Gerir políticas de ciclo de vida do site
Algumas funcionalidades neste artigo requerem o Microsoft SharePoint Premium – Gestão Avançada do SharePoint
Gestão do ciclo de vida do site
A funcionalidade de gestão do ciclo de vida do site do Microsoft SharePoint Premium – Gestão Avançada do SharePoint permite-lhe gerir sites inativos no seu inquilino a partir do centro de administração do SharePoint.
Pode configurar uma política de site inativa para detetar automaticamente sites inativos e enviar notificações aos proprietários do site por e-mail. Em seguida, os proprietários podem confirmar se o site ainda está ativo. Quando estiver a configurar uma política de ciclo de vida do site, pode escolher entre uma política de simulação e uma política ativa. A política de simulação é executada uma vez e gera um relatório com base nos parâmetros definidos. Se a política falhar, terá de eliminá-la e criar uma nova política de simulação. Também pode converter uma política de simulação numa política ativa.
A política ativa é executada mensalmente e gera relatórios, enviando notificações aos respetivos proprietários do site para confirmar a status do site inativo. Se a política ativa falhar durante um mês específico, será executada novamente na agenda seguinte.
Notificações do proprietário do site
As notificações informam os proprietários de sites do SharePoint de que um site está inativo durante X meses. Para manter o site, o proprietário deve selecionar o botão Certificar site no e-mail de notificação. Assim que o proprietário certifica o site como ativo, a gestão do ciclo de vida do site não marcar a atividade do site confirmado durante um ano.
Os proprietários do site são notificados mensalmente durante três meses e, em seguida, não são enviadas notificações para os próximos três meses. Após seis meses, as notificações mensais retomam se o site estiver inativo. O relatório de execução de políticas lista o site inativo como não acionado pelo proprietário do site. Pode transferir o relatório de execução de políticas e filtrar sites marcados como "sem ação de proprietário".
Dica
Antes de criar uma política de site inativa, marcar para quaisquer políticas de restrição de acesso ao site que possam interromper o atestado do site pelo respetivo proprietário do site.
Sites geridos por várias políticas de site inativas
Se um site estiver abrangido por várias políticas de site inativas, os e-mails de notificação não são repetidos. Se uma notificação tiver sido enviada nos últimos 30 dias a partir de qualquer política de site inativa, o site permanece inativo e não são enviadas mais notificações. O relatório de execução de políticas mostra a status do site como "Notificado por outra política".
Requisitos
A gestão do ciclo de vida do site requer o Microsoft SharePoint Premium – Gestão Avançada do SharePoint.
Criar uma política de site inativa
Para criar uma política de site inativa, aceda ao centro de administração do SharePoint.
Expanda Políticas e selecione Gestão do ciclo de vida do site.
Selecione + Criar política e selecione Seguinte.
Introduza os parâmetros do âmbito da política e selecione Seguinte.
Atribua um nome à sua política, adicione uma descrição (opcional) e selecione um modo de política. Selecione Seguinte.
Selecione Concluído. A sua política é agora criada e pode ser visualizada e gerida a partir do dashboard de gestão do ciclo de vida do site.
Âmbito das políticas de site inativas
Pode configurar parâmetros para uma política de site inativa, como período de tempo inativo, tipo de modelo, origem de criação de sites, etiquetas de confidencialidade e exclusão de até 100 sites.
Atividades do site
As políticas de sites inativas analisam a atividade no SharePoint e plataformas ligadas, como o Teams, o Viva Engage (anteriormente Yammer) e o Exchange para detetar a última atividade de um site.
| Tipo de plataforma | Atividades |
|---|---|
| SharePoint | Ficheiros visualizados, ficheiros editados, ficheiros partilhados interna e externamente, ficheiros sincronizados, páginas visualizadas, páginas visitadas |
| Viva Engage (anteriormente Yammer) | Mensagens publicadas, conversações lidas, mensagens com gostos |
| Teams | Mensagens de canal publicadas numa equipa em todos os canais, mensagens publicadas no Teams e em todos os canais, respondidas a mensagens, mencionadas em mensagens, reagem a mensagens, enviaram mensagens urgentes, realizaram reuniões (periódica, ad hoc, uma vez) |
| Exchange | E-mails recebidos na caixa de correio do Exchange |
Modelos de site
A gestão do ciclo de vida do site também revê a atividade de sites de comunicação, sites clássicos, sites ligados ao Teams e sites ligados a grupos com os seguintes tipos de modelo de site:
| Tipo de site | Tipo de modelo |
|---|---|
| Site de comunicação | SitePagePublishing#0 |
| Sites clássicos | STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2 |
| Site ligado ao Teams | STS#3 ou Grupo#0 |
| Site ligado ao grupo | STS#3 ou Grupo#0 |
Sites excluídos
Os seguintes sites são excluídos da deteção de atividade do site:
- Sites sem proprietário
- Sites do OneDrive
- Sites com políticas de retenção aplicadas
- Sites com outras políticas de conformidade aplicadas
- Sites bloqueados
- Sites criados por utilizadores do sistema
- Sites de catálogo de aplicações
- Sites de raiz
- Sites iniciais
- Sites de administração de inquilinos
Reporting
Os sites com inatividade durante seis meses estão listados no relatório de execução de políticas. O relatório está disponível para transferência como um ficheiro de .csv e permite-lhe filtrar sites que são considerados não acionados pelos proprietários do site.
A tabela seguinte descreve as informações incluídas no relatório de execução de políticas:
| Coluna | Definição |
|---|---|
| Nome do site | Nome do site inativo |
| URL | URL do site inativo |
| Modelo | Modelo de site inativo |
| Rótulo de confidencialidade | Etiqueta de confidencialidade do site inativo |
| E-mails do proprietário do site | Email endereços dos proprietários de sites que recebem notificações por email de atividade de sites inativos |
| Última atividade do site | Data da última atividade detetada pela política de site inativa no site do SharePoint e cargas de trabalho ligadas (Exchange, Viva Engage (anteriormente Yammer) ou Teams) |
| Data de criação | Data em que o site inativo foi criado |
| Armazenamento utilizado | Armazenamento consumido por site inativo |
| Status de site inativo | Fase da política com o site inativo. Existem quatro fases possíveis: |
| Primeira notificação: a primeira notificação foi partilhada com o proprietário do site inativo. | |
| 30 dias após a primeira notificação: a segunda notificação foi partilhada com o proprietário do site inativo. | |
| 60 dias após a primeira notificação: a terceira notificação foi partilhada com o proprietário do site inativo. | |
| Nenhuma ação de proprietário: nenhuma ação do proprietário do site após três notificações consecutivas. | |
| Ação status | Estado da notificação ao proprietário do site: |
| O êxito indica que a notificação foi entregue ao proprietário do site. | |
| A falha indica que a notificação ao proprietário do site não foi enviada. |