Планирование управления версиями, утверждения контента и извлечения (SharePoint Foundation 2010)

Применимо к: SharePoint Foundation 2010

Последнее изменение раздела: 2011-05-21

В этой статье описан процесс планирования использования управления версиями, утверждения контента и извлечения в Microsoft SharePoint Foundation 2010 для управления версиями документов в течение всего их жизненного цикла.

Содержание:

• Об управлении версиями, утверждении контента и извлечении

• Планирование управления версиями

• Планирование утверждения контента

• Планирование извлечения и возврата

Об управлении версиями, утверждении контента и извлечении

SharePoint Foundation 2010 включает следующие компоненты, которые помогают управлять документами в библиотеке документов.

• Управление версиями — это способ нумерации и сохранения последовательных итераций документа.

• Утверждение контента — это способ, с помощью которого участники сайтов с разрешениями на утверждение управляют публикацией контента.

• Извлечение и возврат — это методы, позволяющие пользователям лучше управлять процессом создания новой версии документа и комментировать изменения, внесенные в документ при его возврате.

Настройка параметров для функций управления контентом, представленных в этой статье, производится в библиотеках документов. Чтобы эти параметры можно было использовать для нескольких библиотек в решении, можно создать шаблоны библиотек документов с параметрами для управления контентом. В этом случае в новых библиотеках будут отражены решения по управлению контентом.

Планирование управления версиями

Система управления версиями, используемая по умолчанию в библиотеке документов, зависит от выбранного шаблона семейства сайтов. Однако, для библиотеки документов можно настроить систему управления версиями с учетом конкретных требований. Каждая библиотека документов может иметь собственную систему управления версиями, оптимально соответствующую хранящемуся в ней типу документов. В SharePoint Foundation 2010 доступно три варианта системы контроля версий.

• Без контроля версий   указывает, что предыдущие версии документов не сохраняются. Если управление версиями не используется, предыдущие версии документов извлечь невозможно; история документов также становится недоступной, поскольку не сохраняются примечания, сопровождающие каждую итерацию документа. Этот параметр следует включать в библиотеках документов с маловажным или неизменяемым контентом.

• Создать основные версии   указывает, что нумерованные версии документов сохраняются с помощью упрощенной схемы управления версиями (например 1, 2, 3). Чтобы держать под контролем дисковое пространство, можно обозначить, сколько предыдущих версий можно сохранять, отсчитывая назад начиная с текущей версии.

  Если включен параметр "Создать основные версии" при каждом сохранении новой версии документа все пользователи с разрешениями на библиотеку документов смогут просматривать контент. Этот параметр следует использовать, когда не требуется различать черновые и опубликованные версии документов. Например, для библиотеки документов, которая используется рабочей группой организации, управление основными версиями будет оптимальным выбором, если всем членам группы требуется просматривать все итерации всех документов.

• Создать основные и вспомогательные (черновые) версии   указывает, что нумерованные версии документов хранятся с помощью схемы управления основными и вспомогательными версиями (например 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Версии, оканчивающиеся на 0,0 , являются основными, а версии, оканчивающиеся не на нуль, являются вспомогательными. Предыдущие основные и вспомогательные версии документов хранятся наряду с текущими. Чтобы держать под контролем дисковое пространство, можно обозначить, сколько предыдущих версий можно сохранять, начиная с текущей. Кроме того, можно указать, для скольких основных версий можно хранить вспомогательные версии. Например, если указать, что вспомогательные версии следует хранить для двух основных версий, а текущая версия 4.0, будут сохраняться все вспомогательные версии, начиная с 3.1.

  Если включен параметр "Создать основные и вспомогательные (черновые) версии", все пользователи с разрешениями на чтение смогут просматривать основные версии документов. Можно также указать пользователей, которые могут просматривать версии. Обычно просмотр и работу со вспомогательными версиями следует разрешать пользователям, которые могут изменять элементы, а пользователей с разрешениями на чтение ограничивать просмотром только основных версий.

  Управление основными и вспомогательными версиями следует использовать, когда требуется различать опубликованный контент, который может просматривать аудитория, и проект контента, еще не готовый к публикации. Например в веб-сайте отдела кадров, где описаны корпоративные льготы и пособия, следует использовать управление основными и вспомогательными версиями, чтобы ограничить доступ сотрудников к описаниям льгот и пособий в ходе изменения этих описаний.

Планирование утверждения контента

Используйте утверждение контента для его легализации и контроля за предоставлением аудитории доступа к контенту. Например, компании, публикующей контент как один из ее продуктов или услуг, может понадобиться юридическая экспертиза и утверждение перед публикацией контента. Публикация контента также может осуществляться по графику в зависимости от состояния документа.

Проект документа, ожидающий утверждения контента, находится в режиме ожидания. После проверки утверждающим документа и утверждения контента документ становится доступен для просмотра пользователями сайта с разрешениями на чтение. Владелец библиотеки документов может включить утверждение контента для библиотеки документов и при необходимости связать рабочий процесс с библиотекой для выполнения процедуры утверждения.

Способы предоставления документов на утверждения зависят от параметров контроля версий, используемых в библиотеке документов:

• Без контроля версий   Если управление версиями не используется, и сохраняются изменения документа, он переходит в режим ожидания. Службы SharePoint Foundation 2010 сохраняют предыдущую версию документа, чтобы пользователи с разрешениями на чтение могли ее просмотреть. После утверждения отложенных изменений новая версия документа становится доступной для просмотра пользователями с разрешениями на чтение, а предыдущая версия будет удалена.

  Если в библиотеке не используется функция контроля версий, то при отправке в нее нового документа он добавляется в библиотеку в состоянии ожидания и не доступен для пользователей с разрешениями на чтение до момента его утверждения.

• Создать основные версии   Если используется управление основными версиями, и сохраняются изменения документа, документ переходит в состояние ожидания, а предыдущая основная версия документа становится доступной для просмотра пользователями с разрешениями на чтение. После утверждения изменений документа будет создана новая основная версия документа, которая станет доступной пользователям сайта с разрешениями на чтение, а предыдущая версия сохраняется в списке истории документа.

  Если используется управление основными версиями, то при отправке в библиотеку документов нового документа он будет добавлен в библиотеку в состоянии ожидания и будет недоступен для просмотра пользователями с разрешениями на чтение до своего утверждения в качестве версии 1.

• Создать основные и вспомогательные (черновые) версии   Если используется управление основными и вспомогательными версиями, и сохраняются изменения в документе, автор может сохранить новую вспомогательную версию документа в качестве проекта или создать новую вспомогательную версию, после чего документ перейдет в состояние ожидания. После утверждения изменений документа будет создана новая вспомогательная версия документа, которая станет доступной пользователям сайта с разрешениями на чтение. При управлении основными и вспомогательными версиями списке истории документа будут сохранятся как основные, так и вспомогательные версии документов.

  Если используется управление основными и дополнительными версиями, то при отправке в библиотеку документов нового документа его можно добавить в нее в состоянии проекта в качестве версии 0.1, или автор может сразу запросить утверждение, в таком случае документ перейдет в состояние ожидания.

Планирование извлечения и возврата документов

Можно включить для пользователей извлечение и возврат документов из библиотеки документов перед внесением в них изменений. Рекомендуется включить этот параметр. К числу преимуществ извлечения и возврата документов относятся:

• Улучшение контроля за созданием версий документов. После извлечения документа автор может сохранить его, не возвращая. Другие пользователи библиотеки документов не смогут просмотреть эти изменения, и новая версия создана не будет. Новая версия (доступная для просмотра пользователями) будет создана, только когда автор возвращает документ. Это обеспечивает автору большее удобство и контроль.

• Улучшение записи метаданных. При возвращении документа автор может написать комментарии с описанием внесенных изменений. Это позволяет вести непрерывную историю изменений, производимых в документе.

Если для решения требуется извлечение и возврат документов при их изменении, в клиентских программах Microsoft Office 2010 предусмотрены функции, поддерживающие эти действия. Пользователи могут извлекать документы, отменять извлечения и возвращать документы из клиентских программ Office 2010.

При извлечении документа он сохраняется в пользовательской папке "Мои документы" в подпапке "Проекты SharePoint". Эта папка отображается в клиентских приложениях Office 2010. Пока документ извлечен, пользователь может сохранять изменения только в этой локальной папке. Когда пользователь готов возвратить документ, он опять будет сохранен в исходном расположении на сервере.

При необходимости извлеченные документы из клиентских приложений Office 2010 пользователи могут оставить на сервере, изменив для этого параметры изменения контента.

See Also

Concepts

Планирование библиотеки документов (SharePoint Foundation 2010)