Utilizar a categoria do Outlook para monitorizar compromissos e e-mails
A sincronização do lado do servidor permite o seguimento de e-mails, compromissos e tarefas no Outlook com uma categoria especialMonitorizado para o Dynamics 365. Atribuir esta categoria a um e-mail, compromisso ou tarefa no Outlook sincroniza o item com as aplicações de interação com os clientes (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation). Do mesmo modo, a remoção da categoria de um e-mail, compromisso ou tarefa monitorizada anula a sua monitorização das aplicações de interação com os clientes.
Também pode selecionar vários itens e atribuir-lhes a categoria do Outlook Monitorizado para o Dynamics 365 e, assim, monitorizando-os a todos para as aplicações de interação com os clientes. Identifique rapidamente os itens monitorizados ao observar a presença desta categoria na sua Pasta A Receber e noutras pastas.
Configurar a monitorização baseada em categorias através de uma OrgDBOrgSetting
A partir da versão 9.1.0.4039 ou superior, a monitorização da categoria está ativada por predefinição.
Gorjeta
Para determinar a sua versão, inicie sessão nas aplicações de cativação de clientes e, no canto superior direito do ecrã, selecione o botão Definições 
>Acerca de.
Utilizar a categoria para monitorizar itens do Outlook
Quando a categoria Monitorizado para o Dynamics 365 estiver disponível no Outlook, poderá utilizá-la para monitorizar os seguintes itens do Outlook.
Monitorize um e-mail ao atribuir-lhe a categoria Monitorizado para o Dynamics 365. A atribuição de categorias pode ser vista imediatamente no Outlook. Neste momento, o e-mail está marcado para monitorização. a sincronização do lado do servidor sincronizará o e-mail com as aplicações de interação com os clientes no espaço de 15 minutos, baseado na definição de sincronização do e-mail.
Se um e-mail for monitorizado e categorizado como Monitorizado para o Dynamics, a remoção da categoria irá anular a monitorização do e-mail. Entretanto, o registo de atividade do e-mail correspondente não é eliminado.
Gorjeta
Poderá configurar uma regra no Outlook para atribuir ou remover uma categoria. Consulte Gerir mensagens de e-mail através de regras.
Nota
A sincronização do lado do servidor irá categorizar automaticamente os e-mails nas caixas de correio do destinatário do Dynamics 365 se o e-mail que está a ser processado já tiver sido monitorizado no Dynamics por outro utilizador ou destinatário da fila do mesmo e-mail.
Apenas os e-mails que corresponderem ao código de direções do Dynamics 365 serão categorizados automaticamente quando a definição do sistema Monitorizar e-mails enviados entre utilizadores do Dynamics 365 como duas atividades estiver ativada.
Por exemplo, os e-mails que são monitorizados e enviados do Outlook para outros utilizadores do Dynamics 365 não aparecerão com a categorização nas caixas de correio dos destinatários do Outlook porque representam a cópia "recebida" do e-mail. Isto permite que o destinatário do Dynamics 365 monitorize uma cópia de entrada do e-mail, de acordo com a definição de sistema anotada acima.
Compromisso
Poderá monitorizar um compromisso ao atribuir-lhe a categoria Monitorizado para o Dynamics 365. O compromisso será monitorizado e sincronizado com as aplicações de interação com os clientes com base nas regras de sincronização do lado do servidor.
Se um compromisso for monitorizado e categorizado como Monitorizado para o Dynamics, a remoção da categoria irá anular a monitorização do compromisso. Porém, o registo de atividade do compromisso das aplicações do Dynamics 365 correspondente não é eliminado.
Tarefa
Nota
A atribuição de tarefas a pessoas capturada no Outlook será sincronizada com as aplicações de interação com os clientes.
Utilizar a monitorização baseada em categorias com a App for Outlook
Se tiver o Dynamics 365 App for Outlook, pode utilizar a monitorização baseada em categorias com o App for Outlook.
A tabela seguinte lista os diferentes cenários de monitorização.
| Ação | Resultado |
|---|---|
| Atribuir a categoria Monitorizado para o Dynamics 365 a um e-mail/compromisso | A sincronização do lado do servidor irá sincronizar o e-mail/compromisso no espaço de 15 minutos. O carregamento da App for Outlook nesse item apresentará o estado monitorizado. |
| Monitorizar um e-mail/compromisso utilizando a App for Outlook | O E-mail/Compromisso é monitorizado. A categoria Monitorizado para o Dynamics 365 é atribuída imediatamente. |
| Remoção da categoria Monitorizado para o Dynamics 365 num e-mail/compromisso | A sincronização do lado do servidor irá anular a monitorização do item em cerca de 15 minutos. O carregamento da App for Outlook nesse e-mail apresentará o estado monitorizado. O registo de atividade não é eliminado das aplicações de interação com os clientes. |
| Anular a monitorização de um e-mail/compromisso utilizando a App for Outlook | É anulada a monitorização do E-mail/Compromisso e a categoria Monitorizado para o Dynamics 365 é removida. |
Delegar utilizadores
Se permitir que outra pessoa faça a gestão do seu e-mail e calendário ao fornecer-lhe acesso delegado, o delegado pode aceder às suas categorias no Outlook, se o delegado tiver permissões de Editor.
Se a sua caixa de correio tiver a categoria Monitorizado para o Dynamics 365, o delegado poderá monitorizar os seus e-mails e compromissos ao atribuir a categoria Monitorizado para o Dynamics 365.
Monitorização baseada por categoria com o Dynamics 365 for Outlook
A Monitorização baseada por categoria não é suportada com o Dynamics 365 for Outlook. Recomendamos que não ative OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems numa configuração da organização para utilizar o Dynamics 365 for Outlook.
Desativar a monitorização baseada em categorias
Pode desativar a monitorização baseada em categorias para a organização das aplicações do Dynamics 365, desativando OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Nota
Se desativar OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, a categoria Monitorizado para o Dynamics 365 é eliminada temporariamente, com a atribuição de categorias retida no Outlook. Se eliminar a categoria da lista principal, será eliminada permanentemente.
FAQ
Posso monitorizar os meus contactos do Outlook ao atribuir a categoria Monitorizado para o Dynamics 365?
Não, a monitorização baseada na categoria não é suportada para os contactos do Outlook.
O que acontece se mudar o nome da categoria Monitorizado para o Dynamics 365?
Se mudar o nome da categoria, a sincronização do lado do servidor continuará a identificar a categoria pelo respetivo ID e será utilizada para monitorizar e anular a monitorização dos itens do Outlook.
Nota
Para cenários delegados, uma diferença de nome de categoria entre o delegado e o proprietário da caixa de correio primária não é suportada e pode resultar em comportamento inesperado. Recomendamos que corresponda o nome da categoria no delegado e o proprietário da caixa de correio primária.
O que acontece se eliminar a categoria Monitorizado para o Dynamics 365?
Se eliminar a categoria, a sincronização do lado do servidor tentará recriá-la no Exchange Server em cerca de 15 minutos.
Quando ativo OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems pela primeira vez, os meus itens monitorizados anteriormente serão atribuídos à categoria Monitorizado para o Dynamics 365?
Não, a sincronização do lado do servidor não andará atrás no tempo para atribuir a categoria a itens já monitorizados.
Se atribuir a categoria Monitorizado pelo Dynamics 365 a um tópico de conversação do Outlook, o que acontece?
Se categorizar um tópico de conversação como Monitorizado para o Dynamics 365, a todos os e-mails nesse tópico é atribuída a categoria, pelo que serão monitorizados.
Posso atribuir a categoria Monitorizado para o Dynamics 365 aos compromissos recorrentes?
Se categorizar um compromisso recorrente como Monitorizado para o Dynamics 365, todos os ambientes individuais do compromisso serão atribuídos à categoria e serão monitorizados.
O que acontece quando um E-mail monitorizado falha?
Por predefinição, e-mails monitorizados automaticamente falhados serão tentados novamente num novo ciclo de sincronização – aproximadamente a cada 15 minutos. Novas tentativas serão efetuadas até 5 vezes. Se as novas tentativas falharem após 5 tentativas, o e-mail será atribuído à categoria Monitorizado para o Dynamics 365 (Não entregue) e não ocorrerão novas tentativas. Os e-mails monitorizados automaticamente que falham com os seguintes erros serão tentados novamente:
- A promoção de e-mails falha devido a um plug-in configurado no ambiente do cliente.
- A promoção de e-mails falha devido a tempos limite de sessão de aplicações de cativação de clientes ou Microsoft Exchange.
- Um e-mail é rejeitado com InvalidSender ou devido a algumas decisões desconhecidas.
- Os e-mails falham e não são entregues se o proprietário da fila não tiver o direito de acesso correto atribuído a eles. Sem o direito de acesso correto, o proprietário não será capaz de possuir o registo de e-mail monitorizado pela fila.
Depois de 5 novas tentativas, se a falha em promover o e-mail foi devido a um erro de plug-in, tente corrigir o plug-in. Em seguida, atribua a categoria Monitorizar para o Dynamics 365 para monitorizar manualmente os e-mails não entregues para que sejam monitorizados nas aplicações de interação com os clientes.
Como removo a monitorização baseada em categorias através de OrgDBOrgSetting?
Para desativar a categoria especial do Outlook Monitorizado para o Dynamics 365, precisa de ativar OrgDBOrgSetting na sua organização. As aplicações de interação com os clientes fornecem a ferramenta OrgDBOrgSettings que dá aos administradores a capacidade de implementar atualizações específicas anteriormente reservadas para implementações do registo.
- Siga as instruções neste artigo para conhecer os passos para extrair a ferramenta.
- Depois de extrair a ferramenta, desative OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- A desativação de OrgDBOrgSetting removerá a categoria Monitorizado para o Dynamics 365 em todas as caixas de correio do Exchange da organização com a sincronização do lado do servidor ativada no espaço de cerca de 15 minutos.
Também pode utilizar esta ferramenta para editar OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.