Organizar hackathons

Um hackathon é uma forma divertida de envolver muitas pessoas na sua organização à volta de uma cultura digital de mudança. O objetivo principal é desenvolver aplicações de exemplo e cultivar ideias para impulsionar a transformação digital. As equipas unem-se, na linha de negócios ou à escala global, de diferentes funções e departamentos para competir e criar aplicações que respondem a uma necessidade organizacional.

Quanto maior a variedade de competências e funções estiverem representadas, melhor. Um ou mais facilitadores devem estar envolvidos na organização do hackathon e na definição das equipas e das regras. Além disso, pode valer a pena começar o dia com uma revisão e demonstração do Power Apps, Power Automate, Power BI, Microsoft Copilot Studio, AI Builder, Microsoft Power Platform e Microsoft Dataverse.

Normalmente, um hackathon de sucesso inclui cores de equipas, prémios, comida, música, risos e competição.

Planeamento e logística

A preparação é fundamental para um hackathon de sucesso, por isso certifique-se de considerar o seguinte:

• Assegurar um patrocinador executivo é vital para a credibilidade do hackathon.
• Definir as datas e avisar aos participantes com a máxima antecedência possível.
• Escolher os seus juízes: escolha um painel de equipas de negócios, TI e executivas.
• Para um evento presencial, encontre um local ou uma sala com muitos assentos, quadros, tomadas de corrente, Wi-Fi fiável e projetores para apresentar a solução. Para um evento virtual, configure o Teams com canais privados para cada equipa participante colaborar e uma ponte para a qual podem telefonar.
• Procurar prémios como incentivos para as pessoas participarem.
• Configure um mecanismo de registro: FormuláriosMicrosoft , um SharePoint site ou crie seu próprio aplicativo.
• Determinar a estratégia de comunicação: newsletter, intranet, Yammer/Teams.

Prontidão

• Proporcionar sessões de formação para os participantes: quanto mais souberem antes do evento, melhor serão as aplicações que submeterão. Sugira que participem num evento Aplicação num Dia ou concluam o Módulo de aprendizagem Começar a trabalhar com aplicações de tela do Power Apps.
• Prepare uma chamada antes do hackathon onde equipas e as pessoas podem apresentar as suas ideias e fazer perguntas para debater a viabilidade e colmatar as lacunas de conhecimento.
• Descubra a que origens de dados as equipas querem ligar-se e certifique-se de que estão disponíveis dados de teste, e que as equipas têm o acesso certo. Uma alternativa é fornecer dados fictícios, como uma folha de cálculo do Excel, que as equipas podem utilizar para simular as suas soluções.
• É fundamental gerar confiança, maximiza a produtividade do hackathon.

Encontrar as suas ideias e casos de utilização

Peça aos participantes para pensarem no caso de utilização que querem resolver antes do hackathon. Pedir-lhes para fornecerem algumas informações num formulário de inscrição pode ser uma boa forma de começarem a pensar no que querem conseguir.

Coloque as seguintes questões:

• Como é o processo atual?
• Como deve ser o processo futuro?
• Quais são os pontos de tensão do processo atual?
• Quais as origens de dados necessárias para resolver o seu problema?

Também pode pedir aos intervenientes seniores para votarem nas ideias submetidas. Depois, durante o hackathon, peça às equipas para trabalharem apenas nas ideias mais votadas. Isto aumentaria o apoio dos responsáveis máximos e garantiria que as soluções importantes eram abordadas.

Se os participantes pretendem ligar-se a origens de dados de terceiros para as suas soluções, certifique-se de que os dados estão disponíveis. Isto pode ser tão simples como preparar dados de teste num ficheiro Excel ou preencher uma entidade do Dataverse com alguns dados de exemplo para os participantes utilizarem.

Teams

Peça aos participantes para criarem as suas próprias equipas ou defina as equipas. Certifique-se de que os membros da equipa se conhecem e conseguem comunicar antes do evento para se prepararem em conjunto. Criar um canal do Microsoft Teams para o hackathon, e canais privados para cada equipa, é uma excelente forma de facilitar a colaboração.

No próprio dia

Certifique-se de que o dia é divertido, ao oferecer comidas leves e muito café. Desenhar um logótipo do hackathon e fazer T-shirts, autocolantes ou distintivos para o dia pode ser uma forma eficaz de motivar os participantes. Prepare alguns campeões do Microsoft Power Platform para ajudar os participantes com questões técnicas e alguns facilitadores que podem ajudar com a logística ("Existem mais post-its?" "É necessário um marcador de dados!" "Não temos acesso a xyz." "Como partilho o meu quadro com outros membros da equipa?").

O hackathon pode ter a duração de um ou mais dias, mas recomendamos planear a sua agenda com antecedência e comunicá-la claramente aos participantes, para saberem quanto tempo devem reservar.

Vejamos uma agenda de exemplo:

Apresentações das aquipas e avaliações

Prepare um modelo que as equipas possam utilizar quando se prepararem para a apresentação. O modelo deve incluir o nome de equipa, as vantagens da aplicação, considerações técnicas e visão, além de capturas de ecrã ou diagramas de processos.

Prepare os critérios de avaliação para os juízes utilizarem ao avaliarem as soluções. Os critérios devem incluir desde as categorias empresariais às categorias técnicas e de design, e ter em conta o nível de inovação, a visão a curto e a longo prazo, e o nível de conclusão. Sugira a atribuição de pontos de bónus para as demonstrações ao vivo durante a apresentação.

Após o evento

Não se fique pelo hackathon: desenvolva planos a curto e longo prazo:

• Qual o pipeline das aplicações que vão ser criadas?
• Alguma das aplicações criadas durante o hackathon vai entrar em produção? Como podem os seus criadores ser apoiados nesse percurso?
• Crie entusiasmo à volta do Microsoft Power Platform após o evento ao partilhar algumas histórias em newsletters internas ou na sua intranet. Seja criativo e peça aos participantes citações ou entreviste-os.