Activar sugestões de documento para recomendar documentos relacionados

Ativar as Sugestões de Documentos ajuda os utilizadores de aplicações do Dynamics 365 em browser e telemóvel a ter em conta importantes documentos relacionados com o seu trabalho corrente em aplicações do Dynamics 365, tal como uma oportunidade de vendas grande. Como administrador, cabe-lhe definir os campos relevantes. Um motor de recomendações que utilize a análise de texto do Azure utiliza correspondência de palavras-chave para associar registos relacionados para localizar documentos semelhantes. As regras de semelhança de aplicações do Dynamics 365 são criadas por si, com a sua lógica de semelhança. As aplicações do Dynamics 365 apresentam ao utilizador uma lista de documentos sugeridos quando o utilizador trabalhar no registo atual.

As Sugestões de Documentos pesquisam outros registos para determinar semelhanças encontradas em documentos localizados num site do SharePoint, no OneDrive ou numa localização externa. Os documentos sugeridos podem estar em vários formatos diferentes, tais como Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF e ficheiros de texto. Quando são encontrados documentos semelhantes, as Sugestões de Documentos apresentam-nos e dão-lhe a possibilidade de abrir o documento ou efetuar uma cópia.

Requisitos

Os itens seguintes são necessários para utilizar as Sugestões de Documentos com aplicações do Dynamics 365.

• Dynamics 365 Customer Service.

• Para sugerir documentos localizados no SharePoint:

  • Aceder ao SharePoint Online, SharePoint 2013 ou SharePoint 2016.

  • A gestão de documentos tem de ser configurada em aplicações do Dynamics 365. Consulte Configurar a integração do SharePoint.

• A pesquisa Dataverse deve ser ativada. Mais informações: Configurar a Pesquisa por Dataverse para a organização

• As Sugestões de Documentos funcionam com o browser Web, o Dynamics 365 para tablets e o Dynamics 365 para telemóveis.

• Para utilizar a análise de texto do Azure com as Sugestões de Documentos:

  • É necessária uma subscrição do Azure para utilizar o serviço de Análise de Texto do Azure.

  • Um administrador de sistema tem de ativar a ligação de análise de texto em aplicações do Dynamics 365.

• Um administrador de sistema tem de definir uma regra de semelhança para cada tipo de entidade a incluir nas Sugestões de Documentos. Mais informações: Utilizar regras de semelhança avançadas para ver sugestões de incidentes semelhantes.

Como funciona

Utiliza Sugestões de Documentos com a entidade Caso.

Pode utilizar o padrão de correspondência incorporado que está incluído nativamente com a funcionalidade de Sugestões de Documentos, mas recomendamos que utilize o serviço de Análise de Texto do Azure para uma correspondência mais avançada de palavras-chave.

As Sugestões de Documentos pesquisam apenas as localizações e documentos a que o utilizador tem acesso.

As localizações onde se encontram os documentos são pesquisadas pela seguinte ordem:

1. Site predefinido do SharePoint.

2. Outros sites do SharePoint.

3. OneDrive.

4. Grupos do Microsoft 365 (quando a solução está instalada).

5. URL externo (quando configurado).

As Sugestões de Documentos não pesquisam os anexos que são adicionadas a Notas em registos de aplicações do Dynamics 365.

Adicionar um URL externo para pesquisar outro site

Os sites externos, tais como uma biblioteca de documentos do SharePoint no local, podem ser incluídos nas Sugestões de Documentos adicionando um URL externo do site a ser pesquisado.

Depois de adicionar o URL externo à funcionalidade ativada de sugestão de documento, eis o que os utilizadores experimentarão.

• Browsers. Quando executar aplicações do Dynamics 365 a partir de um browser, depois de selecionar Sugestões de Documentos, os utilizadores podem selecionar Outras Recomendações na página de Sugestões de Documentos para apresentar outra página que inclua mais sugestões de documentos encontradas no site externo. Note que o utilizador poderá ter de iniciar sessão no site externo.

• Aplicações móveis. Para as aplicações do Dynamics 365 para tablets e Dynamics 365 para telemóveis, depois de selecionar Sugestões de Documentos, os utilizadores podem selecionar Outras Recomendações, o que abre o site externo no browser predefinido do dispositivo, que pode incluir mais sugestões de documentos encontradas no site externo. Note que o utilizador poderá ter de iniciar sessão no site externo.

Criar o URL externo

O URL externo deve ser criado num formato que seja compreendido pelo site externo. Por exemplo, para os sites que utilizam uma construção semelhante a https://contoso.com/search?{0}, em que https://contoso.com/search? é a estrutura do URL de pesquisa e {0} é a cadeia de palavras-chave, as Sugestões de Documentos transmite as palavras-chave no parâmetro {0}. As palavras-chave que são transmitidas ao URL são derivadas de regras de registo semelhantes que incluem mapeamentos de entidades do Correspondência de Texto. Mais informações: Utilizar regras de semelhança avançadas para ver sugestões de incidentes semelhantes.

Os valores encontrados nos campos de texto dos mapeamentos das regras de semelhança são utilizados como palavras-chave para construir a consulta que é transmitida ao site externo, semelhante ao URL abaixo, em que palavra-chave é o valor de texto que se encontra nos mapeamentos das regras de semelhança e & representa um espaço em branco que as Sugestões de Documentos utilizam para separar cada palavra-chave.

https://contoso.com/search?keywordA& palavra-chaveB&palavra-chaveC

Para um servidor SharePoint no local, pode adicionar um URL externo que aponte para um subsite semelhante a este, em que omeusharepoint é o nome do site Web, sites é o nome do site e nomesubsite é o nomedosubsite.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?& k={0}

Configurar a ligação de análise de texto do Azure

Para utilizar a análise de texto do Azure com as Sugestões de Documentos, tem de ser configurada uma ligação de análise de texto do Azure.

Definir e ativar regras de semelhança

Se já não tiver definido regras de semelhança, consulte Utilizar regras de semelhança avançadas para ver sugestões de incidentes semelhantes.

Ativar as Sugestões de Documentos

Para ativar as Sugestões de Documentos, faça o seguinte:

1. Navegue para o centro de administração do Microsoft Power Platform e inicie sessão utilizando as credenciais de administrador.

2. Aceda a Ambientes> [selecionar um ambiente] >Definições>Integração>Definições de gestão de documentos>Gerir Sugestões de Documentos.

3. Na área Selecionar Entidades, selecione a entidade Caso que pretende incluir nas Sugestões de Documentos e, em seguida, selecione Aplicar.

   Gorjeta

   Se a entidade de caso não estiver listada na área Selecionar Entidades, é porque as regras de semelhança para a entidade de caso não foram definidas e ativadas. Use regras avançadas de semelhança para visualizar sugestões de casos semelhantes.

4. Defina um URL externo para incluir nas Sugestões de Documentos. Por predefinição, as Sugestões de Documentos pesquisam em serviços do Microsoft 365, como o SharePoint ou o OneDrive. Se pretender pesquisar num site externo, para além dos serviços do Microsoft 365 disponíveis, tais como um site do SharePoint no local, introduza o URL de base do sistema externo. As aplicações do Dynamics 365 acrescentarão uma cadeia de consulta de pesquisa ao URL de base fornecido. Mais informações: Adicionar um URL externo para procurar outro site.