Использование метаданных для поиска содержимого в библиотеках документов в Microsoft Syntex

  • Статья

Microsoft Syntex позволяет быстро искать метаданные документа. Функция запросов к содержимому Syntex позволяет выполнять определенные запросы на основе метаданных в библиотеках документов SharePoint. Вы можете выполнять более быстрые и точные запросы на основе определенных значений столбцов метаданных, а не просто поиска по ключевым словам.

Запрос содержимого Syntex позволяет использовать метаданные, связанные с документом, для поиска файла в библиотеке документов SharePoint. Эта функция особенно полезна, если у вас есть определенная информация, которую вы хотите найти, например, когда документ был в последний раз изменен, конкретный человек, связанный с файлом, определенные ключевые слова в файле или определенный тип файла.

Примечание.

Функция запроса содержимого доступна для пользователей с лицензированием Syntex для каждого пользователя или с оплатой по мере использования .

Столбцы, которые можно запрашивать

Теперь запрос содержимого можно использовать для поиска метаданных в любом из столбцов в библиотеке документов. Кудриируемые столбцы включают следующие типы:

  • Текст
  • Примечание.
  • DateTime
  • Выбор
  • MultiChoice
  • Пользователь
  • Логический
  • Денежный
  • Номер
  • ТаксономияFieldType
  • ТаксономияFieldTypeMulti

При добавлении новых библиотек документов на сайте все эти типы столбцов можно указать.

В существующих библиотеках при выборе значка запроса к содержимому (снимок экрана: значок поиска метаданных.) служба запустит рабочий процесс, чтобы сделать все эти типы столбцов кудриируемыми. Этот процесс может занять до пяти дней.

Использование запроса содержимого Syntex

  1. В библиотеке документов SharePoint в поле Поиск в этой библиотеке выберите значок запроса содержимого (снимок экрана: значок поиска метаданных.).

    Снимок экрана: страница библиотеки документов с полем поиска с выделенным значком запроса содержимого.

  2. В области запроса содержимого введите текст или выберите параметр, который нужно найти в одном или нескольких полях поиска.

    Снимок экрана: страница библиотеки документов с областью запроса содержимого.

    В настоящее время доступны следующие поля поиска по метаданным. В будущем будут добавлены дополнительные поля.

    Поле Используйте это поле для следующих операций
    Ключевые слова Поиск совпадения строк в метаданных или в полном тексте документа.
    Имя файла Поиск в столбце Имя в библиотеке.
    Люди Поиск совпадения для людей в любом столбце в библиотеке.
    Дата изменения Поиск по выбранному диапазону дат в столбце Изменено в библиотеке.
    Тип файла Поиск по выбранному типу файла (например, документ Word или PDF).
    Тип содержимого Поиск по выбранному типу контента. Этот параметр будет отображаться только в том случае, если к библиотеке применяется тип контента, отличный от параметров. Стандартные типы контента: документ и папка.

  3. Вы также можете искать настраиваемые столбцы сайтов, которые находятся в текущем представлении библиотеки. Это особенно удобно, если в библиотеке запущена модель, так как средства извлечения метаданных автоматически заполняют сведения в столбцах сайтов.

    Чтобы добавить настраиваемый столбец сайта в запрос, выберите Добавить дополнительные параметры, а затем выберите имя столбца сайта.

    Снимок экрана: меню

    Для столбцов чисел, валют и дат можно область параметры запроса, например больше определенной суммы или в течение определенного периода времени. Для текстовых столбцов можно указать, нужно ли содержать определенные слова.

  4. Выберите Поиск. Документы, соответствующие запросу метаданных, отображаются на странице результатов.