Введение в совместную работу с файлами в Microsoft 365 на базе SharePoint

Вы получаете максимум от совместной работы с файлами в Microsoft 365 или ваши пользователи по-прежнему хранят файлы локально или в общих папках сети и отправляют их по электронной почте? Может быть, вы платите за другую облачную службу хранилища и не пользуетесь пространством, которое вы получаете с подпиской На Microsoft 365. В этой статье описываются преимущества и основные функции совместной работы с файлами в Microsoft 365. В нем также рассматриваются шаги по планированию и внедрению совместной работы с файлами Microsoft 365 в организации.

Возможности совместной работы с файлами в Microsoft 365 доступны вам независимо от размера вашей организации. Если у вас небольшая организация, каждый пользователь может хранить файлы в своей отдельной библиотеке в OneDrive, и вам может потребоваться только одна команда в Microsoft Teams для всех сотрудников организации.

Зачем использовать облачное хранилище файлов Microsoft 365?

Используя все преимущества хранилища файлов на основе SharePoint в Microsoft 365, вы можете избежать приобретения облачного хранилища у других поставщиков и воспользоваться следующими преимуществами:

Доступ к файлам в любом месте

Безопасность корпоративного уровня

Безопасный общий доступ за пределами организации

Совместная работа в режиме реального времени и управление версиями файлов

Аналитика, помогающая пользователям обнаруживать файлы

Доступ из любого места

Когда пользователи хранят файлы на локальном устройстве или в общей сетевой папке, им не повезло, когда у них нет устройства с ними или нет подключения к вашей сети. Если что-то происходит с устройством пользователя, данные могут быть недоступны для восстановления. Если устройство пользователя обновлено, необходимо перенести локальные данные. Сохраняя файлы в облаке, пользователи могут получить к ним доступ со всех своих устройств, таких как телефон и домашний компьютер (в зависимости от того, что вы разрешаете). Они даже могут получать доступ к файлам в браузере с других устройств, которым они доверяют. Например, если два коллеги путешествуют на сайт клиента и на одном из двух ноутбуков заканчивается аккумулятор, они могут получить доступ ко всем своим файлам, войдя в portal.office.com на другом ноутбуке. Получите мобильное приложение SharePoint.

Безопасность корпоративного уровня

Файлы, хранящиеся в SharePoint и OneDrive в Microsoft 365, шифруются при передаче и хранении. (При необходимости можно зашифровать файлы с помощью собственного ключа .) Файлы также проверяются на наличие вирусов. Администратор может использовать средства в Microsoft 365 для дальнейшей защиты и мониторинга файлов:

• Политики защиты от потери данных Microsoft Purview. Предупреждать или запрещать пользователям предоставлять общий доступ к файлам с определенными метками за пределами организации. См. статью Сведения о защите от потери данных.

• Метки хранения. Классифицируйте файлы, которые будут храниться, удаляться без возможности восстановления или помечаться как записи. См. обзор меток хранения

• Метки конфиденциальности. Классификация и защита файлов с высоким уровнем конфиденциальности с помощью шифрования и разрешений. См. статью Сведения о метках конфиденциальности.

• Отчеты. Мониторинг активности и использования в SharePoint и OneDrive. См. статью Отчеты о действиях, доступные в Центре администрирования.

• Microsoft 365 Advanced Threat Protection (ATP). Защита от вредоносных файлов.

• Восстановление файлов. Если на расположение влияет вредоносное программное обеспечение или кто-то удаляет важные файлы, вы можете восстановить библиотеку документов на более ранний момент времени.

Планирование этих функций

Безопасный общий доступ за пределами организации

SharePoint обеспечивает безопасный общий доступ к файлам в Microsoft 365. Вы можете указать, должны ли пользователи за пределами организации иметь доступ к файлам без проверки подлинности (вход или предоставление кода проверки). Вы даже можете полностью заблокировать внешний общий доступ. Мы рекомендуем использовать самый разрешительный вариант общего доступа, который можно использовать для каждого набора содержимого. Если вы сильно ограничиваете общий доступ и блокируете производительность пользователей, пользователи обычно найдут другие способы совместной работы, которые обеспечивают вам меньше контроля и контроля. Дополнительные сведения см. в разделе Управление общим доступом.

Совместная работа в режиме реального времени и управление версиями

Когда пользователи хранят файлы Office в Microsoft 365, они могут избежать проблем с управлением изменениями в различных копиях файлов. Вместо этого они могут совместно работать над одной версией с помощью классических приложений или веб-версий Office. Пользователям даже не нужно устанавливать классические приложения Office для редактирования файлов Office. Узнайте больше о совместной работе и совместном редактировании документов. Когда несколько пользователей одновременно редактируют файл Office, им будет показано уведомление о том, что в файле работают другие пользователи, и они могут видеть, где работают другие пользователи.

Журнал версий также включен по умолчанию, поэтому пользователи могут просматривать предыдущие изменения и выполнять откат по мере необходимости. Дополнительные сведения о работе с журналом версий.

Аналитика, помогающая пользователям обнаруживать файлы

Когда пользователи в организации регулярно хранят файлы в Microsoft 365, они могут быстро найти последние и другие файлы, которые могут быть интересны. Например, они могут обнаруживать файлы, над которыми работают коллеги или частые участники совместной работы.

Основные возможности

Большинство функций совместной работы с файлами в Microsoft 365 доступны вам независимо от типа подписки или размера вашей организации.

• Средства миграции

• Современные вложения

• Доступ ко всем файлам в OneDrive

• Синхронизация для автономного доступа

• Интеграция с Microsoft Office

• Частные и общие каналы в Teams

• Аудит и отчетность

• Гибридную

• Поддержка нескольких регионов

Центр командной работы: Microsoft Teams

В прошлом пользователям нужно было часто переключаться между инструментами для совместной работы. Например, пользователи будут писать документ в Word. Затем они переключятся в Outlook, чтобы предоставить общий доступ к документу в виде вложения. Кроме того, они открывают браузер для отправки документа на сайт SharePoint. В Microsoft 365 пользователи могут использовать Teams для чата, совершения звонков и проведения собраний по сети. Им не нужно покидать Teams для просмотра или даже редактирования файлов, которыми они обмениваются. Узнайте больше о совместной работе с файлами в Teams.

Доступ ко всем файлам в OneDrive

Когда пользователи используют OneDrive, они могут получить доступ к файлам SharePoint или Microsoft Teams в Интернете или в мобильном приложении , не выходя из OneDrive.

Так как отдельные библиотеки в OneDrive работают на платформе SharePoint, пользователи могут легко перемещать файлы между расположениями. Например, если пользователь выполняет черновик файла в отдельной библиотеке в OneDrive, а затем хочет, чтобы команда владела файлом, пользователь может просто переместить файл в библиотеку команды.

Синхронизация для автономного доступа

С помощью приложения синхронизации OneDrive пользователи могут синхронизировать файлы между компьютером и Microsoft 365. Когда пользователи добавляют, изменяют или удаляют файл или папку локально, файл или папка добавляются, изменяются или удаляются в Microsoft 365 и наоборот. Пользователи могут работать с синхронизированными файлами непосредственно в проводнике и приложениях, которые они используют. Когда пользователь находится в сети, все изменения, внесенные им или другими пользователями, будут синхронизироваться автоматически. С помощью функции "Файлы по запросу" пользователи могут легко просматривать и упорядочивать файлы в OneDrive и SharePoint с помощью проводника или finder, но файлы не занимают место на локальном компьютере. Дополнительные сведения о файлах по запросу.

Современные вложения в Outlook

Если пользователи используют общий доступ к файлам в виде вложений в Outlook, они могут использовать те же действия, с которыми они знакомы, чтобы поделиться ссылкой на файл вместо отправки копии по электронной почте. В Outlook пользователи могут даже изменять разрешения, которые они предоставляют получателю. Дополнительные сведения о присоединении файлов.

Интеграция с Microsoft Office

В приложениях Office пользователи могут легко открывать файлы, сохраненные в Microsoft 365 , и сохранять документы в OneDrive. Узнайте больше о совместной работе с документами Office. Когда пользователи комментируют документ Office и используют @ знак с именем пользователя, упомянутый пользователь получает сообщение со ссылкой на комментарий. Щелкнув по ссылке, он перейдет к документу и беседе.

Частные и общие каналы в Teams

В Teams есть рабочие области для совместной работы в чате и файлах, называемые каналами. В то время как стандартные каналы включают всех участников команды, частные каналы позволяют работать с подмножеством участников команды, а общие каналы позволяют работать с людьми за пределами команды. Все типы каналов позволяют работать с людьми за пределами организации. Каждый частный и общий канал имеет собственный сайт SharePoint для хранения файлов и совместной работы.

Средства миграции

Вы можете выбрать один или несколько из следующих параметров в зависимости от количества и расположения файлов, которые требуется перенести.

• Мастер переноса. Копирование общих папок или содержимого из других поставщиков облачных служб в Microsoft 365. Дополнительные сведения о переносе содержимого в Microsoft 365.

• Средство миграции SharePoint. Для переноса сайтов и содержимого SharePoint Server можно использовать средство миграции SharePoint. Дополнительные сведения см. в статье Обзор средства миграции SharePoint.

• Перемещение известных папок. Если пользователи сохраняют большую часть файлов в папках "Рабочий стол", "Документы" и "Изображения", вы можете легко переместить их в OneDrive с помощью известного перемещения папок , чтобы пользователи могли продолжать работу в местах, к которым они привыкли.

• Преимущество миграции FastTrack. FastTrack предоставляет набор рекомендаций, инструментов, ресурсов и экспертов. Руководство включает перенос содержимого из общих папок, исходных сред Box или Google Drive, а также представление возможностей в том темпе, который подходит вам. Преимущество переноса данных FastTrack также будет выполнять определенные действия по переносу данных от вашего имени, если у вас есть 500 или более лицензий. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о преимуществах FastTrack Center. Чтобы приступить к работе, перейдите по адресу FastTrack.Microsoft.Com, просмотрите ресурсы и отправьте запрос на помощь.

Поддержка нескольких регионов

Если вы являетесь многонациональной организацией с требованиями к размещению данных, вы можете использовать несколько регионов в Microsoft 365, чтобы указать, где хранятся файлы. Дополнительные сведения см. в статье Возможности нескольких регионов в OneDrive и SharePoint в Microsoft 365.

Единый поиск

Поиск (Майкрософт) помогает пользователям находить файлы на современных сайтах SharePoint и с начальной страницы SharePoint, Office.com, Bing и т. д. Узнайте больше о современном интерфейсе поиска в SharePoint.

Варианты управления

Как администратор SharePoint и более поздних версий в вашей организации вы можете управлять сайтами и параметрами SharePoint:

• Центр администрирования SharePoint. В Центре администрирования SharePoint можно создавать и удалять сайты, управлять параметрами сайта и параметрами уровня организации для SharePoint и OneDrive. Страница Активные сайты Центра администрирования SharePoint позволяет просматривать сайты SharePoint в организации, включая информационные сайты, сайты частных и общих каналов Teams, а также сайты, принадлежащие группам Microsoft 365. Кроме того, тут вы можете искать, сортировать, фильтровать и создавать сайты.

  

• Microsoft PowerShell. Командная консоль SharePoint Online — это модуль PowerShell, который позволяет выполнять операции командной строки. Это повышает эффективность выполнения пакетных операций и является единственным способом выполнения некоторых задач управления в SharePoint и OneDrive. Начните работу с командной консолью SharePoint Online.

Настройка параметров

Чтобы подготовиться к совместной работе с файлами в Microsoft 365, настройте следующие параметры.

Создание сайтов

Когда группа Microsoft 365 создается из любого места в Microsoft 365, сайт SharePoint создается автоматически. Вы можете разрешить всем пользователям создавать группы, только некоторым пользователям или блокировать создание групп и централизованно управлять ими в ИТ-отделе. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями, которые могут создавать группы Office. Вы также можете использовать политику именования для групп и задать срок действия, чтобы группы, которые больше не используются, были удалены. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование управления в группах Microsoft 365. Если пользователям разрешено создавать группы, вы также можете разрешить им создавать сайты групп на начальной странице SharePoint и в OneDrive, а также управлять параметрами сайта по умолчанию. Дополнительные сведения см. в разделе Управление созданием сайта.

Доступ

Чтобы настроить внешний общий доступ в организации, необходимо убедиться, что параметры в нескольких центрах администрирования настроены так, как вы хотите. Общий доступ с пользователями за пределами организации включен по умолчанию в SharePoint, OneDrive и Teams. Сведения о настройке параметров общего доступа см. в разделах Совместная работа с гостями в команде и Совместная работа с внешними участниками в канале .

Хранилища

По умолчанию хранилищем файлов для сайтов групп управляется автоматически. Если вы предпочитаете управлять хранилищем вручную, см. статью Управление ограничениями хранилища сайта. Сведения о настройке дискового пространства по умолчанию для отдельных библиотек в OneDrive см. в статье Настройка дискового пространства по умолчанию для пользователей OneDrive. Сведения о объеме хранилища, который входит в план, см. в разделе Ограничения SharePoint.

Указание библиотек сайта группы для автоматической синхронизации

Чтобы пользователи могли легко получать доступ к файлам сайта группы из проводника (так как ранее они могли получать доступ к общим папкам сети), можно указать определенные библиотеки сайта группы для автоматической синхронизации на компьютерах пользователей. Для этого используйте объект групповой политики OneDrive "Настройка библиотек сайта группы для автоматической синхронизации".

Статьи по теме

• Недопустимые имена файлов и типы файлов

• Справка по SharePoint & обучения (для конечных пользователей)