Ações nos processos de aprovação de fluxo de trabalho

Este artigo explica as ações que cada participante num processo de aprovação do fluxo de trabalho pode tomar.

Um fluxo de trabalho pode envolver vários grupos de pessoas: o originador, os atribuidores de tarefas, os decisores e os aprovadores. Por exemplo, no seguinte fluxo de trabalho de relatório de despesas, Sam é o originador, os membros da fila são atribuidores de tarefas, John é um decisor, e Frank, Sue e Ann são aprovadores.

As seguintes secções explicam as ações de fluxo de trabalho que cada grupo pode executar.

Ações que um originador pode realizar

O originador inicia uma instância de fluxo de trabalho enviando um documento para processamento. Por exemplo, o Sam deve clicar no botão Enviar na página Relatório de despesas para enviar o relatório de despesas.

Ações que um atribuidor de tarefas pode executar

Uma tarefa pode ser atribuída a várias pessoas ou a uma fila de itens de trabalho que é monitorizada por várias pessoas. No entanto, apenas uma pessoa pode completar uma tarefa. Por exemplo, o Sam submeteu um relatório de despesas e encaminhou os recibos para o departamento de Relatórios de Despesas da organização para revisão.

Os membros do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks monitorizam a fila. Julie, membro daquele departamento, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. A Julie agora executar uma das seguintes ações: completar, rejeitar, delegar, pedir alteração, reatribuir ou libertar.

Concluir

Quando um utilizador completa uma tarefa, o documento que foi submetido para processamento é atribuído ao próximo utilizador no fluxo de trabalho, se houver um próximo utilizador. Se não for necessário um processamento adicional, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. Depois de a Julie completar a revisão, o documento é atribuído ao John.

Rejeitar

Quando um utilizador rejeita um documento, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. Se a Julie rejeitar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho termina.

Sam pode então reenviar o relatório de despesas. O Sam pode fazer alterações primeiro ou reenviar a versão original. Se o Sam reenviar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho começa na tarefa de revisão manual.

Delegado

Quando um utilizador delega uma tarefa, a tarefa é atribuída a outro utilizador.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. A Julie delega esta tarefa a Tim, que é o assistente de Julie.

Tim então age em nome de Julie. Portanto, quando o Tim concluir a revisão, o relatório de despesas é atribuído ao John, como se a Julie tivesse concluído a tarefa.

Pedir alteração

Quando um utilizador solicita uma alteração a um documento que foi submetido, o documento é devolvido ao originador.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. Julie nota alguns erros no relatório de despesas e pede alterações. O relatório de despesas é devolvido ao Sam.

Sam pode reenviar o relatório de despesas. Sam pode fazer as alterações pedidas primeiro ou reenviar a versão original. Se o Sam voltar a enviar o relatório de despesas, um membro da fila de itens de trabalho deve rever novamente o relatório de despesas e os recibos.

Reatribuir

Os membros de uma fila de itens de trabalho podem reatribuir documentos que estão nessa fila para outra fila.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, está a monitorizar a fila. Para ajudar a equilibrar a carga de trabalho, a Julie pode reatribuir o relatório de despesas, e os recibos que estão incluídos nele, a outra fila.

Libertar

Ocasionalmente, um membro de uma fila de itens de trabalho pode aceitar uma tarefa, mas depois decidir que não pode completar a tarefa. Neste caso, a pessoa que aceitou a tarefa pode voltar a libertar o documento para a fila de itens de trabalho.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. Se a Julie não conseguir completar a tarefa, então pode libertar o documento. O relatório de despesas é devolvido à fila, para que outros membros do departamento de Relatórios de Despesas do AdventureWorks possam completar a tarefa.

Ações que um decisor pode executar

Normalmente, um documento é atribuído a um decisor, porque há uma pergunta a que o decisor tem de responder. A resposta à pergunta é normalmente Sim ou Não, ou Verdadeiro ou Falso. Se o decisor não escolher uma dessas opções, pode delegar a decisão.

[Escolha 1] ou [Escolha 2]

Um decisor deve responder a uma pergunta que esteja relacionada com o documento. A resposta à pergunta é normalmente Sim ou Não, ou Verdadeiro ou Falso. A resposta que o decisor seleciona determina o ramo de fluxo de trabalho que é utilizado para processar o documento.

Por exemplo, o relatório de despesas do Sam é atribuído ao John. John deve decidir se a informação no documento requer uma chamada para o gestor de Sam. Se o John decidir que é necessária uma chamada, o relatório de despesas é atribuído à Aretha, que deve então ligar para o gestor do Sam. Se o John decidir que não é necessária uma chamada, o relatório de despesas é atribuído ao Frank para aprovação.

Delegado

Quando um decisor delega uma decisão, o documento é atribuído a outro utilizador que deve tomar a decisão.

Por exemplo, o relatório de despesas do Sam é atribuído ao John. John delega a decisão a Maria, que é a assistente de John.

A Maria então age em nome de John. Se a Maria decidir que é necessária uma chamada para o gestor do Sam, o relatório de despesas é atribuído à Aretha, que deve então ligar para o gestor do Sam. Se a Maria decidir que não é necessária uma chamada, o relatório de despesas é atribuído ao Frank para aprovação.

Ações que um aprovador pode realizar

Quando um documento é atribuído a um aprovador, o aprovador pode executar uma das seguintes ações: aprovar, rejeitar, delegar ou solicitar alteração.

Aprovar

Quando um aprovador aprova um documento, o documento é atribuído ao próximo utilizador no fluxo de trabalho, se houver um próximo utilizador. Se não for necessário um processamento adicional, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, o Sam enviou um relatório de despesas no valor de 6000 USD, e este documento é atribuído ao Frank. Quando Frank aprovar o documento, este é atribuído à Sue para aprovação. Quando a Sue aprovar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho termina.

Rejeitar

Quando um aprovador rejeita um documento, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, o Sam enviou um relatório de despesas no valor de 12 000 USD, e este documento é atribuído à Sue. Se a Sue rejeitar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho termina.

Sam pode reenviar o relatório de despesas. Sam pode fazer as alterações primeiro ou reenviar a versão original do relatório de despesas. Se o Sam reenviar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho começa no processo de aprovação.

Delegado

Quando um aprovador delega um documento, o documento é atribuído a outro utilizador para aprovação.

Por exemplo, o Sam enviou um relatório de despesas no valor de 12,000 USD, e este documento é atribuído ao Frank. Frank delega o relatório de despesas a Ann.

A Ann então age em nome de Frank. Portanto, quando a Ann aprovar o documento, é atribuído à Sue para aprovação, tal como se o Frank o tivesse aprovado. Depois de a Sue aprovar o documento, este é enviado à Ann para aprovação.

Pedir alteração

Quando um aprovador solicita uma alteração a um documento, o documento é devolvido ao originador.

Por exemplo, o Sam enviou um relatório de despesas no valor de 12 000 USD, e este documento é atribuído à Sue. Se a Sue pedir uma alteração, o relatório de despesas é enviado ao Sam.

Sam pode reenviar o relatório de despesas. Sam pode fazer as alterações pedidas primeiro pode reenviar a versão original do relatório de despesas. Se o Sam reenviar o relatório de despesas, é enviado ao Frank para aprovação, porque o Frank é o primeiro aprovador no processo de aprovação.