Планирование наборов документов (SharePoint Server 2010)

Применимо к: SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

В этой статье описываются наборы документов, а также приводятся рекомендации по их интеграции в имеющееся решение по управлению документооборотом Microsoft SharePoint Server 2010.

Содержание:

• Наборы документов

• Управление наборами документов

• Планирование типов контента наборов документов

• Листы

Наборы документов

Наборы документов — это новая функция SharePoint Server 2010, позволяющая организации управлять отдельными готовыми продуктами или результатами работы, которые могут состоять из нескольких документов или файлов. Набор документ представляет собой особый тип папки, сочетающий уникальные атрибуты набора документов, атрибуты и поведение папок и документов, а также пользовательский интерфейс, метаданные и элементы объектной модели, обеспечивающие управление всеми аспектами результата работы.

Отделы и сотрудники многих организаций используют набор документов или результат работы для оптимизации управления проектами или конечными продуктами. Например, юридический отдел может собирать, создавать и использовать различные документы, фотографии и аудиофайлы, связанные с определенным делом. Отдел продаж может собирать документы из различных источников для создания запроса предложений потенциального клиента. Наборы документов позволяют таким отделам и их сотрудникам управлять документами как единой коллекцией, конечным продуктом или результатом работы. Владельцы набора документов могут также создать настраиваемую страницу приветствия, на которой отображаются необходимые элементы и важные сведения о рабочем продукте.

Для согласованного создания наборов документов и управления ими в SharePoint Server 2010 организации могут создавать типы контента набора документов для часто создаваемых проектов. Тип контента набора документов позволяет определять разрешенные типы контента, атрибуты, элементы по умолчанию, столбцы, рабочие процессы и политики. Дополнительные типы контента набора документов можно создавать из вышестоящего типа, при этом свойства и параметры наследуются из вышестоящего типа. После добавления типа контента в библиотеку пользователи смогут создавать набор документов, наследующий атрибуты типа контента набора документов, с помощью команды Создать. Типы контента предоставляет дополнительные параметры, позволяющие указать разрешенные типы контента, контент по умолчанию, общие столбцы, столбцы страницы приветствия, а также вид страницы приветствия по умолчанию.

Дополнительные сведения о типах контента см. в разделе Планирование типов контента и рабочих процессов (SharePoint Server 2010).

Дополнительные сведения о создании наборов документов и управлению ими в SharePoint Server 2010 см. в разделе Наборы документов в справке SharePoint Server 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=186368&clcid=0x419).

Администрирование наборов документов

Наборы документов SharePoint Server 2010 содержат множество атрибутов и свойств папок. При этом в ходе планирования решения набора документов необходимо понимать несколько важных аспектов.

• Количество документов в наборе не ограничено. При этом время загрузки может быть ограничено порогом отображения списка, который по умолчанию равен 5000 элементам. Включение папок в наборы документов и использование навигации с помощью метаданных не допускается. Таким образом, при определении количества элементов в наборе документов следует учитывать возможность превышения пороговых значений отображения списка и особенности структуры навигации. Кроме того, при использовании функции Отправить для набора документов суммарный объем всех документов набора не может превышать 50 МБ. Структура папок в библиотеке документов может оказаться более оптимальным решением для коллекции или результата работы, содержащего большое количество элементов.

• Количество наборов документов в библиотеке не ограничено. В то же время количество наборов, отображаемых в списках, может быть ограничено порогом отображения списка.

• Если при использовании метаданных набор документов содержит более 10 элементов, то обновление метаданных будет осуществляться каждые 15 минут с помощью задания таймера.

• При использовании маршрутизации набора документов отправленные в организатор контента наборы сохранятся в библиотеке-распределителе и будут перемещены в соответствующее расположение с помощью задания таймера организатора контента, которое по умолчанию выполняется ежедневно.

Для использования наборов документов в семействе веб-сайтов необходимо включить соответствующий компонент.

Включение компонента наборов документов для семейства сайтов

1. На странице "Параметры узла" в разделе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните Возможности семейства веб-сайтов.

2. На странице компонентов щелкните команду Активировать для компонента Наборы документов.

После включения компонента "Наборы документов" можно создавать типы контента для набора.

Планирование типов контента набора документов

Спланируйте типы контента документов для решения с помощью таблицы "Анализ использования документов", которая была заполнена в ходе работы со статьей Идентификация пользователей и анализ использования документов. Запишите свои решения по каждому типу контента для набора документов в таблицу Тип контента (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x419).

Планирование типов контента набора документов с помощью таблицы "Тип контента".

1. Введите строку Набор документов в поле Тип контента таблицы "Тип контента".

2. Укажите URL-адрес сайта, на котором будет определен новый тип контента набора документов. Обратите внимание на то, что типы контента доступны на сайте, где они были заданы, и на всех дочерних веб-сайтах этого сайта.

3. Определение родительского типа контента. Укажите родительский тип контента для набора документов в поле Родительский тип контента таблицы типа контента: это будет либо основной тип контента, либо уже запланированный специальный тип контента.

4. Определение параметров набора документов   Определите и укажите в таблице следующие параметры набора документов:

   1. Определение разрешенных типов контента   Укажите типы контента по умолчанию, которые будут разрешены в этом типе контента набора документов.

   2. Определение контента по умолчанию   Если создаваемый тип контента набора документов будет автоматически создавать контент при создании нового экземпляра набора документов, можно вручную добавить файлы в набор. Разрешается добавление только файлы разрешенного типа контента.

   3. Определение общих столбцов   Укажите необходимость автоматической синхронизации значений столбцов для набора документов во всех документах набора.

   4. Определение столбца страницы приветствия   Укажите столбцы, отображаемые на странице приветствия для каждого набора документов.

   5. Определение представления страницы приветствия   Укажите представление, используемое для отображения содержимого набора документов на странице приветствия.

5. Определение столбцов и их порядка. В таблице Планирование столбцов таблицы типа контента выполните следующие действия:

   1. Введите каждый столбец, наследованный от родительского типа контента. В столбце Новый? введите Нет для каждой записи.

   2. Для каждого дополнительного столбца укажите название предварительно определенного столбца или столбца, который должен быть создан. Вместе с названиями дополнительных столбцов укажите их типы и определите, являются ли они новыми.

6. В разделе Планирование шаблона введите Нет.

7. Определение рабочих процессов. При наличии доступного рабочего процесса, относящегося к типу контента набора документов, его можно при необходимости связать с типом контента. После этого рабочий процесс может быть запущен в любом элементе списка данного типа контента. Развернутое обсуждение планирования рабочих процессов представлено далее в разделе Планирование рабочих процессов. После проверки рабочих процессов и определения, какие из них являются доступными, укажите рабочий процесс, связанный с каждым типом контента, в разделе Планирование рабочих процессов таблицы Тип контента. Если рабочий процесс не наследуется от родительского типа контента, укажите эту информацию в поле Новый?.

8. Определение политики. Политика — это набор правил для типа контента. Компоненты политики конкретизируют каждое правило: например, возможна ли печать элементов того или иного типа контента и какие действия элемента подлежат аудиту. Политику можно применить и к специальному типу контента. Обратите внимание на то, что применение политики к основному типу контента невозможно. Дополнительные сведения о планировании политики см. в разделе Планирование политики управления информацией (SharePoint Server 2010). Изучив политики и определив доступные компоненты и шаблоны политики, в разделе Планирование политики таблицы "Тип контента" выполните следующие действия.

   1. Если у родительского типа контента есть параметры политики, они будут применяться без изменений к новому типу контента. Вследствие этого политики, будучи однажды заданы, применяются ко всем соответствующим типам контента. Если текущий тип контента наследует параметры политики от родительского типа, в разделе Планирование политики таблицы типа контента ответьте Да на вопрос "Определена ли политика в родительском типе контента?".

   2. Если текущий тип контента наследует политику от родительского типа контента, в поле Впишите имя политики в разделе Планирование политики введите имя для шаблона политики. Аналогично, если текущий тип контента не наследует политику и необходимо применить шаблон политики, в поле Впишите имя политики в разделе Планирование политики введите имя для шаблона политики.

   3. Если текущий тип контента наследует один или несколько отдельных компонентов политики от родительского типа контента, введите все компоненты политики в таблицу Компонент раздела Планирование политики. Аналогично, если текущий тип контента не наследует политику и требуется связать компоненты политики с текущим типом контента, введите эти компоненты политики в таблицу Компонент. Обратите внимание на то, что невозможно связать одновременно и отдельные компоненты политики, и политику по имени с типом контента.

Таблицы

Для записи сведений, представленных в этой статье, используйте следующие таблицы:

• Электронная таблица типа контента (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x419).

• Электронная таблица анализа использования документов (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x419).

See Also

Concepts

Планирование типов контента и рабочих процессов (SharePoint Server 2010)