Создание общего почтового ящика

  • Статья

Примечание.

Если ваша организация использует гибридную среду Exchange, вам следует использовать локальный Центр администрирования Exchange для создания общих почтовых ящиков и управления ими. См. статью Создание общих почтовых ящиков в Центре администрирования Exchange

Если вы не знаете, нужен ли вам общий почтовый ящик или группа Microsoft 365 для Outlook, см. инструкции в статье Сравнение групп. Невозможно перенести общий почтовый ящик в группу Microsoft 365.

Создайте общие почтовые ящики, чтобы группа людей могла отслеживать и отправлять сообщения электронной почты с общих адресов электронной почты, таких как info@contoso.com. Когда пользователь из группы отвечает на сообщение, отправленное на общий почтовый ящик, оно отображается как отправленное с общего почтового ящика, а не от отдельного пользователя.

Общие почтовые ящики включают общий календарь. Ваша команда может использовать общий календарь в качестве места, где все могут ввести свои встречи. Например, если у вас есть 3 человека, которые посещают клиентов, все они могут использовать общий календарь для ввода сведений о посещении клиента.

Перед созданием общего почтового ящика ознакомьтесь со статьей Сведения об общих почтовых ящиках для получения дополнительной информации.

Совет

Если вам нужна помощь с действиями в этом разделе, рассмотрите возможность взаимодействия со специалистом Майкрософт по малому бизнесу. С помощью бизнес-помощника вы и ваши сотрудники получаете круглосуточный доступ к знаниям специалистов по малому бизнесу по мере развития вашего предприятия: от начальных этапов до повседневной работы.

Создание общего почтового ящика и добавление участников

  1. Войдите с помощью пользователя с ролью администратора Exchange. Если появится сообщение "Вам не предоставлены разрешения на доступ к этой странице или выполнение этого действия", у вас нет прав администратора.
  1. В Центре администрирования перейдите на страницу Teams & Группы>Общие почтовые ящики. Выберите Показать все в области навигации слева, если вы не видите & Группы Teams.
  1. В Центре администрирования перейдите на страницу Teams & Группы>Общие почтовые ящики.

  1. На странице Общие почтовые ящики нажмите + Добавить общий почтовый ящик. Введите имя для общего почтового ящика. Затем выберите адрес электронной почты. При необходимости его можно будет изменить.

  2. Нажмите кнопку Сохранить изменения. Через несколько минут вы сможете добавить участников.

  3. В разделе Дальнейшие действия щелкните Добавить участников в этот почтовый ящик. Участники — это люди, которые смогут просматривать входящую почту и исходящие ответы в этом почтовом ящике.

  4. Нажмите кнопку Добавить участников . Выберите пользователей, которым нужно использовать этот общий почтовый ящик, а затем нажмите кнопку Добавить. а затем закройте.

У вас есть общий почтовый ящик, содержащий общий календарь. Перейдите к следующему шагу:Блокирование входа для учетной записи общего почтового ящика.

Какие разрешения следует использовать?

Для общего почтового ящика можно использовать следующие разрешения:

  • Полный доступ. Разрешение на полный доступ позволяет пользователю открывать общий почтовый ящик и действовать с правами владельца этого почтового ящика. Получив доступ к общему почтовому ящику, пользователь может создавать элементы календаря; читать, просматривать, удалять и изменять сообщения электронной почты; создавать задачи и контакты в календаре. Тем не менее, пользователь с разрешением на полный доступ не может отправлять электронную почту из общего почтового ящика, если у него нет также разрешения "Отправить как" или "Отправить от имени".

  • Отправить как. Разрешение "Отправить как" позволяет пользователю олицетворять общий почтовый ящик при отправке почты. Например, если Катерина войдет в общий почтовый ящик отдела маркетинга и отправит из него сообщение, отправителем будет считаться отдел маркетинга.

  • Отправить от имени. Разрешение "Отправить от имени" позволяет пользователю отправлять электронную почту от имени общего почтового ящика. Например, если Алексей войдет в общий почтовый ящик приемной, здание 32, и отправит из него сообщение, отправителем будет считаться Алексей от имени приемной, здание 32. Разрешение "Отправить от имени" невозможно предоставить с помощью Центра администрирования Exchange. Для этого необходимо использовать командлет Set-Mailbox с параметром GrantSendonBehalf.

Примечание.

Разрешения Отправить как и Отправить от имени не работают в классическом клиенте Outlook, если параметру HiddenFromAddressListsEnabled в почтовом ящике присвоено значение True, так как им требуется, чтобы почтовый ящик был видимым в общей адресной книге Outlook.

Изменение делегирования общего почтового ящика с помощью Центра администрирования Exchange

  1. В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Почтовые ящики получателей>. Выберите общий почтовый ящик, а затем щелкните Изменить значок редактирования.

  2. В разделе Разрешения почтового ящика выберите Управление делегированием почтового ящика.

  3. Чтобы предоставить или удалить разрешения на полный доступ и отправить как, выберите Добавитьзначок добавления или Удалитьзначок удаления , а затем выберите пользователей, которым вы хотите предоставить разрешения.

    Примечание.

    Разрешение "Полный доступ" позволяет пользователю открывать почтовый ящик, а также создавать из изменять в нем элементы. Разрешение "Отправлять как" позволяет всем пользователям, кроме владельца почтового ящика, отправлять электронную почту из этого общего почтового ящика. Для эффективной работы с общим почтовым ящиком необходимы оба разрешения.

  4. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить изменения.

Блокирование входа для учетной записи общего почтового ящика

У каждого общего почтового ящика есть соответствующая учетная запись пользователя. Вы заметили, что вам не потребовалось указывать пароль при создании общего почтового ящика? У этой учетной записи есть пароль, но он создается системой (неизвестен). Вы не должны использовать учетную запись для входа в общий почтовый ящик.

Но что если администратор просто сбросит пароль учетной записи общего почтового ящика? Или злоумышленник получит доступ к учетным данным общего почтового ящика? Это позволило бы с помощью учетной записи пользователя выполнять вход в общий почтовый ящик и отправлять электронную почту. Чтобы не допустить этого, требуется заблокировать вход для учетной записи, связанной с общим почтовым ящиком.

  1. В Центре администрирования откройте страницу Пользователи>Активные пользователи.
  1. В Центре администрирования откройте страницу Пользователи>Активные пользователи.

  1. В списке учетных записей пользователей найдите учетную запись общего почтового ящика (например, примените фильтр Нелицензированные пользователи).

  2. Выберите пользователя, чтобы открыть область свойств, а затем выберите Блокировать вход.

    Примечание.

    Если учетная запись уже заблокирована, вверху отобразится надпись Вход заблокирован, а для значка выводится текст Разблокировать этого пользователя.

  3. На странице Блокировать вход выберите Блокировать вход пользователя, а затем нажмите кнопку Сохранить изменения.

Инструкции по блокировке входа для учетных записей с помощью Microsoft Graph PowerShell (включая несколько учетных записей одновременно), см. в статье Блокировка учетных записей пользователей Microsoft 365 с помощью PowerShell.

Добавление общего почтового ящика в Outlook

Если в вашей организации включена функция AutoMapping (чаще всего она включена по умолчанию), общий почтовый ящик появится у пользователей в Outlook автоматически после закрытия и перезапуска приложения.

Функция AutoMapping применяется к почтовому ящику пользователя, а не к общему почтовому ящику. Это означает, что при попытке использовать группу безопасности для управления доступом к общему почтовому ящику функция AutoMapping работать не будет. Таким образом, чтобы работала функция AutoMapping, необходимо явно назначить разрешения. Функция AutoMapping включена по умолчанию. Сведения о ее отключении см. в статье Удаление функции AutoMapping для общего почтового ящика.

Дополнительные сведения об общих почтовых ящиках в Outlook:

Использование общего почтового ящика на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах)

Вы можете получить доступ к общему почтовому ящику на мобильном устройстве двумя способами:

Примечание.

Общий почтовый ящик можно добавить только в приложение Outlook для iOS или мобильное приложение Outlook для Android.

Использование общего календаря

При создании общего почтового ящика автоматически создается общий календарь. Для отслеживания встреч и местонахождения пользователей предпочтительнее использовать календарь общего почтового ящика, а не календарь SharePoint. Общий календарь интегрирован с Outlook и работать с ним проще, чем с календарем SharePoint.

  1. В приложении Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.

  2. При вводе собраний или встреч их смогут увидеть все участники общего почтового ящика.

  3. Любой участник общего почтового ящика может создавать, просматривать и управлять встречами в календаре так же, как личными встречами. Изменения общего календаря будут видны всем участникам общего почтового ящика.

Удаление лицензии из общего почтового ящика

Общие почтовые ящики обычно не требуют лицензии. Следуйте этим инструкциям, чтобы удалить лицензию из общего почтового ящика, чтобы назначить ее пользователю или вернуть лицензию, чтобы вы не платите за лицензию, которая вам не нужна.

Примечание.

Лицензия Exchange Online плана 2 требуется в следующих сценариях:

  • Общий почтовый ящик имеет более 50 ГБ хранилища.
  • Общий почтовый ящик использует архивирование на месте.
  • Общий почтовый ящик помещается в удержание для судебного разбирательства.

Пошаговые инструкции по назначению лицензий см. в статье Назначение лицензий пользователям.

Удаление лицензии

  1. В Центре администрирования откройте страницу Пользователи>Активные пользователи.

    Примечание.

    Необходимо удалить лицензию со страницы Активные пользователи. Вы не можете удалить лицензию со страницы общего почтового ящика, так как лицензии являются параметрами пользователя.

  1. В Центре администрирования откройте страницу Пользователи>Активные пользователи.

    Примечание.

    Необходимо удалить лицензию со страницы Активные пользователи. Вы не можете удалить лицензию со страницы общего почтового ящика, так как лицензии являются параметрами пользователя.

  1. Выберите общий почтовый ящик.

  2. На вкладке Лицензии и приложения разверните узел Лицензии и снимите флажок для лицензии, которую вы хотите удалить.

  3. Нажмите Сохранить изменения.

  4. При возвращении на страницу Активные пользователи состояние общего почтового ящика будет нелицензировано.

  5. Вы по-прежнему платите за лицензию. Чтобы прекратить оплату, удалите лицензию из своей подписки.

См. также:

Сведения об общих почтовых ящиках (статья)
Настройка общего почтового ящика (статья)
Преобразование почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик (статья)\