Использование управления версиями записей для обновления записей, хранящихся в SharePoint или OneDrive

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Возможность пометить документ как запись и ограничить действия, которые можно выполнять с записью, является основной целью любого решения по управлению записями. Однако для создания последующих версий может также потребоваться совместная работа.

Например, контракт продажи можно пометить как запись, и затем, когда требуется этот контракт обновить и внести новые положение, пометить последнюю версию как новую запись, и при этом сохраняется и предыдущая версия записи. Для таких случаев в SharePoint и OneDrive поддерживается управление версиями записей. Папки записных книжек OneNote не поддерживают управление версиями записей.

Чтобы использовать управление версиями записей, сначала пометьте документ с помощью метки хранения, настроенной для пометки элементов как записи. В этот момент рядом с меткой хранения отобразится свойство документа под названием Состояние записи. В зависимости от того, настроена ли метка для разблокировки записи по умолчанию, начальное состояние записи — Заблокировано или Разблокировано.

Доступны перечисленные ниже действия:

• Периодическое редактирование и сохранение отдельных версий документа как записей с разблокировкой и блокировкой свойства "Состояние записи". Только когда свойствоСостояние записи имеет значениеЗаблокировано, новая версия записи сохраняется. Это переключение между заблокированными и разблокированными версиями уменьшает риск сохранения ненужных версий и копий документа.

  Примечание.

  Если метка настроена для разблокировки записи по умолчанию, но управление версиями не включено администратором или запрещено параметром управления записями, пользователи не смогут разблокировать документ после его блокировки.

• Автоматическое сохранение записей в репозитории записей на месте, который размещается на сайте. Содержимое каждого сайта в SharePoint и OneDrive сохраняется в соответствующей архивной библиотеке. Версии записей хранятся в папке Records в этой библиотеке в виде отдельных файлов. Подробнее о принципах работы архивной библиотеки см. в статье Как работает хранение для SharePoint и OneDrive.

• Сохранение всегда актуального документа, включающего в себя все версии. В каждом документе SharePoint и OneDrive по умолчанию имеется журнал версий, который можно найти в меню элемента. Благодаря такому журналу версий можно легко определить, какие версии являются записями, и просмотреть эти документы.

Если метка хранения настроена для проверки ликвидации в конце периода хранения, каждая версия проходит собственную проверку ликвидации.

По умолчанию управление версиями записей автоматически предлагается для любого документа с меткой хранения, помечающей его как запись. Эта метка публикуется на сайте. Когда пользователь просматривает свойства документа с использованием области сведений, он может переключить Состояние записи с Заблокировано на Разблокировано. Для документа также может отображаться значок замка, который помогает определить, когда файл заблокирован.

Пока документ разблокирован, редактировать файл может любой пользователь со стандартными разрешениями на редактирование. При этом, однако, удалить файл пользователи не могут, так как он все еще является записью. После завершения редактирования пользователь может переключить состояние записи с Разблокировано на Заблокировано, что предотвращает дальнейшие изменения в этом состоянии.

Дополнительные сведения о том, какие действия пользователя разрешены при заблокированной или разблокированной записи, см. в разделе Сравнение ограничений для разрешенных и запрещенных действий.

Блокировка и разблокировка записи

После того, как метка, которая помечает содержимое как запись, применена к документу, любой пользователь с разрешениями Contribute или более узким уровнем разрешения может разблокировать запись или заблокировать разблокированную запись.

Разблокировка записи вызывает указанные ниже действия.

1. При отсутствии в текущем сайте архивной библиотеки такая библиотека создается.

2. При отсутствии в архивной библиотеке папки записи такая запись создается.

3. При использовании действияКопировать в самая последняя версия документа копируется в папку "Записи". Действие Копировать в относится только к последней версии документа и не затрагивает предыдущие версии. Скопированный документ теперь считается версией записи документа, а его имя файла имеет формат [Версия GUID заголовка#]

4. Копия, созданная в папке «Записи», добавлена в журнал версий исходного документа, и в поле примечаний к этой версии отображается слово Запись.

5. Исходный документ — это новая версия, которую можно редактировать, но не удалять. В столбце библиотеки документов Элемент является записьюпо-прежнему содержится значение Да, так как документ все равно является записью, несмотря на то, что его теперь можно редактировать.

После того как пользователь заблокирует запись, внесение изменений в исходный документ снова станет невозможным. Однако именно благодаря действию по разблокировке записи ее версия появляется в папке "Записи", расположенной в архивной библиотеке.

Версии записей

При каждой разблокировке записи копия последней версии этой записи появляется в архивной библиотеке со значением Запись в поле Примечания журнала версий.

Чтобы просмотреть журнал версий, выберите документ в библиотеке документов, а затем в меню элемента выберите Журнал версий.

Поиск событий управления версиями записей в журнале аудита

Действия по блокировке и разблокировке записей регистрируются в журнале аудита. В разделе Действия с файлами и страницами выберите Для записи установлено новое состояние: "заблокирована" и Для записи установлено новое состояние: "разблокирована".

Дополнительные сведения о поиске этих событий см. в разделе Действия журнала аудита.

Дальнейшие действия

Другие сценарии, поддерживаемые службой управления записей, см. в разделе Обычные сценарии для управления записями.