Estornar um pagamento de fornecedor
Este artigo descreve as diferenças entre estornar, eliminar, anular e rejeitar um pagamento. Além disso, explica os dois métodos de estorno de um cheque de fornecedor.
Ocasionalmente, após um pagamento de fornecedor ter sido publicado, o pagamento tem de ser estornado. O estorno difere da eliminação, anulação ou rejeição de um pagamento. Só é possível eliminar um pagamento se o respetivo estado for Criado. Este estado indica que o pagamento foi criado mas ainda não foi gerado. Esta limitação aplica-se sempre, independentemente do método de pagamento. É possível anular cheques não publicados depois de terem sido gerados mas antes de terem sido publicados. Se o pagamento gerado for efetuado como uma transferência eletrónica de fundos (EFT), pode rejeitar o pagamento antes de ser publicado. Para rejeitar um pagamento, altere o valor Estado do pagamento. Um pagamento que tenha sido anulado ou rejeitado pode ser regenerado após o valor Estado do pagamento ser alterado novamente para Nenhum.
Depois de um pagamento ser publicado, são utilizados estornos. Os pagamentos efetuados eletronicamente não podem ser estornados depois de terem sido publicados. Em alternativa, tem de ser criada uma nova transação para que o montante do pagamento seja reposto na conta do fornecedor. Existem dois métodos para estornar os cheques publicados. Num método, os estornos são publicados imediatamente ao clicar em Estorno de pagamento na página Cheque. No outro método, ao clicar em Estorno de pagamento na página Cheque, o estorno é enviado para o diário de estorno de cheques em Gestão de caixa e bancária, onde um revisor pode então publicar ou rejeitar o estorno.
Para saber qual o método que a sua organização utiliza, consulte a página Parâmetros de gestão de caixa e bancária. Se a opção Utilizar processo de revisão para estornos de pagamento estiver definida para Sim, os estornos são enviados para o diário de estorno de cheques para revisão. A tabela seguinte descreve como os métodos de estorno de cheques diferem.
| Se a sua organização não revê os estornos de cheques antes da publicação | Se a sua organização revê os estornos de cheques antes da publicação |
|---|---|
| O cheque é imediatamente estornado ao clicar em OK na página Cheque. | O cheque não é imediatamente estornado. É criado um diário de estorno de cheques para revisão. Se o diário de estorno de cheques for eliminado, o cheque pode ser novamente estornado. |
| As entradas contabilísticas para o cheque original são estornadas. | A conta de razão da entrada contabilística do cheque original pode não ser publicada. As dimensões financeiras do diário do cheque original são utilizadas como as dimensões financeiras predefinidas no diário de estorno de cheques. Pode alterar estes valores predefinidos. Quando o diário de estorno de cheques é publicado, as principais contas de Contas a pagar são introduzidas automaticamente a partir dos perfis de publicação, que podem ter sido alterados. |
| As estruturas contabilísticas utilizadas quando o cheque original foi publicado são utilizadas para estornar o cheque, mesmo que a estrutura de conta tenha sido alterada. A combinação de contas não é validada. | Se uma estrutura de conta foi alterada após a publicação do cheque original, poderá ser necessária uma nova dimensão financeira para o estorno do cheque. Esta dimensão financeira poderá não ser introduzida automaticamente a partir do diário do pagamento original. A combinação de contas é validada quando o estorno do cheque é publicado. |
| As dimensões fixas não são aplicadas ao estorno, para ajudar a garantir que as mesmas contas de razão sejam estornadas. | As dimensões fixas são aplicadas ao diário de estorno de cheques durante a publicação. O valor de dimensão financeira pode não existir na entrada contabilística para o cheque original, dependendo de quando a dimensão fixa foi definida. |
Estornar cheques publicados sem serem revistos
Se a sua organização quiser publicar estornos de cheques imediatamente ao clicar em Estorno de pagamento na página Cheques. Na página Parâmetros de gestão de caixa e bancária, defina a opção Utilizar processo de revisão para estornos de pagamento para Não. Na página Cheques, pode selecionar o cheque para estornar e selecionar Estorno de pagamento. Em seguida, pode introduzir a data e selecionar um motivo para o estorno.
Estornar cheques publicados após serem revistos no diário de estorno de cheques
Se a sua organização quiser rever os estornos de cheques antes de serem publicados, crie um diário de estorno de cheques para revisão e, na página Parâmetros de gestão de caixa e bancária, defina a opção Utilizar processo de revisão para estornos de pagamento para Sim. Na página Cheques, pode selecionar o cheque para estornar, selecione Estorno de pagamento. Em seguida, pode introduzir a data e selecionar um motivo para o estorno. O motivo financeiro tem de ser configurado para ambos os tipos de Banco e Fornecedor. Também tem de selecionar um nome de diário para criar um diário no diário de estorno de cheques.
Rever um estorno
Se for um utilizador que tem de rever estornos, pode aprovar e publicar o diário ou rejeitar o estorno ao eliminar o diário. Na página Diário de estorno de cheques, pode selecionar o diário de estornos para rever e, em seguida, clicar em Linhas. Pode rever o cheque estornado e, em seguida, selecionar uma das seguintes opções de aprovação:
- Para aprovar e publicar o diário de estorno, clique em Publicar ou Publicar e transferir.
- Para rejeitar o estorno, elimine o diário de estorno de cheques.
Nota
Se eliminar o diário, o estorno é removido do sistema, mas o cheque original permanece na página Cheque. O cheque já não tem o estado Cancelamento pendente.
Resultados da publicação de um estorno
Ao publicar um estorno de cheque, ocorre o seguinte:
- O estado do cheque é atualizado para Cancelamento.
- Se a opção Reconciliar foi selecionada na página do estorno durante o mesmo, o cheque é reconciliado (a opção Reconciliado é selecionada) e não aparece na página Reconciliação de conta.
- O comprovativo de estorno é publicado em relação à conta bancária de onde o cheque foi emitido, para aumentar o saldo da conta bancária.
- O comprovativo é publicado no Livro-razão geral.
- Os detalhes da modificação são atualizados no grupo do campo Histórico na página Cheque.
Nota
Ao estornar um cheque emitido para uma transação comercial interempresarial, as entradas de contrapartida provêm da configuração contabilística para o comércio interempresarial, não da transação original. Se o cheque estornado foi emitido para um pagamento de fornecedor, também ocorre o seguinte:
- O pagamento original da fatura em relação à qual o pagamento foi liquidado não é aplicado (a liquidação é estornada).
- Uma transação é publicada em relação à conta de fornecedor para o estorno do pagamento, e o pagamento estornado é liquidado em relação ao pagamento original. O campo Último comprovativo de liquidação na página Transações de fornecedor para que o desembolso do fornecedor original seja atualizado de modo a refletir o número do comprovativo da transação estornada.
Se o cheque estornado foi emitido para um reembolso de cliente, também ocorre o seguinte:
- Uma transação é publicada em relação à conta de cliente para o estorno do pagamento, e a liquidação entre o pagamento original e o documento em relação ao qual o pagamento foi originalmente liquidado é estornada (é criado um pagamento negativo).
- Um estorno de pagamento é aplicado ao pagamento original. O campo Último comprovativo de liquidação na página Transações de cliente para que o pagamento do cliente original seja atualizado de modo a refletir o número do comprovativo da transação estornada.