Сопоставление электронных документов со строками заказов на покупку с помощью Copilot (предварительная версия)

Поскольку процессы закупок становятся все в большей степени цифровыми, функциональность электронных документов в Business Central играет ключевую роль в автоматизации приема и обработки счетов поставщиков. Copilot может облегчить этот процесс за счет упрощения сопоставления счетов поставщиков с заказами на покупку. Помощь Copilot позволяет уменьшить время, затрачиваемое на задачи, обычно включающие в себя поиск и ввод данных в больших объемах. Еще одно преимущество Copilot обеспечивает в случаях, когда счета не имеют точной связи с заказами на покупку. В таких случаях Copilot зачастую способен идентифицировать соответствующие заказы на покупку. Расширенные возможности сопоставления особенно полезны малым и средним организациям, которым необходимо эффективное отслеживание документов для строк заказов на покупку. Copilot — это помощник на базе ИИ для работы, который повышает продуктивность пользователей Business Central и помогает им более творчески подходить к работе.

В первом выпуске приложения Электронные документы мы представили фундаментальные сценарии электронного документооборота для всего процесса продаж. Однако существует потребность в усовершенствовании и автоматизации обработки полученных документов, особенно в контексте процессов закупок. Copilot упрощает управление электронными документами в процессе покупки, особенно в отношении заказов на покупку. Система электронных документов позволяет указать тип документа покупки, который необходимо создавать для каждого поставщика, когда вы получаете от него электронные счета. Раньше единственным вариантом было создание счета покупки либо в виде документа, либо в виде финансового журнала.

Теперь вы можете обновить существующий заказ на покупку в Business Central, используя информацию, полученную в электронном счете.

Поддерживаемые языки

Эта функция Copilot проверялась и поддерживается на английском языке. Хотя ее можно использовать на других языках, она может работать не так, как задумано. Качество языка может варьироваться в зависимости от взаимодействия пользователя или параметров системы, что может повлиять на точность и удобство использования. Подробнее о географической и языковой доступности см. на странице Международная доступность Copilot.

Активация Copilot

Если вы не активировали функцию Copilot Помощь при сопоставлении электронных документов, вам нужно сделать это вручную. Чтобы включить помощник Помощь при сопоставлении электронных документов, выполните следующие действия:

1. Выберите значок , введите Возможности Copilot и ИИ, затем выберите соответствующую ссылку.
2. В списке возможностей выберите Помощь при сопоставлении электронных документов и измените статус на Активно.

Вы можете начать использовать Copilot, как только он будет активирован.

Идентификация заказов на покупку

Во-первых, вы можете идентифицировать заказы на покупку, которые можно автоматически сопоставлять. Если ваш Поставщик настроил в поле Преобразовать полученный электронный документ в вариант Заказы на покупку, при создании электронного документа в Business Central (вручную или из внешней конечной точки) Business Central делает следующее:

1. Если Заказ на покупку для данного поставщика существует и в полученном файле электронного документа есть номер заказа на покупку, Business Central автоматически связывает этот электронный документ с указанным заказом на покупку. Статус документа этого электронного документа будет В обработке, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Заказ связан.
   Эта связь будет видна в поле Документ в данном электронном документе. Если вам необходимо изменить автоматически связанный заказ на покупку, вы можете сделать это с помощью действия Обновить связь с заказом на покупку и выбрать вручную один из существующих заказов на покупку для этого поставщика. Это можно сделать только до сопоставления строк между электронным документом и заказом на покупку.
2. Если заказ на покупку для данного поставщика существует, но нет номера заказа на покупку в полученном файле электронного документа, Business Central позволяет выбрать один из существующих заказов на покупку, для чего открывает список Заказы на покупку из заказов, полученных от поставщиков и содержащих только электронный документ, где вам нужно будет выбрать нужный заказ на покупку и выбрать ОК. Если вы не выбрали правильный заказ на покупку или получили электронный документ автоматически из внешней конечной точки с помощью очереди заданий, новый электронный документ не будет связан ни с каким документом покупки, и Статус документа будет отображаться как Ошибка, а Статус электронного документа на подстранице Статус службы будет Ошибка обработки импортированного документа. Чтобы завершить связывание с заказом на покупку, выберите действие Обновить связь с заказом на покупку и выберите один из существующих заказов на покупку для этого поставщика.

Сопоставление строк

Copilot помогает автоматически сопоставлять строки электронного счета со строками заказа на покупку, и предлагает дополнительную аналитику сопоставления для улучшения определения соответствия.

После сопоставления Business Central обновляет соответствующий заказ на покупку, добавляя соответствующую информацию о получении, чтобы обеспечить получение нужных количеств в строках заказа.

Вы можете сопоставлять полученные электронные документы со строками заказов на покупку из двух разных мест: со страницы Электронные документы или со страницы Заказ на покупку. Самый простой способ найти уже связанные заказы на покупку заключается в использовании плитки Связанные заказы на покупку, которая входит в Действия с электронными документами. Все несвязанные документы можно найти с помощью плитки Ожидающие электронные счета покупки, на которой находится список электронных документов, требующих вашей проверки.

Если вы хотите запустить сопоставление из заказа на покупку, выберите действие Сопоставить строки электронного документа, которое доступно как на странице заказа на покупку, так и на странице со списком заказов на покупку. Но, если вы хотите запустить сопоставление со страницы Электронные документы, выберите действие Сопоставить с заказом на покупку на этой странице. Для обработки сопоставления выполните следующие действия:

1. Выберите действие Сопоставить строки электронного документа или Сопоставить с заказом на покупку для уже связанных документов.

2. Вы можете заметить, что запрос Сопоставление строк электронного документа и заказа с помощью Copilot работает, и что на заднем плане у вас открыта страница Сопоставление с заказом на покупку. Это означает, что происходит то же самое, но с автоматизацией на базе Copilot, который запускает процесс сопоставления вместо вас.

3. Через несколько секунд Сопоставление строк электронного документа и заказа с помощью Copilot предложит строки для сопоставления, с некоторыми дополнительными подробностями:

   1. В заголовке запроса вы найдете следующую информацию:

   Имя поля	Описанием
   Сопоставлено автоматически	Определяет количество автоматически предложенных сопоставлений. Это количество основано на сравнении строк, и если описания совпадают на 80 % или более, система автоматически сопоставляет эти описания без использования возможностей Copilot.
   Сопоставлено Copilot	Определяет количество сопоставлений, предложенных Copilot с использованием как сравнения строк, так и семантического сравнения.
   № электронного документа	Определяет номер связанного электронного документа.
   Общая сумма по счету без учета НДС	Определяет итоговую сумму счета за вычетом НДС.
   Сопоставленная общая сумма с учетом НДС	Определяет сопоставленную сумму без учета НДС.

   2. Если все строки сопоставлены, вы увидите зеленое сообщение в правом верхнем углу: Все строки (100 %) сопоставлены. Проверьте предложенные сопоставления.
   3. В строках Предложенное сопоставление вы найдете следующую информацию:

   Имя поля	Описанием
   № строки электронного документа	Определяет номер строки электронного документа (из исходного файла электронного документа).
   Описание строки электронного документа	Определяет описание строки электронного документа (из исходного файла электронного документа).
   Сопоставленное количество	Определяет количество, применяемое к строке заказа на покупку.
   Предложение	Определят действие, предлагаемое ИИ; эти предлагаемые действия связаны с сопоставлением строк заказа на покупку.

   4. Все полностью предложенные и сопоставленные строки помечаются зеленым цветом. Если есть какая-либо проблема, например другая цена, но в разрешенном ценовом диапазоне, строка будет помечена желтым цветом. Если между полями описания есть некоторое сходство, но разница в цене превышает допустимую, строка будет помечена красным.
   5. Если какие-либо предложения кажутся вам неверными, вы можете удалить их с помощью действия Удалить строку.
   6. Если вы хотите просмотреть предложенные сопоставления, выберите ссылку в столбце Предложение, чтобы открыть страницу Подробности сопоставления электронного документа.
   7. На странице Подробности сопоставления электронного документа вы можете сравнить сведения из электронных документов и из заказа на покупку, чтобы убедиться в правильности предложенного сопоставления, прежде чем подтверждать его.
   8. После проверки закройте страницу.

4. Если большинство предложений кажутся вам неверными или если вы не хотите использовать функцию Сопоставление строк электронного документа и заказа с помощью Copilot, выберите Удалить и продолжайте +сопоставлять строки вручную.

5. Если вы хотите оставить предложения, нажмите кнопку Оставить, и система сохранит все предложения, сгенерированные Copilot.

6. Business Central закроет запрос Copilot, а строки на странице Сопоставление с заказом на покупку будут помечены зеленым, поскольку они уже сопоставлены.

7. С этого момента вы можете продолжать работать, как если бы вы выполняли сопоставление вручную, то есть можете удалять сопоставления, сопоставлять строки вручную, сбрасывать сопоставления или, если вы не хотите вносить никакие изменения, просто выбрать Применить к заказу на покупку и продолжить работу с заказом на покупку.

См. также

Обзор электронных документов
Использование электронных документов при продажах
Использование электронных документов при покупках
Устранение неполадок с возможностями Copilot и ИИ
Вопросы и ответы по ответственному использованию ИИ для помощи в выверке банковского счета