Início rápido de governança no Microsoft Teams

As seguintes atividades ocorrem em simultâneo e podem envolver toda ou parte da sua equipa principal. Como melhor prática, adie as conversações de governação e segurança em larga escala para depois de concluir a experimentação inicial com o Teams. É importante compreender como as decisões de governação podem afetar a experiência do utilizador final e simplificar as decisões que precisa de tomar mais tarde. Para esta fase, há algumas decisões que têm de ser tomadas. Para fazê-las com êxito, primeiro tem de responder às seguintes perguntas:

• Que intervenientes da sua avaliação anterior são bons candidatos para participar nesta integração empresarial limitada?
• Este indivíduo (ou grupo de indivíduos) sugeriu casos de utilização que seriam bons candidatos para esta fase?
• Têm interesse suficiente dos colaboradores na sua organização para serem adotantes precoces e dar-lhe feedback significativo e regular?

Para saber mais, leia Planear a governação no Teams e Planear a gestão do ciclo de vida no Teams.

Decisões

Tome as seguintes decisões (neste momento, estas decisões aplicam-se apenas à Fase 2):

Decisão 1: Quem pode criar equipas

Para efeitos desta fase, pode restringir quem é capaz de criar equipas para a população adotante precoce, além da equipa principal do projeto. Isto permite que os seus adotantes iniciais criem outras equipas, se necessário. A monitorização deste comportamento fornece-lhe as principais informações para a sua implementação abrangente.

Decisão 2: Convenções de nomenclatura do Teams

É provável que queira implementar algumas convenções de nomenclatura para a sua ampla implementação do Teams e verificar se existem nomes duplicados. Na Fase 2, sugerimos que implemente uma convenção de nomenclatura manual apenas para os seus projetos iniciais. A melhor prática é realizar uma integração interativa com a equipa de projetos adotantes iniciais e permitir que selecionem o seu próprio nome. Isto dá-lhe informações sobre como os funcionários pensam sobre o seu trabalho e será essencial na criação de uma convenção de nomenclatura de maior escala mais tarde. (As informações adicionais sobre os elementos de uma inclusão interativa são apresentadas mais à frente neste guia.)

Decisão 3: Acesso de convidado

Dependendo do âmbito e do tipo do seu projeto e da natureza do seu setor, permitir uma colaboração segura com parceiros ou fornecedores pode ser uma capacidade essencial que pretende testar. Pode limitar quem pode adicionar convidados a equipas através dos controlos de inquilino adequados e limitar as equipas que estão abertas aos convidados através de etiquetas de confidencialidade. Além disso, pode garantir que os convidados cumprem os requisitos de segurança organizacional, como a utilização do Multi-Factor Authentication (MFA).

Decisão 4: Aplicações aprovadas

A melhor utilização do Teams inclui a integração de outras aplicações na experiência. No mínimo, a sua equipa técnica deve ativar as aplicações originais e em destaque na sua experiência do Teams. Consoante o seu caso de utilização e outras aplicações utilizadas na sua organização, pode optar por incluir aplicações adicionais como parte da sua experimentação controlada. Certifique-se de que examina quaisquer aplicações de terceiros para garantir que cumprem os requisitos de segurança e conformidade da sua organização.

Decisão 5: As reuniões estão incluídas no seu teste?

A experiência de reunião do Teams é de alta qualidade, suporta conversas de vídeo e reúne os seus funcionários para serem mais eficazes. Consulte a sua equipa técnica para se certificar de que o seu ambiente está pronto para incluir reuniões VoIP simples. Normalmente, a ativação de conferências de áudio ou serviços de voz seria excluída desta fase da experimentação; no entanto, isso depende da equipa principal do projeto, da preparação técnica e do estado de outros serviços de voz/reunião na sua organização. A preparação técnica deve incluir elementos como o equipamento da sala de reuniões, dispositivos e acessórios do utilizador final e a rede. Recomendamos que inclui chats de vídeo e reuniões VoIP na sua experimentação para ganhar mais valor com a sua implementação do Teams.

Decisão 6: Gestão e estrutura de conteúdos

O Teams funciona melhor quando os utilizadores trabalham ponto a ponto na plataforma - em vez de exigirem que regressem continuamente a sistemas e serviços legados - e oferece novas formas de trabalhar que diferem da forma como os utilizadores estão habituados. Como parte da sua experimentação, trabalhe com os seus participantes para considerar estruturas de equipa e canais que abracem as formas multimodal de colaboração no Teams e evitem simplesmente replicar estruturas de armazenamento e pastas existentes. Além disso, considere quaisquer requisitos de conformidade para conteúdos armazenados fora dos sistemas suportados existentes, como a gestão de registos ou sistemas de cópia de segurança.

Decisão 7: Segurança de dados

Em preparação para a sua implementação abrangente, pode optar por utilizar etiquetas de segurança para classificar os tipos de equipas no seu ambiente. Para efeitos desta experimentação, recomendamos que consulte Planear a Governação no Teams e certifique-se de que foi definida uma política de retenção básica nos dados do Teams no seu Microsoft 365. Poderá ter de coordenar este trabalho com a sua equipa técnica porque são necessários direitos de administrador do Microsoft 365 para concluir este trabalho.

Decisão 8: Duração da experimentação

Uma implementação bem-sucedida do Teams prossegue a um ritmo saudável para garantir a dinâmica, o foco e as aprendizagens adequados. Recomendamos que esta fase do seu projeto tenha 60 dias de duração para garantir que os seus adotantes iniciais completam ciclos empresariais suficientes. Prolongar a experimentação por um período de tempo demasiado longo aumenta o risco de um programa de alteração falhado; no entanto, desta vez irá variar para todas as organizações.

Seguinte: Definir cenários de utilização