Padrão: Gestão de projetos

As organizações precisam de um local central para gerir vários projetos, uma vez que asseguram que várias equipas atingem os seus objetivos e cumprem os critérios de sucesso como planeado.

Alguns casos de utilização comum para gestão de projetos incluem a gestão de novas ideias de produtos, a criação de planos de projeto e a monitorização de marcos, bem como a gestão de desempenho da equipa.

O Microsoft Power Platform fornece uma solução sem código e de baixo código para as organizações criarem soluções fáceis de usar para gerir projetos ao longo do seu ciclo de vida. Este artigo fornece vários exemplos do mundo real de como os clientes têm usado o Microsoft Power Platform para criar aplicações e fluxos de trabalho eficientes de gestão de projetos.

Como reconhecer o padrão de gestão de projetos

Os grupos empresariais dentro das organizações vêem a necessidade de uma ferramenta para gerir projetos, monitorizar o progresso e monitorizar os resultados.

Num cenário típico de gestão de projetos:

1. Planeia o seu trabalho para gerir ideias, planos, tarefas e marcos.

2. Monitoriza o progresso em comparação com o plano, notifica os intervenientes do estado do projeto e escalar bloqueadores, se necessário.

3. Reveja o progresso, monitorize resultados e visualize aspetos-chave do progresso do projeto.

Como os clientes estão a usar o padrão de gestão de projetos

Aplicação Custom Air Products e Services Traveler

Leia toda a história.

A Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) é um fornecedor baseado em Houston de soluções de aquecimento, ventilação e ar condicionado (AVAC), especializada na conceção, construção, instalação, modificação e manutenção de equipamentos de ar condicionado nos segmentos industrial e comercial da indústria de AVAC.

A equipa de Gestão de Projetos da CAPS precisava de uma solução personalizada para acompanhar todo o ciclo de vida das unidades AVAC à medida que passavam pelo processo de fabrico, com foco na construção de qualidade. A solução precisava de ser personalizada para atender às necessidades de cada departamento, e para monitorizar as verificações de qualidade e permitir que os respetivos proprietários assinassem em cada fase do processo. Além disso, a equipa quis capacitar qualquer pessoa da organização para reportar problemas através dos seus dispositivos móveis. Um dos principais problemas que enfrentavam era que o "viajante" documentava—um documento em papel que era usado para monitorizar as verificações de qualidade—se perdia.

Rebecca Sackett, uma assistente de analista de dados, encontrou o Power Apps na subscrição do Office 365 e começou a experimentar a criação de aplicações contra listas do SharePoint para substituir processos manuais. A Rebecca criou uma solução no Power Apps para digitalizar o documento do viajante, chamado CAPS Traveler. Os gestores de projetos e intervenientes usam a principal aplicação de gestão Traveler para obter uma descrição geral de todos os projetos ativos, ver estatísticas chave e gerir os calendários de testes e de envio.

Os gestores de projetos iniciam projetos e adicionam detalhes a cada passo necessário, como Fab, Paint, Electric e Testing. O pessoal de cada departamento usa então uma aplicação móvel companheira que foi criada à medida com perguntas específicas para o seu departamento. Mais tarde, a equipa central recolhe os dados e utiliza os relatórios para identificar razões comuns porque um passo específico não tenha sido dado.

Existem dez aplicações de aprovação para além da aplicação principal de gestão, e todas elas lêem e escrevem dados para o mesmo conjunto de listas do SharePoint. Depois de todos os passos estarem concluídos, alguém da equipa de Controlo de Qualidade realiza uma aprovação final. Um fluxo é então automaticamente acionado para gerar um relatório PDF.

Aplicação InZone da Environment Canterbury

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A Environment Canterbury (ECan) trabalha em parceria com as comunidades de Cantuária, Nova Zelândia, em programas de resultados ambientais de longo prazo que consistem em múltiplos marcos e projetos relacionados. Precisavam de uma solução económica que proporcionasse uma maior coerência entre os projetos, níveis de visibilidade mais elevados e um acesso mais rápido aos dados.

Utilizando uma aplicação, os gestores de zonas de água doce e os participantes do projeto podem ver o estado dos seus projetos. Todos os projetos estão marcados com a zona e marcos específicos, e todos os marcos estão marcados com os resultados a longo prazo. A aplicação fornece um esquema de cores personalizado, o que facilita a diferenciação e a navegação entre projetos, marcos e resultados. Todos os ecrãs para projetos estão a verde, os marcos a azul e os resultados a cor-de-laranja.

As notificações são enviadas para solicitar atualizações de dados rápidas e fornecer escalamentos se os projetos não forem atualizados no momento necessário. Os fluxos também são usados para chamar vistas específicas e gerar e-mails de digestão baseados em–tabela HTML listando todos os itens relacionados com uma pessoa específica num único e-mail.

Aplicação Gift Review da Partners In Health

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A Partners In Health (PIH) conta com doadores individuais para cerca de metade do seu financiamento anual, enquanto a outra metade provém principalmente de subsídios governamentais, empresas e fundações. A organização sem fins lucrativos tem cerca de 10 oficiais de ofertas que são responsáveis pela gestão de mais de 1.000 dos seus mais generosos doadores individuais. A PIH queria melhorar a capacidade dos oficiais de oferta de gerirem os seus portfólios, mostrando-lhes presentes à medida que chegam e dando aos oficiais uma visão de 360 graus das suas carteiras de doadores.

Bella Chih-Ning, gestora de Análise e Aplicações da PIH, criou uma aplicação Gift Review e um dashboard para os oficiais de presentes gerirem e visualizarem muitos aspetos das doações. Com a aplicação Gift Review, os oficiais de presentes podem ver as doações imediatamente à medida que entram, adicionar notas relevantes, e garantir que as doações são atribuídas ao fundo apropriado. Isto cria uma lista de verificação da Lista A fazer onde o agente de presentes revê a doação para garantir que é atribuída à campanha apropriada, codificada para o tipo de presente correta, e atribuída ao fundo certo. O oficial de presentes pode enviar perguntas por e-mail para a equipa DevOps da PIH diretamente dentro da aplicação. Depois de tudo estar claro, os oficiais de presentes marcam a lista de verificação como "feito", o que se torna visível para os seus gestores.

"A formação da App in a Day (Aplicação em um Dia) realmente abriu-me os olhos para a facilidade com que podem ser criadas ferramentas que agilizam os processos e capacitam os nossos colegas para serem melhores no seu trabalho", diz Bella Chih-Ning.

Aplicação Project Portfolio da R3 Retail

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A empresa R3 Retail Development fornece uma vasta experiência em consultoria de gestão de projetos para maximizar os lucros para supermercados, mercearias, processamento de alimentos, comércio, retalho e pequenos clientes industriais em todo os Estados Unidos. A R3 precisava de uma abordagem altamente personalizada para as suas necessidades de gestão de projetos de ponta a ponta.

A aplicação Project Portfolio foi criada em apenas 120 horas e gere agora mais de 200 projetos. Os gestores de projetos R3 e os gestores de lojas regionais que estes servem agora usam a nova aplicação Project Portfolio. A aplicação tem um rico conjunto de capacidades que incluem:

• Um dashboard que exibe estatísticas resumidas com base no utilizador com sessão iniciada.

• Informações de monitorização de projetos, incluindo datas, tarefas, problemas, ordens de compra e pessoas.

• Monitorização de endereços IP para todos os dispositivos instalados, como frigoríficos.

• Capacidades de carregamento de ficheiros para documentos, como ficheiros arquitetónicos para sistemas de AVAC.

• Lógica de negócio personalizada extensiva, como definir automaticamente valores de data com base em entradas de estado.

Os administradores podem atribuir autorizações de segurança a utilizadores específicos de aplicações de acordo com as suas funções. Os administradores também podem configurar a lista de tipos de tarefas e o tempo esperado para cada tarefa, que por sua vez é usada para gerar datas de vencimento automaticamente.

O R3 utiliza o Power Automate para enviar notificações e lembretes automatizados. Todos os dados estão armazenados no Microsoft Dataverse.

Ferramentas de agendamento da Capitol Music Group

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A Capitol Music Group (CMG) viu uma oportunidade de modernizar o seu fluxo de trabalho de marketing e ferramentas de agendamento, anteriormente criadas com recurso ao InfoPath. Uma aplicação crítica de negócio geriu agendas para novos lançamentos, e—com o tempo—evoluiu para capturar dados para diferentes tipos de lançamentos e meios de comunicação. A CMG queria automatizar processos de rotina, alargar a visibilidade e a colaboração entre marcas de parceiros e adaptar-se mais rapidamente aos novos canais de marketing online. Mas a sua aplicação Capitol Scheduling tinha-se integrado profundamente nos seus fluxos de processo e consistia inteiramente de dados XML que exigiam muito conhecimento tribal para gerir. Pretendendo uma abordagem simplificada e de baixo código para o desenvolvimento e gestão de aplicações, a CMG acabou por decidir migrar a sua aplicação do InfoPath para o Microsoft Power Platform, incluindo o Power Apps e o Power Automate.

A Capitol queria que as suas equipas usassem a nova interface de agendamento para comunicar, obter aprovações e colaborar facilmente em marketing para diferentes tipos de lançamentos – sejam físicos, digitais ou de vídeo.

"Com o Microsoft Power Platform, a Capitol tem uma maneira fácil de partilhar informações de marketing em todo o ciclo de vida do produto", diz Karen Reali, Diretor da Universal Music Group. "Até os ajuda a facilitar e a simplificar projetos de várias marcas."