Alterar a duração do bloqueio para uma caixa de correio inativa

  • Artigo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Uma caixa de correio inativa é o estado da caixa de correio que é usado para reter o email de um ex-funcionário depois que eles deixam sua organização. Uma caixa de correio fica inativa quando uma retenção aplicável é aplicada a ela antes que o objeto de usuário do Microsoft 365 seja excluído. Os seguintes tipos de holds iniciam a criação de uma caixa de correio inativa após a exclusão da conta de usuário:

Importante

Embora qualquer uma das retenções acima force uma caixa de correio a ficar inativa após a exclusão da conta de usuário do Microsoft 365, é altamente recomendável que você use a retenção do Microsoft 365 ao planejar proativamente utilizar caixas de correio inativas.

  • As retenções de descoberta eletrônica destinam-se a casos específicos e com limite de tempo relacionados a uma questão legal. Em algum momento, um caso legal provavelmente terminará e as retenções associadas ao caso serão removidas e o caso de descoberta eletrônica será encerrado (ou excluído). Se um porão colocado em uma caixa de correio inativa estiver associado a um caso de descoberta eletrônica e a retenção for liberada ou o caso de descoberta eletrônica for fechado ou excluído, a caixa de correio inativa será excluída permanentemente.

  • In-Place Holds no centro de administração do Exchange estão agora aposentados. A partir de 1º de julho de 2020, novos In-Place Holds não puderam ser criados em Exchange Online. A partir de 1º de outubro de 2020, a duração da retenção de retenção local não poderá mais ser alterada. Qualquer caixa de correio inativa que tenha uma In-Place Hold aplicada só pode ser excluída removendo o In-Place Hold. As caixas de correio inativas existentes que estão no In-Place Hold continuarão a ser preservadas até que o porão seja removido. Para obter mais informações sobre In-Place Mantém a aposentadoria, consulte Aposentadoria das ferramentas herdadas de descoberta eletrônica.

  • A retenção de litígios permanece com suporte como um método alternativo para manter o conteúdo em uma caixa de correio e torná-lo inativo depois que uma conta de usuário é excluída. No entanto, como uma tecnologia mais antiga, recomendamos que você use a retenção do Microsoft 365.

Depois de inativada, o conteúdo da caixa de correio, incluindo a pasta Itens Recuperáveis , é mantido até que a retenção colocada na caixa de correio antes de ficar inativa não se aplique mais.

Se a retenção aplicável não for baseada em tempo, como um porão associado a uma política ou rótulo de retenção do Microsoft 365 indefinido, um caso de descoberta eletrônica ou contenção de litígio (sem configurado LitigationHoldDuration ), o conteúdo da caixa de correio será mantido indefinidamente até que a retenção seja removida.

No entanto, se a retenção for baseada em tempo, o conteúdo da caixa de correio será mantido até que a duração da retenção expire. No momento, todos os itens da pasta Itens Recuperáveis são excluídos permanentemente (limpos) da caixa de correio inativa.

Observação

Para caixas de correio inativas, recomendamos usar uma configuração de retenção e exclusão para sua política de retenção ou rótulos do Microsoft 365. Se você escolher uma configuração somente de retenção, a pasta Itens Recuperáveis será limpa no final da duração da retenção, no entanto, quaisquer outros itens não excluídos permanecerão na caixa de correio inativa indefinidamente.

À medida que as regulamentações e políticas evoluem, pode haver algumas situações em que você precisa alterar a duração da retenção atribuída à caixa de correio inativa. As etapas a seguir descrevem como fazer isso.

Dica

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Conectar-se ao PowerShell

Como mencionamos antes, muitos tipos diferentes de retenções podem disparar a criação de uma caixa de correio inativa. Por esse motivo, para alterar a duração da retenção aplicada à caixa de correio inativa, primeiro você deve identificar qual tipo de retenção está afetando-a. Para identificar o tipo de retenções, você deve usar Exchange Online PowerShell para identificar os tipos de retenções. Se a caixa de correio inativa for afetada por políticas ou rótulos de retenção do Microsoft 365, você também deverá usar o Security & Compliance PowerShell para identificar as políticas específicas.

Etapa 1: identificar os porões em uma caixa de correio inativa

Como diferentes tipos de retenção ou uma ou mais políticas de retenção do Microsoft 365 podem ser colocadas em uma caixa de correio inativa, a primeira etapa é identificar os porões em uma caixa de correio inativa.

Execute o comando a seguir no Exchange Online PowerShell para exibir as informações de retenção de uma caixa de correio inativa específica em sua organização.

Get-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied

Se você precisar identificar o tipo de retenção para várias caixas de correio inativas e sua organização tiver um grande número delas, poderá se tornar incontrolável exibir usando o PowerShell. Nesse caso, você pode exportar todas as informações aplicáveis para um arquivo CSV usando o seguinte comando e modificando o conforme necessário para seu Path ambiente:

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied | Export-Csv -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\InactiveMailboxHoldTypes.csv"

Para fins deste exemplo, o seguinte mostra resultados para seis caixas de correio inativas com diferentes tipos de retenção possíveis.

Observação

Vários portens, incluindo vários tipos de retenções, podem ser aplicados a uma única caixa de correio inativa.

DisplayName              : Ann Beebe
Name                     : annb
DistinguishedName        : CN=annb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 664ef44e-c1a0-47b0-9553-2ecdfc6ef840
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : True
LitigationHoldDuration   : 365.00:00:00
LitigationHoldDate       : 10/25/2021 6:54:57 PM
LitigationHoldOwner      : admin@contoso.com
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Carol Olson
Name                     : carolo
DistinguishedName        : CN=carolo,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : e646a369-00bf-43d3-837a-8eae8b301d44
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Megan Bowen
Name                     : meganb
DistinguishedName        : CN=meganb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 36ec77cb-c524-468a-a8e8-bfb75e01a176
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1}
ComplianceTagHoldApplied : True
...
DisplayName              : Mario Necaise
Name                     : marion
DistinguishedName        : CN=marion,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 0579e039-a695-40d5-8f0a-0dc04f4b4c8f
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Abraham McMahon
Name                     : abrahamm
DistinguishedName        : CN=abrahamm,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 55ad8905-4e68-4c8d-940d-e068ec6b51fc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Pilar Pinilla
Name                     : pilarp
DistinguishedName        : CN=pilarp,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 8d7867d6-bb6d-4cd8-a51f-09d208f97fcc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
ComplianceTagHoldApplied : False

A tabela a seguir identifica os seis tipos de retenção diferentes que foram usados para tornar cada caixa de correio inativa do exemplo acima.

Caixa de correio inativa Tipo de retenção Como identificar a retenção na caixa de correio inativa
Ann Beebe
 Retenção de litígio
 A LitigationHoldEnabled propriedade está definida como True indicando que a caixa de correio está em Contencioso Hold.

Além disso, o está definido como 365.00:00:00 indicando que os LitigationHoldDuration itens da caixa de correio não estarão mais sujeitos a litígios 365 dias após a data de criação (enviado/recebido).

O LitigationHoldDate indica a data em que o LitigationHold foi habilitado e LitigationHoldOwner identifica a pessoa que iniciou a retenção de litígio.
Carol Olson
 Política de retenção do Microsoft 365 do portal do Microsoft Purview ou do portal de conformidade do Microsoft Purview que é aplicado a caixas de correio específicas
 A InPlaceHolds propriedade contém o GUID da política de retenção do Microsoft 365 aplicada à caixa de correio inativa. Você pode identificar que o tipo de retenção é uma política de retenção aplicada a caixas de correio específicas porque o GUID começa com o mbx prefixo e termina em um :2 ou :3.

Para obter mais informações, consulte Noções básicas sobre o formato do valor InPlaceHolds para políticas de retenção.
Megan Bowen
 O rótulo de retenção do Microsoft 365 com uma ação somente retenção ou retenção e exclusão é aplicado a pelo menos um item na caixa de correio
 A ComplianceTagHoldApplied propriedade está True indicando que um item é rotulado com um rótulo somente retenção ou retenção e exclusão.

Além disso, a InPlaceHolds propriedade contém o GUID da política de rótulo de retenção do Microsoft 365 aplicada à caixa de correio inativa.

Para obter mais informações, consulte Identificar caixas de correio em espera porque um rótulo de retenção foi aplicado a uma pasta ou item
Mario Necaise
 Política de retenção do Microsoft 365 em toda a organização do portal do Microsoft Purview ou do portal de conformidade do Microsoft Purview
 A InPlaceHolds propriedade está vazia, LitigationHoldEnabled é False e ComplianceTagHoldApplied é False. Esse resultado indica que uma ou mais políticas de retenção do Microsoft 365 de localização inteiras (Exchange) foram aplicadas à organização que a caixa de correio inativa está herdando.

Para obter mais informações, consulte Como confirmar que uma política de retenção em toda a organização é aplicada a uma caixa de correio
Abraham McMahon
 O caso de descoberta eletrônica se mantém no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview
 A InPlaceHolds propriedade contém o GUID do eDiscovery case hold que é colocado na caixa de correio inativa. Você pode dizer que esse resultado é um eDiscovery case hold porque o GUID começa com o UniH prefixo.

Para obter mais informações, consulte eDiscovery holds.
Pilar Pinilla
 Bloqueio In-loco
 A InPlaceHolds propriedade contém o GUID do In-Place Hold colocado na caixa de correio inativa. Você pode dizer que esse resultado é um In-Place Hold porque o GUID não começa com um prefixo.

OBSERVAÇÃO: A partir de 1º de outubro de 2020, a duração da retenção de retenção no local não pode mais ser alterada. Você só pode remover um In-Place Hold que resulta na exclusão da caixa de correio inativa.

Para obter mais informações, confira Aposentadoria de ferramentas de descoberta eletrônica herdadas.

Etapa 2: alterar a duração da retenção para uma caixa de correio inativa

Depois de identificar qual tipo de retenção é colocado na caixa de correio inativa (e se há várias retenções), a próxima etapa é alterar a duração da retenção. O processo varia dependendo do tipo de retenção aplicado.

Alterar a duração de uma política de retenção do Microsoft 365

Para modificar a duração de retenção de uma política de retenção do Microsoft 365, primeiro você deve identificar a política que afeta a caixa de correio inativa executando Get-RetentionCompliancePolicy com o GUID associado da InPlaceHolds propriedade na caixa de correio em Segurança & PowerShell de Conformidade.

Certifique-se de remover o prefixo e o sufixo do GUID ao executar esse comando. Por exemplo, usando nossas informações de exemplo anteriores, pegue o InPlaceHolds valor de mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3 , em seguida, remova mbx e :3 resultando em um GUID de política de cdbbb86ce60342489bff371876e7f224. Neste exemplo, execute:

Get-RetentionCompliancePolicy cdbbb86ce60342489bff371876e7f224 | FL Name

Depois de saber o nome da política, você pode simplesmente modificar a política de retenção no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview. As políticas de retenção normalmente são aplicadas a mais de um local, portanto, a modificação da política afeta todos os locais aplicados - inativos e ativos, que também podem incluir locais diferentes do Exchange. Para obter mais informações, consulte Criar e configurar políticas de retenção.

Importante

As políticas de retenção com o bloqueio de preservação habilitado podem ter o período de retenção estendido, mas não diminuído ou removido.

Se a intenção for modificar o período de retenção apenas para caixas de correio inativas ou apenas caixas de correio inativas específicas, você poderá considerar a implantação de escopos de política adaptáveis, que podem ser usados para direcionar individualmente caixas de correio específicas - ou tipos de caixas de correio, como caixas de correio inativas - usando Microsoft Entra ID e atributos e propriedades do Exchange.

Alterar a duração de um rótulo de retenção do Microsoft 365

Assim como acontece com as políticas de retenção, quando você modifica a duração de retenção de um rótulo de retenção do Microsoft 365, primeiro você deve identificar a política que publica o rótulo que afeta o conteúdo na caixa de correio inativa. Para identificar essa política, execute Get-RetentionCompliancePolicy com o GUID associado da propriedade na caixa de InPlaceHolds correio em Segurança & PowerShell de Conformidade.

Certifique-se de remover o prefixo e o sufixo do GUID ao executar esse comando. Por exemplo, usando as informações de exemplo anteriores, você pega o InPlaceHolds valor de mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1 , em seguida, remover mbx e :1, o que resulta em um GUID de política de 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2. Neste exemplo, você executa:

Get-RetentionCompliancePolicy 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2 | FL Name

Depois de identificar a política, você saberá quais rótulos foram publicados e suas configurações. Como os rótulos se aplicam a itens individuais, dependendo do número de rótulos publicados com a política e suas configurações, talvez você não consiga identificar diretamente qual rótulo está afetando o conteúdo.

Um método ao qual você pode usar para identificar o conteúdo ao qual cada rótulo se aplica é usar Conteúdo Pesquisa. Por exemplo, usando as informações de exemplo anteriores, suponha que a política publique vários rótulos, um dos quais é chamado de "HR-Content". Com as permissões corretas, você pode executar um Content Pesquisa com o comando New-ComplianceSearch PowerShell, especificar o endereço SMTP primário da caixa de correio inativa, pré-pendente com um período (.) e o -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true parâmetro para ignorar a validação:

New-ComplianceSearch -Name "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search" -ExchangeLocation .meganb@contoso.onmicrosoft.com -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true -ContentMatchQuery "compliancetag=HR-Content"

Depois que a pesquisa for criada, inicie a pesquisa usando o seguinte comando:

Start-ComplianceSearch "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search"

Usando esse método, você pode identificar quais rótulos da política de rótulo identificada se aplicam ao conteúdo na caixa de correio inativa para que você possa modificar seus períodos de retenção. Os rótulos de retenção normalmente são aplicados a mais de um local, portanto, a modificação de um rótulo afeta todos os locais aplicados e o conteúdo rotulado, que também pode incluir locais e conteúdo diferente do Exchange. Para obter mais informações, consulte Publicar rótulos de retenção e aplicá-los em aplicativos.

Observação

Nem todos os tipos de rótulos de retenção podem ser modificados. Para alguns rótulos, você só pode ser capaz de aumentar o tempo de retenção e, para outros, talvez não seja capaz de modificar o período de retenção.

Alterar a duração de um hold de descoberta eletrônica

As retenções associadas a casos de descoberta eletrônica são retenções indefinidas, o que significa que não há duração de retenção que possa ser alterada. Os itens são mantidos para sempre ou até que o porão seja removido ou o caso seja encerrado.

Alterar a duração de uma retenção de litígio

Você deve usar Exchange Online PowerShell para alterar a duração da retenção de uma retenção de litígio que é colocada em uma caixa de correio inativa. Você não pode usar o Centro de Administração do Exchange. Execute o comando a seguir para alterar a duração da retenção. Neste exemplo, a duração da retenção é alterada para um período ilimitado de tempo:

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

O resultado é que os itens na caixa de correio inativa são mantidos indefinidamente ou até que a retenção seja removida ou a duração da retenção seja alterada para um valor diferente.

Dica

A melhor maneira de identificar uma caixa de correio inativa é usando seu nome distinto ou valor guid do Exchange . O uso de um desses valores ajuda a evitar especificar acidentalmente a caixa de correio errada.

Alterar a duração de um hold In-Place

In-Place Holds estão aposentados e não podem mais ser modificados. Se uma caixa de correio inativa tiver um In-Place Hold aplicado a ela, você não poderá alterar a duração da retenção. Você só pode remover o In-Place Hold, o que resultará na exclusão da caixa de correio inativa. Para obter mais informações, consulte Excluir uma caixa de correio inativa.

Mais informações

  • Como a duração da retenção é calculada para um item em uma caixa de correio inativa? A duração é calculada a partir da data original em que um item de caixa de correio foi recebido ou criado.

  • O que acontece quando a duração da retenção expira? Quando a duração da retenção expira para um item de caixa de correio na pasta Itens Recuperáveis, o item é excluído permanentemente (limpo) da caixa de correio inativa. Se não houver nenhuma duração especificada para a retenção colocada na caixa de correio inativa, os itens na pasta Itens Recuperáveis nunca serão limpos (a menos que a duração da retenção da caixa de correio inativa seja alterada).

  • Uma política de MRM do Exchange ainda é processada em caixas de correio inativas? Se uma política de retenção de MRM foi aplicada a uma caixa de correio antes de ficar inativa, todas as políticas de exclusão (marcas de retenção de MRM configuradas com uma ação Delete ) continuarão a ser processadas na caixa de correio inativa. Isso significa que os itens marcados com uma política de exclusão de MRM são movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando o período de retenção expirar. Os itens são removidos da caixa de correio inativa quando a duração da retenção expira. Se uma duração de retenção não for especificada para a caixa de correio inativa, os itens na pasta Recuperar Itens serão mantidos indefinidamente.

    Por outro lado, todas as políticas de arquivo (marcas de retenção de MRM configuradas com uma ação MoveToArchive ) incluídas na política de retenção de MRM atribuída a uma caixa de correio inativa são ignoradas. Isso significa que itens em uma caixa de correio inativa que são marcadas com uma política de arquivo permanecem na caixa de correio primária quando o período de retenção expira. Elas não serão movidas para a caixa de correio de arquivo morto ou para a pasta itens recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto. Eles são mantidos indefinidamente.

    Observação

    A aplicação de uma política de retenção do Exchange (o gerenciamento de registros de mensagens, ou MRM, recurso em Exchange Online) não cria uma caixa de correio inativa quando a conta de usuário é excluída.

  • Assim como acontece com as caixas de correio regulares, o MFA (Assistente de Pasta Gerenciada) também processa caixas de correio inativas. Em Exchange Online, o MFA processa caixas de correio aproximadamente uma vez a cada sete dias. Depois de alterar a duração da retenção para uma caixa de correio inativa, você pode usar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para iniciar imediatamente o processamento da nova duração de retenção para a caixa de correio inativa. Execute o seguinte comando:

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>

  • Se muitos InPlaceHolds forem colocados em uma caixa de correio inativa, nem todos os GUIDs de retenção serão exibidos. Você pode executar o comando a seguir para exibir os GUIDs para todos que InPlaceHolds são colocados em uma caixa de correio inativa.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds