Создание стратегии по управлению изменениями для Microsoft Teams

Стратегия по управлению изменениями, регулирующая информирование конечных пользователей и внедрение новых технологий, крайне важна для успешного развертывания в организации любой новой технологии. Успешное выполнение этой работы позволит пользователям полностью освоить новую технологию и использовать ее с максимальным удобством. Описанные ниже шаги могут быть изменены в зависимости от размера организации, но обеспечить устойчивый уровень общения с заинтересованными лицами, лидерами, ИТ-администраторами и пользователями является ключом к успешному изменению.

Рекомендации по управлению изменениями в Teams:

1. Определите ключевых заинтересованных лиц, лидеров и профили пользователей

2. Определите и выберите бизнес-сценарии

3. Проведите пилотный проект с участием бизнес-пользователей, лидеров и ИТ-специалистов.

4. Проектируйте, запускайте кампанию по внедрению и управляйте ею. В качестве первого шага загрузите Набор для успешной работы с клиентами. Успешная кампания по внедрению включает:

   а. Внутренние информационные материалы, такие как плакаты, цифровые вывески и мероприятия

   б. Материалы для самостоятельного изучения и обучения из централизованного источника

   в. Утвержденный механизм обратной связи

   г. Предопределенные меры успеха (внедрение решений, просмотр ключевых материалов, участие в курсах)

5. Создайте программу лидеров, которые будут стимулировать использование развертываемой службы

6. Предусмотрите стандартный механизм обратной связи.

7. Определите достигнутый успех и распространите сведения о нем.

8. Скорректируйте методы коммуникации и меры воздействия с учетом полученных отзывов, а затем повторите процесс.

Определите ключевых заинтересованных лиц, лидеров и профили пользователей

Первое правило успешного внедрения — создать динамичную команду, включающую ключевых заинтересованных лиц и сотрудников, способных стимулировать других к изменениям. Успешная стратегия освоения начинается с команды инициативных сотрудников, отражающей всю структуру вашей организации. К ключевым заинтересованным лицам относятся ответственный спонсор, владельцы службы, ИТ-специалисты и лидеры.

Значок	Описание
	Ответственные спонсоры — это лидеры внутри организации, участие которых необходимо для стимулирования освоения сотрудниками. Они оказывают наибольшее влияние на корпоративную культуру и умеют активно распространять сведения о преимуществах новой технологии и выбранного пути развития.
	Владельцы службы отвечают за то, чтобы люди использовали службу и извлекали из нее пользу. Задание владельцев служб в организации важно, чтобы обеспечить реализацию бизнес-целей, установленных для Microsoft 365 или Office 365.
	Заручиться поддержкой всех пользователей в организации может быть совсем непросто. Чемпионы могут помочь устранить эту проблему и сыграть важную роль в внедрении Microsoft 365 или Office 365. Они осведомлены, полны решимости развивать свой опыт и готовы предоставить наставничество и помощь. Они помогают перевести Microsoft 365 или Office 365 в реальность своего отдела или команды.

Мы рекомендуем регулярно встречаться с этими заинтересованными лицами, чтобы сообщать им актуальные сведения о ходе программы. Создание "совета совместной работы" для получения отзывов и обсуждений может быть полезным инструментом в зависимости от корпоративной культуры.

Профили пользователей

Не менее важно понимать типы пользователей в вашей среде. Есть ли у вас пользователи, которые работают преимущественно в мобильном режиме? Работники, которые постоянно участвуют в собраниях и проводят презентации? Знаете ли вы, у каких из этих пользователей возникают наибольшие трудности с имеющимися решениями для совместной работы? Сегментирование пользовательского сообщества позволяет определить группы, наиболее восприимчивые к изменениям. Они часто являются лучшими целями для ваших ранних бизнес-пилотов, и их отзывы ценны.

Понимание того, как проходит рабочий день пользователей, позволит назначить приоритеты бизнес-целям, сформулировать приемлемые для данного развертывания задачи внедрения, а также поддерживать требуемый уровень использования с течением времени.

Лидеры

Выявляя людей, способных стать лидерами по совместной работе, вы можете сформировать команду поддержки для своего внедрения. Создайте сообщество, предоставив им ранние сведения и отзывы о своих планах. Любые инвестиции, которые вы делаете в этом сообществе, будь то время, внимание или награды, возвращаются к вашей реализации через их поддержку и евангелизацию.

Сведения о создании программы лидеров см. в этом документе.

Определите и выберите бизнес-сценарии

После определения ключевых заинтересованных лиц и сегментов пользователей определить бизнес-сценарии будет проще. Ниже приведено несколько примеров бизнес-результатов:

• Упрощение процесса продаж

• Быстрое решение проблем клиентов

• Повышение вовлеченности персонала

• Сокращение цикла разработки продуктов

Вашим специалистам по продажам трудно скоординироваться для эффективной работы? Вам требуется лучше координировать предоставление продуктов или услуг? А как обстоит взаимодействие сотрудников с отделом кадров? Каждая организация имеет свои собственные приоритеты. Мы рекомендуем выбрать не более трех направлений для пилотного проекта и включить в него пользователей и бизнес-профессионалов из соответствующих подразделений.

Также рекомендуется определить, каких пользователей затрагивают подобные сценарии. Восприимчивы ли они к изменениям? Являются ли они мобильными сотрудниками или имеют выделенное рабочее место? Насколько тесно они связаны с заинтересованными лицами и лидерами, которые будут оказывать им поддержку, и располагаете ли вы сообществом и средствами коммуникации для информационно-разъяснительной работы в отношении данного изменения?

Реализация технологических проектов значительно усложняется, если уделяется мало внимания требованиям по управлению изменениями. Приведенные здесь рекомендации помогут вам повысить вероятность успеха.

Планирование, запуск и контроль кампании по освоению

Как при начальных пилотных проектах, так и при развертывании в рамках всей организации следует уделять пристальное внимание внутрикорпоративным коммуникациям, что включает в себя следующее:

• Внутренние информационные материалы, такие как афиши, цифровые вывески и мероприятия.

• Объединение материалов для самостоятельного изучения и обучения в одном расположении.

Ниже представлено минимальное количество шагов для успешной реализации пилотных проектов:

• Проведите плановое собрание с заинтересованными лицами проекта, чтобы сообщить им актуальные сведения.

• Создайте механизм обратной связи для получения информации от участников пилотного проекта. Небольшие организации могут использовать общий канал в Teams, чтобы сотрудники могли присоединиться и выразить свое мнение. В крупных организациях рассмотрите возможность запуска сообщества Viva Engage для предоставления поддержки продуктов.

• Предоставьте доступ к документации для самостоятельного изучения, включая видеоролики по продуктам.

• Проведите стартовое совещание с пользователями пилотного проекта, чтобы подробнее рассказать о важности их участия. При этом важно стремиться создать у людей чувство сплоченности и вызвать их интерес.

Пройдя все этапы начального пилотного проекта, вы можете развернуть приведенные выше действия, чтобы применить их ко всей организации. В зависимости от масштаба проекта этот процесс может занять определенное время и подразделяться на отдельные этапы по регионам, профилям пользователей или частям организации. При более масштабном проекте крайне полезным может оказаться использование профессиональных качеств специалистов по распространению информации в организации. Мы рекомендуем привлекать этих людей на самой ранней стадии при использовании имеющихся или разработке собственных материалов по освоению.

Если ваша организация располагает центральным порталом в интрасети, применяемым для публикации новостей, размещения информации или поддержки, вы можете использовать его в качестве информационного центра для подобного развертывания. Наличие легко доступных материалов для самостоятельного изучения, учебных материалов и руководств поможет пользователям быстрее освоить продукт. Многие пользователи с готовностью начинают работать с подобными материалами, и это нужно поощрять. Нам известно, что все люди обучаются по-разному, поэтому наличие единого информационного портала позволит реализовать в организации все возможные подходы к обучению.

Как и в случае с коммуникациями и кампанией по освоению, вам следует заранее определить показатели успешности. Примите во внимание следующие показатели:

• Активные пользователи продукта

• Просмотры информационных веб-страниц

• Вопросы в сообществе пользователей

• Просмотры обучающих видеороликов

• Посещаемость учебных мероприятий

Оценка успеха и информирование о нем

Команда по проекту должна включать ИТ-администраторов из вашей организации. Эти пользователи получат доступ к отчетам об использовании Microsoft 365 или Office 365 Microsoft Teams, встроенным в интерфейс Центра администрирования Microsoft 365. Отчеты позволят получить сведения об использовании Microsoft Teams в вашей организации. Мы также рекомендуем напрямую запрашивать у пользователей обратную связь, а также их идеи по использованию Teams. Распространение в компании сведений о реальном применении новых решений сыграет огромную роль в долгосрочном внедрении изменений среди ваших пользователей.

Дополнительные сведения об отчетах об использовании Microsoft Teams см. в отчетах об использовании Microsoft Teams Центра администрирования Microsoft 365 в Центре администрирования Microsoft 365.

Непрерывное внедрение

Изменения в организации — это не разовое мероприятие, а постоянный процесс. Стартовое совещание является лишь началом для повышения эффективности совместной работы. Важно планировать моменты в этом пути, которые будут освещать ваши успехи, внедрять новые функции и взаимодействовать с общей стратегией обслуживания Microsoft 365 или Office 365, которую ваш ИТ-отдел создаст. Сделайте так, чтобы ваши пользователи были вовлечены в процесс, а не перегружены. Это уменьшит недовольство нововведениями, поможет сотрудникам избавиться от старых привычек, например отправки писем с вложениями, и начать пользоваться чем-то новым, например хранить документы в облаке.

Поделитесь своими вопросами о внедрении служб Teams и Microsoft 365 или Office 365 в сообществе по внедрению вождения на сайте технического сообщества Майкрософт. Мы всегда рады обратной связи и обязательно окажем вам помощь по вопросам внедрения.