Integração do Field Service com aplicações de finanças e operações

A integração do Field Service com aplicações de finanças e operações permite que as organizações ativem o alinhamento de origem. As transações de ordens de intervenção do Field Service chegam corretamente a diários nas aplicações de finanças e operações. Para organizações que utilizam o Field Service e aplicações de finanças e operações, a prestação de serviços atualiza automaticamente os sistemas financeiros e de inventário. Pode criar e gerir ordens de intervenção no Field Service e sincronizá-las automaticamente com aplicações de finanças e operações.

A integração oferece uma experiência unificada entre o Field Service e aplicações de finanças e operações.

• Sincronize informações de preços e de custos em tempo real a partir de ordens de intervenção para aplicações de finanças e operações.

• Atualize automaticamente as aplicações de finanças e operações à medida que as ordens de intervenção são executadas para integração financeira e de inventário em tempo real.

• Tire partido de tudo o que as aplicações de finanças e operações têm para oferecer relativamente a faturação, contabilidade e gestão de inventário.

Alinhamento transacional

As transações do Field Service (registo de produto de ordem de intervenção e de serviço de ordem de intervenção) criam transações paralelas nos respetivos projetos de finanças e operações na forma de diários.

• Os produtos de ordem de intervenção com inventário criam diários de itens e linhas de diário de itens.

• Produtos de ordem de intervenção sem inventário e uma categoria de projeto relacionada com um tipo de transação de despesa criam diários de despesas e linhas diário de despesas.

• Serviços de ordem de intervenção em que o produto tem uma categoria de projeto relacionada com um tipo de transação de horas cria diários de horas e linhas de diário horas.

Atualmente, os diários de taxas não se alinham com transações do Field Service.

Transações baseadas em itens

No Field Service, todas as transações têm um produto relacionado. Por vezes, esses produtos têm um inventário e, às vezes, referem-se a um produto de não inventário ou a um serviço que é cobrado por duração.

Entre muitos tipos diário num projeto, apenas linhas de diário de itens têm um produto relacionado (item).

Transações baseadas em categorias

No Field Service, o conceito de transações de categoria não existe. Até mesmo os serviços e produtos de não inventário estão relacionados com um item.

Em aplicações de finanças e operações, todos os tipos de diário que não são diários de itens são transações baseadas em categorias. Por exemplo, linhas diário de despesas, linhas de diário de horas e linhas de diário de taxas. Estas linhas de diário não estão relacionadas com um item e requerem uma categoria.

Para preencher esta lacuna conceitual, capture o valor da Categoria de Projetos que o Field Service utiliza para transações de ordem de intervenção. Este campo é uma procura para a tabela Categoria de Projetos na base de dados de finanças e operações. A escrita dupla não preenche automaticamente este valor. Como melhor prática, as organizações devem atualizar este valor em produtos que sejam sincronizados com a escrita dupla. Ou crie produtos específicos para utilizar como um proxy para transações relativamente a uma categoria em cenários de não inventário e de serviços.

Alinhamento da empresa

O Field Service e as aplicações de finanças e operações não partilham automaticamente o mesmo conceito de uma empresa. As soluções de escrita dupla adicionam dados relacionados com a empresa a tabelas relevantes, como conta, produto ou armazém. O Field Service introduz salvaguardas para ajudar os utilizadores a selecionar os registos corretos nas respetivas ordens de intervenção e transações de ordens de intervenção.

As ordens de intervenção no Field Service requerem uma Conta de Serviço. A escrita dupla introduz o campo Empresa na tabela de conta. A conta de serviço está relacionada com uma empresa e define esse valor para a ordem de intervenção e as respetivas transações de ordem de intervenção.

Se a conta de serviço e a empresa não corresponderem numa ordem de intervenção e nos registos transacionais de ordem de intervenção, as transações não são sincronizadas até que a discrepância seja resolvida.

O Field Service realça o desalinhamento da empresa em vários locais:

• Na ordem de intervenção
• No produto de ordem de intervenção ou serviço de ordem de intervenção
• Na transação de finanças e operações

Como melhor prática, as organizações que implementam esta integração devem considerar a criação de registos de tipo de incidente com produtos e serviços a pensar no alinhamento da empresa. Utilize o tipo de incidente correto com base na empresa da conta de serviço na ordem de intervenção.

Sincronização de transações

A solução introduz um novo item de navegação no site para transações de finanças e operações na área Definições da aplicação Field Service. Esta área contém dados transacionais e os respetivos estados.

A integração utiliza uma estrutura de transações assíncrona fiável para garantir que as atualizações do Field Service são precisas e fiáveis.

• A integração depende da estrutura de escrita dupla e dos mapeamentos ativada para garantir que as transações utilizam uma compreensão comum dos conceitos centrais críticos.

• Cada transação numa ordem de intervenção é consolidada no Field Service antes de criar uma atualização em aplicações de finanças e operações.

  • Quando a transação é finalizada no Field Service, cria um registo numa tabela de registo de transações que mostra o estado de cada transação.

  • A integração monitoriza os estados das transações das ordens de intervenção e projetos. Os estados das transações indicam o estado de sincronização dos dados, como não sincronizado, em processamento, a sincronizar e falhado. A integração também fornece mecanismos de processamento de erros e de novas tentativas para resolver quaisquer problemas de sincronização.

  • Se a transação falhar a conclusão, o estado no Field Service indica a falha e a razão da falha. O sistema tenta novamente a transação várias vezes.

  • Se a transação continuar sem conseguir sincronizar, os detalhes do erro e da transação são preservados no registo da transação de finanças e operações. Os utilizadores podem resolver o problema e voltar a sincronizar a transação, garantindo que não há perda de dados financeiros e transacionais de inventário.

    Com a configuração correta do sistema, as falhas de transação são exceções. A resolução deste tipo de problema é essencial para assegurar que a consistência transacional é mantida entre os dois sistemas.

Projetos finanças e operações hierárquicas

A integração cria projetos hierárquicos, que consistem de um projeto principal e um ou mais subprojetos. O projeto principal atua como um contentor para os subprojetos, que representam as ordens de intervenção individuais no Field Service.

Dimensões de armazenamento, armazém e seleção da localização

A integração suporta dimensões de armazenamento quando configurada corretamente. As dimensões de armazenamento definem os níveis de detalhe utilizados para o armazenamento de um item no inventário. Os locais, armazéns e localizações rastreiam alguns itens, enquanto outros itens são rastreados apenas ao nível do local ou do local e do armazém.

Dependendo do produto de inventário selecionado ao criar um produto de ordem de intervenção, as dimensões de armazenamento definidas determinam se a localização é obrigatória no produto da ordem de intervenção.

• Quando um utilizador adiciona um produto da ordem de intervenção em que o produto escolhido tem Inventário para o Tipo de Produto do Field Service no Field Service, pode selecionar um armazém e uma localização a partir dos campos de pesquisa no formulário de transação. Os campos de localização e de armazém são filtrados para mostrar os valores de aplicações de finanças e operações, com base na entidade legal à qual a conta de serviço da ordem de intervenção pertence. A configuração do produto de finanças e operações e as respetivas dimensões de armazenamento determinam se o campo de localização do produto da ordem de intervenção é obrigatório ao marcar um produto como utilizado.

• Quando um utilizador modifica ou elimina o registo do produto da ordem de intervenção correspondente no Field Service, a integração atualiza a linha do diário relevante.

Os campos de armazém e de localização no Field Service estão relacionados com os conceitos de armazém e de localização em aplicações de finanças e operações, que são utilizados para monitorizar as localizações físicas dos itens de inventário.

Inventário

Quando a integração das finanças e operações é ativada a partir das Definições do Field Service, o sistema de registo para inventário é o Dynamics 365 Supply Chain Management e a funcionalidade de inventário predefinida do Field Service é suprimida.

O Field Service oculta os seguintes itens de navegação:

• Inventário de Produtos
• Transferências
• Ajustes
• Autorizações de devolução de material (RMAs)
• Receções de RMA
• Devolver ao fornecedor (RTVs)

O Field Service mostra os seguintes itens:

• Inventário por Local
• Inventário por Armazém

Estes novos itens de inventário utilizam tabelas virtuais para expor dados de inventário diretamente do Supply Chain Management dentro do Field Service. Os verdadeiros níveis de inventário do sistema de registo estão disponíveis para os utilizadores.

A função de validação de inventário em relação ao inventário predefinido do Field Service está desativada quando a integração está ativada. A definição do Field Service para Utilização de Produtos de Não Inventário é ocultada para garantir que os utilizadores não recebem validações de inventário irrelevantes nem comportamentos de bloqueio.

A integração não valida automaticamente as transações de inventário de uma ordem de intervenção com base nos níveis de inventário do Supply Chain Management.

Vistas de inventário com e sem detalhes de variantes

Quando a integração está ativada, as vistas de inventário têm uma versão para organizações que não utilizam variantes de produto. Esta vista de inventário remove várias colunas e simplifica a visibilidade do inventário.

Para organizações que utilizam variantes de produto, existem vistas relevantes que mostram todos os detalhes dos níveis de inventário, incluindo colunas para tamanho, cor, estilo e configuração. Se necessário, as organizações podem modificar as vistas predefinidas, tal como podem fazer com qualquer tabela.

Alinhamento de trabalhadores

A integração do Field Service com aplicações de finanças e operações expande a integração do Dynamics 365 Human Resources para recursos reserváveis que introduz o conceito de trabalhador para o recurso reservável. Além disso, a integração do Field Service estende-se a:

• Permita que um trabalhador seja capturado num produto de ordem de intervenção ou serviço de ordem de intervenção.

• Preencha automaticamente o valor do trabalhador no produto ou no serviço da ordem de intervenção com base no trabalhador do recurso reservável na reserva associada da transação. Este valor pode ser preenchido ou substituído manualmente.

• Requeira o trabalhador em produtos de não inventário relacionados com a ordem de intervenção ou serviços da ordem de intervenção. O requisito baseia-se em se os parâmetros de gestão de projetos e contabilística associados da empresa estão configurados para requerer um valor de trabalhador em linhas do diário de horas ou linhas do diário de despesas.

  Se o requisito do trabalhador estiver configurado em aplicações de finanças e operações, o Field Service só necessita de um valor quando o produto ou serviço da ordem de intervenção estiver definido para ser utilizado. Para que não bloqueie a criação de registos estimados sem conhecer o eventual trabalhador. A transação não é sincronizada, a menos que o trabalhador seja registado.

O campo de trabalhador não é filtrado com base na elegibilidade do trabalhador para realizar trabalho no projeto relacionado. A elegibilidade não é considerada como um parâmetro de agendamento ao determinar o recurso reservável para agendar numa ordem de intervenção. Como melhor prática, as organizações podem considerar a utilização de direitos de acesso e unidades de negócio ou introduzir caraterísticas de recursos para garantir que os trabalhadores só são agendados para ordens de intervenção relevantes. Considere estas opções se for uma consideração crítica para a implementação de aplicações de finanças e operações de uma organização.

Alterações ao campo do Field Service

A integração introduz campos novos e oculta outros campos.

Alterações ao campo Ordem de intervenção

A integração adiciona um campo de pesquisa de tabela virtual denominado Projeto F&O que filtra com base na empresa/entidade legal relevante e se o projeto se encontra num estado onde a transação pode ocorrer. A integração oculta o campo Conta de Faturação, uma vez que não é relevante quando uma integração de finanças e operações é selecionada.

Quando um utilizador está a selecionar um projeto, os filtros de pesquisa de projetos mostram projetos com os seguintes parâmetros:

• O projeto tem de ser para o mesmo cliente que o da conta de serviço da ordem de intervenção.
• O projeto tem de ser para a mesma entidade legal que a da conta de serviço da ordem de intervenção.
• O projeto tem de estar numa fase que permita a criação do diário.

Alterações ao campo Produto de ordem de intervenção

A integração introduz vários campos na tabela Produto da ordem de intervenção. Estes campos são visíveis se a integração estiver instalada e ativada.

• Descrição do Diário

  • Visível apenas para transações de despesas (produtos de não inventário). Oculto para produtos de inventário (que resultam em diários de itens).
  • É preenchido automaticamente com o nome do produto aplicado, embora os utilizadores sejam encorajados a substituir o valor por uma descrição mais significativa.
  • Limitado a 60 carateres. Flui do registo no Field Service para a linha do diário para a fatura gerada no Finance.

• Propriedade da Linha

  • Uma procura de tabela virtual que é filtrada com base na empresa/entidade legal relevante.
  • A integração oculta o campo Quantidade a Faturar, uma vez que não existe um conceito equivalente em linhas do diário. Em vez disso, a propriedade da linha define se uma transação é ou não faturável.

• Localização

  • Oculto para produtos de não inventário.
  • Só é visto se as dimensões de inventário configuradas nas aplicações de finanças e operações no produto indicarem que a localização é obrigatória.
  • Só é obrigatório quando o registo estiver definido como utilizado.
  • Uma procura de tabela virtual que é filtrada com base na empresa/entidade legal e armazém relevantes.

• Data da Transação

• Trabalhador

  • Apenas obrigatório com base em parâmetros de gestão de projetos e contabilística configurados na empresa relevante.
  • Preenchido automaticamente se o valor da reserva do produto da ordem de intervenção for preenchido com base no trabalhador do recurso reservável definido na reserva.

Alterações ao campo Serviço da ordem de intervenção

A integração introduz vários campos na tabela Serviço da ordem de intervenção. Estes campos são visíveis se a integração estiver instalada e ativada.

• Descrição do Diário

  • É preenchido automaticamente com o nome do produto aplicado, embora os utilizadores sejam encorajados a substituir o valor por uma descrição mais significativa.
  • Limitado a 60 carateres. Flui do registo no Field Service para a linha do diário para a fatura gerada no Finance.

• Propriedade da Linha

  • Uma procura de tabela virtual que é filtrada com base na empresa/entidade legal relevante.
  • A integração oculta o campo Duração a Faturar, uma vez que não existe um conceito equivalente em linhas do diário. Em vez disso, a propriedade da linha define se uma transação é ou não faturável.

• Data da Transação

• Trabalhador

  • Apenas obrigatório com base em parâmetros de gestão de projetos e contabilística configurados na empresa relevante.
  • Preenchido automaticamente se o valor da reserva do serviço da ordem de intervenção for preenchido com base no trabalhador do recurso reservável definido na reserva.

Adições ao campo Produto

A integração introduz um campo de procura de tabela virtual denominado Categoria de Projetos, que é filtrado com base na empresa/entidade legal relevante e se é um produto de inventário (para categorias de itens), de não inventário (para categorias de despesas) ou de serviço (para categorias de horas).

Processamento de transações de ordens de intervenção

Com base em eventos com os registos de produto e serviço de uma ordem de intervenção do Field Service, as transações correspondentes são acionadas nos respetivos registos de diário e linha de diário.

Criar

• Produto: quando um registo de produto de ordem de intervenção é criado, a integração cria uma linha de diário de itens e diário ou uma linha de diário de despesas e diário. O Tipo de Produto do Field Service determina se a transação é acionada e a transação de item ou despesa.

  • Itens de acionador de produtos de inventário
  • Os produtos de não inventário acionam despesas

• Serviço: quando é criado um registo de serviço da ordem de intervenção, a integração cria uma transação de horas.

Atualizar

• Quando um produto ou serviço da ordem de intervenção é atualizado e o diário relacionado e a linha do diário não são lançados, a integração atualiza a transação de forma adequada.

• Quando um produto ou serviço de ordem de intervenção é atualizado e o diário relacionado e a linha do diário são lançados, a integração:

  • Cria uma transação de estorno em relação ao diário e à linha do diário originais.
  • Cria um novo diário e uma nova linha do diário que reflita a transação das atualizações.

Delete

• Quando um produto ou serviço da ordem de intervenção é eliminado e o diário relacionado e a linha do diário não são lançados, a integração elimina o diário e a linha do diário.

• Quando um produto ou serviço da ordem de intervenção é eliminado e o diário relacionado e a linha do diário são lançados, a integração cria uma transação de estorno em relação ao diário e à linha do diário originais.

Impacto do estado do sistema da ordem de intervenção

Com base no valor de Estado do Sistema de uma ordem de intervenção, a integração adiciona ou elimina linhas do diário relacionadas com o produto da ordem de intervenção ou com os registos de serviço da ordem de intervenção que ainda se encontram num estado estimado.

• Quando uma ordem de intervenção é atualizada para Cancelada ou Lançada, todos os diários e linhas do diário não lançados são eliminados.

• Quando uma ordem de intervenção é atualizada de Cancelada ou Lançada para qualquer outro estado do sistema, as linhas estimadas que foram removidas automaticamente obtêm novas linhas recriadas.

Limitações

Esta integração suporta a utilização de ambientes geridos pela Microsoft. Os ambientes geridos pelo cliente não são suportados com esta integração.

A integração de recursos/sem inventário do Project Operations não permite que a integração do Field Service funcione com as mesmas entidades legais que estão ativadas para o cenário integrado de recursos/sem inventário. No entanto, pode funcionar nos mesmos ambientes para outras entidades legais.

Atualmente, as tabelas virtuais offline não são suportadas, pelo que é essencial configurar a lógica de predefinição para localizações para as transações não serem bloqueadas.

Os seguintes processos ou caraterísticas disponíveis nas aplicações de finanças e operações não são suportados ou não são refletidos no Field Service de origem para esta integração:

• Caraterística de reserva de inventário para reservar quantidades de inventário para determinados pedidos.

• Dimensões de rastreamento para definir a granularidade do rastreamento de um item em transações subsequentes. Esta caraterística é útil para rastrear itens por lote ou número de série.

• As definições de Requerer Atividade em Diários num Projeto definidas como "Sim" não são suportadas. Se as atividades de Horas, Despesas ou Itens estiverem configuradas conforme necessário, as transações do Field Service não terão êxito.

• Atualmente, a integração suporta um alinhamento limitado de atualizações de dados dos diários de projeto com a respetiva transação da ordem de intervenção. Quando um utilizador do Field Service cria ou atualiza um produto ou serviço de ordem de intervenção, essas atualizações são sincronizadas com o respetivo diário. No entanto, as linhas de diário de despesas, as linhas de diário de horas ou as linhas diário de itens só sincronizam a propriedade da linha predefinida e uma referência com a linha de diário ativa do registo. Outras alterações ao respetivo registo de transação do Field Service não são sincronizadas a partir dos respetivos diários de linha.

Próximos passos

• Configurar a integração do Field Service com aplicações de finanças e operações