Создание неактивных почтовых ящиков и управление ими

  • Статья

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Неактивные почтовые ящики позволяют сохранять сообщения электронной почты бывших сотрудников после того, как они покинут вашу организацию. К неактивным почтовым ящикам могут обращаться авторизованные пользователи, которым были предоставлены разрешения на обнаружение электронных данных по юридическим причинам. Например, администраторы, сотрудники по соответствию требованиям и менеджеры записей, которые затем могут использовать поиск контента для поиска и экспорта содержимого неактивного почтового ящика. Inactive mailboxes can't receive email and aren't displayed in your organization's shared address book or other lists.

Дополнительные сведения о неактивных почтовых ящиках см. в разделе О неактивных почтовых ящиках.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Создание неактивного почтового ящика

Чтобы сделать почтовый ящик неактивным, требуется удержание почтового ящика, а затем удаление почтового ящика или соответствующей учетной записи пользователя.

Чтобы сделать почтовый ящик неактивным, он должен быть лицензирован правильно , чтобы удержание можно было применить к почтовому ящику перед его удалением. После удаления учетной записи пользователя все лицензии Exchange Online, связанные с учетной записью пользователя, будут доступны для назначения новому пользователю.

Мы рекомендуем использовать хранение Microsoft 365, чтобы применить удержание к почтовому ящику. Другие методы рассматриваются в статье Сведения о неактивных почтовых ящиках.

Лучший способ удаления почтового ящика — удалить соответствующую учетную запись пользователя в Центре администрирования Microsoft 365. Сведения об удалении учетных записей пользователей см. в статье Удаление пользователя из организации. Однако вы также можете удалить почтовый ящик с помощью командлета Remove-Mailbox в Exchange Online PowerShell. Дополнительные сведения см. в статье Удаление или восстановление почтовых ящиков пользователей в Exchange Online.

В таблице ниже описывается процесс создания неактивного почтового ящика для различных сценариев хранения.


Кому... Выполните следующие действия... Результат
Хранить содержимое почтового ящика в течение неопределенного срока после ухода сотрудника из организации 1. Примените параметры хранения Microsoft 365 с действиями хранения для почтового ящика (политика хранения) или определенными элементами электронной почты (одна или несколько меток хранения).

2. Дождитесь применения параметров хранения.

3. Удалите учетную запись пользователя Microsoft 365.		 Все содержимое неактивного почтового ящика с примененными параметрами хранения, включая элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления", сохраняется на неопределенный срок.
Хранение всего содержимого почтового ящика в течение определенного периода после того, как сотрудник покинет организацию, а затем удалите почтовый ящик 1. Примените политику хранения Microsoft 365 к почтовому ящику с параметрами хранения, которые сохраняют и удаляют элементы по истечении срока хранения.

2. Дождитесь применения параметров хранения.

3. Удалите учетную запись пользователя Microsoft 365.		 По истечении срока хранения элемента почтового ящика элемент перемещается в папку "Элементы с возможностью восстановления", а затем окончательно удаляется (очищается) из неактивного почтового ящика по истечении срока хранения удаленного элемента (для почтовых ящиков Exchange). Срок хранения политики хранения Microsoft 365 всегда основан на исходной дате получения или создания элемента почтового ящика.

Примечание.

Если параметры хранения Microsoft 365, настроенные для хранения или хранения и последующего удаления содержимого, уже применяются к почтовому ящику или элементам почтового ящика или удержание для судебного разбирательства уже помещено в почтовый ящик, или все, что вам нужно сделать, чтобы создать неактивный почтовый ящик, — это удалить соответствующую учетную запись пользователя.

Просмотр списка неактивных почтовых ящиков

Вы можете использовать портал Microsoft Purview или портал соответствия требованиям Microsoft Purview, чтобы просмотреть список неактивных почтовых ящиков в вашей организации.

Примечание.

Порталы могут отображать до 5000 неактивных почтовых ящиков. Чтобы просмотреть более 5000 неактивных почтовых ящиков, необходимо использовать Exchange Online PowerShell, как описано после инструкций по шагу.

Для этой конфигурации можно использовать портал Microsoft Purview или портал соответствия требованиям Microsoft Purview при входе с учетной записью администратора соответствия требованиям в вашей организации.

  1. В зависимости от используемого портала перейдите в одно из следующих расположений:

    • Вход на портал> Microsoft PurviewПолитики хранениякарточек>>управления жизненным циклом данных.

      Если карточка решения для управления жизненным циклом данных не отображается, выберите Просмотреть все решения , а затем выберите Управление жизненным циклом данных в разделе Управление данными .

    • Вход на портал >соответствия требованиям Microsoft PurviewРешения>Управление жизненным циклом> данныхMicrosoft 365>Политики хранения.

  2. Выберите параметр Неактивный почтовый ящик . Например, на портале Microsoft Purview:

    Параметр неактивного почтового ящика на странице Политики хранения из управления жизненным циклом данных.

  3. На странице Неактивные почтовые ящики отображается список неактивных почтовых ящиков. Выберите один, чтобы просмотреть сведения об этом неактивном почтовом ящике. Сведения включают идентификатор Exchange для почтового ящика и сведения о том, находится ли он на удержании для судебного разбирательства.

    Вы не увидите другие типы удержаний в области сведений, например политику хранения Microsoft 365 или удержание eDiscovery. Чтобы найти эти сведения, ознакомьтесь с разделом Определение типа удержания, размещенного в почтовом ящике Exchange Online.

Если у вас много неактивных почтовых ящиков, вам может быть проще найти и отсортировать CSV-файл для сведений, которые вы видите в списке. На странице Неактивные почтовые ящики выберите Экспорт.

Кроме того, можно выполнить следующую команду в Exchange Online PowerShell, чтобы отобразить список неактивных почтовых ящиков:

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

Вы также можете выполнить следующую команду, чтобы экспортировать список неактивных почтовых ящиков и другие сведения в CSV-файл. В этом примере CSV-файл создается в текущем каталоге.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation

Примечание.

Возможно, неактивный почтовый ящик может иметь тот же SMTP-адрес, что и активный почтовый ящик пользователя. В этом случае значение свойства Различающееся имя или ExchangeGuid можно использовать для уникальной идентификации неактивного почтового ящика.

Поиск и экспорт содержимого неактивного почтового ящика

Доступ к содержимому неактивного почтового ящика можно получить с помощью средства поиска контента на портале Microsoft Purview или на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Дополнительные сведения см. в статье Справочник по функциям для поиска контента .

Изменение срока хранения неактивного почтового ящика

После того как почтовый ящик станет неактивным, вы можете изменить длительность удержания, примененную к неактивным почтовым ящикам.

Пошаговые процедуры см. в статье Изменение длительности хранения для неактивного почтового ящика.

Возврат неактивного почтового ящика

Если бывший сотрудник возвращается в вашу организацию или для выполнения обязанностей бывшего сотрудника нанимается новый сотрудник, вы можете восстановить содержимое неактивного почтового ящика.

При восстановлении неактивного почтового ящика почтовый ящик преобразуется в новый почтовый ящик, сохраняются содержимое и структура папок неактивного почтового ящика, а почтовый ящик связывается с новой учетной записью пользователя. После восстановления неактивный почтовый ящик больше не существует.

Пошаговые процедуры и дополнительные сведения о том, что происходит при восстановлении неактивного почтового ящика, см. в статье Восстановление неактивного почтового ящика.

Восстановление содержимого неактивного почтового ящика в другом почтовом ящике

Если другой сотрудник берет на себя обязанности бывшего сотрудника или другому пользователю требуется доступ к содержимому неактивного почтового ящика, вы можете объединить его с другим почтовым ящиком.

При этом его содержимое копируется в другой почтовый ящик. Неактивный почтовый ящик сохраняется и остается неактивным. В неактивном почтовом ящике по-прежнему можно выполнять поиск с помощью обнаружения электронных данных, его можно объединить с другим почтовым ящиком, восстановить или удалить.

Пошаговые процедуры см. в статье Восстановление неактивного почтового ящика.

Удаление неактивного почтового ящика

Если вам больше не нужно хранить содержимое неактивного почтового ящика, можно окончательно удалить неактивный почтовый ящик, удалив удержание, примененное к неактивным почтовым ящикам.

Дополнительные сведения и пошаговые процедуры см. в статье Удаление неактивного почтового ящика.