Управление задачами

Управление задачами позволяет создавать задачи, которые должны быть выполнены для приема на работу (найма), увольнения (прекращения найма) и перевода (перехода) сотрудников. Управление задачами использует концепцию контрольных списков. Контрольный список представляет собой список задач по приему на работу, увольнению или переводу. Управление задачами использует контрольные списки для группировки задач и для назначения их отдельным лицам или группам. Функция контрольного списка для приема на работу, увольнения и переводов аналогична.

Обзор контрольного списка

Контрольный список представляет собой группу задач. Контрольные списки дают возможность гибко группировать задачи, которые могут быть повторно использованы (например, при приеме на работу других сотрудников). Можно создать столько контрольных списков, сколько требуется, и можно назначить одинаковые задачи нескольким контрольным спискам.

Примеры

В следующих примерах показано, как можно использовать контрольные списки в процессе приема на работу. Однако поскольку функция контрольного списка для приема на работу, увольнения и переходов аналогична, информация также применяется к процессам увольнения и перехода.

В ходе процесса приема на работу специалисты по управлению персоналом (HR) могут создавать задачи, отслеживающие ход выполнения приема на работу будущих и недавно нанятых сотрудников. Так как процесс адаптации может отличаться, в зависимости от должности сотрудника или географического местоположения, можно создать несколько контрольных списков адаптации для учета различных ситуаций приема на работу.

Пример 1

Каждый сотрудник, нанятый в Соединенных Штатах, должен выполнить такие задачи, как заполнение форм подоходного налога. Однако такие задачи, как назначение автомобиля компании, могут быть применимы только для персонала высшего уровня. В этом случае могут быть созданы два контрольных списка при приеме на работу: Сотрудники из США и Только руководители. Затем, когда менеджер среднего уровня принимается на работу в США, выбирается контрольный список Сотрудники из США. Однако когда руководитель принимается на работу в США, выбираются оба контрольных списка, чтобы обеспечить, что все необходимые задачи выполнены при приеме на работу.

Пример 2

У компании есть сезонные сотрудники и обычные сотрудники с полной занятостью. Хотя некоторые задачи (например, проверка времени прибытия нового сотрудника) применяются к сотрудникам обоих типов, некоторые дополнительные задачи применяются только к обычным сотрудникам с полной занятостью. В этом случае можно создать два контрольных списка. Оба контрольных списка включают задачи, которые применяются как к сезонным, так и к обычным сотрудникам с полной занятостью, но только один контрольный список включает в себя задачи, относящиеся только к обычным сотрудникам с полной занятостью.

Рабочая область управления задачами

В рабочей области Управление задачами перечислены все задачи, назначенные отдельным пользователям в процессах приема на работу, увольнения и перехода. Чтобы просмотреть задачи для процесса, выберите соответствующую вкладку в верхнем левом углу: Адаптация, Выведение за штат или Переходы. По умолчанию только сотрудники отдела кадров могут получить доступ к рабочей области Управление задачами.

Вкладка Адаптация содержит список Скоро приступает к работе, в котором показаны входящие сотрудники, и список Наняты недавно, который показывает недавно принятых сотрудников. В обоих списках можно выбрать только одного сотрудника. При выборе сотрудника все задачи, имеющие отношение к адаптации данного сотрудника, отображаются в правой части страницы. Вкладка Адаптация содержит также список Все задачи, в котором отображаются все задачи для всех входящих или недавно нанятых сотрудников. Наконец, она содержит список просроченных задач и список задач, которые назначены текущему пользователю.

Вкладка Вывод за штат содержит список сотрудников, которые увольняются из компании, и список сотрудников, которые уже уволены из компании. В обоих списках можно выбрать только одного сотрудника. При выборе сотрудника все задачи, имеющие отношение к увольнению данного сотрудника, отображаются в правой части страницы. Вкладка Вывод за штат содержит также список Все задачи, в котором отображаются все задачи для всех увольняющихся или уволенных сотрудников. Наконец, она содержит список просроченных задач и список задач, которые назначены текущему пользователю.

Вкладка Переходы содержит список Все задачи, в котором отображаются все задачи для всех сотрудников, которые будут изменять должности или недавно изменили должность. Также имеется список просроченных задач и список задач, которые назначены текущему пользователю.

На всех трех вкладках помощники и менеджеры отдела кадров могут выполнять следующие действия:

• Применить контрольный список к сотруднику
• Обновить состояние задачи
• Переназначить задачу
• Обновить срок выполнения задачи

Настройка задач

Задачи можно создавать по отдельности, а затем повторно использовать их в нескольких контрольных списках. Чтобы создать задачу, на странице Настройка адаптации на вкладке Задачи выберите Создать.

Можно назначить созданную задачу нескольким контрольным спискам, выбрав задачу, а затем выбрав Применить к контрольным спискам в меню.

Кроме того, можно добавлять задачи непосредственно в контрольный список. Чтобы добавить задачу в контрольный список, на странице Настройка адаптации на вкладке Контрольный список создайте новый контрольный список для добавления задачи или добавьте задачу в существующий контрольный список.

Чтобы изменить задачу в библиотеке, выберите Правка в меню библиотеки задач. Если задача связана с какими-либо контрольными списками, эти контрольные списки будут отображаться на странице Изменения задачи. Если требуется, чтобы задачи в каких-либо контрольных списках обновлялись с учетом изменений, выберите эти контрольные списки в разделе Применить к контрольным спискам.

Чтобы удалить задачи из библиотеки, выберите Удалить. Если задача связана с каким-либо контрольным списком, это действие не приведет к удалению задачи из этого контрольного списка. Задача должна быть удалена из контрольного списка отдельным действием.

В следующей таблице описаны поля, доступные при создании задачи одним из методов.

Ссылки на задачи

Ссылка на задачу содержит ссылку на внешнюю веб-страницу или страницу в приложении Dynamics 365. Можно указать ссылку на задачу, если лицо, назначенное для выполнения задачи, должно перейти на определенную веб-страницу или конкретную страницу в приложении Dynamics 365, чтобы выполнить эту задачу. При создании ссылки на задачу можно выбрать один из следующих вариантов:

• Пункт меню — при выборе этого параметра отображается список всех страниц приложения Dynamics 365. Выберите страницу в списке.

• URL-адрес — если вы выбрали этот параметр, введите URL-адрес веб-страницы, на которую должно перейти лицо, которому назначена задача. Указанная страница может быть страницей, которая не является частью приложения Dynamics 365.

• Сведения о работнике — при выборе этого параметра выберите один из следующих вариантов:

  • Действия самообслуживания сотрудников — этот параметр показывает список страниц, доступных в Службе самообслуживания сотрудников. Используйте его, если задача, назначенная принятому на работу сотруднику, должна быть выполнена в службе самообслуживания сотрудников. Например, если необходимо, чтобы сотрудник ввел свою личную контактную информацию, выберите Действия самообслуживания сотрудников, затем выберите Личные данные>Личная информация.
  • Действия управления работником — этот параметр показывает список страниц, связанных с записью работника, но недоступных для сотрудника. Например, если вы хотите, чтобы владелец задачи ввел информацию, относящуюся к конкретному принятому на работу работнику, например, информацию о компенсации, выберите Действия по управлению работниками, затем выберите Компенсация>Фиксированная компенсация.

Типы назначений

При найме, увольнении или переводе сотрудника можно выбрать один или несколько контрольных списков. После выбора контрольного списка и завершения процесса найма, увольнений или перехода задачи создаются и назначаются пользователям для отслеживания хода выполнения.

При создании задачи она назначается конкретному пользователю. Пользователь, которому назначена задача, зависит от типа назначения, выбранного для этой задачи. В поле Тип назначения доступны следующие значения:

• Работник — назначает задачу конкретному работнику. После выбора этого значения выберите сотрудника в поле Кому назначено.

• Должность — назначает задачу конкретной должности. После выбора этого значения выберите должность в поле Кому назначено.

  Например, ИТ-инженер всегда несет ответственность за подготовку ноутбука для нового сотрудника. В этом случае при создании задачи настройки ноутбука выберите Должность в качестве типа назначения, затем выберите должность ИТ-инженер. Затем, при найме сотрудника и назначении контрольного списка задача настройки ноутбука назначается любому работнику в должности ИТ-инженера при переходе к действию приема на работу.

• Группа — назначение задачи группе должностей (группа назначения). После выбора этого значения выберите группу в поле Кому назначено. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка групп назначения (необязательно).

• Менеджер — назначение задачи менеджеру сотрудника, который принимается на работу, увольняется или переводится.

  Важно

  Если применяется контрольный список, если для нанятого, уволенного или перемещенного сотрудника в данный момент не назначена никакая должность, менеджера определить нельзя. В этом случае задача назначается владельцу контрольного списка. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка контрольных списков.

• Сотрудник — назначьте сотрудника, который принимается на работу, увольняется или переводится.

Даты выполнения задачи и поле смещения срока выполнения

Даты выполнения задачи основаны на дате начала занятости, дате увольнения или дате перехода. Некоторые задачи должны быть завершены до даты начала работы сотрудника, в то время как другие задачи могут быть выполнены после этой даты. При определении задачи вы задаете в поле Смещение срока выполнения для указания срок выполнения, который задается относительно даты начала работы, даты увольнения или даты перехода. Например, ИТ-инженер должен подготовить ноутбук для нового сотрудника за два дня до даты начала работы этого сотрудника. В этом случае при создании задачи настройки ноутбука задайте в поле Сдвиг даты выполнения значение -2. Затем, если сотрудник должен приступить к работе 5 мая, задача должны быть выполнена к 3 мая.

Сроки выполнения рассчитываются на основе календаря, связанного с контрольным списком. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка контрольных списков.

Инструкции

Сложные задачи могут требовать нескольких шагов или требовать, чтобы сотрудник, выполняющий задачу, предоставил дополнительную информацию. В поле Инструкции можно ввести инструкции или дополнительные сведения, чтобы помочь выполнить эту задачу сотруднику, которому она назначена.

Настройка контрольных списков

Контрольный список представляет собой группу задач. Можно создать столько контрольных списков, сколько требуется, и можно назначить одинаковые задачи нескольким контрольным спискам.

Чтобы создать новую задачу в контрольном списке, выберите Создать в строке меню Задачи. При создании новой задачи можно добавить ее в библиотеку задач, чтобы она могла использоваться в нескольких контрольных списках. Эту задачу можно добавить в библиотеку только в том случае, если параметр Применить задачу к библиотеке имеет значение Да. Если задача добавляется в библиотеку задач, ее можно также добавить в другие контрольные списки, выбрав эти контрольные списки в разделе Применить к контрольным спискам. Если задача не добавляется в библиотеку, она будет существовать только в том контрольном списке, в котором вы ее создаете.

Для редактирования задачи в контрольном списке выберите Правка. Если задача связана с какими-либо контрольными списками, эти контрольные списки будут отображаться на странице Изменения задачи. Если требуется, чтобы задачи в других контрольных списках обновлялись с учетом изменений, выберите эти контрольные списки в разделе Применить к контрольным спискам.

Чтобы удалить задачи из контрольного списка, выберите Удалить. Это действие просто удаляет задачи из контрольного списка. Они не удаляются из библиотеки задач. Чтобы удалить задачу из библиотеки, перейдите на страницу библиотеки задач и выберите Удалить.

При создании контрольного списка указывается владелец и календарь.

Если поле Тип назначения для задачи имеет значение Должность, Менеджер или Группа, но никакой конкретный сотрудник не может быть определен по типу назначения, задача будет назначена владельцу контрольного списка. Ниже приводятся примеры случаев, когда задачи будут назначены владельцу контрольного списка:

• Сотруднику, который принимается на работу или увольняется, не назначена должность. Так как у сотрудника нет назначенной должности, менеджера определить нельзя.
• В поле Тип назначения устанавливается значение Должность, но в момент создания задачи ни один сотрудник не назначен на эту должность. Например, задача Настройка ноутбука назначается должности номер 000876 (Специалист технической поддержки). На момент найма сотрудника на должность 000876 никто не назначен. Поэтому для владельца контрольного списка будет создана задача.
• В поле Тип назначения устанавливается значение Группа, но в момент создания задачи ни один сотрудник не назначен на должности в этой группе.

Календарь, указанный для контрольного списка, используется для расчета срока выполнения задач, которые являются частью этого контрольного списка. Рабочие и нерабочие дни определяются в настройке календаря. Рабочие дни включаются в расчет срока выполнения задач, а нерабочие дни исключаются. Нерабочие дни включают выходные дни и праздники.

После настройки календаря он связывается с шаблоном контрольного списка. Таким образом, срок выполнения каждой задачи в контрольном списке рассчитывается одинаковым образом. Можно настроить несколько календарей, но с каждым контрольным списком можно связать только один календарь.

Настройка групп назначений (необязательно)

Иногда за задачу отвечает группа лиц. Например, группа работников ИТ может быть ответственной за подготовку ноутбуков для новых сотрудников.

Чтобы настроить группу назначения, выполните следующие действия.

1. На странице Назначение группы выберите Создать.
2. Введите имя (например, ИТ ноутбук) и описание группы.
3. Нажмите Сохранить.
4. На экспресс- вкладке Участники выберите Добавить.
5. В поле Должности выберите все должности, которые являются ответственными за задачу.

После создания группы назначений она доступна для выбора при создании задачи. Чтобы выбрать определенную группу для задачи, необходимо выбрать значение Группа в поле Тип назначения. Созданная группа будет доступна для выбора в поле Кому назначено.

Настройка групп задач (необязательно)

Процесс приема на работу, увольнения или перехода может включать множество задач. Чтобы упростить назначение всех необходимых задач контрольному списку, можно создать необязательные группы задач, чтобы классифицировать связанные задачи. Например, подразделения "Отдел кадров", "ИТ" и "Зарплата" должны выполнить определенные задачи, чтобы нанять нового сотрудника. Поэтому вы создаете следующие группы задач: Отдел кадров, ИТ и Зарплата. Затем при создании задачи можно связать с ней одну из групп задач.

Если необходимо добавить задачу в контрольный список, можно отфильтровать список задач по группе задач, которой назначена необходимая задача. Например, при создании шаблона контрольного списка можно отфильтровать список таким образом, чтобы отображались только задачи ИТ, назначенные группе задач ИТ. Таким образом, можно гарантировать, что выбраны только соответствующие ИТ-задачи.

Использование контрольных списков

При найме, увольнении или переводе работника можно выбрать один или несколько контрольных списков. Даты выполнения задачи и назначения работников создаются после завершения процесса найма, увольнения или перехода. Например, при нажатии кнопки Принять на работу или Принять на работу и добавить сведения задачи создаются для отдельных лиц на основе типа назначения.

Срок выполнения назначается каждой задаче путем добавления или вычитания смещения даты выполнения от даты начала работа сотрудника. Дополнительные сведения см. в разделе Даты выполнения задачи и поле смещения срока выполнения.

При использовании действий персонала задачи создаются при выборе кнопки Завершить или при утверждении действия.

В рабочей области Управление задачами можно применить контрольный список для сотрудника, выбрав сотрудника на странице простого списка или странице сведений, затем выбрав пункт Применить контрольный список. Значение поля Целевая дата будет использоваться для расчета срока выполнения задач. Обычно целевая дата должна соответствовать дате приема на работу, увольнения или перехода сотрудника.

Имеется также возможность применить контрольный список к сотруднику, открыв страницу Работник и выбрав пункт Контрольные списки в меню.

Завершение задач

На странице Служба самообслуживания сотрудников сотрудник может просматривать все задачи, назначенные ему. Для каждой назначенной задачи отображаются значения Задача, Описание, Инструкции и Контактное лицо. Кроме того, для каждой задачи сотрудник может открыть связанную внешнюю веб-страницу или связанную с ней страницу в приложении Dynamics 365.

Задачи также могут отображаться в панели мониторинга по умолчанию. Чтобы отобразить задачи в панели мониторинга по умолчанию:

1. Перейти в раздел Параметры пользователя – Настройки – Управление задачами
2. Установите для параметра Отобразить задачи в панели мониторинга по умолчанию значение Включено.

Задачи можно помечать как Выполняется, Отменено или Завершено. Если задача была назначена группе, она помечается как Завершена, когда ее выполняет один из сотрудников в группе.

Задачи также могут быть переназначены.