Localizar e desativar relatórios .rdl não utilizados

  • Artigo

APLICA-SE A: Power BI Report Builder Power BI DesktopPower BI 2022 Report Server SQL Server 2022 Reporting Services

Sua empresa pode lidar com centenas de relatórios paginados (arquivos .rdl) no Servidor de Relatórios do Power BI e no SQL Server Reporting Services (SSRS). Alguns desses relatórios podem tornar-se obsoletos e ter de ser retirados. Como autor ou administrador de relatórios, você não deseja migrar relatórios não utilizados para o serviço do Power BI. À medida que você planeja uma migração para a nuvem, sugerimos fazer algumas limpezas para se livrar de relatórios .rdl não utilizados. Essa prática recomendada oferece suporte à governança de retenção e permite que sua organização use um cronograma de retenção e uma política de dados.

Existem dois processos para verificar relatórios não utilizados. Estendemos a limpeza para objetos não utilizados, bem como para nos livrarmos de tabelas de banco de dados não utilizadas que poderiam ter dados potencialmente obsoletos.

Executar uma auditoria (opcional)

Primeiro, sugerimos que você crie uma auditoria de servidor e uma especificação de auditoria de banco de dados. A auditoria de uma instância do Mecanismo de Banco de Dados do SQL Server ou de um banco de dados individual envolve o controle e o registro em log de eventos que ocorrem no Mecanismo de Banco de Dados. A auditoria do SQL Server permite criar auditorias de servidor, que podem conter especificações de auditoria de servidor para eventos de nível de servidor e especificações de auditoria de banco de dados para eventos de nível de banco de dados. Os eventos auditados podem ser gravados nos logs de eventos ou nos arquivos de auditoria.

Depois de preencher o log de auditoria com tabelas e procedimentos armazenados usados para relatórios, você pode exportar esses objetos para um arquivo do Excel e compartilhá-los com as partes interessadas. Informe-os de que está a preparar-se para depreciar objetos não utilizados.

Nota

Alguns relatórios importantes podem ser executados apenas raramente, portanto, certifique-se de pedir feedback sobre objetos de banco de dados que são usados com pouca frequência. Ao substituir um objeto, você pode alterar o nome do objeto colocando um zdel na frente dele, para que o objeto caia na parte inferior do Pesquisador de Objetos. Dessa forma, se você decidir mais tarde que precisa do objeto zdel , poderá alterar o nome de volta para o original. Depois de saber que está pronto para removê-los do banco de dados, você pode criar uma cadência para excluir objetos não utilizados.

Criar uma lista de métricas de uso de relatórios

Em segundo lugar, convém criar uma lista de métricas de Uso de Relatórios .rdl consultando o Banco de Dados do Servidor de Relatórios. Use o T-SQL abaixo para derivar as contagens de uso. Se o servidor de relatório estiver configurado para armazenar um ano de histórico de execução de relatórios, você poderá usar uma data específica para filtrar as métricas de uso.


; with UnusedReportsCte 
AS 
( 
SELECT 
Cat.Name,Path,COUNT(ExeLog.TimeStart) AS Cnt 

FROM (SELECT * FROM Catalog 
WHERE type=2 and Hidden=0) AS Cat 
LEFT JOIN 
ExecutionLog AS ExeLog 
ON ExeLog.ReportID = Cat.ItemID 
AND ExeLog.TimeStart>'01/01/2021' 
GROUP BY Cat.Name,Path) 
SELECT * FROM UnusedReportsCte 
ORDER BY Cnt ASC,path

Nota

Sub-relatórios e relatórios vinculados não aparecem no log de execução se o relatório pai for executado.

A partir daqui, você pode decidir se deseja excluir os relatórios não utilizados imediatamente ou substituir o relatório por uma mensagem. Você pode informar aos usuários que o relatório não está mais sendo usado, para que eles possam entrar em contato com um administrador para obter suporte. Em seguida, você pode desenvolver uma cadência para excluí-los ao longo do tempo.

Conteúdos relacionados