Общие сведения об управлении записями обмена сообщениями
Применимо к: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Последнее изменение раздела: 2010-01-22
Организации и пользователи обрабатывают растущий объем электронной почты каждый день. Растущие объемы электронной почты содержат сообщения, которые важны для организации с точки зрения бизнеса, законов или нормативов, и их необходимо хранить в течение определенного периода, в зависимости от политик обмена сообщениями, принятых в организации. Тем не менее, для многих сообщений электронной почты значение срока хранения за пределами определенного периода может быть не задано, если оно вообще имеется. Например, почтовый ящик пользователя может содержать критически важные сообщения, которые необходимо хранить, например сообщения, относящиеся к бизнес-стратегии, транзакциям, разработке продукта или взаимодействию с клиентами. Тем не менее, для таких сообщений электронной почты, как подписки на информационные бюллетени или личная почта, значение срока хранения может быть не задано, поэтому нет необходимости хранить их по истечении определенного периода. Хранение сообщений при небольших значениях срока приводит к увеличению объема почтового ящика, что требует дополнительных ресурсов на серверах почтовых ящиков.
Управление записями сообщений (MRM) — это технология управления записями в Microsoft Exchange Server 2010, которая позволяет организациям снизить юридические риски, связанные с электронной почтой. Эта технология упрощает удержание сообщений, необходимых для выполнения требований политики компании, правительственных постановлений или юридических норм, а также удаление содержимого, не имеющего юридической или коммерческой ценности. Для этого можно использовать политики хранения или управляемые папки:
Политики хранения В политиках хранения — новой технологии MRM в Exchange 2010 — для применения параметров хранения используются теги хранения. После создания теги хранения связываются с политикой хранения. Те почтовые ящики, к которым применена политика хранения, обрабатываются помощником по работе с управляемыми папками — помощником по обслуживанию почтовых ящиков, который запускается по расписанию и подготавливает теги хранения в почтовых ящиках. Дополнительные сведения о политиках хранения см. в разделе Общие сведения о тегах и политиках хранения.
Управляемые папки К управляемым папкам — технологии MRM, представленной в Exchange Server 2007 и также доступной в Exchange 2010, — применены параметры управляемого содержимого. После создания управляемых папок они связываются с политикой почтовых ящиков управляемых папок. Те почтовые ящики, к которым применены такие политики, обрабатываются помощником по работе с управляемыми папками — помощником по обслуживанию почтовых ящиков, который запускается по расписанию и подготавливает управляемые папки в почтовых ящиках. Дополнительные сведения об управляемых папках см. в разделе Общие сведения об управляемых папках.
Когда истекает срок хранения сообщения, выполняется действие хранения, указанное в теге хранения (или в параметрах управляемого содержимого для управляемой папки). Сообщения можно перемещать в папку «Удаленные», удалять с возможностью последующего восстановления из папки «Элементы для восстановления» или удалять окончательно. Теги хранения также обеспечивают дополнительное действие по перемещению сообщения в архивный почтовый ящик пользователя, если он был для него подготовлен. Параметры управляемого содержимого для управляемых папок также обеспечивают дополнительное действие по перемещению сообщения в управляемую настраиваемую папку.
Стратегия управления записями сообщений
Политики хранения данных и управляемые папки предоставляют два различных подхода к управлению записями сообщений. Можно использовать любую из этих технологий для принудительного применения основных политик MRM к папкам по умолчанию и всему почтовому ящику. Для большей эффективности MRM пользователи должны принимать участие в процессе классификации сообщений на основе их характера и срока хранения.
С помощью тегов хранения можно применять параметры хранения по умолчанию к папкам по умолчанию, например к папке «Входящие», а тег политик по умолчанию (DPT) — ко всему почтовому ящику. Параметры хранения DPT применяются к неразмеченным элементам, которые могут находиться в папках без тега хранения, например настраиваемых папках, созданных пользователем. Теги хранения поддерживают оба типа пользователей: пользователей, которые размещают электронную почту по папкам и хранят небольшое количество сообщений в папке «Входящие», и пользователей, которые оставляют большую часть своей почты в папке «Входящие». Теги хранения оказывают меньшее влияние на рабочий процесс пользователя, так как для пользователей нет необходимости размещать сообщения по папкам на основе параметров хранения для данной папки. Они могут применять любые личные теги к настраиваемым папкам, а также явным образом применять различные теги к отдельным сообщениям.
С помощью управляемых папок пользователи участвуют в процессе управления записями сообщений, классифицируя свои собственные сообщения и сортируя их по управляемым папкам. Процесс сортировки обеспечивает классификацию сообщений в соответствии с предпочтениями пользователей и потребностями организации. Это также помогает избежать неправильной обработки сообщений, которая может произойти при использовании полностью автоматизированного решения для управления записями сообщений.
Стратегия, направленная на повышение надежности, эффективности и простоты управления хранением сообщений Exchange 2010 и применения политик, основана на трех принципах:
Пользователи классифицируют свои собственные сообщения.
Сообщения, для которых не задан срок хранения, удаляются.
Сообщения, для которых определен какой-либо срок хранения, сохраняются.
Классификация пользователями своих сообщений
С помощью системы Exchange 2010 пользователи могут участвовать в процессе управления записями сообщений путем классификации своих сообщений. Пользователи, к которым применены политики хранения, могут перемещать сообщения в папки, к которым применены теги хранения, или применять личные теги к сообщениям. Если пользователь не предпринимает никаких действий, то применяется один из следующих параметров хранения:
Сообщения в папках по умолчанию, к которым применен тег политики хранения Если сообщение располагается в папке по умолчанию, к которой применен тег политики хранения, то к сообщению применяются параметры хранения для данной папки.
Сообщения в настраиваемых папках, к которым применен личный тег Если сообщение располагается в настраиваемой папке, к которой пользователь применил личный тег, то к сообщению применяются параметры хранения для данной папки.
Сообщения в папках по умолчанию или настраиваемых папках без тега хранения Если сообщение располагается в папке по умолчанию или настраиваемой папке, к которой не применен тег политики хранения, то к сообщению применяется тег DPT.
Независимо от расположения сообщения, в любом случае явного применения пользователем тега к сообщению такое действие будет учитываться.
Удаление сообщений, для которых не задан срок хранения
К почтовому ящику пользователя помощником по работе с управляемыми папками применяются политики хранения и политики почтовых ящиков управляемых папок. Помощник обрабатывает почтовые ящики, к которым применена политика хранения или политика почтовых ящиков управляемых папок. Для тех почтовых ящиков, к которым применена политика хранения, помощник по работе с управляемыми папками применяет включенные в политику теги хранения к папкам по умолчанию и всему почтовому ящику. Выполняется подготовка всех личных тегов, которые включены в политику, и они становятся доступными для пользователей в Microsoft Outlook 2010 и Microsoft Office Outlook Web App.
Сохранение сообщений, для которых задан срок хранения
Сообщения, для которых задан срок хранения, сохраняются на основе параметров хранения, примененных к сообщению, папке или почтовому ящику. Тем не менее, следует помнить о том, что пользователи могут удалять сообщения из почтового ящика; технология MRM не предотвращает удаление пользователями своих собственных сообщений. Если в организации требуется хранение сообщений за пределами почтовых ящиков пользователей в течение длительного срока, то следует рассмотреть реализацию ведения журнала. Дополнительные сведения о ведении журналов см. в разделе Общие сведения о ведении журнала.
Если в организации необходимо сохранять сообщения с целью выполнения пользователями требований к электронному обнаружению и хранению, рассмотрите вариант развертывания больших почтовых ящиков и перевода пользователей в режим юридического удержания. Дополнительные сведения о юридическом удержании см. в разделе Общие сведения о хранении для судебного разбирательства.
© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2010. Все права защищены.