Планирование управления версиями документа, утверждения контента и элементов управления извлечением в SharePointServer

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint в Microsoft 365

В этой статье описывается, как спланировать использование управления версиями, утверждения содержимого и получения в SharePoint Server для управления версиями документов на протяжении всего жизненного цикла.

Сведения об управлении версиями, утверждении контента и извлечении документов

SharePoint Server включает следующие функции, помогающие управлять документами в библиотеке документов:

• Управление версиями — это способ, которым успешные добавления документа нумеруются и сохраняются.

• Утверждение контента — это способ, с помощью которого участники сайта с разрешениями на утверждение управляют публикацией контента.

• Извлечение и возврат — это способы, с помощью которых пользователи могут контролировать создание новых версий документа и комментировать внесенные ими изменения при возврате документов.

Параметры функций управления контентом, описанные в этой статье, настраиваются в библиотеках документов. Чтобы использовать их в других библиотеках в вашем решении, вы можете создать шаблоны библиотеки документов, включающие в себя параметры управления контентом. Тогда все новые библиотеки будут применять заданные настройки.

Дополнительные сведения о версиях см. в статье Включение и настройка контроля версий для списка или библиотеки

Планирование управления версиями

Управление версиями для библиотеки документов по умолчанию зависит от шаблона семейства сайтов. Тем не менее можно настроить управление версиями в зависимости от конкретных требований. Каждая библиотека документов может применять различные параметры управления версиями, которые лучше всего подходят для хранимых документов. SharePoint Server имеет три варианта управления версиями:

• Нет управления версиями Указывает, что более ранние версии документов не сохраняются. Если управление версиями не используется, ранние версии документов недоступны, как и история документа, так как комментарии, сопровождающие каждую итерацию документа, не сохраняются. Используйте этот параметр для библиотек документов, которые содержат некритичный контент или контент, который никогда не меняется.

• Создание основных версий Указывает, что нумеруемые версии документов хранятся с помощью простой схемы управления версиями (например, 1, 2, 3). Чтобы контролировать занимаемое документами место на диске, можно указать, сколько ранних версий следует хранить начиная с текущей версии.

  При использовании основных версий каждый раз при сохранении новой версии документа все пользователи с разрешениями для работы с библиотекой документов смогут просматривать контент. Используйте этот параметр, если вы не хотите делать различий между черновыми и опубликованными версиями документов. Например, для библиотеки документов, используемой рабочей группой в организации, сохранение основных версий будет хорошим вариантом, если все участникам группы требуется возможность просмотра всех итераций каждого документа.

• Создание основных и дополнительных (черновых) версий Указывает, что нумерованные версии документов хранятся с помощью основной и дополнительной схемы управления версиями (например, 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Версии, заканчивающиеся на .0, являются основными версиями, а все другие являются вспомогательными. Предыдущие основные и вспомогательные версии документов хранятся вместе с текущими. Чтобы контролировать занимаемое документами место на диске, можно указать, сколько ранних версий следует хранить начиная с текущей версии. Вы также можете указать, для скольких основных версий необходимо хранить вспомогательные версии. Например, если вы решите, что вспомогательные версии будут храниться для двух основных версий, а текущая основная версия — это 4.0, то будут храниться все вспомогательные версии начиная с 3.1.

  При использовании основных и вспомогательных версий все пользователи с разрешениями на чтение смогут просматривать основные версии документа. Можно указать, какие пользователи могут также просматривать вспомогательные версии. Обычно мы рекомендуем предоставить эти разрешения пользователям, которые могут редактировать элементы, а пользователям с разрешениями на чтение позволить просматривать только основные версии.

  Используйте основные и вспомогательные версии, если вы хотите различать опубликованный контент, который могут просматривать все пользователи, и черновой контент, еще не готовый к публикации. Например, для веб-сайта отдела кадров, на котором описываются льготы, предоставляемые организацией, используйте основные и вспомогательные версии, чтобы ограничить доступ сотрудников к описанию льгот, пока они не готовы окончательно.

Планирование утверждения контента

Используйте утверждение контента, чтобы формализовать и контролировать предоставление доступа к контенту для аудитории. Например, предприятию, публикующему контент как один из своих продуктов или услуг, может потребоваться утверждение юридического отдела перед публикацией контента.

Черновик документа, ожидающий утверждения, находится в состоянии ожидания. Когда документ будет утвержден, он станет доступным для просмотра пользователям с разрешениями на чтение. Владелец библиотеки документов может включить утверждение контента для библиотеки документов и, при необходимости, связать с ней рабочий процесс для запуска утверждения контента.

Способ отправки документов на утверждение зависит от параметров управления версиями библиотеки документов:

• Нет управления версиями Если управление версиями не используется и изменения документа сохраняются, состояние документа становится ожиданием. SharePoint Server сохраняет более раннюю версию документа, чтобы пользователи с разрешениями на чтение могли по-прежнему просматривать его. После утверждения ожидающих изменений новая версия документа становится доступной для просмотра пользователям с разрешениями на чтение, а предыдущая версия удаляется.

  Если управление версиями не используется и в библиотеку документов загружается новый документ, он добавляется в библиотеку с состоянием ожидания и недоступен пользователям с разрешениями на чтение до его утверждения.

• Создание основных версий Если используется основное управление версиями и сохраняются изменения в документе, состояние документа становится ожиданием, а предыдущая основная версия документа становится доступной для просмотра пользователями с разрешениями на чтение. После утверждения изменений создается новая основная версия документа, которая становится доступной пользователям с разрешениями на чтение, а предыдущая основная версия сохраняется в истории документа.

  Если используются основные версии и в библиотеку документов загружается новый документ, он добавляется в библиотеку с состоянием ожидания и недоступен пользователям с разрешениями на чтение до его утверждения как версии 1.

• Создание основных и дополнительных (черновых) версий Если используется основное и дополнительное управление версиями и сохраняются изменения в документе, автор может сохранить новую дополнительную версию документа в виде черновика или создать новую основную версию, которая изменит состояние документа на Ожидание. После утверждения изменений создается новая основная версия документа, которая становится доступной пользователям с разрешениями на чтение. При использовании этого параметр и основные, и вспомогательные версии документов хранятся в истории.

  Если используются основные и вспомогательные версии и в библиотеку документов загружается новый документ, он может быть добавлен в библиотеку с состоянием "Черновик" как версия 0.1 или же автор немедленно запросить утверждение. В этом случае документ переходит в состояние ожидания.

Планирование извлечения и возврата документов

Вы можете потребовать от пользователей извлекать документы из библиотеки для редактирования. Извлечение и возврат документов предоставляет следующие преимущества:

• Улучшенное управление при создании версий документа. Когда документ извлекается, автор может сохранить его без возврата. При этом другие пользователи библиотеки документов не смогут увидеть внесенные изменения, а новая версия не будет создана. Новая версия (видимая другим пользователям) будет создана, только когда автор вернет документ. Это дает авторам большую гибкость и степень контроля.

• Улучшенная запись метаданных. При возврате документа автор может добавить комментарии, описывающие изменения в документе. Это позволяет создать историю изменений, вносимых в документ.

Если в решении требуется, чтобы пользователи регистрируют и извлекаете документы для их редактирования, можно использовать функции в клиентских приложениях Office, поддерживающие эти действия. Пользователи могут получать документы, отменять и получать документы из клиентских приложений Office.

Когда документ извлечен, он заблокирован для монопольного редактирования пользователем. Когда пользователь сохраняет изменения файла, они сохраняются на сервере. Изменения видны только этому пользователю. Когда пользователь вернет документ, последние изменения станут доступными другим пользователям и будут опубликованы.

В клиентских приложениях Office пользователи также могут оставить извлеченные документы на сервере, изменив параметры редактирования содержимого.