Управление записями обмена сообщениями в Exchange 2013
Область применения: Exchange Server 2013 г.
Пользователи каждый день отправляют и получают электронную почту. Если не обращать внимания на электронную почту, на пользователя может обрушиться целый поток создаваемых и принимаемых сообщений, что снижает производительность труда и подвергает организацию определенным рискам. Таким образом, управление жизненным циклом электронной почты имеет важнейшее значение для большинства организаций.
Управление записями сообщений (MRM) — это технология управления записями в Exchange Server, которая помогает организациям управлять жизненным циклом электронной почты и снизить юридические риски, связанные с электронной почтой. Развертывание этой технологии может пригодиться вашей организации по нескольким причинам.
Соответствие бизнес-требованиям. В зависимости от политик обмена сообщениями в вашей организации может потребоваться хранить важные сообщения электронной почты в течение определенного периода времени. Например, почтовый ящик пользователя может содержать критически важные сообщения, связанные с бизнес-стратегией, транзакциями, разработкой продуктов или взаимодействием с клиентами.
Соответствие юридическим и нормативным требованиям. Многие организации имеют юридические или нормативные требования для хранения сообщений в течение указанного периода и удаления сообщений старше этого периода. При хранении сообщений сверх этого срока могут возрасти правовые или финансовые риски организации.
Повышение производительности пользователей. Если оставить неуправляемой, постоянно растущий объем электронной почты в почтовых ящиках пользователей также может повлиять на их производительность. Например, хотя подписки на информационные бюллетени и автоматические уведомления могут иметь информационную ценность при получении, пользователи могут не удалять их после чтения (часто они никогда не читаются). Многие из этих типов сообщений не имеют значения хранения в течение нескольких дней. Использование MRM для удаления таких сообщений может помочь уменьшить информационный беспорядок в почтовых ящиках пользователей, тем самым повышая производительность.
Улучшение управления хранилищем. Из-за ожиданий, вызванных бесплатными службами электронной почты для потребителей, многие пользователи хранят старые сообщения в течение длительного периода времени или никогда не удаляют их. Обслуживание больших почтовых ящиков становится все более стандартной практикой, и пользователи не должны быть вынуждены изменять свои привычки работы на основе ограничительных квот почтовых ящиков. Однако хранение сообщений в течение периода, необходимого для бизнеса, юридических или нормативных причин, также увеличивает затраты на хранение.
Управление записями сообщений позволяет с необходимой гибкостью реализовать политику управления записями, которая максимально соответствует потребностям организации. Хорошее представление об управлении записями сообщений, архивировании и хранении на месте позволяет достичь целей управления хранением в почтовых ящиках и обеспечить соответствие нормативным требованиям к хранению.
Ищете задачи управления, связанные с MRM? См. статью Процедуры управления записями обмена сообщениями.
MRM в Exchange Server 2013
В Exchange Server 2013 году MRM выполняется за счет использования тегов хранения и политик хранения. Теги хранения используются для применения параметров хранения ко всему почтовому ящику и его стандартным папкам, таким как "Входящие" и "Удаленные". Вы также можете создавать и развертывать теги хранения, которые outlook 2010 и более поздних версий и Outlook Web App пользователи могут использовать для применения к папкам или отдельным сообщениям. После их создания вы добавляете теги хранения в политику хранения, а затем применяете политику к пользователям. Помощник по обслуживанию управляемых папок в почтовых ящиках обрабатывает почтовые ящики и применяет параметры хранения в политике хранения пользователя. Дополнительные сведения о политиках хранения см. в статье Retention tags and retention policies.
По истечении срока хранения сообщения, который установлен в применимом теге хранения, помощник для управляемых папок выполняет действие по хранению, указанное в теге. Затем сообщения можно удалить окончательно или с возможностью восстановления. Если для пользователя подготовлен архив, с помощью тегов хранения также можно переместить элементы в локальный архив пользователя.
Стратегии управления записями сообщений
С помощью политик хранения можно применять основной срок хранения сообщений ко всему почтовому ящику или определенным папкам по умолчанию. Хотя существует несколько стратегий развертывания управления записями сообщений, ниже приведены самые распространенные из них.
Удаление всех сообщений по истечении указанного периода. В этой стратегии реализуется одна политика MRM, которая удаляет все сообщения по истечении определенного периода. В этой стратегии отсутствует классификация сообщений. Политику эту можно реализовать, создав единственный тег политики по умолчанию (DPT) для почтового ящика. Однако это не гарантирует, что сообщения будут храниться в течение указанного периода. Пользователи все еще могут удалять сообщения, прежде чем завершится срок хранения.
Перемещение сообщений в архивные почтовые ящики. В этой стратегии вы реализуете политики MRM, которые перемещают элементы в архивный почтовый ящик пользователя. Архивный почтовый ящик представляет собой дополнительное место для хранения старого и редко используемого содержимого. Теги хранения, отвечающие за перемещение элементов, также известны как политики архивирования. В одной политике хранения можно сочетать тег политики по умолчанию (DPT) и личные теги для перемещения элементов, а также тег политики по умолчанию (DPT), теги политики хранения (RPT) и личные теги для удаления элементов. Дополнительные сведения о политиках архивации см. в следующих разделах:
- Exchange Server:: архивация на месте в Exchange 2013
Примечание.
В гибридной среде Exchange для основного почтового ящика, размещенного на локальном сервере, можно включить архивный почтовый ящик в облаке. Если назначить для основного почтового ящика, размещенного на локальном сервере, политику архивации, элементы будут перемещены в облачный архив. При перемещении элемента в архивный почтовый ящик его копия не сохраняется в локальном почтовом ящике. Если локальный почтовый ящик находится на хранении, политика архивации будет по-прежнему перемещать элементы в архивный почтовый ящик в облаке, где они будут удерживаться в течение заданного периода хранения.
Удаление сообщений на основе расположения папки. В этой стратегии вы реализуете политики MRM на основе расположения электронной почты. Например, можно задать хранение сообщений в папке "Входящие" в течение одного года, а сообщений в папке "Нежелательная почта" — в течение 60-ти дней. Эту политику можно реализовать, используя сочетание тегов политики хранения (RPT) для каждой папки по умолчанию, которую требуется настроить, и тега политики по умолчанию (DPT) для всего почтового ящика. DPT применяется ко всем настраиваемым папкам и всем папкам по умолчанию, к которым не применяется RPT.
Примечание.
В Exchange 2013 можно создавать RPT для папок "Календарь" и "Задачи". Если вы не хотите, чтобы элементы в этих или других стандартных папках имели срок действия, можно создать для них отключенный тег хранения.
Разрешить пользователям классифицировать сообщения. В этой стратегии вы реализуете политики MRM, которые включают базовый параметр хранения для всех сообщений, но позволяют пользователям классифицировать сообщения на основе бизнес-требований или нормативных требований. В этом случае пользователи становятся важной частью вашей стратегии управления записями. Часто они лучше понимают значение хранения сообщения.
Пользователи могут применять различные параметры хранения к сообщениям, чтобы хранить их в течение различных периодов. Эту политику можно реализовать, используя сочетание следующих компонентов.
DPT для почтового ящика
Личные теги, которые пользователи могут применять к настраиваемым папкам или отдельным сообщениям
Дополнительные теги политики хранения, определяющие истечение срока действия элементов в папках по умолчанию (необязательно)
Например, можно использовать политику хранения с личными тегами, которые имеют более короткий срок хранения (например, два дня, одна неделя или один месяц), а также личными тегами с более длительным сроком хранения (например, один год, два года или пять лет). Пользователи могут применять личные теги с более короткими сроками хранения для таких элементов, как подписки на информационные бюллетени, которые могут оказаться неактуальными через несколько дней после получения, а также теги с более длительными сроками с целью хранения важных для бизнеса элементов. Этот процесс также можно автоматизировать с помощью правил папки "Входящие" в Outlook, чтобы применить личный тег к сообщениям, которые соответствуют условиям правила.
Хранение сообщений для обнаружения электронных данных. В этой стратегии вы реализуете политики MRM, которые удаляют сообщения из почтовых ящиков по истечении указанного периода, но также сохраняют их в папке "Элементы с возможностью восстановления" для целей обнаружения электронных данных на месте , даже если сообщения были удалены пользователем или другим процессом.
Это требование можно выполнить с помощью сочетания политик хранения и удержания на месте и удержания для судебного разбирательства или удержания для судебного разбирательства. Политики хранения удаляют сообщения из почтового ящика по истечении указанного периода. Удержание на основе времени In-Place или удержание для судебного разбирательства сохраняет сообщения, которые были удалены или изменены до этого периода. Например, чтобы хранить сообщения в течение семи лет, можно создать политику хранения с DPT, которая удаляет сообщения в течение семи лет, а удержание для судебного разбирательства для хранения сообщений в течение семи лет. Сообщения, которые не были удалены пользователями, будут удалены через семь лет; сообщения, удаленные пользователями до семилетнего периода, будут храниться в папке "Элементы с возможностью восстановления" в течение семи лет. Дополнительные сведения об этой папке см. в статье Папка "Элементы с возможностью восстановления".
Разрешить пользователям очищать свои почтовые ящики также можно с помощью тегов политики хранения (RPT) и личных тегов. Однако в этом случае хранение на месте и хранение для судебного разбирательства все еще будет действовать, поэтому удаленные сообщения будут храниться до завершения указанного срока.
Примечание.
Удержание на месте с учетом времени (а также хранение для судебного разбирательства) похоже на процесс, который неформально назывался "мягким" удержанием по юридическим причинам в Exchange 2010. Такое удержание реализовывалось с помощью настройки периода хранения удаленных элементов в базе данных почтовых ящиков или отдельном почтовом ящике. При этом хранение удаленных элементов позволяло хранить удаленные и измененные элементы с учетом даты удаления. Удержание на месте и хранение для судебного разбирательства позволяют хранить элементы с учетом даты их получения или создания. Это гарантирует, что сообщения будут храниться по крайней мере в течение указанного периода.