Планирование центральных сайтов SharePoint

Центральные сайты помогают упорядочить интрасети. Чтобы максимально эффективно использовать центральные сайты, необходимо выполнять планирование. Прочитайте далее, чтобы узнать больше о центральных сайтах и способах их планирования.

Подготовка сцены

Центральные сайты SharePoint представляют собой важный стандартный блок для интрасети. Это "соединительная ткань", которую вы используете при организации семейств сайтов групп и информационных сайтов вместе.

Один из ключевых принципов современных интрасетей на основе Microsoft SharePoint заключается в том, что у каждой рабочей единицы должно быть свое отдельное семейство сайтов. Это помогает управлять управлением и ростом с течением времени. У каждого информационного сайта и связанного с группой Microsoft 365 сайта группы, созданных в виде семейства, могут быть собственные наборы разрешений. Центральный сайт (обычно создаваемый из информационного сайта) также необходимо рассматривать как отдельную рабочую единицу, объединяющую несколько других сайтов.

В прошлом многие организации использовали дочерние сайты для создания подключения к своим интрасетям. Они использовали общую навигацию семейства веб-сайтов для подключения сайтов и иерархической структуры связей дочерних сайтов с вложенными сайтами внутри сайтов. Однако дочерние сайты не дают возможности для гибкости и изменений. Так как дочерние сайты являются физической конструкцией, отраженной в URL-адресе содержимого, при реорганизации бизнес-связей вы разорвете все связи интрасети в содержимом. Дочерние сайты также могут создавать проблемы, когда дело доходит до управления, так как многие функции (включая функции политики, такие как хранение и классификация) в SharePoint применяются ко всем сайтам в семействе веб-сайтов, независимо от того, хотите вы их или нет. Это означает, что необходимо часто включать функцию для всего семейства веб-сайтов, даже если она применима только к одному дочернему сайту.

Что единственное, что мы можем гарантировать, будет происходить в каждом бизнесе? Изменения! По мере развития организации требуются интрасети, которые упрощают согласование взаимодействия с работой и могут адаптироваться к неизбежным изменениям в вашей работе. Это ключевое преимущество, предоставляемое сайтами центра SharePoint; они моделировают отношения как связи, а не иерархию или собственность, чтобы вы могли адаптироваться к изменениям в работе в динамическом, меняющемся мире.

Начало работы

Прежде чем приступить к созданию сайтов центров, давайте рассмотрим три вещи, которые предоставляют центральные сайты:

• Общая навигация и торговая марка

• Сводка содержимого и поиска

• Домашнее назначение для концентратора

Теперь давайте подумаем о информации, которую вы пытаетесь поделиться в интрасети, и рассмотрим бизнес-результаты, которые вы пытаетесь включить.

Интрасеть может выполнять множество ролей в организации. Это внутренний сайт, место для общения важных новостей и платформа для совместной работы. Это также способ продемонстрировать свою корпоративную культуру. Это может быть основой вашего цифрового рабочего места. Интрасеть позволяет рассказывать истории и делиться информацией. Предоставление сотрудникам возможности голоса в интрасети позволяет перейти к культуре совместной работы, которая позволяет вашей организации преобразовываться и адаптироваться к изменениям.

Многие успешные интрасети включают следующие элементы:

• Коммуникация. Например, домашняя страница, которая содержит новости со всей организации для информирования сотрудников, общую навигацию, ссылки на ключевые инструменты и информацию, внутренние маркетинговые акции и место для привлечения сотрудников к важным темам.

• Содержимое: место для функциональных частей организации, таких как отдел кадров (HR), юридические и информационные технологии (ИТ), чтобы предложить свои услуги остальной части организации. Например, часть интрасети по управлению персоналом может быть местом, где сотрудники могут узнать, сколько отпускных дней они оставили, предлагает ли их программа льгот визуальное или стоматологическое покрытие или какое обучение доступно для отдельных ролей. В юридической области сотрудники могут найти пример соглашения о неразглашении, которое они могут выполнить перед беседой с потенциальным поставщиком.

• Действия и действия. Ссылки на систему отслеживания времени или форму отчета о расходах и место, где руководители могут утверждать расходы или расписания.

• Совместная работа: Places, где команды могут выполнять работу и где ролевые или тематические сообщества могут делиться знаниями и использовать опыт в организации и с внешними партнерами в расширенном предприятии.

• Культура. Истории и места, которые позволяют сотрудникам взаимодействовать или учиться, включая профили, сообщества и клубы и даже изображения и фирменную символику, отражающие организационную структуру. Иногда даже имя интрасети воплощает язык и региональные параметры. Например, электрическая утилита имеет интрасеть под названием "Сетка" с сообщениями и рекламными акциями, чтобы убедиться, что "никто не работает от сетки".

• Мобильность: возможность для сотрудников выполнять работу с любого устройства, пока они в пути.

• Поиск: возможность для сотрудников находить содержимое, даже если они не знают, где оно находится.

Акцент на каждом из этих элементов может отличаться в зависимости от приоритетов организации и в некоторой степени цифровой зрелости организации. Microsoft 365 предоставляет три main стандартных блока, которые помогут вам создать интрасети таким образом, чтобы настроить интерфейс, соответствующий вашей организации, сотрудникам и вашей готовности. Разные организации будут использовать стандартные блоки по-разному, но сами стандартные блоки отражают общие шаблоны, которые организации используют для выполнения работы:

• Сайты групп (совместная работа)

• Информационные сайты (связь)

• Центральные сайты (подключение)

По своей сути, три типа стандартных блоков имеют общую структуру. Например, они совместно используют один и тот же набор внутренних веб-частей. Однако существуют некоторые фундаментальные различия в намерениях, ожиданиях использования, управлении (включая способ их создания), а также в том, как и какие веб-части можно использовать на каждом типе сайта.

Каким должен быть центральный сайт?

Центральные сайты дополняют функции поиска, помогая обнаруживать информацию в нужном контексте.

Одна из самых больших проблем при проектировании интрасети заключается в том, чтобы выяснить, как должна быть организована навигация по ней. В новом мире, где все сайты группы и коммуникации являются одноранговыми семействами веб-сайтов, информационные архитекторы должны думать о создании возможностей, которые позволят пользователям интрасети находить нужные объекты в нескольких сценариях поиска:

• Я знаю, что это существует, и я знаю, где это

• Я знаю, что она существует, но я не знаю, где она находится

• Я не знаю, существует ли она

Эти сценарии включаются с сочетанием навигации, поиска и обнаружения (или serendipity) и должны быть фактором, определяющим, как вы проектируете и упорядочиваете центральные сайты. Одной из важных возможностей, которые предоставляют центральные сайты, является поиск информации, так как они могут отображать контекстно релевантное содержимое с сайтов, на которые вы не можете подписаться, но связаны с концентратором. Начальная страница SharePoint была создана для поддержки обнаружения и поиска по содержимому всей организации, но если у вас уже есть определенный контекст, центральные сайты могут быть очень полезны для сужения этих возможностей до нескольких связанных сайтов.

В качестве отправной точки в планировании центра подумайте о центральных сайтах для ключевых функций, которые необходимы пользователям для выполнения работы, например: кадровый отдел, финансы, коммуникации или связи с общественностью, юридические и ИТ-отделы. Эти функции могут быть представлены в различных организационных отделах или подразделениях в крупных организациях или объединены в роль нескольких сотрудников в небольших организациях.

Давайте возьмем в качестве примера отдел кадров. Отдел кадров часто включает в себя следующие под-функции:

• Преимущества

• Оплата и компенсация

• Приобретение или вербовка талантов

• Управление производительностью

• Профессиональное развитие или обучение

• Портал диспетчера

Используя руководящий принцип создания сайта для каждой единицы работы, можно подумать о семействе сайтов отдела кадров, которое может включать шесть функциональных сайтов для каждой из этих функций, а также центр управления персоналом, который соединяет связанные сайты для обеспечения общего взаимодействия с персоналом. Это еще один способ подумать о ценности центральных сайтов: они позволяют создать интерфейс, который улучшает обнаружение информации для определенного контекста (в нашем примере для сотрудников, ищущих информацию об отделе кадров).

В классической модели интрасети вы могли создать сайт отдела кадров и использовать дочерние сайты для поддержки каждой функции отдела кадров. В плоском мире современного SharePoint семья кадров связана с помощью центра управления персоналом, чтобы обеспечить соединительную ткань для навигации внутри семьи и предоставить возможность обнаруживать содержимое на связанном члене семьи, когда пользователи переходят к дому отдела кадров. Например, если вы находитесь в центре управления персоналом, читая объявление об открытии регистрации, потому что вы находитесь в процессе адаптации нового сотрудника, вы можете быть рады узнать, что новая версия набора средств для адаптации "Добро пожаловать в компанию" только что выпущена на сайте Talent Acquisition. Аналогичным образом, если вы пытаетесь найти политику общего доступа к офису отдела кадров, вы будете рады, что сможете ограничить поиск только сайтами, связанными с персоналом, а не всей организацией.

У вас необязательно должен быть центральный сайт для каждой функции. Тем не менее если функция оказывает несколько логически разных услуг (как в примере с отделом кадров), рекомендуется создать центральный сайт, который будет служить отправной точкой для ваших пользователей. Часто пользователи интрасети начинают изучение с просмотра браузера. Центральные сайты помогают сочетать преимущества просмотра ("Я знаю, что это тема отдела кадров") с преимуществами более узкого поиска ("Я хочу найти информацию о преимуществах визуального распознавания, а не о стратегическом видении компании".) Даже если пользователи не знают, какая подфункционь предоставляет службу, они могут перейти в центр управления персоналом, а затем, используя область поиска, предоставленные центром, выполнить поиск (или перейти) в центре управления персоналом, чтобы быстро найти то, что им нужно.

Некоторые организационные функции имеют область на уровне предприятия, но выполняются в регионе или продукте. Например, подумайте о отделе продаж, который может иметь сайты для регионов продаж и сайты для офисов на основе расположения. Этот тип функции всегда представлял проблему для иерархической организации содержимого интрасети с использованием дочерних сайтов. Мы делаем сайт Юго-Восточных продаж дочерним сайтом сайта Юго-Восточного региона или сайта Global Sales? И то, что происходит, когда государство в юго-восточном регионе выделяется в новый регион; например, из юго-восточного региона в северо-восточный регион? Этот тип динамического организационного перемещения создает кошмар для организации интрасети, если вы используете дочерние сайты, но не с центральными сайтами. Выбор концентратора может привести к некоторому оговору, так как отдельный сайт может быть связан только с одним концентратором, но имейте в виду, что содержимое с сайта может отображаться в нескольких центрах. Вы можете настроить источники для следующих веб-частей в концентраторе:

• Новости
• Выделенное содержимое
• Сайты
• События

В этом сценарии не существует "одного размера, подходящего для всех" способов выравнивания сайтов с концентратором. Всегда начните с ответов на следующие вопросы:

• Кто является вашей аудиторией и чего она должна достичь?

• Как люди, которым нужна информация, выполняют свою работу?

Выровняйте центр для создания интерфейсов, которые в первую очередь позволяют пользователю. Вы можете подумать о том, как люди в каждой рабочей группе думают о работе, которую они выполняют, согласуя региональные сайты с функцией, так как содержимое продаж на северо-востоке, скорее всего, будет организовано аналогично содержимым продаж на юго-востоке, чем для юго-восточного регионального офиса. Но это очень много "это зависит" ситуации. В некоторых организациях гораздо более целесообразно упорядочить все функции вокруг регионального концентратора, чем в функциональном. Благодаря возможностям нескольких регионов центральных сайтов вы можете улучшить взаимодействие с пользователем, связав продажи в Австрии с центром Продаж в Австрии, а не с глобальным центром продаж. В этом сценарии можно использовать ссылку на сайте продаж в Австрии, чтобы подключить ее к глобальному центру продаж и добавить каждый региональный сайт продаж в навигацию центра для глобальных продаж.

Рекомендуется начать с согласованного подхода для всех функций с шаблоном, таких как Продажи. Если вы сопоставляете функции, относящиеся к региону, с региональным концентратором, сделайте это для всех функций. Любой из подходов является допустимым, но с точки зрения удобства использования он помогает быть согласованным.

Как организовать центральный сайт?

Центральные сайты предоставляют два основных организационных интерфейса, о которых следует думать в рамках процесса планирования центра. Хотя создание центрального сайта должно выполняться администраторами сайтов SharePoint и [выше] в Microsoft 365, за планирование, управление и упорядочение центрального сайта отвечает владелец центрального сайта. Ниже перечислены концепции упорядочения для центральных сайтов.

• Связь

• Навигация

Связь

Сайт становится частью семейства концентраторов, связывая сайт SharePoint с центральным сайтом. При создании центрального сайта администраторы SharePoint могут разрешить только определенным владельцам сайтов связывать сайты с концентратором.

После того как администратор SharePoint предоставит владельцу сайта разрешение на связывание своих сайтов с центральным сайтом, владелец сайта может связать сайты с концентратором. При этом сайт наследует тему центрального сайта и общую навигацию. Содержимое с их сайта будет сведено на центральный сайт в веб-частях, где источником является "все сайты в концентраторе", и сайт будет включен в область поиска центрального сайта.

При связывании с центральным сайтом сайт не будет добавлен автоматически в область навигации центрального сайта. То, какие сайты включить в область навигации центрального сайта, определяют его владельцы. Они также могут настроить новости, сайты, события и выделенное содержимое для свертывания действий со всех связанных сайтов или только выбранных сайтов.

Навигация

Владелец центрального сайта определяет, какие сайты должны быть отображены в общей области навигации, и может включать ссылки на другие ресурсы. Эта область навигации отображается в верхней части сайта под строкой набора. В большинстве случаев вам потребуется добавлять связанные сайты в область навигации центрального сайта. Это одно из преимуществ интерфейса, которые можно получить при использовании центрального сайта. Область навигации центрального сайта может включать до трех уровней. Это позволяет упорядочить семейство центральных сайтов таким образом, чтобы пользователям было проще обнаруживать и находить необходимый контент.

Однако вам может потребоваться не добавлять все связанные сайты в навигацию, и вы можете рассмотреть возможность добавления сайтов, которые не связаны с навигацией. При планировании навигации по центру учитывайте следующее.

• Вы хотите добавить в навигацию частные сайты или сайты с ограниченным доступом? Может быть. Например, сотрудникам отдела кадров может потребоваться связать свой частный сайт группы с центром управления персоналом, чтобы сделать его более удобным для участников группы управления персоналом. Но владелец центра управления персоналом может не отображать ссылку на сайт группы кадров в общей навигации для центра управления персоналом, так как это сделает частный сайт отдела кадров более общедоступным для всех пользователей в организации, которые получат запрос на доступ при переходе по ссылке на сайт группы отдела кадров. При добавлении частных сайтов в навигацию по центру рекомендуется использовать целевую аудиторию , чтобы ссылка отображалась только для участников частного сайта. В другом сценарии может существовать сайт, который является "полуприватным", который вы хотите обнаружить заинтересованным людям. Например, у вас может быть сообщество, которое хочет ограничить членство людьми с определенным опытом, но также хочет найти экспертов по всей организации. В этом сценарии пользователи могут получить сообщение об отказе в доступе или запросе доступа, но владелец сайта готов предоставить доступ заинтересованным людям.

  Совет

  Если вы добавляете ссылки на частные сайты в навигации центра и не планируете использовать целевую аудиторию, рассмотрите возможность добавления (ограниченного) или (закрытого) или (внешнего) к имени ссылки, чтобы помочь пользователям понять, что у них может не быть доступа к ссылке навигации.

• Добавить в навигацию сайты, не связанные с концентратором? Может быть. Так как отдельный сайт может быть связан только с одним концентратором, добавление сайтов, которые не связаны с центром, помогает обеспечить способ подключения центра к связанным сайтам. Например, если вы решили связать функции в регионе с региональным концентратором, а не с глобальным концентратором функций, можно добавить ссылки навигации из концентратора функций на каждый из региональных сайтов. Например, если у вас есть центр функций для отдела кадров, вы можете добавить региональные сайты отдела кадров (отдел кадров на северо-востоке, юго-востоке и т. д.) в навигацию по центру управления персоналом, чтобы создать комплексный интерфейс управления персоналом. Обратите внимание, что при этом новости и действия на региональных сайтах отдела кадров не будут отображаться в центре управления персоналом (но они будут отображаться в региональном центре). Кроме того, при переходе из центра управления персоналом на региональный сайт отдела кадров вы будете на сайте с навигацией и темой регионального центра, а не с навигацией и темой отдела кадров. В этом сценарии нет ничего неправильного или плохого, но вы должны знать о последствиях при планировании навигации в центре

  Совет

  Не связывайте сайты экстрасети с концентратором, если вы не хотите, чтобы пользователи экстрасети видели общую навигацию. Попробуйте просто добавить внешние сайты в центральную навигацию, чтобы внутренние пользователи имели быстрый доступ к соответствующим сайтам экстрасети.

Можно ли создать только один центральный сайт для всей организации?

Для организации не требуется наличие нескольких центров, но следует подумать о том, что это означает для организации и обнаружения информации. Преимущество наличия только одного концентратора заключается в том, что каждый сайт в интрасети будет совместно использовать согласованную верхнюю навигацию. Однако, так как каждый сайт также может совместно использовать глобальную навигацию на панели приложений, вы можете воспользоваться преимуществами нескольких концентраторов.

Если у вас есть только один центр, вы пропустите возможность легко отображать связанную информацию в контексте и возможность легко определить область поиска связанного содержимого. Например, если у вас есть единый центр предприятия, будет сложнее отображать только новости, связанные с персоналом, на сайте отдела кадров. Даже небольшие организации могут обнаружить, что ограничение контекста, в котором пользователи находят информацию, полезно для управления перегрузкой информации. Теперь у нас есть возможность создавать иерархию центров для создания связей концентраторов с концентраторами. Это позволяет создать сеть центров, которые свертываются друг с другом для создания подключений и дополнительных областей поиска. Если центры связаны друг с другом, содержимое можно искать и отображать в центрах до трех уровней связи.

Сколько сайтов следует связать с концентратором?

Хотя технически нет ограничений на количество сайтов, которые можно связать с концентратором, существуют практические рекомендации, которые следует учитывать, чтобы вы могли получить оптимальное преимущество использования центров в информационной архитектуре (IA).

Как и в случае с большинством решений IA, следует сначала сосредоточиться на результатах, которые вы пытаетесь достичь с помощью концентраторов, а затем использовать эту цель, чтобы помочь определить практические количество сайтов для связывания с концентратором. Хорошее место для начала — сосредоточиться на ключевых преимуществах использования концентратора для организации сайтов.

Дополнительные важные рекомендации

• Поиск центров, если у вас несколько. Центры — это важный стандартный блок для интрасети. Вот несколько способов сделать центральные сайты доступными для обнаружения.

  • Добавление концентраторов в глобальную навигацию. Добавьте центры в глобальную навигацию для клиента на панели приложения SharePoint.

  • Добавьте центры ключей на начальную страницу SharePoint. Закрепите центральные сайты в области Рекомендуемые ссылки на начальной странице SharePoint. Поощряйте всех пользователей "подписаться" на центральные сайты.

• Охват нужной аудитории для новостей. Центральные сайты помогают донести новости до нужных людей в нужное время и в нужном контексте. Новости не передаются на связанные сайты, а только с связанного сайта в центр. Если вам нужен самый широкий охват новостей, опубликуйте их на сайте концентратора. Чтобы сделать центральные новости более заметными, на домашней странице может потребоваться две веб-части новостей: одна для новостей, публикуемых на главной странице центра, а другая , которая включает новости, сведенные со связанных сайтов (все или только выбранные сайты).

• Соглашения об именовании концентраторов. Подумайте об именовании для центральных сайтов, чтобы сделать их более обнаруживаемыми. Некоторые варианты включают такие имена, как HR Central, HR Hub, HR Portal. Попробуйте выбрать согласованное соглашение об именовании для всех центральных сайтов.

• Подготовка к концентратору. После планирования центров можно преобразовать существующий сайт (желательно информационный сайт) в центральный сайт или создать новый информационный сайт и сделать его центральным сайтом. Затем можно добавить и настроить веб-части и навигацию на сайте концентратора, чтобы подчеркнуть возможности концентратора.

• Дочерние сайты. Центральные сайты решают многие или большинство вариантов использования, для которых вы ранее использовали дочерние сайты. Для организации сайтов в интрасети рекомендуется использовать центральные сайты. Тем не менее, дочерние сайты будут по-прежнему поддерживаться в качестве классической функции, и мы добавим новый шаблон сайта группы в качестве параметра дочернего сайта.

• Должен ли ваш домашний сайт быть центром? У всех по-разному. Если у вас есть уникальный набор сайтов, представляющих "официальную" интрасеть, можно сделать домашний сайт концентратором, где требуется отдельная торговая марка и область поиска, которые вы хотите отличить от других сайтов в клиенте. Рекомендуется оставить домашний сайт в качестве "обычного" сайта, если вы планируете иметь несколько центров и хотите, чтобы пользователи использовали панель приложения SharePoint для глобальной навигации. Каждый сайт в интрасети не обязательно должен быть подключен к концентратору, если ваш домашний сайт не является концентратором. Некоторые сайты могут быть частью концентратора и иметь как локальную, так и центральную навигацию, но другие сайты могут иметь только локальную навигацию. В этом сценарии глобальная навигация в интрасети предоставляется панелью приложения, а не концентратором.

Используйте центральные сайты, когда они соответствуют бизнес-результатам и решают потребности пользователей.

Нужна дополнительная помощь?

Если у вас есть технические вопросы по этой теме, может оказаться полезным опубликовать их на форуме обсуждения SharePoint. Это отличный ресурс для поиска других пользователей, которые имели похожие проблемы или сталкиваются с теми же ситуациями.

Ведущий автор: Сьюзан Хенли, MVP

• LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/susanhanley
• Веб-сайт: www.susanhanley.com