Мобильное приложение для учета расходов (устаревшее)
Относится к: Project Operations для сценариев на основе ресурсов/нескладируемых запасов, упрощенное развертывание — от сделки до выставления счетов-фактур
В этой статье приводятся сведения о мобильной рабочей области Управление расходами. Эта рабочая область позволяет пользователям записывать и отправлять квитанцию, чтобы потом прикрепить ее к отчету о расходах. Пользователи также могут быстро создать строку расходов с помощью прикрепленной квитанции, а также создавать свои отчеты о расходах и управлять ими. Кроме того, утверждающие могут использовать мобильную рабочую область Управление расходами для просмотра назначенных им отчетов о расходах и утверждения или отклонения этих отчетов о расходах.
Это мобильное рабочее пространство предназначено для использования вместе с мобильным приложением Dynamics 365 Unified Ops.
Многие организации требуют, чтобы копия квитанции была приложена к отчету о расходах, связанных с поездкой или бизнесом, который сотрудник отправляет на возмещение. Мобильная рабочая область Управление расходами позволяет пользователям быстро создавать новые строки расходов на мобильном устройстве по своему выбору, используя прикрепленную фотографию квитанции. Кроме того, пользователи могут сделать снимок квитанции, а затем прикрепить ее к отчету о расходах позже. Сотрудники также могут создавать отчеты о расходах и управлять ими, а затем отправлять их на утверждение и возмещение с помощью своего мобильного устройства.
В частности, мобильная рабочая область Управление расходами позволяет пользователям выполнять следующие задачи:
- Сфотографируйте квитанцию. Отправьте фотографию квитанции и приложите ее к отчету о расходах позже.
- Отправьте файл как снятую квитанцию. Позже вы можете прикрепить этот файл к отчету о расходах.
- Создайте новую строку расходов, используя прикрепленную квитанцию. Позже вы можете добавить эту строку в отчет о расходах и отправить ее на утверждение и возмещение.
Можно также использовать следующие функции:
- Создайте новый отчет о расходах.
- Прикрепите к отчету о расходах транзакции по кредитным картам и другие ранее созданные расходы.
- Создайте новые расходы для отчета о расходах.
- Прикрепите квитанцию к любым расходам для отчета о расходах, сфотографировав квитанцию или отправив файл в качестве полученной квитанции.
- В зависимости от политики компании в отношении расходов добавьте список гостей к расходам.
- Детализируйте расходы в зависимости от политики компании в отношении расходов.
- Отправьте отчет о расходах на утверждение и возмещение.
- Утверждайте или отклоняйте отчеты о расходах, для которых вы назначены в качестве утверждающего.
Предварительные условия при использовании Dynamics 365 Finance
Если Finance было развернуто для вашей организации, системный администратор должен опубликовать мобильное рабочее пространство Управление расходами.
Скачивание и установка мобильного приложения Dynamics 365 Unified Ops
Скачайте и установите мобильное приложение Dynamics 365 Unified Ops:
Войдите в мобильное приложение.
- На своем мобильном устройстве откройте мобильное приложение.
- Введите свой URL-адрес Dynamics 365.
- При первом входе в систему вам будет предложено ввести имя пользователя и пароль. Введите свои учетные данные.
- После входа в систему отображаются доступные рабочие области для вашей компании. Если ваш системный администратор позже опубликует новую рабочую область, вам придется обновить список мобильных рабочих областей.
Получение чека с помощью мобильной рабочей области "Управление расходами"
На мобильном устройстве откройте рабочую область Управление расходами.
Выберите Получение квитанции.
Выберите Сфотографировать или Выбрать изображение.
Выполните одно из перечисленных ниже действий.
Если вы выбрали пункт Сфотографировать, выполните следующие действия:
- Вы будете переключены на камеру вашего мобильного устройства, чтобы вы могли сфотографировать чек.
- Когда вы закончите делать фотографию, выберите ОК, чтобы принять фотографию.
- Необязательно: введите имя фотографии и введите заметки.
Если вы выбрали пункт Выбрать изображение, выполните следующие действия:
- Выберите изображение в списке.
- Необязательно: введите имя изображения и введите заметки.
Нажмите кнопку Готово.
Быстрый ввод расходов с помощью мобильной рабочей области "Управление расходами"
На мобильном устройстве откройте рабочую область Управление расходами.
Выберите Быстрый ввод расходов.
Выберите категорию расхода. Вы увидите список категорий расходов, которые загружены в ваше приложение для автономного использования. По умолчанию загружено 50 элементов, но разработчик может изменить это число. Для получения дополнительной информации разработчики должны обратиться к разделу Мобильная платформа. Если вашей категории нет в списке, выберите Поиск для выполнения сетевого поиска. Выполните поиск по категории расходов или переключитесь на поиск по типу расходов.
Введите дату транзакции расхода.
Необязательно: введите продавца для расхода.
Введите сумму расхода.
Выберите валюту расхода. Вы увидите список кодов валют, которые загружены в ваше приложение для автономного использования. По умолчанию загружено 400 валют, но разработчик может изменить это число. Для получения дополнительной информации разработчики должны обратиться к разделу Мобильная платформа. Если вашей валюты нет в списке, выберите Поиск для выполнения сетевого поиска. Выполните поиск по валюте или переключитесь на поиск по названию.
Выберите Сфотографировать или Выбрать изображение.
Выполните одно из перечисленных ниже действий.
- Если выбран пункт Сфотографировать, вы будете переключены на камеру вашего мобильного устройства, чтобы вы могли сфотографировать чек. Когда вы закончите делать фотографию, выберите ОК, чтобы принять фотографию.
- Если вы выбрали Выбрать изображение, выберите изображение в списке.
Нажмите кнопку Готово.
Утверждение отчета о расходах с помощью мобильной рабочей области "Управление расходами"
На мобильном устройстве откройте рабочую область Управление расходами.
Утверждения расходов показывают количество отчетов о расходах, которые назначены вам на утверждение. Количество обновляется примерно каждые 30 минут. Выберите Утверждения расходов.
Отображается список отчетов о расходах, которые назначены вам на утверждение.
Выберите отчет о расходах, чтобы просмотреть подробную информацию о расходах.
Выберите расход, чтобы просмотреть подробные сведения для него. Информация, отображаемая для расходов, включает все детали квитанции, гостя и детализации.
Вернувшись на страницу Отчет о затратах, выберите утверждение или отклонение отчета о расходах.
Введите любые комментарии к действию утверждения.
Нажмите кнопку Готово.
Создание нового отчета по расходам и отправка его на утверждение с помощью мобильной рабочей области "Управление расходами"
На мобильном устройстве откройте рабочую область Управление расходами.
Выберите Ввод расходов.
Выберите Создать отчет или выберите существующий отчет о расходах в списке.
Для новых отчетов о расходах введите цель и любую доступную дополнительную информацию. Эта информация различается в зависимости от того, как настроено управление расходами в вашей компании.
Нажмите кнопку Готово.
Чтобы добавить в отчет о расходах существующие расходы, например операции по кредитной карте, выберите Вложить.
Выберите один или несколько расходов в списке.
Нажмите кнопку Готово.
Чтобы добавить новый расход в отчет о расходах, выберите Создать расход.
Выберите категорию для расхода. Вы увидите список категорий расходов, которые загружены в ваше приложение для автономного использования. По умолчанию загружено 50 элементов, но разработчик может изменить это число. Для получения дополнительной информации разработчики должны обратиться к разделу Мобильная платформа. Если вашей категории нет в списке, выберите Поиск для выполнения сетевого поиска. Выполните поиск по категории расходов или переключитесь на поиск по типу расходов.
Необязательно: введите продавца для расхода.
Введите дату транзакции расхода.
Введите сумму расхода.
Выберите валюту расхода. Вы увидите список кодов валют, которые загружены в ваше приложение для автономного использования. По умолчанию загружено 400 валют, но разработчик может изменить это число. Для получения дополнительной информации разработчики должны обратиться к разделу Мобильная платформа. Если вашей валюты нет в списке, выберите Поиск для выполнения сетевого поиска. Выполните поиск по валюте или переключитесь на поиск по названию.
Нажмите кнопку Готово.
Чтобы добавить дополнительные сведения к расходу, выберите Добавить дополнительные сведения. Доступные поля зависят от конфигурации управления расходами в вашей компании.
Если в соответствии с политикой компании требуется квитанция о расходах, выберите Квитанции, затем выполните следующие действия:
Выберите Получить квитанцию или Прикрепить квитанцию.
Выполните одно из перечисленных ниже действий.
Если вы выбрали пункт Получить квитанцию, выполните следующие действия:
Выберите Сфотографировать или Выбрать изображение.
Выполните одно из перечисленных ниже действий.
Если вы выбрали пункт Сфотографировать, выполните следующие действия:
- Вы будете переключены на камеру вашего мобильного устройства, чтобы вы могли сфотографировать чек. Когда вы закончите делать фотографию, выберите ОК, чтобы принять фотографию.
- Необязательно: введите имя фотографии и введите заметки.
Если вы выбрали пункт Выбрать изображение, выполните следующие действия:
- Выберите изображение в списке.
- Необязательно: введите имя изображения и введите заметки.
Нажмите кнопку Готово.
Если вы выбрали пункт Прикрепить квитанцию, выполните следующие действия:
- Выберите в списке одно или несколько изображений.
- Нажмите кнопку Готово.
Выберите кнопку Назад, чтобы вернуться к сведениям о расходах.
Если в соответствии с политикой компании требуются гости для расходов, выберите Гости, затем выполните следующие действия:
Выберите Гость, Предыдущие гости или Коллеги.
Выполните одно из перечисленных ниже действий.
Если вы выбрали пункт Гости, выполните следующие действия:
- Введите имя гостя.
- Необязательно: введите организацию и/или страну/регион гостя.
- Необязательно: введите должность гостя.
- Нажмите кнопку Готово.
Если вы выбрали пункт Предыдущие гости, выполните следующие действия:
- Выберите в списке одного или несколько предыдущих гостей. Вы увидите список предыдущих гостей, которых вы добавили в предыдущие отчеты о расходах, которые загружены в ваше приложение для автономного использования. По умолчанию загружено 50 элементов, но разработчик может изменить это число. Для получения дополнительной информации разработчики должны обратиться к разделу Мобильная платформа. Если вашего предыдущего гостя нет в списке, выберите Поиск для выполнения сетевого поиска. Выполните поиск по названию или переключитесь на поиск по организации, стране или должности.
- Нажмите кнопку Готово.
Если вы выбрали пункт Коллеги, выполните следующие действия:
- В списке выберите одного или нескольких коллег. Вы увидите список коллег, которые загружены в ваше приложение для автономного использования. По умолчанию загружено 50 элементов, но разработчик может изменить это число. Для получения дополнительной информации разработчики должны обратиться к разделу Мобильная платформа. Если вашего коллеги нет в списке, выберите Поиск для выполнения сетевого поиска. Выполните поиск по названию или переключитесь на поиск по компании или должности.
- Нажмите кнопку Готово.
Выберите кнопку Назад, чтобы вернуться к сведениям о расходах.
Если в соответствии с политикой компании требуется детализация расхода, выберите Детализировать, затем выполните следующие действия:
- Выберите первую дату для детализации.
- Выберите Добавить детализацию.
- Выберите подкатегорию для детализации расходов. Вы увидите список подкатегорий расходов, которые загружены в ваше приложение для автономного использования. По умолчанию загружено 50 элементов, но разработчик может изменить это число. Для получения дополнительной информации разработчики должны обратиться к разделу Мобильная платформа. Если вашей подкатегории нет в списке, выберите Поиск для выполнения сетевого поиска. Выполните поиск по названию подкатегории расходов.
- Введите сумму транзакции для детализации.
- При необходимости измените дату транзакции.
- Нажмите кнопку Готово.
- Повторяйте предыдущие шаги, пока не закончите добавлять все элементы детализации на выбранную дату.
- Для дополнительных дней вы можете выбрать Копировать на следующий день, чтобы скопировать детализацию на следующий день. Кроме того, вы можете выбрать дату для детализации, а затем добавить элементы детализации, как вы это делали для первой даты.
- После того, как вы закончите детализацию расхода, выберите кнопку Назад, чтобы вернуться к сведениям о расходах.
Выберите кнопку Назад, чтобы вернуться на страницу Отчет о расходах.
Повторяйте предыдущие шаги, пока не закончите добавлять все расходы.
Выберите Отправить.
Введите любые комментарии для утверждающего.
Нажмите кнопку Готово.
Вопросы и ответы
Почему мобильное приложение "Расходы" не указывает способ оплаты по умолчанию?
Организации могут настроить параметр Способ оплаты по умолчанию для каждой категории расходов при ее создании. Кроме того, при настройке способов оплаты вы можете установить в поле Способ оплаты по умолчанию значение Только импорт.
Когда значение Только импорт включено для способа оплаты, по умолчанию метод оплаты не вводится. Он будет пустым в категориях расходов, в которых настроен этот способ оплаты. Такое поведение согласовано как в Интернет-интерфейсе, так и в интерфейсе для мобильных устройств.
Когда параметр Только импорт не включен для метода оплаты, установленное значение вводится по умолчанию для категорий расходов, для которых настроен этот метод оплаты. Однако существует известная проблема, когда значение по умолчанию не вводится в мобильном приложении "Расходы". Чтобы обойти эту проблему, выберите вручную способ оплаты перед сохранением отчета о расходах.
Почему я не могу добавлять или редактировать финансовые аналитики в мобильном приложении "Расходы"?
Ввод измерений и распределений не поддерживается. Чтобы обойти это ограничение, вы можете настроить эти поля по умолчанию в мобильном приложении, настроив финансовые аналитики по умолчанию для каждого проекта или сотрудника.
Почему я иногда вижу ошибку синхронизации в мобильном приложении "Расходы"?
Если строки расходов не соответствуют требованиям политики и пользователь отправляет отчет о расходах, не обращая внимания на предупреждение политики, мобильные данные не синхронизируются с сервером, и происходит сбой синхронизации. Все отчеты о расходах, отправленные после сбоя синхронизации, останутся в состоянии сбоя и вызовут больше сбоев синхронизации. Единственный способ исправить эту ситуацию — вручную удалить уведомления о синхронизации. Эта проблема решена путем остановки отправки отчетов о расходах, когда предупреждения политики не были учтены, чтобы избежать ошибок синхронизации.
Почему проверка проекта и категории не отражается правильно в мобильном приложении "Расходы"?
Эта проверка в настоящий момент не поддерживается. Однако поддержка может быть добавлена в будущем.
Какие типы документов поддерживаются в мобильном приложении "Расходы"?
Мобильное приложение "Расходы" поддерживает только изображения. В настоящее время оно не поддерживает PDF-файлы или другие документы.