Определение области проекта

Эта статья является частью этапа определения проекта в процессе обновления. Действие, которое вы завершаете после создания спонсорской коалиции, а команда проектов из заинтересованных лиц, которых вы определили, являются ключевыми для успеха вашего проекта. Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы выполнили следующие действия:

• Заинтересованные лица, завербоваемые в проект

Определение концепции проекта, область, целей и управления поможет убедиться, что все заинтересованные стороны проекта будут согласованы и работать с одинаковыми конечными результатами. Это особенно важно, учитывая, что команда технической готовности и команда по подготовке пользователей будут работать независимо друг от друга, чтобы собрать свои части вместе. После завершения работы с этим разделом ознакомьтесь с ним по всему проекту, чтобы убедиться, что вы на пути к достижению требуемого конечного состояния. Используйте указанные ниже цели для оценки результатов и снижения по мере необходимости.

Точки принятия решений	Что вы хотите сделать с помощью этого проекта (другими словами, зачем вы это делаете)? Как выглядит успех? Каковы риски и каков ваш план по снижению этих рисков?
Дальнейшие действия	Обсудите следующие разделы с командой проекта и спонсорами. Задокументируйте свое видение, область, цели и риски для этого проекта. Вернитесь к команде проекта, чтобы убедиться, что вы привлекли нужную команду.

Визуальное представление проекта

Ваше видение — это "общая картина" или конечное состояние, которое отвечает на вопрос: "Почему мы делаем этот проект?" Идеальное видение касается бизнес-факторов вашей организации и перспектив добавления ценности пользователей, как показано в следующих примерах:

• Бизнес-драйвер организации. Стандартизация в Microsoft Teams соответствует нашей цифровой трансформации на рабочем месте и позволяет нам повысить эффективность работы, исключить избыточные решения и сэкономить 5 миллионов долларов США.
• Добавление ценности для пользователей: Microsoft Teams (1) экономит время, предоставляя единое расположение для заметок проекта, документов Office, участников команды, бесед и собраний; (2) упрощает общение с помощью централизованного списка контактов и постоянного отслеживания чата для быстрого доступа к беседам и (3) устраняет разочарование при попытке найти потерянное вложение электронной почты путем хранения файлов и доступа к ним в одном месте.

Рассмотрите следующие моменты обсуждения, которые помогут вам уточнить свое видение:

• Описание текущего бизнес-процесса

• Проблемы существующего бизнес-процесса

• Каким образом технология позволяет преодолеть эти трудности

• Измеримые бизнес-результаты, ожидаемые в случае преодоления этих трудностей

Project область

Ваше видение может быть реализовано только с течением времени, через различные этапы. Проект область определяет направленность проекта в настоящее время и служит для того, чтобы ваша проектная команда была сосредоточена на текущих задачах, позволяя реализовать долгосрочное видение. Например, область может потребовать запуска пилотного проекта, развертывания определенной рабочей нагрузки, например голосовой связи или собраний, или включения Teams вместе с Skype для бизнеса при планировании обновления с течением времени. В рамках область проекта необходимо оценить:

• Различные режимы сосуществования, которые были бы оптимальными для вашей организации.
• Лучший способ сосуществования Skype для бизнеса и Teams перед переходом на Teams.
• Следует ли провести пилотный проект для проверки технической готовности и готовности пользователей в организации.

Цели проекта

Ваши цели определяют нужный результат и позволяют измерять успешность проекта. Цели можно определить как цели и ключевые результаты (OKR), а показатели успеха проекта — как ключевые показатели успеха (KSIs). Очень важно, чтобы заинтересованные лица проекта в полной мере участвовали в определении OKR и KSIS, чтобы обеспечить их чувство ответственности и согласовать эти показатели успеха с определенными задачами проекта. Цели должны включать сочетание технических и ориентированных на пользователей успехов.

• OKR содержат цели, заданные в начале проекта, и ключевые результаты, измеряемые по определенной частоте (например, ежемесячно или ежеквартально). Просмотря ключевые результаты, вы можете убедиться, что конечные результаты проекта выполняются по расписанию, или выявить и устранить проблемы, чтобы вернуть проект в нужное русло. OKR обычно классифицируются как "достигнуто" или "не достигнуто".
• KSIs измеряют качество и успешность ключевых результатов и дополняют двоичную природу OKR, детализируя хорошие и (или) плохие результаты. При определении KSIs рекомендуется использовать "конкретные, измеримые, назначаемые, реалистичные, связанные со временем" (SMART) критерии:
  • Специфика: целевая область для улучшения
  • Измеримый: количественное или, по крайней мере, предложить индикатор прогресса.
  • Назначаемое: укажите, кто будет это делать.
  • Реалистично: укажите, какие результаты можно достичь реалистично с учетом имеющихся ресурсов
  • Время: укажите, когда можно достичь результатов.

В следующей таблице приведены примеры OKR и KSIs для начальных этапов проекта обновления Skype для бизнеса в Teams.

Риски и их устранение

В любом проекте могут возникнуть непредвиденные события или другие факторы, которые повысят ваш проект. Важно заранее оценивать потенциальные риски и определять план устранения возникающих проблем, чтобы проект мог продолжать работу по достижению поставленных целей. Регистр рисков — это отличный инструмент для отслеживания рисков проекта, а также их вероятности и их потенциального влияния, а также для отслеживания плана по устранению рисков. В следующей таблице показан пример регистра рисков.

Шкале

По мере область обновления обязательно задайте временная шкала для ключевых вех (например, включение Teams вместе с Skype для бизнеса для всех пользователей) в дополнение к дате завершения. Определенный временная шкала помогает команде проекта обеспечить согласованное конечное состояние и сообщает правильный график работы, помогая обеспечить постоянное выполнение проекта. Рассмотрим временная шкала, который не слишком ускорен (когда задачи могут быть упущены) или слишком далеко (где импульс может быть потерян). Идеальные временная шкала учетные записи для:

• Готовность продукта к соответствию требованиям и пользовательским сценариям. Ознакомьтесь с планом развития продукта , чтобы узнать, когда Teams будет готова для вашей организации.
• Группы обновления. Определите, будете ли вы включать Teams или обновлять пользователей с помощью групп обновления, что может повлиять на временная шкала общего процесса обновления.
• Организационные факторы, такие как замораживание изменений, окончание финансового года, жизненный цикл развертывания. Обсудите и учитывайте все внутренние процессы, которые могут повлиять на временная шкала обновления.
• Другие изменения, происходящие в одно и то же время. Рассмотрите возможность объединения изменений или их интервалов, чтобы облегчить положительный пользовательский интерфейс и свести к минимуму любое влияние на производительность.
• Ресурсы. Подтвердите выделение ресурсов с заинтересованными лицами проекта, чтобы убедиться, что команде проекта, которую вы собрали, достаточно пропускной способности для выполнения всех необходимых задач.

В качестве ориентира мы предлагаем пример временная шкала для этапов перед обновлением, обновлением и после обновления в рамках обновления Pro, который рекомендуется корректировать по мере необходимости в соответствии с конкретными потребностями вашей организации.

После выполнения описанных выше действий вы должны иметь прочную основу для проекта. Продолжайте работу по планированию технической готовности и подготовки организации .

Skype для бизнеса Online была прекращена 31 июля 2021 года. Чтобы максимально реализовать преимущества и убедиться, что у вашей организации есть необходимое время для завершения обновления, мы рекомендуем вам начать работу с Microsoft Teams уже сегодня.