Сведения о неактивных почтовых ящиках

  • Статья

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Организации может понадобиться хранить электронную почту бывших сотрудников. В зависимости от требований организации содержимое почтового ящика может потребоваться хранить в течение несколько месяцев или лет после ухода сотрудника или бессрочно. Независимо от того, как долго вам нужно хранить электронные письма, вы можете создавать неактивные почтовые ящики для хранения почтовых ящиков бывших сотрудников.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Сведения о неактивных почтовых ящиках

Когда сотрудник покидает вашу организацию (или уходит в длительный отпуск), вы можете удалить его учетную запись Microsoft 365. Данные почтового ящика сотрудника хранятся в течение 30 дней после удаления учетной записи. В течение этого периода вы по-прежнему можете восстановить данные почтового ящика, отменив удаление учетной записи. Через 30 дней данные удаляются без возможности восстановления.

Но если к почтовому ящику применяется удержание перед удалением учетной записи Microsoft 365, почтовый ящик преобразуется в неактивный почтовый ящик. В следующих разделах содержатся сведения о удержаниях, которые могут применяться с хранением Microsoft 365 и удержанием eDiscovery.

Неактивные почтовые ящики полезны, когда вашей организации необходимо хранить содержимое почтовых ящиков бывших сотрудников по нормативным или другим причинам. Хотя любой тип удержания, указанный в этом документе, приведет к тому, что почтовый ящик становится неактивным при удалении пользовательского объекта, рекомендуется применить политику хранения Microsoft 365 или метки хранения, подтвердить применение удержания, а затем удалить соответствующую учетную запись Microsoft 365. На этом этапе содержимое неактивного почтового ящика сохраняется в течение периода хранения, указанного до удаления учетной записи пользователя. Вы по-прежнему можете восстановить соответствующую учетную запись пользователя в течение 30 дней, однако через 30 дней почтовый ящик сохраняется в Microsoft 365 как неактивный почтовый ящик до удаления политики хранения или меток хранения.

Важно!

Как мы уже упоминали ранее, мы рекомендуем использовать хранение Microsoft 365 для создания неактивного почтового ящика:

  • In-Place удержания в Центре администрирования Exchange теперь сняты. По состоянию на 1 июля 2020 г. новые In-Place удержания не удалось создать в Exchange Online. С 1 октября 2020 года срок удержания на месте больше не может быть изменен. Любой неактивный почтовый ящик с примененным In-Place удержание можно удалить только путем удаления In-Place удержания. Существующие неактивные почтовые ящики, которые находятся в In-Place удержании, будут сохраняться до тех пор, пока удержание не будет удалено. Дополнительные сведения о In-Place удержание средств для обнаружения электронных данных см. в статье Прекращение использования устаревших средств обнаружения электронных данных.

  • Удержание для судебного разбирательства по-прежнему поддерживается в качестве альтернативного метода хранения содержимого в почтовом ящике и его неактивного после удаления учетной записи пользователя. Однако в качестве более старой технологии рекомендуется использовать хранение Microsoft 365.

При наличии нескольких удержаний для одного и того же содержимого применяется принцип хранения , и содержимое сохраняется в течение самого длительного периода.

Подтверждение применения удержания к почтовому ящику

Независимо от того, применяете ли вы политику хранения Microsoft 365, метки хранения, удержание обнаружения электронных данных, удержание для судебного разбирательства или имеете существующее удержание In-Place, вы можете подтвердить, что удержание успешно применено к почтовому ящику с помощью PowerShell. Если вы недавно настроили удержание, возможно, потребуется подождать, пока оно не будет применено к почтовому ящику.

Чтобы предотвратить случайное или непреднамеренное удаление, рекомендуется подтвердить удержание перед удалением учетной записи пользователя. Если удержание не применяется, почтовый ящик не преобразуется в неактивный почтовый ящик.

Инструкции см. в разделе Определение типа удержания, размещенного в почтовом ящике Exchange Online.

Неактивные почтовые ящики и хранение Microsoft 365

Если к почтовому ящику применяется политика хранения Microsoft 365 или к одному или нескольким элементам электронной почты применяется метка хранения, а учетная запись пользователя Microsoft 365 удаляется, почтовый ящик преобразуется в неактивный почтовый ящик. Чтобы создать неактивный почтовый ящик:

  • Параметры хранения должны быть настроены для хранения содержимого или хранения и последующего удаления содержимого. Если действие хранения настроено только для удаления содержимого, почтовый ящик не станет неактивным при удалении учетной записи пользователя. Для неактивных почтовых ящиков рекомендуется использовать параметр сохранить, а затем удалить.

  • Параметры хранения должны применяться к расположению хранения , связанному с почтовым ящиком Exchange:

    • Электронная почта Exchange
    • Группы Microsoft 365
    • Skype для бизнеса
    • Общедоступные папки Exchange
    • Сообщения из каналов Teams
    • Чаты Teams и взаимодействие с Copilot
    • Сообщения закрытого канала Teams
    • сообщения сообщества Viva Engage
    • Viva Engage сообщений пользователей

Дополнительные сведения о хранении Майкрософт см. в статье Сведения о политиках хранения и метках хранения.

Если хранение Microsoft 365 используется для создания неактивного почтового ящика, параметры хранения из политики хранения или меток хранения по-прежнему применяются к неактивным почтовым ящикам. Это означает, что если параметры хранения настроены для хранения и последующего удаления содержимого, элементы будут перемещены в папку "Элементы с возможностью восстановления" по истечении срока хранения, а затем будут удалены из неактивного почтового ящика. Если параметры хранения не настроены для удаленных элементов, элементы, которые не были окончательно удалены пользователем (до того, как почтовый ящик стал неактивным), не будут перемещены в папку "Элементы с возможностью восстановления" и будут храниться на неопределенный срок после того, как почтовый ящик станет неактивным.

Совет

Свойство ComplianceTagHoldApplied можно использовать для определения того, есть ли в почтовом ящике элементы с одной или несколькими метками хранения, примененными для хранения или сохранения, а затем удаления содержимого. Дополнительные сведения см. в разделе Определение почтовых ящиков при удержании, так как к папке или элементу применена метка хранения.

Использование адаптивных областей политики для управления хранением неактивных почтовых ящиков

Адаптивные области политики позволяют применять параметры хранения специально к неактивным почтовым ящикам. Преимущества этой конфигурации:

  • Вы можете соответствовать нормативным требованиям или политикам вашей организации, которые требуют различных периодов хранения для активных и бывших сотрудников.

  • Вы можете настроить параметры хранения, чтобы хранить содержимое почтового ящика только до тех пор, пока это необходимо для удовлетворения требований вашей организации к бывшим сотрудникам.

  • Вы можете быстро определить политику хранения, назначенную неактивным почтовым ящикам в организации, что упрощает изменение параметров хранения при необходимости.

  • Проще окончательно удалить неактивный почтовый ящик, так как его можно удалить из политики, настроив адаптивный область, чтобы исключить его на основе атрибутов или свойств неактивного почтового ящика. В противном случае перед удалением почтового ящика необходимо использовать Exchange Online PowerShell.

Примечание.

В зависимости от конфигурации адаптивной политики область, неактивные почтовые ящики могут включаться или не включаться. Сведения о том, как выбрать или исключить неактивные почтовые ящики из адаптивной политики область, см. в статье Сведения о конфигурации электронной почты Exchange и общедоступных папок Exchange.

Использование областей статической политики и неактивных почтовых ящиков

Если вы не используете области адаптивной политики и вместо этого используете статическую область с хранением Microsoft 365, рассмотрите следующее:

  • Области статической политики включают неактивные почтовые ящики при использовании конфигурации по умолчанию Все почтовые ящики , но не поддерживаются для определенных включений или исключений. Однако, если вы включаете или исключаете получателя, у которого есть активный почтовый ящик на момент применения политики, а почтовый ящик позже становится неактивным, параметры хранения продолжают применяться или исключаться. В этом сценарии по-прежнему применяются определенные ограничения включения и исключения .

    Примечание.

    Это также означает, что все новые параметры хранения Microsoft 365, использующие статический область, применяемый к выбору по умолчанию всех почтовых ящиков, будут автоматически включать все существующие неактивные почтовые ящики.

  • Если вы измените значение по умолчанию Все почтовые ящики , чтобы включить определенных получателей, параметры хранения для политики больше не будут применяться к неактивным почтовым ящикам, которые теперь становятся доступными для автоматического удаления.

  • Если вы хотите освободить политику хранения, применяемую к неактивным почтовым ящикам, см. статью Освобождение политики для хранения.

Предостережение

Если вы используете хранение Microsoft 365, чтобы сделать почтовый ящик неактивным, не изменяйте и не удаляйте имя участника-пользователя (UPN) для почтового ящика перед удалением соответствующей учетной записи пользователя. Кроме того, не изменяйте основной SMTP-адрес (производный от имени участника-пользователя) и не удаляйте этот адрес электронной почты из списка дополнительных SMTP-адресов, связанных с почтовым ящиком, прежде чем сделать почтовый ящик неактивным.

Если изменить имя участника-пользователя или адреса электронной почты (которые были назначены почтовому ящику на момент применения параметров хранения), а затем удалить учетную запись пользователя, чтобы сделать почтовый ящик неактивным, вы не сможете удалить неактивный почтовый ящик, если вам больше не нужно сохранять его. Это связано с тем, что вы не можете удалить неактивный почтовый ящик из политики с помощью имени участника-пользователя или адреса электронной почты (для идентификации неактивного почтового ящика), которые отличаются от тех, которые существовали при первоначальном применении параметров хранения к почтовому ящику. Дополнительные сведения об удалении неактивных почтовых ящиков см. в статье Удаление неактивного почтового ящика в Office 365.

Неактивные почтовые ящики и удержания, связанные с делами eDiscovery

Если удержание, связанное с делом обнаружения электронных данных в Портал соответствия требованиям Microsoft Purview, помещается в почтовый ящик, а затем почтовый ящик или учетная запись пользователя удаляются, почтовый ящик становится неактивным. Однако мы не рекомендуем использовать удержания дела обнаружения электронных данных, чтобы сделать почтовый ящик неактивным. Это связано с тем, что случаи обнаружения электронных данных предназначены для конкретных, ограниченных по времени дел, связанных с юридическими вопросами. В какой-то момент судебное дело, вероятно, закончится, и удержания, связанные с делом, будут удалены, и дело обнаружения электронных данных будет закрыто. Фактически, если удержание, размещенное в неактивном почтовом ящике, связано с делом обнаружения электронных данных, а затем удержание освобождается или дело обнаружения электронных данных закрывается (или удаляется), неактивный почтовый ящик будет окончательно удален. Кроме того, вы не можете создать удержание обнаружения электронных данных на основе времени. Это означает, что содержимое неактивного почтового ящика сохраняется вечно или до тех пор, пока удержание не будет удалено и неактивный почтовый ящик не будет удален. Поэтому для неактивных почтовых ящиков рекомендуется использовать хранение Microsoft 365.

Дополнительные сведения о различиях между удержаниями обнаружения электронных данных и хранением Microsoft 365 см. в статье Использование политик хранения и меток хранения или удержаний eDiscovery.

Неактивные почтовые ящики и архивы с автоматическим расширением

Неактивный почтовый ящик, настроенный с автоматически расширяющимся архивом, не может быть восстановлен. Если по соображениям соответствия требованиям необходимо восстановить данные из неактивного почтового ящика с автоматически расширяющимся архивом, используйте поиск контента для экспорта данных из почтового ящика. Это действие поддерживается только в целях обнаружения электронных данных и не может использоваться в качестве решения для резервного копирования. Инструкции по использованию поиска контента для восстановления данных для обнаружения электронных данных см. в следующих статьях:

Неактивные почтовые ящики и политики хранения управления записями сообщений Exchange

Применение политики хранения Exchange (функция управления записями сообщений или MRM в Exchange Online) не создает неактивный почтовый ящик при удалении учетной записи пользователя.

Однако если эта политика хранения MRM была применена к почтовому ящику до того, как он стал неактивным, все политики удаления (теги хранения MRM, настроенные с помощью действия Удаления ) будут по-прежнему обрабатываться в неактивном почтовом ящике. Это означает, что элементы, помеченные политикой удаления MRM, будут перемещены в папку "Элементы с возможностью восстановления" по истечении срока хранения. Эти элементы окончательно удаляются из неактивного почтового ящика после окончания срока хранения. Если для неактивного почтового ящика не указан срок хранения, элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления" будут храниться бессрочно.

И наоборот, все политики архивирования (теги хранения MRM, настроенные с помощью действия MoveToArchive ), включенные в политику хранения MRM, назначенные неактивному почтовому ящику, игнорируются. Это означает, что после истечения срока хранения элементы в неактивном почтовом ящике, помеченные политикой архивации, остаются в основном почтовом ящике. Они не перемещаются в архивный почтовый ящик или в папку "Элементы с возможностью восстановления" в архивном почтовом ящике. Они будут храниться бессрочно.

Дальнейшие действия

Сведения о том, как сделать почтовый ящик неактивным и управлять им, например восстановлением, восстановлением и удалением, см. в статье Создание неактивных почтовых ящиков и управление ими.