Общий доступ к файлам и видео в безопасной среде

Важно обратить внимание на то, кто может просматривать и редактировать файлы, а также где хранятся эти файлы. Файлы должны храниться в безопасном расположении с соответствующими разрешениями. В Microsoft 365 бизнес премиум пользователи могут использовать Microsoft Teams для хранения файлов и совместного использования. Кроме того, можно отправить ссылку на SharePoint. Отправка ссылки, а не вложения электронной почты помогает убедиться, что вы знаете, кто просматривает или изменяет файлы. Файлы нельзя просматривать или изменять без предоставления разрешений, в то время как вложения электронной почты легко пересылаются.

Когда файлы находятся в Microsoft Teams и в SharePoint, пользователи могут совместно проверять эти файлы и работать над ними. При необходимости можно отслеживать изменения. В Teams можно предоставлять общий доступ к файлам в рамках организации, практики или кампании. Если нужно предоставить доступ к файлам для внешних пользователей, не входящих в состав вашей организации, можно добавить таких пользователей в команду в качестве гостей или отправить им безопасную ссылку SharePoint.

Рекомендации

Убедитесь, что пользователи применяют следующие методы для безопасного предоставления доступа к файлам и видео:

1. Храните файлы в Microsoft Teams или SharePoint. Убедитесь, что доступ к этим файлам есть лишь у тех пользователей, кому эти файлы действительно нужны.

2. Если нужно поделиться файлами, не отправляйте их по электронной почте в виде вложений. Вместо этого воспользуйтесь командой Получить ссылку в Microsoft Teams или SharePoint и отправьте эту ссылку по электронной почте.

3. Чтобы предоставить внешний общий доступ к какому-либо файлу, добавьте внешнего пользователя в команду в качестве гостя или используйте SharePoint, чтобы получить безопасную ссылку на этот конкретный файл и предоставить доступ к нему.

4. Используйте Microsoft Stream для размещения видео, которые должны быть доступными для вашей кампании.

5. Используйте Microsoft Teams или SharePoint для хранения видеофайлов, с которыми ваша команда будет совместно работать или к которым она будет предоставлять доступ.

Настройка

Члены организации могут создать команду, а затем добавить в нее гостевых пользователей, например партнеров по рекламе или финансовым услугам, выполнив следующие действия.

Чтобы поделиться безопасной ссылкой с гостем без использования Microsoft Teams, выполните следующие действия.

Чтобы создать видео и предоставить общий доступ к ним, выполните следующие действия.

Скачайте инфографику в формате PDF или PowerPoint, чтобы быстро ознакомиться со способами предоставления общего доступа к файлам.

Следующее действие

По завершении этого шага создайте информационный сайт для своей команды.