Использование взаимодействия по электронной почте для просмотра взаимодействий с помощью сообщений

Взаимодействие по электронной почте в Dynamics 365 Sales отслеживает взаимодействие ваших клиентов с вашими сообщениями. Вы можете узнать, выбрали ли они ссылку, открыли ли вложение или отправили ли ответ. Вы также можете получать оповещения, которые помогут вам не забывать о дальнейших действиях со своими клиентами.

Требования к лицензии и роли

Предварительные условия

• Ваш администратор включил взаимодействие по электронной почте.
• Ваш администратор включил помощника. Взаимодействие по электронной почте использует помощника для доставки уведомлений и других сообщений.

Как взаимодействие по электронной почте помогает вам стать более эффективным продавцом

С помощью взаимодействия по электронной почте вы можете:

• Выяснить, когда клиент открыл сообщение, выбрал ссылку, открыл вложение или отправил ответ. (Когда почтовый клиент клиента сканирует вашу электронную почту по соображениям безопасности, это может искусственно увеличить количество открытий сообщений электронной почты и переходов по ссылкам.)
• Сразу же получить оповещение, когда клиент открывает сообщение в первый раз.
• Запланировать самое эффективное время доставки на основании часового пояса получателя.
• Выбрать самый эффективный шаблон сообщения на основании предыдущей истории взаимодействия по электронной почте вашей организации.
• Установить оповещение, чтобы напомнить о необходимости выполнить дальнейшее действие с сообщением электронной почты.
• Просмотрите полную историю взаимодействий одного сообщения или просмотрите ключевые показатели эффективности (КПЭ) для всех ваших сообщений.

Некоторые функции взаимодействия по электронной почте могут быть видимы, даже если функция отключена. Следующие функции по-прежнему отображаются, но пустые:

• Таблица Вложения, которая отображается, когда вы создаете сообщение электронной почты или шаблон электронной почты, всегда включает столбец Отслеживается.
• В таблице Контролируемое сообщение электронной почты всегда отображаются столбцы Открытия, Время последнего открытия, Просмотры вложений, Открытия ссылки и Ответы.
• В таблице Шаблон электронной почты всегда отображаются столбцы Доля ответов, Доля открытых, Рекомендуется и Число писем.
• Готовые версии форм организации, контакта и интереса включают поле Отслеживать электронную почту.

Рекомендации

Просмотрите следующие соображения перед использованием взаимодействия по электронной почте:

• Электронное письмо отслеживается только в том случае, если список получателей содержит записи об организации, контакте и интересе в полях Кому или Копия. Если в поля «Кому» и «Копия» добавлены записи других типов, подписка на электронное письмо будет невозможна. В таких случаях отображается сообщение о том, что за этим электронным письмом невозможно следить, поскольку список получателей не содержит записей об организациях, интересах или контактах.

Просмотр истории взаимодействия по электронной почте

Статус, статистика взаимодействия и ключевые показатели эффективности (КПЭ) для контролируемых сообщений электронной почты доступны во многих частях Dynamics 365 Sales для каждой соответствующей записи.

История электронной почты в столбце "Действия"

После сохранения или отправки сообщения оно появляется в списке Действия для его записи В отношении, которая обычно является записью, которую вы просматривали, когда составляли ее. В некоторых случаях это может быть связанная запись.

Отслеживаемые сообщения показывают их текущий статус взаимодействия на соответствующей плитке в списке Действия. Используйте кнопки в верхнем правом углу плитки сообщения электронной почты, чтобы развернуть его содержимое и историю взаимодействия прямо в списке или открыть полную страницу сообщения.

Ключевые показатели эффективности сообщения электронной почты в списке сообщений электронной почты

Вы можете просмотреть количество открытий, просмотров вложений, переходов по ссылкам и ответов на отслеживаемые сообщения в списке сообщений электронной почты, отправленных вашей торговой организацией.

1. Перейдите в раздел Продажи>Действия.

2. В списке в верхней части страницы выберите Электронная почта>Все отслеживаемые сообщения электронной почты.

Сведения о сообщении

Чтобы открыть представление только для чтения со сведениями о доставленном сообщении, выберите его тему в списке Действия или Сообщения электронной почты. Сведения, которые вы можете просмотреть, включают историю взаимодействия с сообщениями и ключевые показатели эффективности.

Ключевые показатели эффективности вверху временной шкалы показывают общее число открытий, просмотров вложений, щелчков и ответов, которые были зарегистрированы для сообщения. На временной шкале отображается символ для каждого события взаимодействия с самым новым вверху и некоторые сведения о каждом из событий.

Результаты и рекомендации шаблона в списке шаблонов

Вы можете просматривать эффективность своих шаблонов электронной почты, включая коэффициент ответов, коэффициент открытия, количество раз, когда они использовались, а также рекомендуются они или нет.

Пойдите в раздел Параметры>Бизнес>Шаблоны и выберите Шаблоны электронной почты.

Сведения о журнале взаимодействия по электронной почте

Обычно при отправке сообщения электронной почты вы не знаете, было ли оно открыто или прочтено, если получатель не напишет ответ. Это связано с тем, что электронная почта была создана для имитации традиционной почты и не учитывала необходимость отслеживания ответов. Dynamics 365 Sales использует особенные методы для того, чтобы обойти это ограничение, и предоставляет следующие функции отслеживания сообщений во взаимодействии по электронной почте.

• Узнайте, когда ваше сообщение было открыто. При отправке контролируемого сообщения электронной почты из Dynamics 365 Sales система создает прозрачный однопиксельный GIF-файл с уникальным именем и добавляет его в сообщение как связанное изображение. Этот невидимый GIF вместе с любыми другими изображениями, которые вы добавляете в сообщение, сохраняются в Dynamics 365. Они извлекаются, когда получатель открывает сообщение и выбирает загрузку его изображений. При запросе уникального GIF-файла Dynamics 365 Sales регистрирует, что связанное сообщение было открыто.

  Мы рекомендуем всегда включать в сообщения изображения, например логотип компании или привлекательную иллюстрацию, потому что это мотивирует получателей загрузить их. Вы не будете знать, что они открыли сообщение, если изображения не загружены.

• Узнайте, когда была нажата каждая ссылка. При отправке контролируемого сообщения электронной почты из Dynamics 365 Sales система заменяет каждую его гиперссылку на уникальную ссылку перенаправления, которая указывает на Dynamics 365. Каждая ссылка перенаправления включает код, который уникально определяет и сообщение, которое содержит ее, и URL-адрес исходной цели ссылки. Когда Dynamics 365 получает запрос ссылки, он регистрирует щелчок и перенаправляет его на исходный адрес, чтобы получатель получил правильную информацию с небольшой задержкой или без задержки.

• Узнайте, когда было открыто каждое вложение. Когда вы добавляете контролируемое вложение в сообщение, файл не добавляется непосредственно как в случае стандартного сообщения электронной почты. Вместо этого он сохраняется в хранилище OneDrive для бизнеса, используемом вашим Dynamics 365, и добавляется в сообщение как ссылка. Как и в случае с контролируемыми ссылками, когда получатель загружает вложение, сервер Dynamics 365 регистрирует щелчок и время. Ваши получатели могут даже предпочитать получать вложения как ссылки, а не файлы, поскольку это значит, что ваши сообщения займут намного меньше места в папке "Входящие".

  Вы можете смешивать отслеживаемые и неотслеживаемые вложения в одном сообщении электронной почты. Это может быть важно, если вы отправляете конфиденциальные файлы, которые не хотите сохранять в OneDrive для бизнеса.

Действия, которые выполняются с сообщением электронной почты, хранятся в хранилище Microsoft Azure. Служба хранилища Azure уникальна для каждой организации. Если организация восстановлена в другую организацию, то журнал действий электронной почты из предыдущей организации не переносится в восстановленную организацию.

Рекомендации по подсчету сообщений электронной почты

Взаимодействие по электронной почте дает аналитику о ваших электронных письмах, но ложное срабатывание может произойти из-за спам-фильтров и других механизмов, реализованных в вашей организации. Таким образом, подсчет электронных писем может быть неточным, и его следует использовать для определения тенденций, а не для точного измерения того, было ли прочитано ли конкретное сообщение заинтересованным лицом. Вот некоторые соображения, которые вы должны знать:

• По соображениям безопасности ваша организация может настроить сканирование исходящей почты, и эти сканирования могут регистрироваться как открытие электронной почты. Особенно это касается писем, содержащих гиперссылки или вложения. Это может быть причиной того, что создается видимость открытия нескольких электронных писем одновременно, особенно когда они отправляются разным получателям в разных организациях.
• Некоторые поставщики услуг электронной почты (ESP) сканируют исходящие сообщения, в первую очередь ориентируясь на новые почтовые ящики, почтовые ящики с недавним увеличением активности рассылки, а также почтовые ящики, помеченные как подозрительные или демонстрирующие спам-поведение. Кроме того, поставщики услуг электронной почты на временной основе проводят выборочное сканирование части почтовых ящиков. Обычно пользователи не могут настроить этот процесс, что удерживает спамеров от использования их платформы.
• Сторонняя интеграция или расширение сканирует ваши исходящие сообщения на наличие спама или внутренних отчетов. Каждый раз, когда электронное письмо открывается, даже с помощью инструмента сканирования или отслеживания, оно регистрируется как событие открытия.
• Спам-фильтры получателей могут сканировать и открывать отправленные вами электронные письма, и они могут считаться открытыми в процессе сканирования безопасности.

Дополнительные сведения

Включение взаимодействия по электронной почте
Создание и отправка сообщения электронной почты
Настройка предпочтений конфиденциальности