de ambiente de trabalho, como interagir com o Dashboard, o Feed e os Recursos e onde ver as notícias e anúncios mais recentes.
• Crie orientações especializadas para diferentes audiências, como trabalhadores de primeira linha ou trabalhadores híbridos.

Considerações de formação

• Use o treinamento para ajudar a aumentar a conscientização sobre onde os recursos podem ser acessados no Teams em dispositivos móveis ou na área de trabalho.
• Mostrar diferentes formas de ligar e interagir com cartões no dashboard e conteúdos no Feed. Considere fornecer diretrizes de treinamento diferentes para públicos-alvo diferentes.
• Realce os portais populares no SharePoint que podem ser encontrados na guia Recurso quando estiver em um dispositivo móvel.

Recursos de adoção

Saiba mais sobre a adoção, as melhores práticas e obtenha modelos de comunicação no centro de adoção viva.

Etapa 7: considerar as métricas de sucesso

Parte do processo de planeamento inclui determinar que métricas serão utilizadas para medir a eficácia das Ligações Viva em reunir a sua organização e manter públicos específicos informados. Comece por considerar as tarefas e ferramentas que o dashboard irá oferecer. Por exemplo, se você criar um cartão que se vincula ao seu site do SharePoint de recursos humanos ou a uma página específica, deverá esperar ver mais tráfego e envolvimento para esse site em relatórios de uso.

• Análise de Ligações Viva: Compreenda como e quando os utilizadores se envolvem com componentes da experiência de Ligações Viva através da análise de Ligações Viva. Reveja o número de pessoas que visualizaram e interagiram com experiências de Ligações Viva, os tipos de conteúdo com que os utilizadores se envolvem e as plataformas utilizadas para aceder às Ligações Viva.
• Exibição de alto nível de uso em aplicativos do M365: use a análise de uso do Microsoft 365 para acessar um painel previamente criado que contém vários relatórios previamente criados que se concentram na adoção, no uso, na comunicação e na colaboração de aplicativos do M365.
• Dados de nível de site ou página: obter relatórios de uso de nível de site e nível de página no SharePoint para avaliar o envolvimento e saber mais sobre quando os usuários acessam o conteúdo e quais dispositivos eles estão usando.
• Obter comentários diretos dos usuários: Além da análise de uso, você pode perguntar diretamente aos usuários sobre sua satisfação geral. Considere a criação de um cartão no Painel que se vincula a um Formulário da Microsoft onde você pode pedir aos usuários para avaliar a satisfação e fornecer comentários.

Etapa 8: planejar a manutenção ao longo do tempo

Geralmente, as Ligações Viva precisam de uma manutenção contínua mínima assim que estiver configurada. À medida que a sua empresa cresce e evolui, é provável que identifique novos cenários que podem ser suportados pelas Ligações Viva. Ao longo do tempo, pode decidir extinguir cartões no dashboard ou reorganizar a navegação global nos recursos. Além disso, os usuários compartilharão comentários que podem ser usados para melhorar a experiência. Cada um desses cenários exigirá tempo para serem implementados e se comunicarem conforme necessário. Planeje ter um responsável ou uma equipe de pessoas que possam gerenciar essas tarefas ao longo do tempo.

• Dashboard: Depois de concebido e testado, o dashboard só terá de ser atualizado para suportar novos cenários ou extinguir cenários antigos.
• Feed: Os conteúdos são apresentados e agregados dinamicamente a partir de publicações de notícias do SharePoint e do Viva Engage.
• Recursos: Tal como o dashboard, depois de estabelecidas ligações para portais, os Recursos só precisarão de atualizações conforme necessário.

Em seguida, crie e personalize Ligações Viva para a sua organização

Depois de cumprir os requisitos (para os clientes que querem um site doméstico do SharePoint), ter um plano para o dashboard e estarem preparados para ajudar os utilizadores a adotar ligações Viva, está na altura de avançar para a fase de compilação.