Primeira fase – Idealizar
Na primeira fase do Modelo de Adoção, procede à identificação e atribuição de prioridades aos cenários enquanto se familiariza com os recursos disponíveis à medida que planeia a implementação. Esta fase é fundamental para o seu percurso porque está a definir objetivos de negócio de modo a quantificar o sucesso.
Seguem-se os passos-chave da fase Idealizar:
- Formar a sua equipa
- Definir a estratégia de negócios
- Determinar a preparação
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Formar a sua equipa
Tem de decidir quem deve fazer parte do seu esforço de adoção. A transformação para esta nova forma de trabalhar requer a concordância e o apoio de todos os quadrantes da empresa. Identificámos quatro grupos-chave que irão servir de elo de ligação entre a vertente tecnológica e os resultados de negócio que são importantes para a sua organização.
Cada grupo exerce uma função específica na implementação e deve ser envolvido logo desde o início e com frequência. Esta secção descreve as funções específicas desempenhadas por estes membros da equipa:
- Patrocinadores executivos
- Responsável pelo sucesso
- Early Adopters
- Peritos
Contributo dos patrocinadores executivos para o sucesso do projeto
Os patrocinadores executivos devem:
- Ajudar a equipa do projeto a identificar e atribuir prioridades às principais necessidades do negócio.
- Desempenhar um papel na tarefa de comunicar a visão aos líderes de toda a organização.
- Participar ativamente no Dynamics 365 e utilizar as capacidades do mesmo para ajudar a impulsionar e reforçar a adoção.
- Promover o processo de adoção. Estudos realizados mostram que 87% dos projetos de transformação bem-sucedidos tiveram o envolvimento visível dos patrocinadores executivos.
Certifique-se de que os patrocinadores executivos compreendem o ABC do processo:
- A – Participação ativa e visível.
- B – Formar uma aliança com os respetivos colegas executivos.
- C – Comunicar diretamente com os colaboradores.
Responsáveis pelo sucesso e sua importância
Os responsáveis pelo sucesso asseguram a concretização dos objetivos de negócio ao ajudar as pessoas a utilizar e obter valor da nova solução Dynamics 365.
Os responsáveis pelo sucesso devem:
- Identificar e envolver os intervenientes certos.
- Converter os objetivos de negócio definidos da organização em cenários do Dynamics 365.
- Criar um plano de adoção para impulsionar a utilização e materializar o valor do Dynamics 365.
- Garantir a implementação bem-sucedida das comunicações e da formação.
Quem são os Early Adopters?
Selecionar os participantes certos para o Programa Early Adopter é fundamental para a obtenção de insights valiosos e comunicação do lançamento em toda a organização.
Esta lista descreve os tipos de empregado a incluir no seu programa:
- Utilizadores de diferentes linhas de negócio e departamentos, de preferência aqueles que trabalham em equipa num projeto ou processo de negócio.
- Peritos ou líderes promissores que passarão a desempenhar o papel de defensores durante o lançamento alargado a toda a organização.
- Utilizadores que normalmente não se sentem à vontade com o uso das tecnologias. É importante compreender e dar resposta às suas necessidades durante o lançamento.
- Membros da equipa de TI e do suporte técnico que irão prestar suporte aos utilizadores durante o lançamento.
Importante
Não inclua o CEO nem os quadros superiores. Embora possa sentir-se tentado a pedir o envolvimento do CEO, deixá-lo de fora do Programa Early Adopter dá-lhe a oportunidade de atenuar eventuais problemas antes de os mesmos ficarem expostos durante a implementação.
O que fazem os peritos?
Os peritos divulgam novas formas de trabalhar e ajudam a dar formação às equipas à luz desses novos paradigmas. Desenvolvem ações de sensibilização, promovem a compreensão e apostam na cativação em toda a comunidade.
Os peritos irão:
- Criar um pico de entusiasmo que faz aumentar a adoção.
- Desenvolver um círculo de influência entre as suas equipas.
- Introduzir as novas formas de trabalhar no seio das várias equipas.
- Identificar desafios comerciais e possíveis soluções.
- Fornecer comentários à equipa do projeto e aos patrocinadores.
- Reduzir a pressão sobre a equipa principal do projeto através de uma cativação ativa permanente.
Outros membros da equipa a incluir
Serão atribuídas responsabilidades importantes a inúmeras pessoas de toda a organização durante o lançamento de uma nova tecnologia. A tabela abaixo oferece um resumo dessas funções. Criámos um modelo para que possa identificar e documentar a sua equipa no Livro de Planeamento da Adoção.
| Foco | Facilitação de atividades em rede | Departamento |
|---|---|---|
| Patrocinador executivo | Comunicar à empresa a visão geral e os valores do Dynamics 365 | Liderança executiva |
| Responsável pelo sucesso | Assegurar que os objetivos de negócio são concretizados com a implementação do Dynamics 365 | Qualquer departamento |
| Gestor do programa | Supervisionar todo o processo de execução do lançamento e implementação do Dynamics 365 | TI |
| Peritos | Ajudar a divulgar o Dynamics 365 e gerir o processamento das objeções | Vários departamentos |
| Responsável pela formação | Gerir e comunicar conteúdos de formação sobre o Dynamics 365 | TI ou outro |
| Chefes de departamento (intervenientes) | Identificar a forma como departamentos específicos irão utilizar o Dynamics 365 e incentivar a cativação | Qualquer departamento (gestão) |
| Especialistas em TI | Supervisionar todos os aspetos técnicos da implementação, incluindo as integrações | TI |
| Responsável pelas comunicações | Supervisionar as comunicações sobre o Dynamics 365 em toda a empresa | Comunicações da empresa, TI ou outro |
Nota
Apesar de recomendarmos o cumprimento de cada uma destas funções ao longo da sua implementação, pode chegar à conclusão de que não precisa de todas elas para começar a trabalhar com as suas soluções identificadas. Os detalhes complementares das funções de membros da equipa de adoção têm descrições completas.
Definir a estratégia da solução
Neste passo, irá juntar forças à sua equipa principal no sentido de aperfeiçoar as suas metas, identificar os objetivos e desafios de negócio importantes e começar a reconhecer as áreas de oportunidade para melhorar os processos de trabalho. Poderá ser conveniente organizar um workshop para analisar de forma mais aprofundada os desafios, as estratégias e objetivos atuais. Este workshop deve incluir chefes de departamento, linhas de negócios, equipas de TI e outros intervenientes que possam ajudar a debater ideias sobre formas de utilização do Dynamics 365 na sua organização.
Pondere utilizar estas perguntas para promover a conversação:
- De que forma é que a solução se enquadra na estratégia, metas e objetivos mais amplos da organização?
- Qual é o impacto da mesma na experiência dos intervenientes e no trabalho que estes desenvolvem?
- Até que ponto inclui os processos holísticos mais alargados, o produto ou o ciclo de vida do cliente?
Identificar os seus cenários
Os cenários abrangem as formas como os seus colaboradores irão utilizar o Dynamics 365 para fazer face aos desafios comerciais e alcançar resultados de adoção organizacionais, culturais, tangíveis ou individuais.
Por que razão são os cenários importantes?
- Permitem que as equipas compreendam de que forma o Dynamics 365 as pode ajudar a concretizar mais objetivos.
- Funcionam como suplemento e validação das mensagens de sensibilização do Dynamics 365.
- Dão suporte às atividades de sensibilização e preparação ao contextualizar os produtos; desta forma, as pessoas saberão quando e como utilizá-los.
Nota
A Biblioteca de Conteúdos do Dynamics 365 é uma coleção de casos de utilização recomendados que visa demonstrar ideias sobre como utilizar os produtos da forma mais vantajosa e relevante possível para si. Tenha acesso a webinars gratuitos, e-books, relatórios de analistas e muito mais na nossa biblioteca de conteúdos para saber de que modo o Dynamics 365 pode otimizar a sua empresa. Começar: explore.dynamics.com
Criar cenários para várias equipas e departamentos
Pode utilizar a imagem abaixo para o ajudar a documentar cenários de negócio para departamentos específicos e, em seguida, captar os seus cenários no Livro de Planeamento da Adoção.
Definir os seus critérios de sucesso
Os peritos divulgam novas formas de trabalhar e ajudam a dar formação às equipas à luz desses novos paradigmas. Desenvolvem ações de sensibilização, promovem a compreensão e apostam na cativação em toda a comunidade. Os peritos irão:
- Identificar os indicadores chave de desempenho (KPIs) que deverão melhorar com a adoção de vários cenários de negócio.
- Estabelecer valores de referência de KPIs e conhecimentos sobre o Dynamics 365 dos utilizadores.
- Escolher critérios para o ajudar a mostrar o impacto da sua solução Dynamics 365 à liderança da sua organização.
- Após a implementação, utilize os inquéritos aos utilizadores finais para quantificar a satisfação e o progresso face aos seus valores de referência.
Veja exemplos de KPIs no Livro de Planeamento da Adoção.
Estabelecer Valores de Referência de KPIs
Escolha critérios para demonstrar o impacto da sua implementação do Dynamics 365 em relação a cada medida de sucesso. Fornecemos as ideias abaixo e os modelos de tabela de indicadores referidos no Livro de Planeamento da Adoção para que possa monitorizar e comunicar sucessos de forma eficaz.
| Medida de sucesso | Método | Exemplo de objetivo |
|---|---|---|
| Vendas cruzadas e vendas incrementadas Capte e partilhe oportunidades de vendas cruzadas de produtos relacionados com equipas de vendas entre departamentos; cliente 360 com recomendações baseadas em IA. |
Dynamics 365 Sales Quantitativo
|
Aumento de novas receitas resultantes de clientes existentes de 15% para 20%. |
| Custo da prestação do serviço Aumente a eficiência dos agentes que prestam serviços aos clientes com uma experiência de utilizador mais produtiva, utilizando canais com custos mais baixos, como bots e maior self-service. |
Dynamics 365 Customer Service Quantitativo
|
Resolução de 60% dos incidentes de clientes numa (primeira) chamada. |
| Aumento da capacidade de produção Aumente a produção com a prevenção antecipada de problemas, maior visibilidade e informações a fim de possibilitar a melhoria do planeamento de capacidade. |
Dynamics 365 Finance Quantitativo
|
Aumentar a margem bruta de 50% para 60%, aumentando a produção com as instalações de produção existentes. |
Determinar a preparação
Por preparação entende-se a disponibilidade e prontidão dos utilizadores e da organização para mudar para o Dynamics 365.
Por que razão são os cenários importantes neste caso?
- Cada organização aborda a mudança de uma forma diferente, consoante a região, o estilo de trabalho, o perfil profissional e outros elementos da organização.
- Determine o grau de recetividade dos seus utilizadores (ou ausência da mesma) no que se refere à mudança da sua forma de trabalhar e à adoção de novas tecnologias.
- Terá de criar um plano de implementação que reflita a preparação da sua organização.
A resistência é um fenómeno normal. Previna essa situação e planeie com antecedência!
Fatores de preparação
Seguem-se os principais fatores que o ajudarão a compreender até que ponto a sua organização está preparada para transitar para o Dynamics 365:
- Visão clara do paradigma de mudança da empresa.
- Visão clara do paradigma de mudança individual.
- Nível de mudança global necessária.
- Alinhamento das esferas executivas.
Utilize o Livro de Planeamento da Adoção para avaliar a sua organização.