Сохранение действий Outlook в CRM

  • Статья

Как продавец, вы можете сохранять всю исходящую и входящую коммуникацию с клиентами в своей системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Таким образом, каждый сотрудник вашей компании сможет просматривать соответствующие мероприятия и использовать их для создания расширенных услуг, которые помогут вам продавать больше.

Однако обновлять CRM-систему, отражая все ваши действия по всем используемым вами каналам связи, утомительно и занимает много времени. К счастью, вы можете использовать Copilot для продаж, чтобы сохранять ваши взаимодействия Outlook (электронные письма и встречи) в CRM одним нажатием или щелчком мыши.

Заметка

  • Если вы используете Dynamics 365 в качестве CRM-системы, обратите внимание на следующие моменты:

    • При сохранении электронного письма в Dynamics 365 ответы на это электронное письмо автоматически сохраняются в CRM, если включена синхронизация на стороне сервера и если на вкладке Электронная почта в настройках персонализации Dynamics 365 выбран любой параметр, кроме Нет сообщений электронной почты .
    • Вы можете сохранять черновики электронных писем и черновики встреч в Dynamics 365. Письма не сразу сохраняются в CRM. Они сохраняются только после отправки. Записи немедленно сохраняются в CRM. Если вы обновите встречу после ее сохранения в CRM, изменения автоматически сохранятся в CRM.
    • Сохранить встречу в Dynamics 365 можно только в том случае, если время встречи попадает в рабочее время всех участников. Если время приема выходит за рамки рабочего времени любого из участников, прием не может быть сохранен в Dynamics 365. Информацию о том, как установить рабочее время для пользователя в Dynamics 365, см. в разделе Установка рабочего времени для пользователя.

  • Если вы используете Salesforce в качестве CRM-системы, обратите внимание на следующие моменты:

    • Вы не можете сохранять черновики писем и черновики встреч в Salesforce.
    • Ответы на сохраненные письма и обновления сохраненных событий не сохраняются автоматически.

  • Сохранение действий Outlook из общих почтовых ящиков не поддерживается.

  • Сохранение повторяющихся встреч в CRM не поддерживается.

  • Если вы сохраняете действие Outlook (электронное письмо или встречу) с помощью Dynamics 365 App for Outlook, оно не отображается как сохраненное в Copilot для продаж. Необходимо сохранить активность Outlook с помощью Copilot для продаж. Если вы снова сохраните действие Outlook с помощью Copilot для продаж, в вашей CRM будет создана дублирующая запись.

Сохранение действий Outlook из выделенной карточки

Чтобы синхронизировать электронную почту или собрание из Outlook с вашей CRM, выполните следующие действия:

  1. Откройте электронное письмо или встречу, которые вы хотите сохранить в CRM, а затем откройте Copilot для продаж.

  2. В поле Сохранить письмо в <типе CRM-системы> карточка выберите Сохранить.

    Снимок экрана, показывающий кнопку «Сохранить» в сообщении электронной почты «Сохранить в Dynamics 365» карточка.

    Если вы подключаете Copilot для продаж к своей среде Dynamics 365 и синхронизация на стороне сервера не включена, вам будет предложено включить синхронизацию на стороне сервера для вашего почтового ящика при первом сохранении действия Outlook. Для получения дополнительной информации перейдите по ссылке Использование синхронизации на стороне сервера с Copilot для продаж.

    Кроме того, вы можете сохранить действие Outlook в CRM из связанной записи карточка.

  3. В разделе Подключиться к записи вы можете выбрать запись, к которой вы хотите подключить действие.

    • По умолчанию Copilot для продаж показывает предложения на основе искусственного интеллекта для учетных записей и возможностей, связанных с контактами в действии. Выберите одну из предложенных записей для подключения к ней.

      Заметка

      Некоторые предложения на основе искусственного интеллекта по возможностям предоставляются только в том случае, если электронное письмо и содержание встречи представлены на английском языке.

    • Либо воспользуйтесь полем поиска, чтобы найти и подключиться к другой записи любого тип записей, которую ваш Администратор добавил в Copilot для продаж.

    • Чтобы сохранить электронное письмо или встречу в CRM без подключения к записи, выберите Сохранить без подключения. Электронное письмо или встреча по-прежнему связаны с контактами в полях Кому, Копия и Скрытая копия .

    Заметка

    • При поиске записи для подключения результаты поиска показывают имя записи и ключевые поля, выбранные вашим Администратор. Для получения дополнительной информации о ключевых полях перейдите в раздел Выбор ключевых полей для мини-представления.
    • Вы можете подключиться ко всем типам записей, которые ваш Администратор включил для действий и добавил в Copilot для продаж. Информацию о том, как добавлять типы записей, см. в разделе Добавление нового тип записей (или объекта Salesforce).

    Связанные контакты карточка показывает контакты в действии, поскольку действие отображается на их временной шкале.

    Снимок экрана, на котором показаны предложения на основе искусственного интеллекта и соответствующие контакты в разделе «Подключиться к записи».

  4. В разделе Добавить категории электронной почты введите информацию для категоризации электронной почты или встречи в CRM. Поля отображаются только в том случае, если ваш Администратор настроил поля для категоризации.

  5. (Необязательно) Выберите и сохраните вложения, которые вы хотите сохранить в CRM.

  6. В разделе Сохранить вложения выберите и сохраните вложения, которые вы хотите сохранить в CRM. Этот раздел отображается только в том случае, если ваш Администратор включил возможность сохранения вложений.

    Снимок экрана возможности сохранения вложения на боковой панели Copilot для продаж.

    Вложения сохраняются в записи активности, связанной с электронным письмом или встречей в CRM. Не удалось сохранить вложение? Узнайте почему.

  7. Выберите Сохранить.

    Электронное письмо или встреча привязываются к выбранной записи и сохраняются в CRM.

    • На карточке Подключено к отображается подключенная запись и ее тип.
    • Значок вложения показывает количество вложений, сохраненных в CRM.
    • Значок тега показывает количество полей категоризации, если вы их выбрали.

    Снимок экрана с изображением электронного письма, сохраненного в CRM.

Заметка

Если вы используете Salesforce в качестве CRM-системы, обратите внимание на следующие моменты:

  • Если параметр улучшенная электронная почта отключен, при сохранении действий Outlook может появиться сообщение об ошибке. Информацию о том, как исправить ошибку, см. улучшенная электронная почта выключен. Если вы обратились в службу поддержки Microsoft, чтобы сохранить действия Outlook, не включив улучшенная электронная почта, действие будет сохранено как запись задачи в Salesforce. Если улучшенная электронная почта включена, действие сохраняется как запись сообщения электронной почты.

  • Если вы сохраняете электронное письмо в Salesforce CRM, а количество символов в тексте электронного письма Outlook (включая разметку HTML) превышает максимальное количество символов, которое можно сохранить в записях электронной почты Salesforce, электронное письмо будет обрезано, а затем сохранено. Сообщение об усечении отображается на странице Подключено к карточка.

    Снимок экрана, показывающий сообщение об усечении адреса электронной почты на странице «Подключено к карточка».

Copilot для продаж показывает записи, связанные с сохраненными контактами в электронном письме. Все записи одного и того же тип записей появляются в карточка для этого тип записей. Из Карточки вы можете сохранить электронное письмо в своей CRM.

Заметка

Если вы уже сохранили электронное письмо или встречу в CRM из выделенного карточка, вы не сможете сохранить их снова из связанной записи карточка.

  1. Откройте электронное письмо или встречу, которые вы хотите сохранить в CRM, а затем откройте Copilot для продаж.

  2. На <тип записей> карточка наведите курсор на запись, в которую вы хотите сохранить электронное письмо или встречу, нажмите кнопку Дополнительные действия (…), а затем выберите Сохранить электронное письмо в <типе CRM-системы>. Например, чтобы сохранить электронное письмо в учетной записи в Dynamics 365, наведите указатель мыши на учетную запись в разделе Учетные записи карточка, выберите Дополнительные действия (…), а затем выберите Сохранить электронную почту в Dynamics 365.

  3. В (тип записей) карточка, наведите курсор на запись, в которую вы хотите сохранить электронное письмо или встречу, выберите Дополнительные действия (...), а затем выберите Сохранить и подключить электронное письмо. Например, если вы хотите сохранить электронное письмо в учетной записи, наведите курсор на учетную запись в разделе Учетные записи карточка, выберите Дополнительные действия (...), а затем выберите Сохранить и подключить электронную почту.

    Либо выберите запись, чтобы открыть ее данные. В сведениях выберите Дополнительные действия (...) >Сохранить и подключить электронную почту.

    Электронное письмо или встреча привязываются к выбранной записи и сохраняются в CRM. На карточке Подключено к отображается подключенная запись и ее тип.

Заметка

  • Если ваш Администратор включил возможность сохранения всех вложений по умолчанию, соответствующие вложения будут автоматически сохранены в CRM.
  • Если ваш Администратор отключил возможность сохранения вложений или отключил возможность сохранения всех вложений по умолчанию, вложения не будут сохраняться в CRM.

Сохранение действий Outlook с помощью быстрых действий CRM в баннерах электронной почты

Когда вы читаете электронное письмо клиента из внешних контактов, если вы не сохранили его в CRM, баннерное сообщение в верхней части письма содержит быстрое действие CRM, которое вы можете использовать для сохранения письма.

  1. Откройте электронное письмо, в котором указан хотя бы один внешний контакт.

  2. В баннерном сообщении выберите Сохранить это письмо.

  3. На панели Copilot для продаж в разделе Подключиться к записи выберите запись, к которой вы хотите подключить собрание.

    Снимок экрана, на котором показано баннерное сообщение с быстрым действием по сохранению электронного письма.

  4. (Необязательно) Выберите и сохраните вложения, которые вы хотите сохранить в CRM.

    Вложения сохраняются в записи активности, связанной с электронным письмом или встречей в CRM. Не удалось сохранить вложение? Узнайте почему.

  5. Выберите Сохранить.

Заметка

  • В настоящее время баннерные сообщения, включающие быстрые действия CRM, доступны максимум на двух внешних электронных письмах одному пользователю в день. Если вы не хотите, чтобы эти баннеры появлялись, попросите вашего Администратор отключить их.

Вопросы, связанные с вложениями

При сохранении электронного письма или встречи в CRM вы также можете сохранить любые вложения, являющиеся частью электронного письма или встречи. Однако следует учитывать следующие ограничения, связанные с вложениями:

  • Вложения слишком большого размера или файлы недопустимого типа не могут быть сохранены в CRM. Ваша CRM Администратор настраивает ограничения по типу и размеру файлов. Любые изменения в этой конфигурации вступят в силу в Copilot для продаж в течение часа. Дополнительную информацию о настройке ограничений по типу и размеру файлов можно найти по адресу:

  • Встроенные вложения невозможно сохранить в CRM. Встроенные вложения — это изображения или файлы, которые отображаются в тексте электронного письма. Примерами служат подписи электронной почты, изображения или файлы, вставленные в текст электронного письма.

  • В Salesforce вложения сохраняются как файлы в записях действий.

  • В Dynamics 365, если сохранение вложений для встреч отключено при синхронизации на стороне сервера, вложения для встреч нельзя сохранить в CRM из Copilot для продаж. Узнайте больше о синхронизации вложений к встречам.

Заметка

Раздел Сохранить вложения отображается только в том случае, если ваш Администратор включил возможность сохранения вложений.

Редактировать действия в Outlook

Если вы хотите обновить сведения о действии в Outlook после сохранения действия в CRM, вы можете отредактировать их, а затем снова сохранить изменения в CRM.

Можно обновить следующие поля в действии:

  • Связанная запись
  • Категории сообщений электронной почты
  • Связанные контакты

Заметка

Редактирование доступно только для действий, сохраненных в Dynamics 365.

Чтобы отредактировать действие, нажмите кнопку Дополнительные действия (…) на вкладке Подключено к карточка на боковой панели Copilot для продаж, выберите Изменить сохраненные данные электронной почты и внесите необходимые изменения.

Снимок экрана, показывающий опцию «Изменить сохраненные данные электронной почты» в меню «Дополнительные действия» на странице «Подключено к карточка».

Удалите сохраненные электронные письма из CRM

Если вы подключите Copilot для продаж к своей среде Dynamics 365 и включите синхронизацию на стороне сервера, вы сможете использовать Copilot для продаж для удаления сохраненных писем и встреч, которые больше не актуальны из вашей CRM. Таким образом вы помогаете поддерживать CRM-систему в чистоте и актуальности.

Заметка

Удаление доступно только для действий, сохраненных в Dynamics 365.

  1. Откройте электронное письмо или встречу, сохраненные в CRM, а затем откройте Copilot для продаж.

  2. Перейдите на вкладку Dynamics 365.

  3. На странице Подключено к карточка нажмите кнопку Дополнительные действия (…), а затем выберите Удалить электронную почту из Dynamics 365.

    Снимок экрана, показывающий опцию «Удалить электронную почту из Dynamics 365» в меню «Дополнительные действия» на странице «Подключено к карточка».

    Письмо будет удалено из Dynamics 365, и вы получите подтверждающее сообщение.

См. также

Настройте способ сохранения писем и событий Outlook в CRM