Установка надстройки Outlook для приложения Project Server 2007

Обновлено: Ноябрь 2006 г.

Последнее изменение раздела: 2011-02-25

В данной статье описаны процессы установки и конфигурирования надстройки Microsoft Office Outlook для совместного использования веб-клиента Project и приложения Project Server 2007.

Примечание:
Сведения об использовании надстройки Outlook будут представлены в разделе "Операции" позднее.

Обзор интеграции Outlook с приложением Project Server 2007

В приложении Project Server 2003 была повторна добавлена функция, позволяющая участникам группы отслеживать действия с назначениями в рамках календаря и напоминаний Outlook. Эта возможность помогает пользователям, работающим с Outlook вместо веб-клиента Project, получать доступ к часам и обновлять их в Project Manager.

Отчетность о ходе выполнения действий с назначениями ведется в зависимости от выбранного в приложении Project Server 2007 способа отслеживания, однако интеграция с Outlook была дополнена следующими улучшенными функциями:

• Возможность интеграции с задачами или календарями Outlook.

• Использование расписания для назначений с помощью следующих полей: "Оплачиваемое", "Неоплачиваемое", "Сверхурочные" и "Неоплачиваемые сверхурочные".

Наряду с функциями центра задач и расписаний веб-клиента Project интеграция с Outlook поддерживает дополнительный метод составления отчетов о ходе работы и записи назначений для участников группы. Возможности импорта назначений из Project Server и ввода часов из Outlook упрощают процесс отслеживания времени для пользователей.

Предварительные требования

Для установки надстройки Outlook для приложения Project Server 2007 необходимо выполнить следующие требования:

• Допустимая учетная запись веб-клиента Project.

• Microsoft Office Outlook 2003 или Microsoft Office Outlook 2007.

  Предупреждение:
  Использование надстройки Project 2007 для Outlook с Microsoft Outlook 2010 не поддерживается.

• Надстройка веб-клиента Microsoft Office 2007 Project для Outlook.

Установка надстройки Outlook

1. Откройте веб-клиент Project и на панели быстрого запуска в разделе Моя работа выберите Мои задачи.

2. На странице Мои задачи меню Действия щелкните Настроить синхронизацию с Outlook.

3. На странице Синхронизация задач с Outlook выберите Загрузить сейчас.

4. В диалоговом окне "Загрузка файла — предупреждение системы безопасности" спрашивается, нужно ли запустить или сохранить данный файл. Нажмите Запустить, чтобы установить надстройку Outlook.

5. Если в диалоговом окне "Загрузка файла — предупреждение системы безопасности" необходимо подтвердить сделанный выбор, нажмите Запустить, чтобы продолжить.

6. В окне приветствия щелкните Установить, чтобы приступить к установке.

   Примечание:
   Настоятельно рекомендуется закрыть все экземпляры Microsoft Outlook, к которым устанавливается надстройка Outlook.

7. После успешного выполнения установки появляется диалоговое окно с информацией об установке надстройки Outlook. Нажмите кнопку OK.

8. По завершению установки к пунктам меню Outlook будет добавлено следующее:

• В меню "Сервис" при выборе пункта Веб-клиент будут представлены следующие параметры:

  • Импорт нового назначения — подключается к Project Server и пытается импортировать все новые назначения в Outlook.

  • Обновление веб-клиента Project — подключается к приложению Project Server и пытается обновить веб-клиента Project в соответствии с изменениями, внесенными в Outlook.

  • Домашняя страница веб-клиента Project — открывает домашнюю страницу веб-клиента Project. Местоположение домашней страницы веб-клиента Project настраивается на странице свойств веб-клиента Project.

  • Справка — отображает справку по интеграции Outlook с веб-клиентом Project.

Конфигурирование надстройки Outlook

В приложении Project Server 2007 конфигурирование надстройки Outlook выполняется на странице свойств веб-клиента Project, добавляемой в Outlook.

Чтобы получить доступ к странице свойств веб-клиента Project, выполните следующие действия:

1. Откройте приложение Outlook.

2. В меню Сервис выберите Параметры, а затем перейдите на вкладку Веб-клиент Project.

3. На странице свойств веб-клиента Project можно настроить следующие параметры:

• Интеграция

• Импорт назначений

• Параметры назначений

• Дополнительные параметры

Интеграция Outlook с веб-клиентом Project

Параметр "Интеграция" страницы свойств веб-клиента Project позволяет интегрировать Outlook с веб-клиентом Project следующими двумя способами:

• Задачи Outlook — отслеживание назначений Project в качестве задач в папке "Задачи".

• Календари Outlook — отслеживание задач в качестве встреч в календаре.

Интеграция с задачами Outlook

Выбор параметра Задачи Outlook в разделе Интеграция на странице свойств веб-клиента Project позволит поместить импортированные назначения вместе с задачами, созданными исходно в Outlook.

Далее описаны преимущества работы с задачами Outlook.

• Возможность просмотра списка назначений по дню, неделе или месяцу.

• Отслеживание нескольких назначений.

• С помощью функции флага можно пометить задачи, как завершенные или как напоминание, чтобы вернуться к ним в конкретный день.

• Создание отчетов о ходе выполнения и использовании.

Интеграция с календарями Outlook

Выбор параметра Календарь Outlook в разделе Интеграция на странице свойств веб-клиента Project позволит поместить импортированные назначения в календарь Outlook, где пользователи смогут создавать отчеты о ходе выполнения и использовании.

Далее перечислены преимущества работы в календарях Outlook.

• Возможность просматривать назначения с другими встречами на конкретный день, неделю или месяц.

• Возможность получать информацию о промежутках времени без назначенных встреч; пользователь может отложить открытый таймслот календарного плана, чтобы уделить основное внимание назначению.

• Можно настроить напоминания, которые будут предупреждать о наступающих встречах или пропущенных.

• Создание отчетов о ходе выполнения и использовании.

Откройте приложение Outlook. В меню Сервис выберите Параметры, а затем перейдите на вкладку Веб-клиент Project.

Настройка параметра "Интеграция":

1. Откройте приложение Outlook.

2. В меню Сервис выберите Параметры, а затем перейдите на вкладку Веб-клиент Project.

3. На странице свойств веб-клиента Project перейдите в раздел "Интеграция" и выберите один из двух следующих параметров:

   • Задачи Outlook

   • Календарь Outlook

4. Нажмите кнопку ОК .

Импорт назначений

Раздел "Импорт назначений" позволяет определить способ проведения импорта назначений веб-клиента Project в Outlook. Сюда относятся критерии импорта, которые позволяют пользователям управлять диапазоном дат и способ поступления назначений (вручную или автоматически).

Диапазон дат

Параметр "Диапазон дат" позволяет пользователям указать диапазон дат назначений, импортируемых в Outlook из веб-клиента Project. Доступны следующие возможности:

• Диапазон дат веб-клиента Project — если выбран данный параметр, в Outlook будут импортированы все назначения пользователя.

• Следующие (количество) (дней, недель, месяцев) — при выборе данного параметра все назначения пользователя, подлежащие выполнению в определенный период (например в следующие 2 дня), будут импортированы в Outlook.

Импорт из веб-клиента Project в Outlook

С помощью данного параметра можно импортировать назначения из веб-клиента Project в Outlook вручную (по умолчанию) или задать интервал для данного действия.

• Только вручную — с помощью этого параметра импорт назначений выполняется только вручную. Для выполнения этого действия нажмите кнопку панели инструментов Импорт назначений или перейдите в Outlook в меню Сервис, выберите пункт Веб-клиент Project и щелкните Импорт назначений.

• Каждые (количество) (часов, дней, недель, месяцев), начиная с (дата) (время) — данный параметр позволяет импортировать назначения через равные промежутки времени, начиная с определенной даты или времени. После слова "Каждые" необходимо указать в соответствующих полях количество часов, дней, недель или месяцев, которые определяют интервалы проведения обновлений.

Показать диалоговое окно подтверждения перед проведением импорта

Параметр Показать диалоговое окно подтверждения перед проведением импорта автоматически отображает команду "Импорт назначений" из окна подтверждения веб-клиента Project при нажатии кнопки "Импорт нового назначения". В этом окне перечислены назначения, которые должны быть добавлены в Outlook. Для завершения операции нажмите кнопку "OK".

Параметр Показать диалоговое окно подтверждения перед проведением импорта включается по умолчанию.

Обновление назначения

После того, как пользователь входит в раздел о ходе выполнения и использовании импортированных назначений в Outlook соответствующие сведения должны быть обновлены в центре задач и расписании веб-клиента Project. Существует два способа обновления значений часов, введенных вручную.

В сведениях о назначении Outlook выберите параметр "Сохранить в веб-клиент Project", после чего будет выполнено обновление отдельного назначения.

На панели инструментов Outlook щелкните команду "Обновить в Project Server", после чего все измененные назначения будут обновлены.

Настройка процесса автоматического обновления всех случаев использования осуществляется в разделе "Обновление назначений".

Обновление данных из Outlook в веб-клиенте Project

С помощью данного параметра можно отправить в веб-клиент Project обновления назначений, которые были сделаны в Outlook. Сделать это можно вручную (по умолчанию) или автоматически через определенные промежутки времени.

• Только вручную — данный параметр позволяет отправлять обновления данных из Outlook в веб-клиент Project только вручную. Чтобы выполнить обновление данных из Outlook в веб-клиент Project вручную, нажмите кнопку панели инструментов Обновление веб-клиента Project или перейдите в Outlook в меню Сервис, выберите пункт Веб-клиент Project и щелкните Обновить веб-клиент Project.

• Каждые (количество) (часов, дней, недель, месяцев), начиная с (дата) (время) — данный параметр позволяет отправлять обновления назначений из Outlook в веб-клиент Project через равные промежутки времени, начиная с определенной даты или времени. После слова "Каждые" необходимо указать в соответствующих полях количество часов, дней, недель или месяцев, которые определяют интервалы проведения обновлений.

Показать диалоговое окно подтверждения перед выполнением обновления

Параметр Показать диалоговое окно подтверждения перед выполнением обновления позволяет автоматически отображать список обновлений назначений в Outlook, отправленный в веб-клиент Project, когда выполняется обновление веб-клиента Project. Данный параметр включен по умолчанию.

Дополнительные параметры

В разделе "Дополнительные параметры" можно настроить данные для входа веб-клиента Project, а также способ отображения статуса назначений проекта и отправки напоминаний в Outlook.

Вход в веб-клиент Project

В разделе "Вход в веб-клиент Project" можно настроить URL-адрес веб-клиента и данные для входа, нажав кнопку Ввод данных для входа….

В окне "Ввод данных для входа" доступны следующие параметры:

• URL-адрес веб-клиента Project — укажите URL-адрес домашней страницы веб-клиента Project. После этого нажмите кнопку Проверка подключения, чтобы убедиться в правильности подключения к странице (предполагается, что у пользователя имеется разрешение на доступ к странице со сведениями об учетной записи).

• При подключении — можно выбрать использование учетной записи Windows (по умолчанию) или учетной записи пользователя с проверкой подлинности по формам. Если используется учетная запись с проверкой подлинности по формам, необходимо указать пароль к этой учетной записи.

  Примечание:
  Учетные записи Project Server более не действительны в Project Server 2007. Дополнительные сведения о методах проверки подлинности в Project Server 2007 см. в разделе "Настройка методов проверки подлинности в приложении Project Server 2007" <ссылка на документ будет вставлена позже>.

Импорт назначений

В разделе "Импорт назначений" окна "Дополнительные параметры" поддерживаются следующие параметры:

• Показывать доступность назначения проекта как: — при планировании пользователями встреч данный параметр позволяет отображать один из следующих статусов времени, выделенного для назначений:

  • Свободен

  • Под вопросом

  • Занят

  • Нет на месте

• При импорте из веб-клиента Project в Outlook — данный раздел определяет способ отображения назначений в Outlook. Поддерживаются три следующих параметра:

  • Использовать параметры Outlook по умолчанию для напоминаний

  • Никогда не создавать оповещения

  • Всегда создавать оповещения — этот параметр позволяет настраивать период времени перед назначением, в течение которого будет получено напоминание.