Recomendações para recolher e rever dados de custos

Aplica-se a esta recomendação de lista de verificação de Otimização de Custos do Azure Well-Architected Framework:

Este guia descreve as recomendações para recolher e rever os dados de custos da carga de trabalho. Recolha dados de custos para pintar uma imagem holística da sua carga de trabalho e garantir que os gastos estão otimizados. A recolha de dados inclui todos os indicadores de otimização de custos, como dados de faturação, utilização de recursos e padrões de utilização.

Os dados recolhidos permitem-lhe compreender o custo das decisões de arquitetura e dos fatores empresariais, como os custos por utilizador ou unidade. Estes dados dão-lhe uma compreensão mais clara de onde vai o dinheiro e como otimizar os gastos. A não recolha e revisão dos dados de custos pode levar a ultrapassagens orçamentais, nenhuma linha de base para despesas e a falta de compreensão do estado de funcionamento financeiro das cargas de trabalho na cloud.

Definições

Principais estratégias de design

A recolha de dados é essencial para identificar oportunidades de poupança de custos, contabilidade (showback e estorno) e para uma utilização eficiente de recursos. Tem de atribuir prioridades à recolha e revisão dos dados de custos de todas as origens relevantes. Deve centralizar os dados recolhidos para análise simplificada e revisão regular, atribuir proprietários de recursos e automatizar alertas sempre que possível.

Recolher dados de custos

A gestão de custos eficaz das cargas de trabalho na cloud requer uma compreensão abrangente das despesas associadas, desde a computação à utilização da rede. Os dados recolhidos fornecem uma vista granular de onde e como os recursos estão a ser consumidos. Permite-lhe identificar ineficiências, tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos e, em última análise, otimizar os custos para garantir que está a obter o melhor valor para o seu investimento.

Veja Ativar a recolha de dados. A recolha de dados deve incluir todas as origens de custo da carga de trabalho, como computação, armazenamento, utilização da rede e quaisquer outros serviços ou funcionalidades que a carga de trabalho utiliza. Os dados devem incluir dados faturados e medidos. Os dados faturados são reais. Reflete as despesas faturadas reais. Os dados medidos são uma forma preditiva de dados com base nos planos de faturação dos serviços. Embora ainda sejam valiosos, os setores diários de dados medidos são considerados boas estimativas em vez de números precisos. Reconhecer as distinções entre dados faturados e medidos nestes componentes pode proporcionar uma maior precisão no planeamento e análise financeiros.

Utilize todos os métodos de coleção disponíveis. Para recolher dados de custos, utilize todas as ferramentas e métodos disponíveis à sua disposição, como a monitorização de custos e os utilitários do fornecedor de serviços para monitorizar as despesas da carga de trabalho. Embora estas ferramentas ofereçam normalmente informações detalhadas sobre discriminações de custos, tendências de utilização e sugestões de otimização, podem não capturar tudo. Compreenda as suas capacidades predefinidas, como dicionários de dados e taxonomias.

Crie vistas personalizadas se forem necessárias para a carga de trabalho específica. Além das ferramentas nativas, se o seu fornecedor de serviços oferecer APIs, toque nas mesmas para obter dados de custos programaticamente. As APIs facilitam o relatório de custos automatizados e integram-se de forma totalmente integrada nos seus sistemas de gestão existentes. Lembre-se de que o objetivo é recolher detalhes de custos de todas as origens possíveis. Quer isso signifique extrair dados através de uma API, introduzir custos manualmente ou sincronizar com os seus sistemas financeiros, é vital garantir uma descrição geral centralizada e abrangente dos custos.

Centralize os dados de custos. Os dados de custos centralizados permitem uma gestão e análise mais fáceis desses dados. Garante que tem uma vista unificada, através de um esquema de dados comum, de todos os custos da carga de trabalho e permite melhores estratégias de otimização de custos. Tem de combinar dados de utilização e os dados devem fluir para um sink analítico central. Pode utilizar uma ferramenta de gestão de custos fornecida pelo seu fornecedor de cloud ou integrar os dados com soluções de gestão de custos de terceiros. O objetivo é ter uma solução de baixo custo que seja facilmente acessível pelos intervenientes autorizados e forneça capacidades de análise de dados robustas.

Contrapartida: a retenção de dados de custos por períodos mais longos permite a análise histórica e a identificação de tendências. No entanto, armazenar dados pode ser dispendioso. Para minimizar o custo, armazene dados mais antigos como pontos de dados agregados sem a granularidade dos dados mais recentes. Além disso, determine o melhor período de retenção com base nas suas necessidades de análise.

Agrupar dados

O agrupamento de dados permite-lhe obter melhores informações para gerir os custos de forma eficaz. Pode dividir os custos com base em dimensões diferentes, como departamentos ou projetos, permitindo-lhe alocar com precisão os custos aos respetivos intervenientes. O agrupamento de dados promove a transparência, a responsabilidade e a deteção de custos.

Agrupe dados de custos em categorias significativas, como recursos, serviços, ambientes, regiões, departamentos, projetos ou equipas. Por exemplo, compreender a discriminação de custos ao nível do recurso e do serviço pode ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos, o dimensionamento ou até mesmo a desativação. Quando agrupa dados de custos por ambiente, como produção, recuperação após desastre ou garantia de qualidade, pode ajudá-lo a identificar discrepâncias de custos e otimizar a utilização de recursos com base nas necessidades específicas de cada ambiente. Quando agrupar dados de cargas de trabalho, considere as seguintes recomendações:

• Recolher dados de utilização e componentes. Recolha informações detalhadas sobre a utilização e o custo de cada componente na carga de trabalho. Pode analisar os custos de diferentes ângulos e obter informações sobre a discriminação de custos ao capturar estes dados.

• Veja dimensões diferentes. Divida as suas despesas diárias por dimensões técnicas (por exemplo, tipos de recursos ou categorias de serviço), dimensões da organização de recursos (por exemplo, departamentos ou equipas) e dimensões de modelos de negócio (por exemplo, projetos ou centros de custos). Esta discriminação permite-lhe analisar os custos com base nas dimensões mais importantes para o seu problema ou cenário específico.

• Aplicar metadados. Os metadados podem ser utilizados para agrupar dados e ajudar a gerar relatórios de custos significativos. Permite-lhe identificar áreas de elevado custo e implementar medidas de prestação de contas ou estratégias de otimização de custos ao nível do departamento ou do projeto. Ao utilizar metadados, pode criar um mecanismo para agrupar os custos de uma forma que reflita o modelo de negócio principal da sua aplicação. Por exemplo, etiquetar recursos com identificadores de inquilino em vez de recursos partilhados numa solução multi-inquilino. A capacidade de dinamizar dados de custos com base no modelo de preços da sua aplicação pode fornecer informações-chave.

Gerar relatórios de custos

Depois de recolher dados de custos, tem de os utilizar para gerar relatórios de custos. Os relatórios de custos fornecem visibilidade sobre os gastos e facilitam a análise dos padrões de gastos da carga de trabalho. Pode identificar áreas onde a otimização de custos é necessária e tomar decisões informadas para otimizar os seus gastos. Os relatórios de custos permitem-lhe alocar custos a diferentes equipas, departamentos ou projetos. Esta alocação ajuda a compreender a distribuição e facilita o estorno ou a apresentação exatos.

Resolva cenários comuns. Ao gerar relatórios de custos para os custos da carga de trabalho, quer ser capaz de resolver problemas de custos comuns. A recolha de dados em áreas de preocupação comuns ajuda a garantir que os conjuntos de dados necessários, como os custos, as métricas e a utilização, são interpretados em cooperação. As áreas de preocupação comuns incluem:

• Custos granulares: os relatórios de custos devem fornecer informações sobre o montante alocado por utilizador e o custo por dispositivo.

• Utilização de recursos: os relatórios de custos devem ajudar a avaliar se os recursos atuais são totalmente utilizados e identificar potenciais poupanças.

• Soluções alternativas: os relatórios de custos devem comparar os custos e as potenciais poupanças da transição para uma nova solução. Também devem avaliar a viabilidade de mudar para uma solução dinâmica.

• Retorno sobre o investimento: os relatórios de custos devem ajudar a determinar que percentagem de receitas entra no funcionamento do sistema. Se o sistema não aumentar a receita, devem ser medidas outras métricas ROI.

• Padrões de gastos: os relatórios de custos devem analisar padrões de gastos para identificar tendências e padrões nos custos ao longo do tempo. Os padrões de gastos ajudam a tomar decisões informadas sobre a otimização de custos e o planeamento orçamental.

Alinhar com as normas contabilísticas. Os relatórios de custos devem acomodar as normas contabilísticas internas. Os sistemas comuns são showback e chargeback. O showback tem a ver com visibilidade e o estorno é sobre responsabilidade.

• Showback refere-se a fornecer visibilidade de custos em toda a organização sem cobrar equipas ou departamentos individuais pelos custos da cloud. Pode utilizar relatórios de custos para gerar instruções de showback que mostrem os custos incorridos por cada equipa ou departamento. Por exemplo, a equipa de marketing utilizou $15.000, enquanto o departamento de engenharia incorreu em custos de $25.000 para uma despesa combinada de carga de trabalho de $40.000. O Showback fornece a cada departamento uma discriminação dos custos, permitindo que cada equipa reveja e otimize o consumo de recursos. Estes relatórios fornecem transparência e permitem que os intervenientes compreendam a utilização e os custos associados.

• O estorno envolve a faturação de equipas ou departamentos internos para os respetivos custos na cloud com base na utilização real. O estorno é de cara dupla. Pode cobrar a outras pessoas e outras pessoas podem cobrar-lhe com base no consumo de recursos e nos serviços compostos. Por exemplo, a carga de trabalho utiliza serviços de segurança centralizados. Durante um mês, a equipa de segurança faturou-lhe $10.000 pelos respetivos serviços. Mas cobrou aos departamentos de vendas e marketing $7.000 e $8.000, respectivamente, pela utilização da sua carga de trabalho. Todas as transações de estorno, tanto créditos como débitos, estão integradas no sink de dados de custos centralizados. O estorno garante que todas as despesas são contabilizadas e incorporadas na gestão financeira da sua organização. Fornece uma vista holística e promove a otimização dos custos interdepartacionais.

Forneça relatórios abrangentes. Os relatórios de custos devem incluir o custo dos serviços cloud e dos fornecedores. O relatório deve incluir os custos incorridos (faturados), os custos pré-pagos (amortizados), as tendências, as previsões, os créditos e a variação de custos. Nos sistemas de showback e de estorno, os relatórios de custos devem incluir os seguintes elementos:

• Custos incorridos: os custos incorridos referem-se aos custos reais acumulados com base na utilização com tráfego limitado. Estes custos são calculados com base no consumo de recursos ou serviços num período de faturação específico.

• Custos pré-pagos: os custos pré-pagos são despesas pagas antecipadamente e distribuídas por um período de tempo específico. Normalmente, estes custos são amortizados ou alocados uniformemente durante o período pré-pago.

• Tendências: analisar tendências de custos envolve examinar os dados históricos para identificar padrões e alterações nas despesas ao longo do tempo. Esta análise ajuda-o a compreender como os custos flutuam e a identificar quaisquer fatores subjacentes.

• Previsões: As previsões de custos prevêem gastos futuros com base em dados históricos e tendências, permitindo-lhe estimar os custos futuros e planear em conformidade. As previsões podem ser geradas com várias técnicas, como algoritmos de machine learning.

• Créditos: os fornecedores de serviços fornecem frequentemente créditos (utilização gratuita) nos serviços. Os relatórios de custos devem incluir saldos de crédito e utilização para compreender corretamente as necessidades de gastos.

• Variação de custos: a variação dos custos num relatório de custos refere-se à diferença entre os custos reais incorridos e os custos esperados ou orçamentados. Ajuda-o a identificar desvios dos custos planeados e a compreender os motivos subjacentes aos mesmos.

Atribuir proprietários de recursos

Cada item de custo deve ter um indivíduo diretamente responsável (DRI) como proprietário do recurso. Atribuir um proprietário de recurso a cada item de custo garante uma responsabilidade clara para os custos associados. Ajuda a identificar quem é responsável por gerir e otimizar a utilização e o custo de recursos ou serviços específicos. Os proprietários de recursos são importantes para:

• Alocação de custos: ter um proprietário de recurso atribuído a cada item de custo permite uma alocação de custos precisa. Os proprietários de recursos garantem a atribuição de custos às equipas, departamentos ou projetos adequados, facilitando a transparência financeira e a gestão orçamental.

• Comunicação: a atribuição de proprietários de recursos promove uma comunicação e colaboração eficazes numa equipa e organização de cargas de trabalho. Facilita as discussões sobre a gestão de custos, incentiva a partilha de melhores práticas e permite que os proprietários de recursos trabalhem em conjunto para otimizar os custos coletivamente.

• Tomada de decisão: os proprietários de recursos desempenham um papel crucial na tomada de decisões relacionada com o aprovisionamento, dimensionamento e otimização de recursos. Têm as informações e a propriedade necessárias para tomar decisões informadas que se alinham com objetivos empresariais e objetivos de otimização de custos. Os proprietários de recursos podem monitorizar e analisar ativamente os custos associados aos respetivos recursos. Podem identificar oportunidades de poupança de custos, otimizar a utilização de recursos e tomar decisões para controlar e reduzir os custos.

Rever os dados de custos

Reveja regularmente as despesas relativamente ao orçamento e ao modelo de custos com os intervenientes. As revisões regulares ajudam a identificar tendências de custos, valores atípicos e áreas para otimização. É importante envolver intervenientes como equipas financeiras, equipas de operações e decisores nestas revisões para impulsionar iniciativas de otimização de custos. As análises garantem que os custos estão alinhados com as expectativas e permitem ajustes, se necessário. Monitorize as alterações nos padrões de utilização, ajuste as alocações de recursos conforme necessário e implemente medidas de poupança de custos com base na análise contínua dos dados de custos.

Analisar dados de custos

Reveja os dados de custos recolhidos da carga de trabalho para obter informações sobre os seus padrões de gastos. As revisões podem incluir a análise da utilização de recursos, a identificação de controladores de custos e a compreensão da distribuição de custos em diferentes componentes da carga de trabalho. Também deve notar aumentos e diminuições nos custos, por exemplo, na utilização de computação e nos custos de transferência de rede. Procure áreas onde possa otimizar os custos sem sacrificar o desempenho ou a funcionalidade. Por exemplo, identifique recursos subutilizados, instâncias de rightsizing ou funcionalidades de poupança de custos fornecidas pelo seu fornecedor de cloud.

Rever as opções de arquitetura

Ao examinar as decisões de arquitetura da sua carga de trabalho, é essencial concentrar-se nas implicações de custos. A utilização de padrões alternativos ou ofertas nativas da cloud pode levar a uma redução significativa dos custos. Optar por plataforma como serviço (PaaS) ou software como serviço (SaaS) em vez de infraestrutura como serviço (IaaS) pode ser mais económico. Com o PaaS, não só as despesas de infraestrutura fazem parte dos preços do serviço, como a plataforma também simplifica o aprovisionamento e a gestão destes recursos sob um custo unificado. Por exemplo, implementar uma máquina virtual de escalão inferior como uma caixa de salto pode introduzir custos adicionais para armazenamento, gestão de servidores e configuração de IP público. Por outro lado, o PaaS processa estas complexidades, oferecendo um custo consolidado que muitas vezes engloba segurança melhorada.

Automatizar alertas de custos

A implementação de alertas automatizados pode acionar notificações orçamentais em limiares-chave. Estes alertas podem ser configurados para notificar os intervenientes e as DRIs quando os custos excedem os limites predefinidos ou quando existem desvios significativos dos padrões de gastos esperados. Alertas orçamentais e alertas de previsão são dois tipos diferentes de alertas de custos utilizados para automatizar alertas de custos.

Utilize alertas de orçamento. Os alertas orçamentais permitem-lhe definir um montante orçamental e definir limiares para os custos reais. Quando os custos reais excedem os limiares especificados, os alertas orçamentais são acionados. Estes alertas ajudam-no a monitorizar os seus gastos e a notificá-lo quando estiver a aproximar-se ou a exceder o orçamento. Os alertas orçamentais baseiam-se nos custos reais acumulados. Os gastos com cargas de trabalho tendem a variar. Deve, no mínimo, definir alertas para o orçamento de destino nos custos previstos (100 por cento), gastos ideais (90 por cento) e menos do que os gastos ideais (110 por cento).

Utilize alertas de previsão. Os alertas de previsão fornecem notificação avançada quando é provável que as tendências de gastos excedam o orçamento. Estes alertas são gerados com base nas previsões de custos previstos. Quando o custo previsto excede o limiar definido, os alertas de previsão são acionados. Os alertas de previsão ajudam-no a antecipar potenciais superações de custos para que possa tomar medidas proativas para controlar as suas despesas. Deve definir o alerta de previsão em 110% do orçamento de destino.

Utilize a deteção de anomalias. A deteção de anomalias ajuda a identificar padrões inesperados ou anormais nos dados de custos, permitindo-lhe detetar e resolver imediatamente anomalias de custos. Utilize técnicas de deteção de anomalias para identificar desvios de linhas de base de tendência, tais como picos inesperados ou quedas nos custos, e tomar as medidas adequadas. Deve ajustar a deteção de anomalias para ver as flutuações que as proteções de gastos não podem ou intermitentemente não impedir.

Com base na análise de anomalias de custos, determine as ações necessárias para resolver a situação. Os planos de ação podem envolver otimizar a utilização de recursos, redimensionar máquinas virtuais, implementar controlos de Azure Policy ou ajustar orçamentos. É importante alinhar as medidas de controlo de custos com os valores empresariais e obter as aprovações necessárias para ajustes orçamentais.

Implemente processos automatizados para identificar e resolver as variações de custos em tempo real. As opções incluem dimensionar recursos automaticamente, automatizar encerramentos ou estabelecer fluxos de trabalho para investigação e mitigação de anomalias de custos. Estabeleça indicadores chave de desempenho (KPIs) para medir a precisão das previsões de custos, custo versus orçamento, o número de anomalias inesperadas e o tempo para reagir aos alertas previstos. Reveja regularmente as previsões, controle a variância e garanta o alinhamento com as expectativas orçamentais.

Risco: automatizar a recolha e a revisão dos dados de custos pode poupar tempo e esforço. No entanto, confiar apenas na automatização pode ignorar determinadas oportunidades de otimização de custos que requerem revisão e análise manual. Encontrar o equilíbrio certo entre a automatização e a revisão manual é crucial.

Facilitação do Azure

Recolher e agrupar dados de custos: o Azure fornece serviços como a Análise de custos e o Assistente do Azure que ajudam a controlar e analisar os gastos e a utilização do Azure. Estes serviços capturam os dados necessários para calcular os custos com precisão. Utilize etiquetas do Azure para agrupar os custos para alinhar com diferentes unidades de negócio, ambientes de engenharia e departamentos de custos. As etiquetas fornecem a visibilidade necessária para as empresas gerirem e alocarem custos em diferentes grupos.

Gerar relatórios de custos: a análise de custos oferece relatórios personalizáveis que fornecem informações sobre os custos incorridos, os custos pré-pagos, as tendências e as previsões. Estes relatórios podem ser adaptados aos seus requisitos específicos e fornecer uma vista abrangente dos seus custos.

Rever os dados de custos: o Microsoft Power BI pode ajudar a recolher e rever os dados de custos. O Power BI fornece uma solução abrangente para recolher, rever e analisar dados de custos. Permite-lhe obter informações, monitorizar tendências e otimizar os custos de forma eficaz. Integra-se com o Cost Management e permite-lhe importar dados de custos para o Power BI.

Para conjuntos de dados de custos mais pequenos, pode utilizar a API De Detalhes de Utilização para obter a obtenção programática de dados de custos não processados e não agregados que correspondem à sua fatura do Azure.

Rever opções de design de arquitetura: o Azure fornece uma vasta gama de recursos PaaS. Eis alguns exemplos de quando poderá considerar as opções de PaaS:

Automatizar alertas: o Cost Management permite-lhe configurar alertas e ações automatizados com base em limiares de gastos ou orçamentos. Estes alertas podem acionar notificações aos intervenientes quando os custos excedem os limites predefinidos ou se desviam dos padrões esperados. Deve utilizar a Análise de custos para ver e responder a anomalias de custos. Esta funcionalidade pode realçar picos inesperados ou quedas nos custos, permitindo uma investigação e ação oportunas.

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Veja o conjunto completo de recomendações.