Padrão: Gestão de recursos

O Power Apps fornece uma grande plataforma para gerir os recursos físicos da sua empresa.

Se só quer saber quem tem atualmente que equipamento, ou quer criar um sistema de reservas para recursos limitados, como área de trabalho ou veículos, o Power Apps pode ajudá-lo a criar ferramentas que são fáceis de usar para os seus colaboradores e inteligência empresarial oportuna para ajudá-lo a monitorizar, gerir e analisar padrões de uso de recursos.

Abaixo estão vários exemplos de casos de uso no mundo real que mostram organizações que substituíram sistemas baseados em papel e e-mail por soluções Power Apps. Além disso, a Microsoft criou alguns modelos que pode usar para iniciar a sua própria reserva de recursos ou projetos de check-out.

Como reconhecer o padrão de check-out de recursos

Num cenário típico de gestão de recursos:

1. Um empregado encontra um recurso disponível (como um quarto, veículo ou equipamento).

2. Eles verificam o ativo de imediato, ou reservam-no por um momento específico.

3. A gestão central gere e monitoriza os ativos disponíveis.

Modelo: Solução Regresso ao Local de Trabalho

Documentação da Solução Regresso ao Local de Trabalho

Reabra de forma responsável, monitorize de forma inteligente e proteja continuamente com soluções para um ambiente de trabalho mais seguro. Equipe os gestores de instalações e líderes de força de intervenção para tomar decisões informadas para reabrir em segurança locais. Capacite os colaboradores a regressarem com confiança com ferramentas de suporte automático para trabalharem de forma segura e produtiva. Ajude os líderes de saúde e segurança a garantir o cuidado e o bem-estar da sua força de trabalho.

Módulos principais da solução Regresso ao Local de Trabalho

• O dashboard de Prontidão de Localização ajuda a determinar a prontidão das instalações e a gerir eficientemente a sua reabertura segura.

• A Gestão de Segurança das Instalações dá aos gestores das instalações as ferramentas necessárias para gerir a reabertura e a prontidão das instalações.

• A Gestão de Cuidados do Local de Trabalho dá aos líderes de saúde e segurança as ferramentas necessárias para gerirem ativamente casos de COVID-19, identificar pontos quentes para melhorar a segurança e importar dados de sistemas externos para apoiar a gestão de casos e o rastreio manual de contactos.

• O Colaborador de Regresso ao Local de Trabalho oferece à sua força de trabalho a ferramenta de suporte automático de que precisam para se sentirem confiantes em regressar e permanecer produtivos no local. Podem utilizar a aplicação Colaborador de Regresso ao Local de Trabalho para fazer o registo de entrada remotamente e a autorrastreio antes de entrar num edifício.

Aplicações para agendamento de áreas de trabalho

• Os gestores de instalações usam a aplicação Gestão de Segurança das Instalações para configurar instalações disponíveis para reserva e ver um dashboard de reservas.

  

• Os colaboradores usam a aplicação Regresso ao Local de Trabalho para reservar uma área.

  

Aplicações e modelos adicionais

• Disponível em create.powerapps.com:

  • Check-out de Recursos (aplicação de tela ou aplicação condicionada por modelo)

  • Reservar uma Sala (aplicação de tela)

• Modelos comunitários: Reservar modelos de aplicações

Como os clientes estão a utilizar este padrão

Aplicação Workspace Scheduler da Armanino

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Às vezes não é o quanto se tem, mas como se usa. Armanino – uma das 20 maiores empresas independentes de consultoria de contabilidade e negócios nos Estados Unidos – está presa entre um modelo de escritório tradicional e a necessidade de uma mão de obra ágil. Utiliza espaço de escritório para trabalho em equipa e reuniões com clientes em 16 locais de escritórios em 15 grandes centros urbanos onde tem bases, mas também destaca profissionais especializados onde quer que sejam necessários. A empresa queria garantir que o espaço de escritório está sempre disponível para a sua força de trabalho altamente móvel, mas evitar gastos excessivos em espaço subutilizado.

Assim, a Armanino criou a aplicação móvel Workspace Scheduler utilizando o Power Apps. Para tal, a empresa trabalhou com a sua própria equipa dedicada de especialistas da Microsoft Dynamics 365 – um membro de longa data do programa Microsoft AI Inner Circle e um Gold Certified Partner.

A aplicação móvel fornece a todos os membros do pessoal informações rápidas e precisas sobre o espaço disponível e uma capacidade de reserva melhorada com conectores do Microsoft Outlook, Office 365 Users e SQL Server.

Agora, todos os trabalhadores da Armanino que estejam dispostos a partilhar espaço de escritório podem indicar quando o seu espaço está livre no Workspace Scheduler, e qualquer trabalhador na estrada pode encontrar e reservar esse espaço com antecedência.

Aplicação RoomFinder da Eneco

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Mais do que um edifício de sede corporativa, a Eneco World reflete uma filosofia sobre juntar as pessoas para colaborar e inovar. Para melhorar a produtividade e eficiência, o fornecedor de energia holandês Eneco recorreu à Macaw – um Microsoft Gold Partner fidedigno – para ajudar no desenvolvimento de uma aplicação que forneceria uma maneira fácil para quase 3.000 funcionários encontrarem o espaço necessário para se encontrarem e trabalharem em conjunto.

A Eneco enfrentou esse desafio com os serviços baseados na nuvem do Microsoft Office 365, utilizando o Power Apps, Power Automate e o Power BI para desenvolver a aplicação RoomFinder que agora liga pessoas e ideias.

O desafio

Embora os funcionários da Eneco tenham beneficiado de ter toda a gente no mesmo escritório, rapidamente se tornou difícil encontrar salas de conferências e áreas de trabalho tranquilas disponíveis. Os funcionários da Eneco estavam a usar a funcionalidade de reserva de quartos predefinida no Microsoft Exchange para reservar as salas de reuniões oficiais do edifício da sede, mas também havia cerca de 200 salas mais pequenas para os quais os funcionários precisavam de acesso diariamente. Estes incluíam salas tranquilas para um ou dois funcionários usarem para concentração ou colaboração, salas para pequenas reuniões e salas de scrum para equipas de projeto.

Até recentemente, os funcionários procuravam nos 14 andares para encontrar salas de reuniões abertas e colocar os seus nomes em folhas de papel para as reservar. "É um grande edifício", diz Ferry Bouwman, Líder Técnico do Office 365 da Eneco. "Se estou no segundo andar, não sei se há uma sala disponível no 13.º andar, por exemplo." Outro desafio foi que apenas as salas dos três andares, a que a empresa chama Eneco Village, poderiam ser reservadas para reuniões com colegas fora da Eneco. As salas de outros andares foram colocados de parte para reuniões internas, mas não puderam ser reservados.

"Em 2017, um departamento realizou um Challenge Day (Dia de Desafios) para incentivar a concorrência a criar uma aplicação que pudesse fornecer uma solução, mas que se tornou uma proposta cara", diz van der Burg. "Então, viraram-se para nós e disseram: "Têm o Power Apps. Talvez possam fazer algo funcionar.""

Uma aplicação de deteção de salas personalizada

A solução foi o resultado de uma colaboração entre a Microsoft Partner Macaw, o Centro de Competências do Office 365 da Eneco e os utilizadores finais. A Macaw usou o Microsoft Power Apps no Office 365 para conceber uma aplicação personalizada para a Eneco e o Microsoft Power BI para suportar a análise de dados de relatórios e preditiva.

"Começámos por traçar os requisitos da Eneco num quadro", diz Erik Bouman, Consultor de Soluções do Office 365 na Macaw. "Ao acedermos aos dados sobre as salas disponíveis, criámos funções que proporcionariam aos organizadores de reuniões uma lista de salas e faixas horárias. Era importante que a aplicação fosse o mais fácil de utilizar possível. O Power Apps tornou o processo de desenvolvimento rápido e fácil."

Virgin Atlantic

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A Virgin Atlantic precisava de distribuir iPads a 3000 tripulantes de cabine. A aplicação Power Apps foi criada pela equipa de Gestão de Recursos de TI para digitalizar o código de barras dos iPad e atribui-los a cada membro da tripulação. Toda as informações foram armazenadas no SharePoint Online e posteriormente importadas para o seu sistema de Gestão de Recursos. Em seis semanas, 90% dos iPads foram distribuídos com a ajuda desta aplicação, reduzindo significativamente o tempo que de outra forma teria sido gasto a escrever manualmente números de série e números de folha de pagamento da tripulação. Em alguns dias, os voluntários distribuíam até 250 iPads por dia.