Управление акронимами ответов в Поиске (Майкрософт)

  • Статья

Пользователи часто встречаются с незнакомыми аббревиатурами и аббревиатурами, используемыми их организацией или командой. Условия, относящиеся к организациям или командам, могут быть новыми для людей, которые переходят из одной команды в другую, работают с внутренними командами партнеров или не знакомы с организацией.

Организации не всегда имеют единую ссылку на стандартную терминологию. Отсутствие единой ссылки затрудняет поиск определений для этих аббревиатур. Поиск (Майкрософт) решает эту проблему с помощью аббревиатур.

Взаимодействие с пользователями

Пользователи Поиска (Майкрософт) могут получать определения с аббревиатурами в Bing, SharePoint, Office 365, Outlook в Интернете, Outlook Mobile (Android) и Teams Mobile (iOS и Android). В поле Поиск пользователи введите запросы, подобные следующим примерам:

  • DNN
  • Что такое DNN
  • Определить DNN
  • Определение DNN
  • Разверните DNN
  • Расширение DNN
  • Значение DNN
  • DNN означает
  • DNN расшифровывается как

Результат включает все значения DNN, которые присутствуют в организации пользователя.

Примечание.

В Outlook в Интернете, Outlook Mobile и Teams Mobile пользователи должны ввести запрос, содержащий указанные ключевые слова аббревиатуры, чтобы активировать соответствующие ответы. В запросах сокращений регистр не учитывается.

Настройка ответов на аббревиатуры

В Центр администрирования Microsoft 365 перейдите в раздел Аббревиатуры и выберите Добавить аббревиатуру.

Поиск (Майкрософт) запрашивает два источника данных для предоставления акронимов ответов на запросы пользователей:

  1. Администратор курируется. Предоставляется ИТ-администраторами в Центре администрирования.
  2. Система курируется. Обнаружен поиском (Майкрософт) из электронной почты и документов пользователей, а также общедоступных данных в организации.

Настройка Администратор акронимов

Администраторы поиска могут добавлять акронимы на вкладке Акронимы в Центре администрирования Поиска Майкрософт. Вы можете добавить сокращения с любого внутреннего сайта или репозитория в Центр администрирования. Эти аббревиатуры можно добавить в состояние Опубликовано или Черновик :

Состояние публикации. Аббревиатуры доступны пользователям организации через Поиск (Майкрософт).

Примечание.

Чтобы аббревиатуры, добавленные в состояние Опубликовано, стали доступными в Поиске (Майкрософт), требуется до дня.

Состояние черновика. Если вы хотите просмотреть аббревиатуру, прежде чем сделать ее доступной в Microsoft Search, можно добавить ее в состояние Черновика. Аббревиатуры в состоянии Черновика не отображаются в результатах поиска. Вам потребуется переместить аббревиатуру в состояние Опубликовано, чтобы она отображалась в результатах поиска.

Исключенное состояние. Если вы хотите предотвратить появление аббревиатуры в Поиске (Майкрософт), используйте для этого команду Исключить аббревиатуру . Чтобы запретить исключение аббревиатуры, необходимо удалить исключенную аббревиатуру и добавить ее или убедиться, что она находится в опубликованном списке.

Вы можете добавить аббревиатуры по отдельности или выполнить их массовый импорт в CSV-файл. Отправьте CSV-файл с полями, указанными в следующей таблице:

Аббревиатура (обязательно) Расшифровывается как (обязательно) Url Описание Состояние (обязательно) Последнее изменение Последнее изменение Id
XXX Написание аббревиаций Source Опубликовано, черновик или исключено

Поля CSV

Аббревиатура. Содержит фактическую краткую форму или аббревиатуру. Примером является DNN.

Расшифровывается как . Содержит определение аббревиатуры. Примером является глубокая нейронная сеть.

Описание. Краткое описание аббревиатуры, которая предоставляет пользователям дополнительные сведения об этой аббревиатуре и ее определении. Например, глубокая нейронная сеть — это нейронная сеть с определенным уровнем сложности, нейронная сеть с более чем двумя уровнями.

Источник URL-адрес страницы или веб-сайта, куда пользователи должны перейти для получения дополнительных сведений об аббревиатуре.

Состояние. Это поле может принимать два значения:

  • Черновик. Добавляет аббревиатуру в состояние Черновика.
  • Опубликовано. Добавляет аббревиатуру в состояние Опубликовано и делает ее доступной в Поиске (Майкрософт).
  • Исключен. Добавляет аббревиатуру в состояние "Исключено" и предотвращает его появление в поиске (Майкрософт).

Последнее изменение. Дата последнего изменения аббревиатуры. Не изменяйте данные в этом поле.

Последнее изменение. Пользователь, внесший последнее изменение в аббревиатуру. Не изменяйте данные в этом поле.

Идентификатор. Уникальный идентификатор для аббревиатуры. Не изменяйте данные в этом поле. Если включить идентификатор существующей аббревиатуры, она будет заменена сведениями в файле импорта.

Проверенные системой аббревиатуры

Администраторам может быть сложно добавить в ответы все аббревиатуры, используемые в организации. Эта функция позволяет найти аббревиатуры, о которых администраторы поиска даже не знают. Для этого Поиск (Майкрософт) также обнаруживает и курирует акронимы из следующих источников:

  • Сообщения электронной почты пользователей
  • Документы в SharePoint, Microsoft OneDrive и Microsoft OneNote
  • Общедоступные документы в организации, к которым пользователи имеют доступ в SharePoint, OneDrive или OneNote

Поиск (Майкрософт) гарантирует, что только пользователи с доступом к документу и разрешениями могут видеть обнаруженные в нем сокращения. Если в почтовом ящике пользователя найдена аббревиатура, только этот пользователь может видеть ее.

Примечание.

Настройка акронимов, курируемых системой, не требуется.

Вопросы и ответы

Вопрос. Как оцениваются данные, курируемые администратором и системой?

A: Ранжирование результатов может отличаться от человека к человеку, так как результаты персонализированы для каждого пользователя. Ни один из этих категорий не всегда имеет приоритет над другой.

Вопрос. Как пользователи активируют ответы на аббревиатуры?

A: Чтобы получить ответы на сокращения, пользователи должны ввести определенные шаблоны запросов в поле поискаBing, SharePoint, Office 365, Outlook в Интернете, Outlook Mobile (Android) или Teams Mobile (iOS и Android).

Вопрос. Могут ли пользователи вводить только аббревиатуру при поиске?

A: В Bing, SharePoint и Office 365 пользователи теперь могут найти ответы на аббревиатуру, просто выполнив поиск аббревиатуры, ключевое слово больше не требуется. Этот же интерфейс будет включен для других точек входа в поиск (Майкрософт) поэтапно.

Вопрос. Сколько времени требуется, чтобы проверенные администратором аббревиатуры отображались в Поиске (Майкрософт) после их публикации?

A: Чтобы аббревиатуры, добавленные в состояние Опубликовано, стали доступными в Поиске (Майкрософт), требуется до дня.

Вопрос. Сколько времени требуется для появления проверенных системой сокращений после получения или отправки нового электронного письма или документа?

A: Сокращения, найденные в новом сообщении электронной почты или документе, занимают до семи дней, чтобы появиться в результатах поиска (Майкрософт).

Вопрос. Что происходит при исключении и публикации аббревиатуры?

A: Исключенная аббревиатура имеет приоритет и предотвращает появление опубликованной аббревиатуры в результатах поиска. Опубликованная аббревиатура не удаляется.

Вопрос. Сколько времени требуется для исключения аббревиатуры из результатов поиска (Майкрософт)?

A: Чтобы исключить аббревиатуру в результатах поиска, требуется до дня.

Вопрос. Для акронимов, курируемых системой, должны ли документы иметь определенный формат?

A: Нет. Поддерживаются все типы файлов, кроме изображений, папок и ZIP-файлов.

Вопрос. Будет ли корпорация Майкрософт обнаруживать аббревиатуры из документов на всех языках?

A: Корпорация Майкрософт поддерживает только проверенные системой акронимы из документов на английском, испанском, французском, итальянском, немецком и португальском языках. Поддержка других языков будет добавлена поэтапно.

Вопрос. Что делать, если моя организация не хочет показывать проверенные системой аббревиатуры? Можно ли прекратить отображение этого типа аббревиатуры в результатах поиска?

A: Чтобы отключить отображение проверенных системой сокращений в результатах поиска, создайте запрос в службу поддержки клиентов, следуя инструкциям в разделе Обращение в службу поддержки по бизнес-продуктам. После создания запроса в службу поддержки требуется до 48 часов, чтобы проверенные системой аббревиатуры перестали отображаться в результатах поиска.

Вопрос. Существуют ли какие-либо особые рекомендации по именованию аббревиатур?

A: Аббревиатуры не могут содержать пробелы. Аббревиатура должна быть непрерывной строкой. Если введенная аббревиатура содержит пробел, она будет указана в разделе Акронимы на портале администрирования & аналитики поиска, но требуемый ответ не будет возвращен при выполнении поиска. Например, "Служба поддержки" является приемлемой аббревиатурой, а "Служба поддержки" — нет.