Создание модели совместной работы

Четко определенная и структурированная модель совместной работы имеет решающее значение для эффективной работы смешанной рабочей группы. В этом разделе рассматриваются факторы, которые могут способствовать этому успеху, такие как четко определенные роли и обязанности, структурированный деловой ритм, надежные каналы связи и доступный портал документации.

Определение ролей и обязанностей

Чтобы создать эффективную смешанную рабочую группу, вы должны сначала установить четкие роли и обязанности. Ключевой подход заключается в том, чтобы начать с малого и вводить дополнительные роли и персонал только при необходимости. Используйте менее масштабные цели, чтобы закрепить успех и продемонстрировать ценность модели смешанной рабочей группы, прежде чем приступать к более амбициозным проектам.

Как минимум, ваша рабочая группа должна включать в себя следующий персонал и роли:

• Владелец продукта — как правило, это человек, которому поручено обеспечить успех проектов. Он или она также определит четкую и убедительную цель или может разработать это видение совместно с остальной частью рабочей группы.
• Специалист в предметной области — это бизнес-подкованный член рабочей группы, который понимает и может сформулировать как задачу, так и решение. Благодаря простоте подхода Power Apps с малым объемом кода, он или она должны быть в состоянии пройти большую часть пути к созданию этого решения.
• Профессиональный разработчик — «профессиональный разработчик» берет решение от специалиста в предметной области и предоставляет ему достаточную поддержку в кодировании, чтобы при необходимости решение могло реализовать предполагаемую функциональность (и ничего больше).
• Администратор — этот член рабочей группы облегчает интеграцию и поддержку сценариев, одновременно выполняя внутренние административные услуги. Любая дополнительная поддержка с точки зрения времени и опыта, которая требуется основной рабочей группе, может предоставляться на гибкой основе, а не в качестве постоянного члена группы. Такой подход обеспечивает эффективную работу смешанной рабочей группы, предоставляя доступ к большему количеству ресурсов, необходимых владельцу продукта для достижения рабочей группой своих целей.

Установление ритма бизнес-модели

Синхронизация рабочих ритмов, связанных с разработкой приложений, в смешанной рабочей группе может повысить эффективность рабочей группы за счет соответствия следующей структуре:

• Определите повторяющееся событие календаря для синхронизации рабочей группы. Для большинства рабочих групп достаточно еженедельных или двухнедельных собраний по обновлению статуса. Однако не планируйте встречи ради самих встреч и старайтесь не увеличивать частоту встреч ближе к крайнему сроку, поскольку такой подход может привести к обратным результатам.
• Придерживайтесь согласованного рабочего времени. В идеале ваша рабочая группа должна находиться в одном месте, хотя смешнные рабочие группы также могут эффективно работать в разных странах и часовых поясах. Каким бы ни был порядок работы, убедитесь, что все понимают цель и продолжительность рабочего времени и соблюдают эти границы.
• Создайте недельный ритм. Недельный ритм рабочей группы должен включать индивидуальную работу, совместные взаимодействия и, при необходимости, эффективные встречи. Эти встречи должны иметь конкретную цель, например:
  • Обзор объема работ — для объединения рабочих групп в отношении новых инициатив.
  • Обзоры пользовательского опыта — чтобы просмотреть дизайн приложения и макеты. Встречи для планирования других встреч, встречи вместо электронной почты или мгновенных сообщений или встречи без четко определенной цели — это убийцы производительности.
• Работайте эффективно. Рабочей группе необходимо внутренне согласоваться, чтобы создать наиболее удобное решение. Это согласование должно включать возможность повторного использования компонентов, созданных другими.
• Постоянно продвигайтесь к цели. Чтобы рабочая группа достигла своих целей, важно, чтобы все работали вместе для достижения этого результата. Для смешанных рабочих групп, работающих с Power Apps, поддержание этого прогресса означает сбор и понимание отзывов пользователей, определение приоритетов невыполненной работы, а также создание и поддержание целостной дорожной карты всего проекта.
• Создайте матрицу поддержки. Матрица поддержки обеспечивает структурированный подход к получению необходимой поддержки для продвижения к общим целям рабочей группы. Неизбежная проблема с бизнес-технологами, непосредственно создающими приложения, возникает, когда они достигают предела своих знаний и способностей. С кем они связываются и как они это делают в этот момент? Как они справляются с сообщениями пользователей об ошибках? В этой матрице должно быть указано, как они могут подать заявку в службу поддержки, чтобы привлечь правильную рабочую группу к устранению неполадок и решению проблемы в зависимости от ее серьезности. Для каждого сценария поддержки эта матрица объясняет путь эскалации и устранения неполадок.

Определите, как рабочая группа общается

Стандартизация коммуникаций рабочей группы — еще один важный компонент поддержания эффективной работы. Все члены рабочей группы должны знать, как рабочая группа связывается, особенно в асинхронных режимах в разных часовых поясах. Ваша коммуникационная стратегия должна учитывать следующие области:

• Каналы. Какие каналы будет использовать рабочая группа для первичных и вторичных коммуникаций? Каковы преимущества и недостатки каждого из них? В мире выбора простое использование электронной почты может быть не лучшим решением, и такие варианты, как Microsoft Teams, могут обеспечить лучшую ясность, улучшенную прослеживаемость и более высокую скорость отклика.
• Типы уведомлений. Как вы собираетесь уведомлять свою рабочую группу об обновлениях или событиях, по которым им необходимо предпринять действия?
• Частота и объем сообщений. Как часто вы информируете свою рабочую группу? Ежедневное сообщение может предоставить полезную информацию о том, что произошло за день, но для некоторых сообщений может потребоваться более раннее действие. Большинство работников умственного труда перегружены электронной почтой. Убедитесь, что вы достигли баланса между частотой и объемом, чтобы члены рабочей группы не были завалены сообщениями, связанными с проектом.
• Автоматизация. Как можно автоматизировать процесс общения? Стандартные шаблоны электронной почты, боты и оповещения о событиях могут помочь, но их необходимо использовать ответственно, чтобы они не перегружали возможности членов рабочей группы отвечать.
• Хорошие коммуникативные навыки. Не все в команде будут иметь одинаковый уровень коммуникативных навыков, но каждый может стать лучше. Простые подходы, такие как выбор хорошей темы для электронного письма, существенно влияют на то, насколько хорошо рабочая группа реагирует на это сообщение. Поощряйте простой и эффективный стиль во всех сообщениях; там, где есть действия, которые должны предпринять члены рабочей группы, будьте конкретными и укажите эти действия в строке темы.

Примером того, как использовать эффективные коммуникативные навыки, может быть ситуация, когда вам нужно изменить определение таблицы в Dataverse, например, добавить нескольких полей. Когда вы отправляете уведомление об этом предполагаемом изменении, рабочая группа должна понимать, что если они не ответят в течение разумного времени, то это отсутствие ответа указывает на их согласие. Стандартизированные и логичные коммуникационные процессы помогают повысить эффективность и добиться ожидаемых результатов.

Публикация портала документации

Документация — это не просто необязательная часть любого проекта. Она необходима для общения, совместной работы, поддержки и текущих операций. Код с комментариями — это хороший код, а создание подробной пояснительной и обучающей документации — неотъемлемая часть этапов развертывания и изучения любого смешанного проекта.

• Каталог приложений. Каталог приложений представляет собой матрицу или таблицу, в которой обобщаются и координируются все приложения, находящиеся в сфере ответственности конкретной рабочей группы. Каталог включает всех соответствующих владельцев из раздела ролей и обязанностей. Ключевой функцией является обеспечение того, чтобы рабочая группа точно знала, кому что принадлежит, тем самым упрощая процесс обращения к нужному члену рабочей группы за конкретными ответами.
• Технические вопросы. Ваша рабочая группа должна поддерживать репозиторий часто задаваемых (или даже не очень часто задаваемых) технических вопросов о работе приложения. Эти вопросы должны быть разумными, а ответы — хорошо написанными и доступными.
• Практические руководства. Практические руководства представляют собой легко усваиваемые наборы процедур, которые дают простые ответы на распространенные вопросы по настройке и эксплуатации. Как правило, они отвечают на конкретный вопрос, например «Как начать создавать новое приложение?»
• Адаптация. Инструкции по адаптации — это документы только для внутреннего пользования, предназначенные для помощи новым членам рабочей группы. Эта документация может включать такую информацию, как запросы на доступ, присоединение к спискам рассылки электронной почты, настройку оповещзений и подписку на них и т. д.

Рекомендации

Следующие передовые методы должны помочь в определении границ и подходов для эффективной работы в смешанных рабочих группах.

Подотчетность

В то время как рабочие группы разработки и объединения под руководством производителя обеспечивают быструю разработку и развертывание приложений, крайне важно обеспечить, чтобы эта работа была открытой и осуществлялась в сотрудничестве с ИТ-отделом. Производители должны нести ответственность перед ИТ, чтобы помочь предотвратить проблемы, связанные с ростом теневых ИТ-систем.

Как следствие, ИТ-отдел должен быть предупрежден всякий раз, когда производитель начинает создавать приложение. Это уведомление, в свою очередь, облегчает процесс разработки, поскольку ИТ-специалисты могут оказать соответствующую поддержку производителю и смешанной рабочей группе, помогая им создавать приложения с хорошей архитектурой, которые должным образом защищены и управляются.

Автоматизация

Хорошо реализованная автоматизация может значительно повысить производительность. Примером того, как повысить успешность развертывания решения, является автоматизация любых необходимых проверок в развертываниях с несколькими решениями. Эти автоматизированные проверки могут включать:

• Проверка версии решения, когда каждое развертывание использует обновленный номер версии, что позволяет избежать проблем при устранении неполадок.
• Дублированные ссылки на подключения.
• Отсутствующие ссылки на подключения.
• Дублирующиеся компоненты.

Решение для проверки PR включает в себя пример того, как эффективно включить эту автоматизацию.

Отправка сообщения

Смешанные рабочие группы и приложения, разработанные производителями, должны соответствовать подходу, основанному на данных, что означает создание приложений, в которых можно напрямую отслеживать успех. Для достижения этого результата требуется хороший инструментарий, который дает возможность узнать, что рабочая группа делает хорошо, а также анализ этой обратной связи для получения точной оценки эффективности конкретного приложения. Для достижения такого результата необходимо следующее:

• Контролируйте и оценивайте приложения. То, что один человек считает что-то полезным или хорошей идеей, не означает автоматически, что все найдут в этом ценность. Рабочие группы должны отслеживать удобство использования приложений и оценивать их функциональность, чтобы убедиться, что любые новые разработки полезны и работают должным образом.
• Поощряйте здравый смысл. Другими словами, не создавайте приложения только потому, что вы можете — создавайте их только для удовлетворения конкретных потребностей бизнеса.