Rever informações sobre cobranças

Isto artigo explica como rever informações sobre cobranças, bem como várias opções de configuração e transações de cobranças. Este procedimento utiliza a empresa de demonstração USMF.

Criar conjuntos de clientes

1. Vá para Configuração de crédito e cobranças > Grupos > de clientes.

• Utilize esta página para configurar conjuntos de clientes, que são consultas que definem um grupo de contas de clientes que podem ser apresentados e geridos para processos de maturidade ou cobranças. Use grupos de clientes para filtrar informações na página de listagem Coleções e nas páginas de listagem relacionadas. Pode também utilizar conjuntos de clientes para filtrar as contas de clientes que são incluídas quando os instantâneos de maturidade são criados.
• Pode utilizar conjuntos de clientes para filtrar as contas de clientes que são incluídas quando os instantâneos de maturidade são criados.

2. Selecione Novo.
3. No campo ID do Pool, digite um valor.
4. No campo Descrição do pool, digite um valor.
5. Clique em Selecionar critérios do pool.
6. No campo Critérios, digite um valor.
7. Selecione OK.
8. Selecione pré-visualização grupo de clientes.

Criar agentes de cobranças

1. Vá para Configuração de crédito e cobranças > Agentes > decobrança.

• Utilize esta página para configurar trabalhadores como agentes de cobranças e, opcionalmente, atribuir-lhes conjuntos de clientes. Um agente de cobranças é uma pessoa que trabalha com os clientes para garantir que os pagamentos sejam recebidos em tempo hábil.
• Os agentes de cobranças que são configurados nesta página são automaticamente adicionados a uma equipa de cobranças. Se uma equipa for selecionada no campo Equipe na página Parâmetros de contas a receber, os agentes de cobrança serão adicionados a essa equipa. Se uma equipa não for selecionada, uma nova equipa chamada Coleções será criada automaticamente e os agentes de cobranças serão adicionados a essa equipa.

2. Selecione o agente desejado e, em seguida, selecione Adicionar na página.
3. No campo ID do pool, selecione o registro desejado no menu suspenso.
4. Marque ou desmarque a caixa de seleção Pool padrão .

• Selecione esta opção para incluir todos os conjuntos de clientes em listas de filtros para o agente de cobranças selecionado. Se esta opção não estiver selecionada, apenas os grupos de clientes atribuídos ao agente de cobranças estarão disponíveis nas listas de filtros.

Criar definição do período de maturidade

1. No painel de navegação, vá para Configuração > de crédito e cobranças > Definições de período de envelhecimento.

• Pode utilizar definições do período de maturidade para analisar a maturidade das contas de clientes e contas de fornecedores, com base numa data que introduzir. Cada período de envelhecimento configurado para a definição de período de envelhecimento corresponde a uma coluna na página de listagem ou na página ou relatório quando a análise é executada.

2. Selecione Novo.
3. No campo Definição do período de envelhecimento, digite um valor.
4. No campo Descrição, digite um valor.
5. Especifique o nome do período, unidade e intervalo para cada período de maturidade a incluir na definição do período de maturidade. A linha que tem 0 (zero) no campo Unidade representa a data em que a análise é executada. As linhas antes de zero terão -1 e as linhas após zero terão 1 como entrada padrão no campo Unidade , mas podem ser alteradas. Selecione Para cima e para baixo para reorganizar as linhas. A linha 0 (zero) não pode ser movida.
6. Coloque o ponteiro onde pretende inserir uma nova linha e, em seguida, selecione Adicionar.
7. Selecione um indicador para representar o período de envelhecimento na página Coleções e na página de listagem. Por exemplo, pode selecionar um indicador verde para um período atual, um indicador amarelo para um período de 30 dias passados e um indicador vermelho para um período de 90 dias passados.
8. Selecione a direção de impressão para a definição do período de maturidade. Esta seleção determina a ordem em que as colunas aparecem no Relatório de maturidade de cliente ou no Relatório de maturidade de fornecedor.

• Encaminhar – Imprima colunas na mesma ordem em que os títulos aparecem na tabela, começando pela linha superior.
• Para trás – Imprima colunas na ordem inversa em que os títulos aparecem na tabela, começando pela linha inferior.

Se o período de envelhecimento padrão for editado e tiver mais de seis períodos, o período de envelhecimento padrão não será respeitado. O período de envelhecimento padrão é configurado aqui: Parâmetros de Contas a Receber Cobranças>>Cobranças Padrões de Cobrança Definição> deperíodo de envelhecimento.

Configurar parâmetros de cobranças

1. Vá para Configuração de crédito e cobranças > Parâmetros > de Contas areceber.
2. Selecione a guia Coleções .
3. Expanda ou recolha a secção Padrões de cobranças .

• Selecione uma definição de período de envelhecimento para o instantâneo de envelhecimento padrão que será utilizado no formulário Coleções .
• Selecione uma equipa à qual os agentes de cobranças sejam atribuídos no formulário Agente de cobranças . Apenas as equipas que têm um tipo de equipa de Coleções são apresentadas na lista.

4. Expanda ou recolha a secção Write-off .

• Selecione o nome do diário, que está configurado para diários diários, a utilizar quando uma transação é anulada utilizando a página Coleções ou páginas de listagem relacionadas.
• Selecione o código de motivo padrão a ser utilizado quando as transações de baixa forem criadas usando a página Coleções ou páginas de listagem relacionadas.
• Selecione esta opção para criar uma linha de diário separada para os valores do imposto sobre vendas quando as transações de anulação forem criadas usando a página Coleções ou páginas de listagem relacionadas. Se selecionar esta opção, poderá monitorizar facilmente os montantes do imposto sobre vendas que estão envolvidos em transações de remissão. Pode monitorizar os montantes do imposto sobre vendas separadamente para ajudar a ajustar mais facilmente a sua responsabilidade sobre o imposto de vendas durante o período afetado.

5. Expanda ou recolha a secção Modelo de e-mail .

• Selecione o modelo de email a ser utilizado ao enviar uma mensagem de email usando a ação Transações > de email para contato na página Coleções .
• Selecione o modelo de e-mail a utilizar quando enviar uma declaração de cliente como anexo a uma mensagem de correio eletrónico utilizando a ação Declaração > de correio eletrónico para contactar na página Cobranças .
• Selecione o modelo de email a ser utilizado ao enviar uma mensagem de email usando a ação Transações > de email para vendedor na página Cobranças .

Amadurecer saldo de cliente

1. Vá para Crédito e cobranças > Tarefas > periódicas Envelhecer saldos de clientes.

• Selecione uma definição de período de maturidade. O processo do instantâneo de maturidade amadurece transações de acordo com os períodos de maturidade definidos na definição do período de maturidade selecionado.
• Selecione um conjunto de clientes ou deixe este campo em branco para criar um instantâneo de maturidade para todos os clientes. Se for selecionado um conjunto de clientes, o processo do instantâneo de maturidade é aplicado apenas às contas de cliente que fazem parte do conjunto de clientes. O conjunto de clientes selecionado tem de ser do tipo de Instantâneo de maturidade.
• Selecione o tipo de data em que basear o instantâneo de maturidade.
  • Data da transação– Envelhecer cada transação com base na data da transação.
  • Data de vencimento – Envelhecer cada transação com base na sua data de vencimento.
  • Data do documento– Envelhecer cada transação com base na data do documento.
• Selecione a data a utilizar como a data atual para o instantâneo de maturidade. Os períodos de maturidade são calculados com base nesta data.
  • Data de hoje– Use a data do sistema. Utilize esta opção se o processamento for configurado para ocorrer num lote recorrente. Se utilizar esta data, o lote recorrente pode ser executado periodicamente e a data do sistema nessa altura é utilizada.
  • Data selecionada– Use uma data que você especificar. Se selecionar esta opção, introduza uma data de maturidade.

2. Selecione OK.

Ver saldos de clientes amadurecidos

1. Vá para Crédito e cobranças > Cobranças > Saldos envelhecidos.

• Utilize esta página de lista para visualizar saldos de clientes e montantes amadurecidos por período de maturidade. Estas informações são armazenadas num instantâneo de maturidade. Os períodos de maturidade são determinados pela definição do período de maturidade utilizada. A definição do período de maturidade é tirada do conjunto de clientes, se tiver sido especificada para a consulta do conjunto. Se o grupo de clientes não tiver uma definição de período de envelhecimento, será utilizada a definição predefinida de período de envelhecimento especificada na página Parâmetros de Contas a receber.

2. Expanda a Caixa de Fatos de Contato . Aqui pode ver as informações de contacto:

• Contacto de cobranças para o cliente.
• Vendedor predefinido para o cliente.

3. Expanda o limite de crédito FactBox.

• Use o FactBox de informações de crédito para visualizar o limite de crédito e as informações de saldo atual do cliente.

Ver detalhes de cobranças de clientes

1. Certifique-se de que o registo pretendido está selecionado.
2. Expanda as caixas de factos Endereço, Contato, Envelhecimento e Limite de crédito para exibir as informações fornecidas.
3. No Painel de Ações, selecione Coletar.
4. Atualize o instantâneo de maturidade para o cliente, utilizando a data atual como a data de maturidade com a qual as datas de transação são comparadas. Se o instantâneo de maturidade contiver informações para várias entidades legais, o instantâneo de maturidade atualizado contém informações para o mesmo conjunto de entidades legais. Os valores são armazenados na moeda contabilística da entidade legal em que o cliente tem sessão iniciada ao atualizar o instantâneo de maturidade.
5. Selecione uma definição de período de maturidade. Por predefinição, é apresentada a definição do período de maturidade que está associada ao instantâneo de maturidade para o cliente. A definição de período de envelhecimento controla os períodos de envelhecimento e os montantes que são mostrados nas Caixas de Factos de Saldos Envelhecidos e Informações de Crédito.
6. Abra um menu com os seguintes itens:

• Empresa – Exiba valores nas Caixas de Fatos de saldos envelhecidos e Informações de crédito na moeda contábil da entidade legal.
• Cliente – Exiba os valores nas caixas Saldos antigos e Informações de crédito na moeda do cliente.

7. Selecione uma ou mais entidades legais no instantâneo de maturidade do cliente para o qual pretende visualizar informações. As entidades legais que são mostradas na lista foram selecionadas quando o instantâneo de maturidade foi criado.
8. Veja a declaração do cliente em formato Microsoft Excel. Pode selecionar uma data de início para o intervalo de transações a incluir na declaração e decidir se inclui apenas transações abertas ou transacções abertas e liquidadas. Se o instantâneo de maturidade contiver informações para várias entidades legais, as transações são incluídas para todas as entidades legais.

• Abra a página Documentos , na qual pode criar ou editar documentos ou notas.

9. No Painel de Ações, selecione Comunicar.
10. Abra o Outlook, onde pode enviar uma mensagem de correio eletrónico para o contacto especificado no campo Contacto . Se não for especificado um contacto de cobranças, é utilizado o endereço principal do cliente. Se um contato principal não for especificado, as mensagens de e-mail serão enviadas para o primeiro endereço listado na página Contatos . As transações selecionadas são incluídas como anexo. O anexo está em formato Excel e contém três folhas de cálculo. Um modelo de e-mail para mensagens para contatos de clientes pode ser especificado na página Parâmetros de contas a receber.

• Isto botão não estará disponível se o contacto selecionado nesta página não tiver um endereço de e-mail configurado.

11. Prepare uma instrução e abra o Outlook, onde você pode enviar uma mensagem de email com uma declaração anexada para o endereço especificado no campo Contato . Se não for especificado um contacto de cobranças, é utilizado o endereço principal do cliente. Se um contato principal não for especificado, as mensagens de e-mail serão enviadas para o primeiro endereço listado na página Contatos .

• Isto botão não estará disponível se o contacto selecionado nesta página não tiver um endereço de e-mail configurado.

12. Abra o Outlook, onde pode enviar uma mensagem de e-mail ao funcionário especificado como representante de vendas do grupo de vendas que é atribuído ao cliente. Se forem selecionadas transações, estas são incluídas como anexo. O anexo está em formato Excel e contém duas folhas de cálculo. Um modelo de email para mensagens aos vendedores pode ser especificado na página Parâmetros de contas a receber.

• Esse botão não estará disponível se o vendedor exibido nesta página não tiver um endereço de e-mail configurado.

13. Veja e execute ações sobre transações para o cliente. Se estiver a utilizar pagamentos centralizados, estão incluídas informações para todas as entidades legais incluídas no instantâneo de maturidade do cliente. Você pode restringir as informações da entidade legal selecionando Empresa no grupo Selecionar no painel de ações.
14. Altere o estado das cobranças para as transações selecionadas.

• Não contestado – Não ocorreu nenhuma ação de cobrança para a transação.
• Contestado – O cliente notificou-o de que existe um problema com a transação.
• Prometido para pagar – O cliente concordou em pagar o valor da transação.
• Resolvido – Todos os problemas com a transação foram resolvidos e nenhuma ação de cobrança adicional é necessária.

15. Abra um menu e selecione um dos seguintes itens para especificar quais transações exibir nesta página:

• Abrir – Exibe apenas as transações que não foram liquidadas.
• Aberto e fechado – Exibe todas as transações, liquidadas e não liquidadas.

16. Processe o pagamento selecionado como um pagamento NSF (fundos insuficientes).

• Este botão só está disponível se a transação selecionada for um pagamento (um saldo de crédito sem uma fatura) inserido num diário de pagamentos, uma conta bancária for atribuída à transação, e o pagamento não tiver sido cancelado anteriormente.

17. Remita as transações selecionadas.
18. Marque as transações selecionadas para liquidação entre si.
19. Abra a página Documento original, na qual pode visualizar e imprimir o documento para a transação selecionada.
20. Abra um menu que contenha os seguintes itens:

• Coleções – Exiba apenas as atividades criadas na página Coleções .
• Todos – Exibir todas as atividades para o cliente, independentemente de onde as atividades foram criadas.

21. Abra um menu que contenha os seguintes itens:

• Abrir – Exibir apenas atividades que não estão fechadas.
• Aberto e fechado – Exiba todas as atividades, independentemente de seu estatuto.

22. Selecione um caso de cobranças atribuído ao cliente ou deixe este campo em branco. Se um caso for selecionado, somente as transações e atividades associadas ao caso serão exibidas nesta página.
23. Selecione Mostrar lista.
24. Selecione uma conta de cliente ou aceite a entrada predefinida. Por predefinição, esta é a conta de cliente selecionada na página da lista ou na página a partir da qual abriu esta página. Se abriu a página a partir de uma página de lista, os clientes na lista são os clientes incluídos no conjunto de coleções utilizado na página de lista.