Создание запроса предложения

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

В этом разделе описывается, как создать запрос предложения.

Задача как часть более сложного процесса

На следующем рисунке показан полный процесс создания запроса предложения, предоставления к нему доступа для поставщиков и оценки предложений, отправленных поставщиками. Эта процедура состоит из пронумерованных шагов.

Необходимые условия

В следующей таблице показаны обязательные компоненты, которые должны быть подготовлены до начала работы.

1. Подготовка исходных полей в запросе предложения

В дополнение к информации о товарах или услугах, по которым требуется получить предложения, при создании запроса предложения также необходимо указать сведения о самом заказе. Например, необходимо указать требования к поставке и пригласить определенных поставщиков, от которых требуется получить предложения. Эту информацию можно ввести в форме Новый запрос предложения.

Чтобы подготовить исходные поля в запросе предложения, выполните следующие действия.

1. Щелкните Закупки и источники > Обычный > Запросы предложений > Все запросы предложений.

2. На панели "Действие", на вкладке Предложение, щелкните Запрос предложения.

3. В форме Новый запрос предложения выберите Тип покупки из следующих параметров.

   • Заказ на покупку — договор на покупку определенного количества продукта или продукта на определенную сумму у поставщика.

   • Договор покупки — договор на покупку определенного количества продукта или продукта на определенную сумму за период времени. Если выбирается такой тип покупки, необходимо выбрать диапазон дат, который применяется к договору покупки, и имя сотрудника, ответственного за договор покупки.

     Примечание

     Заявка на закупку — этот тип выбирается автоматически при создании запроса предложения непосредственно из заявки на закупку. При выборе этого типа вручную выдается сообщение об ошибке. Дополнительные сведения см. в разделе Создание запроса предложения на основе заявки на покупку.

4. Выберите валюту в поле Валюта. По умолчанию используется валюта юридического лица.

5. В поле Дата поставки выберите дату, до которой требуется получить номенклатуры.

6. В поле Дата и время окончания срока действия укажите дату и время, до которых поставщики должны ответить на запрос предложения.

7. В поле Код проекта выберите проект, если номенклатуры в запросе предложения предназначены для проекта.

8. Если адрес поставки отличается от адреса юридического лица, щелкните Адрес поставки и укажите адрес поставки.

9. При наличии группы закупщиков для инициатора запроса номенклатур выберите ее в поле Группа снабженцев.

10. В поле Язык выберите язык, на котором необходимо получать предложения. Поставщик может изменить язык в предложении.

11. В поле Заголовок документа введите понятное описание запроса предложения.

    Примечание

    Шаги 11–13 применяются при работе в AX 2012 R3.

12. В списке Тип обращения выберите требуемый тип, например запрос предложения. Дополнительные сведения см. в разделе Создание и использование типа обращения.

    Если с типом связан метод оценки, то он будет использоваться по умолчанию в создаваемом запросе предложения. При необходимости метод оценки можно изменить позже. Дополнительные сведения см. в разделе Создание и использование критериев и методов оценки.

13. Если запрос отправляет определенное подразделение, укажите его в поле Запрашивающее подразделение.

14. Нажмите OK для создания запроса предложения. Информация переносится в Запрос на заголовок предложения. Самым низким и самым высоким статусами запроса предложения является Создано.

2. Указание сведений о запрашиваемых товарах или услугах

После указания основных сведений о запросе предложения необходимо указать товары или услуги, по которым требуется получить предложения от поставщиков.

Чтобы указать определенные сведения в запросе, выполните следующие действия.

1. В форме Сведения о запросе предложения на экспресс-вкладке Строки запроса предложения выберите тип строки.

   • Номенклатура — номенклатура, отслеживаемая в качестве складируемой в Microsoft Dynamics AX и имеющая код номенклатуры. Номенклатура является типом строки по умолчанию.

   • Категория — нескладской товар или услуга, вводимые вручную из иерархии категорий закупаемой продукции.

2. Этот шаг применяется при работе в AX 2012 R3. Чтобы разрешить поставщикам отправлять запечатанные предложения, в Запрос на заголовок предложения в списке Тип предложения выберите параметр Опечатанное. В результате получаемые предложения будут шифроваться и будут недоступны до начала табулирования предложений после даты закрытия запроса предложения.

   Примечание

   Поставщики могут использовать функцию запечатанного предложения только на портале поставщика в Корпоративный портал для Microsoft Dynamics AX. Эта функция недоступна в Службы сайтов для Microsoft Dynamics ERP.

3. Этот шаг применяется при работе в AX 2012 R3. Если требуется разрешить поставщикам предоставлять замены или альтернативы, на экспресс-вкладке Разное установите флажок Разрешить альтернативные значения в строках ответа. Допускается одна альтернатива на строку категории.

4. Введите сведения в строку, такие как складские аналитики, количество, единица измерения, цена и скидка. Не заполняйте эти поля, если требуется, чтобы эти сведения предоставил поставщик.

   Дата окончания срока действия и запрошенная дата поставки запроса предложения копируются из заголовка запроса предложения. Даты можно изменить в любое время.

5. Щелкните Добавить строку необходимое количество раз. Каждой строке назначается номер, который отображается во всех документах, связанных с запросом предложения.

   Примечание

   При выполнении AX 2012 R3 можно использовать номер строки для выполнения сортировки и фильтрации во всех связанных документах. Номера увеличиваются с шагом 10. Если добавить новую строку между существующими двумя строками, ей назначается номер между двумя строками. Например, если в исходном обращении содержится три строки, они имеют номера 10, 20 и 30. Если добавить строку между строками 10 и 20, ей назначается номер 15.

   Также можно изменить нумерацию списка, которая повлияет на нумерацию строк с шагом 10. До публикации или отправки обращения можно добавлять дополнительные строки и изменять нумерацию списка. Однако после подтверждения покупки изменить нумерацию списка невозможно.

6. Чтобы добавить поставщиков, используйте один из следующих методов.

   • При работе в AX 2012 R3 можно добавить поставщиков в запрос предложения автоматически на основе категории закупаемой продукции запрашиваемых номенклатур. На экспресс-вкладке Поставщик щелкните Автоматически добавлять поставщиков.

   • Кроме того, на экспресс-вкладке Поставщик выберите поставщика в поле Счет поставщика. Контактная информация добавляется в запрос предложения. Статус — Создано. Это означает, что информация о поставщике сохранена в запросе предложения, но запрос предложения не отправлен поставщику или не опубликован на портале поставщика. Можно добавить поставщика в запрос предложения независимо от статуса поставщика.

     Примечание

     Данные, относящиеся к конкретному поставщику, например условия оплаты и валюта, не включаются в запрос предложения.

7. Можно прикреплять документы к строкам и заголовку запроса предложения.

   • Чтобы вложить документ в заголовок запроса предложения, в разделе Область действий щелкните Вложения.

   • Чтобы вложить документ в строку запроса предложения, на экспресс-вкладке Строки запроса предложения щелкните значок Документы в строке.

8. Этот шаг применяется при работе в AX 2012 R3. Если требуется, чтобы поставщики заполнили анкету как часть предложения, перейдите на вкладку Анкета и нажмите кнопку Добавить, чтобы вложить анкету в запрос предложения. Дополнительные сведения об анкетах в AX 2012 R3 см. в разделе Использование анкет.

3. Определение ответов на запрос предложения

Можно указать сведения, которые поставщики должны включить в предложения на запрос предложения. Поля, выбранные в форме Поля ответа на запрос предложения по умолчанию, печатаются в листе ответа, который отправляется поставщикам.

Можно также определить поля по умолчанию, которые будут применяться ко всем ответам (предложениям) на запрос предложения. Дополнительные сведения см. в разделе Определить ответы на запрос предложения.

Чтобы изменить значения по умолчанию в полях ответа конкретного запроса предложения, выполните следующие действия.

1. Щелкните Закупки и источники > Обычный > Запросы предложений > Все запросы предложений.

2. Выберите запрос предложения для работы.

3. На панели "Действие", на вкладке Предложение, щелкните Настройка ответа на запрос предложения.

4. В форме Поля ответа на запрос предложения по умолчанию установите или снимите флажки, соответствующие сведениям, которые требуется получить.

4. Отправка запроса предложения и листа ответа на запрос предложения

После определения всех сведений необходимо разрешить поставщикам просмотр запроса предложения.

Листы ответа содержат поля, которые должны заполняться поставщиками, которым отправлен запрос предложения. Один запрос предложения и лист ответа создается для каждого поставщика, а также создается журнал запросов предложений. Журнал запросов предложений содержит как запрос предложения, так и лист ответа. Для предоставления доступа к запросу предложения для поставщиков, выбранных в обращении по запросу предложения, выполните следующие действия.

1. Щелкните Закупки и источники > Обычный > Запросы предложений > Все запросы предложений.

2. Выберите запрос предложения для работы. Самым низким статусом запроса предложения должен быть статус Создано или Отправлено.

   Если самым низким статусом строки является Создано, имеется как минимум один поставщик, которому на отправлен запрос предложения. Если самым низким статусом строки является Отправлено, имеется как минимум один поставщик, который не ответил на запрос предложения, и можно повторно отправить запрос предложения таким поставщикам.

3. В области действий щелкните Отправить.

4. В форме Отправка запроса предложения проверьте, что в списке указаны именно те поставщики, которым требуется отправить запрос предложения. Чтобы удалить поставщиков, выберите их и нажмите кнопку Удалить.

   Примечание

   Поставщики, удаляемые с помощью формы Отправка запроса предложения, не удаляются из запроса предложения и могут просматривать запрос предложения в списках Все запросы предложений и Закрытые запросы предложений на портале поставщика.

5. В нижней области выберите строки запроса предложения для отправки и удалите все строки, которые не требуется отправлять.

6. Если необходимо напечатать запрос предложения и лист ответов, перейдите на шаг 5 "Печать запроса предложения и листа ответа на запрос предложения". В противном случае в форме Отправка запроса предложения нажмите кнопку OK, чтобы отправить запрос предложения выбранным поставщикам.

   Примечание

   Если установлено приложение и включена блокировка запроса предложения в разделе Параметры модуля "Закупки и источники", только некоторые поля будут доступны для изменения. Запрос предложения останется в заблокированном состоянии, пока не будет создано изменение. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение запроса предложения.

5. [Необязательно] Отправка запроса предложения и листа ответа на запрос предложения

При выборе печати запроса предложения при отправке печатается один запрос предложения и лист ответа для каждого поставщика, а также создается журнал запросов предложений. Журнал запросов предложений содержит как запрос предложения, так и лист ответа. Журналы запросов предложений создаются каждый раз при обновлении запроса предложения с помощью формы Отправка запроса предложения.

Чтобы напечатать запрос предложения, выполните следующие действия.

1. В нижней области после выбора строк запроса предложения для отправки и удаления всех строк, которые не требуется отправлять, щелкните Печать.

2. Установите флажок Печать запроса предложения, чтобы напечатать выбранный запрос предложения, и установите флажок Печатать лист ответов на запрос предложения, чтобы напечатать лист ответа на запрос предложения. Дополнительные сведения об определении полей в листе ответа на запрос предложения см. в разделе Определить ответы на запрос предложения.

3. Установите флажок Печатать цены и суммы запроса предложения, чтобы распечатать цены и суммы в запросе предложения.

   Для выбора параметров печати листов ответа щелкните Расширенные параметры печати.

4. Щелкните ОК, чтобы распечатать лист запроса предложения и ответа на запрос предложения.

   Один запрос предложения для каждого поставщика будет распечатан в случаях, где в строках низшим статусом является Создано или Отправлено и наивысшим статусом является Создано или Отправлено. Отмененные строки и строки с зарегистрированными ответами не печатаются. Журналы запросов предложений создаются каждый раз при обновлении запроса предложения с помощью формы Отправка запроса предложения.

5. В форме Отправка запроса предложения нажмите кнопку OK, чтобы отправить запрос предложения выбранным поставщикам.

6. Публикация запроса предложения (государственный сектор)

В случае Модуль "Государственный сектор" в Microsoft Dynamics AX 2012 R3 можно предоставить доступ к запросу предложения для всех поставщиков на портале поставщика и одновременно отправить его поставщикам, выбранным в обращении по запросу предложения, выполнив следующие действия.

1. Щелкните Закупки и источники > Обычный > Запросы предложений > Все запросы предложений.

2. Выберите запрос предложения для работы.

3. В разделе Панель операций в группе Процесс щелкните Отправить и опубликовать на портале поставщиков.

4. В форме Отправка и публикация запроса предложения нажмите кнопку ОК, затем нажмите кнопку ОК в открывшемся журнале Infolog.

Запрос предложения отобразится в списке Открытие запросов предложений. Все поставщики с доступом к порталу смогут просматривать запрос предложения. Журналы запросов предложений создаются при каждом обновлении запроса предложения с помощью формы Отправка и публикация запроса предложения.

Далее

Можно изменить запрос предложения, который уже был отправлен поставщикам, и отправить его повторно. В случае государственного сектора, если запрос предложения опубликован на портале поставщика, можно повторно опубликовать измененную версию. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение запроса предложения.

Однако обычно следующим шагом является сравнение и оценка полученных предложений. Сюда может входить оценка и ранжирование предложений. Затем можно отклонить или принять строки в предложениях одного или нескольких поставщиков. Кроме того, предложения можно вернуть поставщикам, чтобы получить от них дополнительные сведения. Дополнительные сведения об этих действиях см. в разделе Сравнение предложений и заключение контракта. Дополнительные сведения о процедуре ответа поставщиков на запрос предложения см. в разделе О предложениях поставщиков.

Связанные задачи

О запросах предложения

О запечатанных предложениях

Настройка запросов предложений

Создание и использование типа обращения

Создание и использование критериев и методов оценки

Создание запроса предложения на основе заявки на покупку

Определить ответы на запрос предложения

Создание ответа на запрос предложения

Изменение запроса предложения

Сравнение предложений и заключение контракта

О предложениях поставщиков

Техническая информация для системных администраторов

При отсутствии доступа к страницам, которые необходимы для выполнения этой задачи, свяжитесь с системным администратором и предоставьте сведения, представленные в следующей таблице.