Configurar processos de aprovação num fluxo de trabalho

Utilize o procedimento seguinte para configurar as propriedades do processo de aprovação.

Para configurar um processo de aprovação, no editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito no elemento de aprovação e, em seguida, clique em Propriedades para abrir o formulário Propriedades.

Nomear o processo de aprovação

Siga estes passos para introduzir um nome para o processo de aprovação.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.
2. No campo Nome, introduza um nome exclusivo para o processo de aprovação.

Especificar quando o sistema atua automaticamente no documento

Pode configurar o sistema para atuar automaticamente no documento se forem cumpridas condições específicas. Por exemplo, o sistema pode aprovar relatórios de despesas que tenham valores totais inferiores a USD 100. Siga estes passos para especificar quando o sistema atua no documento.

1. No painel esquerdo, clique em Ações automáticas.

2. Selecione a caixa de verificação Ativar ações automáticas.

3. Clique em Adicionar condição.

4. Introduza uma condição.

5. Introduza condições adicionais, se necessário.

6. Para verificar se as condições que inseriu estão corretamente configuradas, conclua os passos seguintes:

   1. Clique em Testar para abrir o formulário Testar condição do fluxo de trabalho.
   2. Selecione um registo na área Validar condição do formulário.
   3. Clique em Testar. O sistema avalia o registo para determinar se cumpre as condições definidas por si.
   4. Clique em OK ou Cancelar para voltar ao formulário Propriedades.

7. Na lista Concluir ação automaticamente, selecione a ação que o sistema deve executar no documento.

Especificar quando as notificações são enviadas

Pode enviar notificações a pessoas quando um documento tiver sido aprovado, rejeitado, delegado ou escalado, ou quando tiver sido pedida uma alteração. Siga estes passos para especificar quando as notificações são enviadas e para quem as notificações são enviadas.

1. No painel esquerdo, clique em Notificações.

2. Selecione a caixa de verificação ao lado dos eventos para enviar notificações:

   • Delegar – Quando um documento foi atribuído a outro utente para aprovação.
   • Escalar – Quando o utente atribuído não agiu em um documento no tempo atribuído.
   • Aprovar – Quando um documento for aprovado.
   • Rejeitar – Quando um documento tiver sido rejeitado.
   • Solicitar alteração – Quando o utente atribuído solicitou uma alteração em um documento que foi enviado.

3. Selecione a linha para um evento que selecionou no passo 2.

4. Clique no separador Texto da notificação.

5. Na caixa de texto, introduza o texto para a notificação.

6. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição, que são substituídos pelos dados apropriados quando são apresentados aos utilizadores. Para inserir um marcador de posição, siga estes passos:

   1. Clique na caixa de texto no local onde o marcador de posição deve aparecer.
   2. Clique em Inserir marcador de posição.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o marcador de posição a inserir.
   4. Clique em Inserir.

7. Para adicionar traduções da notificação, clique em Traduções. No formulário que é apresentado, siga estes passos:

   1. Clique em Adicionar.
   2. Na lista que é apresentada, selecione o idioma no qual irá introduzir o texto.
   3. Na caixa Texto traduzido, introduza o texto.
   4. Para personalizar o texto, insira marcadores de posição.
   5. Clique em Fechar.

8. Clique no separador Destinatário.

9. Especificar para quem são enviadas as notificações. Selecione uma das opções na tabela seguinte e, em seguida, siga os passos adicionais para a opção antes de avançar para o passo 10.

   Opção	Destinatários da notificação	Passos adicionais
   Participante	Utilizadores que são atribuídos a um grupo ou função específica	Depois de selecionar Participante, clique no separador Baseado em funções. Na lista Tipo de participante, selecione o tipo de grupo ou função para enviar notificações. Na lista Participantes, selecione o grupo ou função para enviar notificações.
   Utilizador do fluxo de trabalho	Utilizadores que participam no fluxo de trabalho atual	Depois de selecionar Utilizador do fluxo de trabalho, clique no separador Utilizador do fluxo de trabalho. Na lista Utilizador do fluxo de trabalho, selecione um utilizador que participe no fluxo de trabalho.
   Utilizador	Utilizadores específicos	Depois de selecionar Utilizador, clique no separador Utilizador. Selecione os utilizadores para enviar notificações e, em seguida, mova esses utilizadores para a lista Utilizadores selecionados.

10. Repita os passos 3 a 9 para cada evento que selecionou no passo 2.

Especificar um aprovador final

Para requerer aprovação adicional, se o utilizador que submeteu o documento também o aprovar, pode especificar um aprovador final para o passo de aprovação.

1. No editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito no elemento de aprovação e, em seguida, selecione Propriedades para abrir o formulário Propriedades.
2. No painel esquerdo, clique em Definições avançadas.
3. Selecione a caixa de verificação Utilizar aprovador final.
4. Na lista, selecione um utilizador para ser o aprovador final.

Impedir que o remetente aprove passos no fluxo de trabalho

Para impedir que os utilizadores que submetem documentos aprovem documentos, siga estes passos:

1. Aceda a Administração do sistema > Fluxo de trabalho > Parâmetros do fluxo de trabalho > Geral > Aprovador.
2. Atualize a definição Não permitir a aprovação pelo remetente no fluxo de trabalho como Sim.

Por predefinição, isto está definido como Não e os utilizadores podem aprovar o documento se estiverem incluídos nas definições de atribuição do passo de aprovação.

Se o fluxo de trabalho estiver definido como Não permitir a aprovação por remetente e incluir passos de aprovação com um aprovador final, confirme que o aprovador final não é um utilizador que, normalmente, submete documentos para o fluxo de trabalho, uma vez que não poderá concluir a aprovação.

Definir um prazo

Siga estes passos se o processo de aprovação tiver de ser concluído num prazo específico.

1. No painel esquerdo, clique em Definições avançadas.

2. Selecione a caixa de verificação Definir prazo para o elemento do fluxo de trabalho.

3. No campo Duração, especifique quando o processo de aprovação tem de estar concluído. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas– Insira o número de horas em que o processo de aprovação deve ser concluído. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Dias– Insira o número de dias em que o processo de aprovação deve ser concluído. Em seguida, selecione o calendário que a sua organização usa e introduza informações sobre a semana de trabalho da sua organização.
   • Semanas– Insira o número de semanas em que o processo de aprovação deve ser concluído.
   • Meses – Selecione o dia e a semana em que o processo de aprovação deve ser concluído. Por exemplo, pode querer que o processo de aprovação esteja concluído até sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Selecione o dia, a semana e o mês em que o processo de aprovação deve ser concluído. Por exemplo, pode querer que o processo de aprovação esteja concluído até sexta-feira da terceira semana de dezembro.

4. Se o prazo for ultrapassado, o sistema atua no documento. Na lista Ação, selecione a ação que o sistema deve executar.

Especificar as ações que estão disponíveis para o utilizador

Quando um documento é atribuído a um utilizador para aprovação, o utilizador tem de atuar no documento. Siga estes passos para especificar quais as ações que o utilizador pode executar no documento que foi submetido.

1. No painel esquerdo, clique em Definições avançadas.
2. Selecione a caixa de verificação Aprovar se o utilizador puder aprovar o documento.
3. Selecione a caixa de verificação Rejeitar se o utilizador puder rejeitar o documento.
4. Selecione a caixa de verificação Pedir alteração se o utilizador puder pedir alterações ao documento.
5. Selecione a caixa de verificação Delegar se o utilizador puder atribuir o documento a outro utilizador para aprovação.

Configurar os passos de aprovação

Um processo de aprovação consiste em passos de aprovação. Conclua o procedimento seguinte para adicionar passos ao processo de aprovação e configurar esses passos.

1. No editor de fluxo de trabalho, clique duas vezes no processo de aprovação. O editor de fluxo de trabalho apresenta os passos do processo de aprovação.
2. Para adicionar um passo de aprovação, arraste o passo da área Elementos do fluxo de trabalho para a tela.
3. Para configurar um passo de aprovação, consulte Configurar passos de aprovação num fluxo de trabalho.