Sua organização está preparada para o Microsoft Teams?

Agora que a sua equipa de projeto se reuniu e está a começar a ver o que o Teams pode fazer pela sua organização, é importante avaliar a preparação da sua organização para a transição do Teams. Para avaliar a preparação, tem de:

1. Avalie os intervenientes.
2. Identifique os adotantes iniciais.
3. Avalie a preparação da organização para a alteração.

Avaliar os intervenientes

Liste os principais intervenientes e líderes empresariais na sua organização. Para cada indivíduo, faça as seguintes perguntas:

1. Este líder é amigo das novas tecnologias?
2. Classifique a satisfação deste líder com a sua tecnologia atual.
3. Este líder está disposto a utilizar tecnologia não aprovada para acelerar os resultados ou criar uma melhor experiência para os membros da equipa?
4. Este líder está sob um elevado grau de pressão para fornecer resultados empresariais fundamentais?
5. Este líder estará disposto a evangelizar a sua experiência com o Teams para ajudar na transição?
6. Este coordenador tem uma relação positiva com os principais membros da equipa do projeto existente?
7. Este coordenador gosta de ser visto como um "agente de alteração" dentro da organização?

Pode adicionar outras perguntas relevantes à sua organização. Para as duas fases iniciais (arranque e experimentação), verá líderes amigáveis para mudar, insatisfeitos com a tecnologia atual e com os quais tem uma boa relação. Estes líderes devem ser trazidos para a equipa principal do projeto como consultores empresariais e podem ter projetos que serão essenciais para a sua fase de experimentação. É importante selecionar situações impactantes e reais para experimentar e evitar projetos de alto risco para as suas experimentações iniciais.

Identificar os adotantes iniciais

Os adotantes iniciais partilham determinados traços independentemente do tamanho ou da indústria que a sua organização possa ter. Normalmente, os adotantes iniciais partilham estes traços:

• Interessado em tecnologia
• Disposto a fazer parte da mudança
• Procurar fazer melhorias
• Colaboração por natureza
• Disposto a partilhar as suas observações e aprendizagens com o grupo
• São pessoas que assumem riscos; ou seja, estão dispostos a tentar algo para ver se funciona

Utilize um formulário no Microsoft 365 ou Office 365 para permitir que estas pessoas optem pelo seu programa de adoção antecipada para o Teams. Consoante o tamanho e a complexidade da sua organização, pode optar por ativar alguns ou todos estes indivíduos para a sua fase de experimentação. Neste programa, estão a concordar em participar ativamente na sua fase de experimentação e fornecer feedback regular à equipa do projeto. Evite ter indivíduos que simplesmente queiram testar a nova tecnologia. Informe-os de que, ao dar este feedback ativo, estão a ajudar a elaborar o resultado do seu projeto. Irá utilizar esta lista de pessoas na Fase 2 – experimentação.

O nosso Guia do Programa Adotante Antecipado é um recurso útil para iniciar este programa no seu ambiente.

Avaliar a preparação da sua organização para a alteração

A mudança é um processo humano que não tem nada a ver com tecnologia. Há psicologia comportamental e neurociência que nos educa sobre a resistência natural à mudança. Para tornar a alteração aceitável, é fundamental antecipar as necessidades dos seus utilizadores, expressar a sua compreensão da situação e criar soluções que melhorem essa situação. Mesmo ao fazê-lo, encontrará resistência natural à mudança.

As abordagens de cada organização mudam de forma diferente, consoante a região, o estilo de trabalho, o perfil profissional e outros elementos da organização. Para avaliar a preparação da sua organização, veja Avaliar a preparação para alterações organizacionais. Utilize as diretrizes para responder às seguintes perguntas:

1. Que percentagem de utilizadores cai em cada registo? (Alterar a resistência)

   • Adotantes iniciais: peça a solução antes de estar disponível.
   • Utilizadores informados: utilizem a solução assim que o respetivo valor estiver comprovado.
   • Dissidentes: recuem em qualquer mudança.

   Sugestão

   Os primeiros adotantes fazem grandes testadores piloto e campeões de pares. Os utilizadores lentos a adotar novas ferramentas exigem um incentivo adicional e mais tempo para se ajustarem.

2. Qual é a competência dos utilizadores para a alteração? (Formação)

   • Os iniciantes autónomos requerem apenas uma ligação para um vídeo.
   • Os construtores de equipas funcionam bem com a formação em grupo.
   • Os formandos um-para-um necessitam de suporte pessoal.

   Sugestão

   Personalize o tipo e a quantidade de formação para competências e personas. Mantenha a formação atualizada à medida que as novas funcionalidades ficam online.

3. Além desta implementação de serviço, quantas outras alterações estão a ocorrer? (Adaptabilidade)
   As alterações podem incluir atualizações do Office/Windows, movimentações de escritórios, fusões, reordenações, etc.

   • Nenhum
   • 1 a 3 alterações
   • Mais de 3 alterações

   Sugestão

   Demasiadas mudanças podem impedir a aceitação e a produtividade. Se estiverem em curso mais de 3 alterações, considere espaça-las ou criar um tema para agrupar as alterações.

Combine estes dados com os perfis dos intervenientes e os colaboradores que pretendam optar ativamente por participar no programa de adoção antecipada. Isto permite-lhe identificar grupos que estão prontos para e podem absorver mudanças juntamente com os seus deveres existentes. Este método irá permitir-lhe criar parceiros em mudança.

Pode utilizar os campeões internos para resolver o problema de ter diferentes tipos de alteração. Aqui, o feedback é a chave para o sucesso: incentivar as pessoas a partilhar os seus desafios e necessidades. Abrace disruptores e dissidentes dando a estes indivíduos ou grupos um lugar à mesa durante a experimentação. Esta melhor prática abrirá o caminho para uma implementação mais suave e abrangente das melhorias da sua colaboração.

Seguinte: Fase de adoção do Microsoft Teams 2: Experimentação