Configurar propriedades de fluxo de trabalho

Este artigo explica como configurar as várias propriedades de um fluxo de trabalho.

Para configurar as propriedades de um fluxo de trabalho, abra o fluxo de trabalho no editor de fluxo de trabalho. Clique no ecrã do editor de fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Propriedades para abrir a página Propriedades. Pode então utilize os procedimentos seguintes para configurar as várias propriedades do fluxo de trabalho.

Nomar o fluxo de trabalho

Siga estes passos para introduzir um nome para o fluxo de trabalho.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.
2. No campo Nome, introduza um nome exclusivo para o fluxo de trabalho. Por exemplo, se criar um fluxo de trabalho de requisição de compra para cada país/região em que opera, pode nomear o fluxo de trabalho de requisição de compra como Requisições de Compra Dinamarca ou Requisições de Compra Espanha.

Especificar o proprietário do fluxo de trabalho

O proprietário do fluxo de trabalho é a pessoa que gere e mantém o fluxo de trabalho. Siga estes passos para especificar o proprietário do fluxo de trabalho.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.
2. Na lista Proprietário, selecione o nome da pessoa que irá gerir o fluxo de trabalho.

Selecionar um modelo de e-mail

Siga estes passos para selecionar o modelo de e-mail que é utilizado para gerar mensagens de notificação sobre o fluxo de trabalho.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.
2. Na lista Modelo de e-mail para notificações de fluxo de trabalho, selecione o modelo.

Introduzir instruções para os utilizadores

Pode fornecer instruções aos utilizadores que submetem documentos para processamento e aprovação. Estes utilizadores também são referidos como originadores. Por exemplo, está a criar um fluxo de trabalho de requisição de compra e introduz instruções. Estas instruções podem então ser visualizadas por utilizadores que introduzam requisições de compra na página Requisições de compra. Para ver as instruções, o utilizador clica no ícone na barra de mensagens do fluxo de trabalho. Siga estes passos para introduzir instruções para os utilizadores.

1. No painel esquerdo, clique em Definições Básicas.

2. No campo Instruções de submissão, introduza as instruções.

3. Para personalizar as instruções, pode inserir marcadores de posição. Os marcadores de posição são substituídos pelos dados adequados quando as instruções são mostradas aos utilizadores. Para inserir um marcador de posição, siga estes passos:

   1. Clique no campo Instruções de submissão para especificar onde deve aparecer o marcador de posição.
   2. Clique em Inserir marcador de posição.
   3. Na lista que aparece, selecione o marcador de posição a inserir.
   4. Clique em Inserir.

4. Para adicionar traduções das instruções, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição. Para obter instruções sobre como introduzir um marcador de posição, consulte o passo 3.
   6. Clique em Fechar.

Especifique quando este fluxo de trabalho é utilizado através de condições de ativação

Pode criar múltiplos fluxos de trabalho baseados no mesmo tipo de fluxo de trabalho. Quando tem vários fluxos de trabalho baseados no mesmo tipo, deve especificar quando cada fluxo de trabalho é utilizado utilizando condições de ativação. Se as condições de ativação não forem cumpridas, é utilizado o fluxo de trabalho predefinido. Da forma similar, se houver apenas uma configuração de fluxo de trabalho definida para um tipo de fluxo de trabalho, então essa configuração de fluxo de trabalho será utilizada independentemente das condições de ativação.

Por exemplo, pode criar um fluxo de trabalho de requisição de compra para cada país/região em que opera, tal como Requisições de Compra Dinamarca e Requisições de Compra Espanha, com as condições seguintes:

• Requisições de Compra Dinamarca é utilizada quando: país/região = DK
• Requisições de Compra Espanha é utilizada quando: país/região = ES

Siga estes passos para especificar quando é utilizado o fluxo de trabalho que está a configurar.

1. No painel esquerdo, clique em Ativação.
2. Selecione a caixa de verificação Definir as condições para executar este fluxo de trabalho.
3. Clique em Adicionar condição.
4. Introduza uma condição.
5. Introduza quaisquer condições adicionais que sejam necessárias.
6. Execute o fluxo de trabalho com alguns registos de destino para verificar se a condição inclui e exclui registos corretamente.

Especificar quando as notificações são enviadas

Quando um documento é submetido para processamento, é criada uma instância de fluxo de trabalho. Pode enviar notificações a utilizadores quando forem iniciadas, terminadas ou interrompidas instâncias de fluxo de trabalho baseadas no fluxo de trabalho por causa de um erro. Siga estes passos para especificar quando são enviadas notificações.

1. No painel esquerdo, clique em Notificações.

2. Selecione a caixa de verificação para cada evento que deve acionar notificações:

   • Iniciado – Envie notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for iniciada.
   • Parado – Envie notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for interrompida devido a um erro.
   • Concluído– Envie notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for concluída.
   • Irrecuperável – Envie notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for interrompida devido a um erro irrecuperável.
   • Encerrado – Envie notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for encerrada.

3. Selecione a linha para um evento que selecionou no passo 2.

4. No separador Texto de notificação, introduza o texto da notificação.

5. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição. Os marcadores de posição são substituídos pelos dados adequados quando o texto é mostrado aos utilizadores. Para inserir um marcador de posição, siga estes passos:

   1. Clique no campo para especificar onde deve aparecer o marcador de posição.
   2. Clique em Inserir marcador de posição.
   3. Na lista que aparece, selecione o marcador de posição a inserir.
   4. Clique em Inserir.
   5. Um marcador de posição de Texto de notificação vulgarmente incluído é "Últimas Notas: %Fluxo de trabalho.Última nota%", que apresenta quaisquer comentários do passo anterior.

6. Para adicionar traduções do texto, siga estes passos:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página que aparece, clique em Adicionar.
   3. Na lista que é apresentada, selecione o idioma em que irá introduzir o texto.
   4. No campo Texto traduzido, introduza o texto.
   5. Para personalizar o texto, pode inserir marcadores de posição. Para obter instruções sobre como introduzir um marcador de posição, consulte o passo 5.
   6. Clique em Fechar.

7. No separador Destinatário, utilize as opções seguintes para especificar quem deve receber as notificações.

   Opção	As notificações são enviadas a estes utilizadores	Para enviar notificações, siga estes passos
   Participante	Utilizadores que são atribuídos a um grupo ou função específica	No separador Destinatário, clique em Participante. No separador Baseado em função, na lista Tipo de participante, selecione o tipo de grupo ou função para enviar notificações. Na lista Participantes, selecione o grupo ou função para enviar notificações.
   Utilizador do fluxo de trabalho	Utilizadores que são participantes neste fluxo de trabalho	No separador Destinatário, clique em Utilizador do fluxo de trabalho. No separador Utilizador do fluxo de trabalho, na lista Utilizador do fluxo de trabalho, selecione um participante neste fluxo de trabalho.
   Utilizador	Utilizadores específicos	No separador Destinatário, clique em Utilizador. No separador Utilizador, a lista Utilizadores disponíveis inclui todos os utilizadores. Selecione os utilizadores para enviar notificações e mova esses utilizadores para a lista Utilizadores selecionados.

8. Repita os passos 3 a 7 para cada evento que selecionou no passo 2.

Introduzir comentários sobre as alterações que efetuou no fluxo de trabalho

Para introduzir comentários sobre as alterações que efetuou no fluxo de trabalho, siga estes passos.

1. No painel esquerdo, clique em Notas.
2. No campo Introduzir comentários sobre o fluxo de trabalho, introduza os seus comentários.
3. Reveja os seus comentários. Depois de adicionar comentários, não pode modificá-los.
4. Clique em Adicionar para adicionar os seus comentários à área Histórico de comentários.