Skapa ett sammanslagningsfält för sammanlagda värden

Det här ämnet gäller för Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). En Power Apps-version för det här ämnet finns i: Definiera sammanslagningsfält i Power Apps

Sammanslagningsfält är utformade för att hjälpa användare att få insyn i data genom att övervaka företagets nyckeltal. Ett sammanslagningsfält innehåller ett samlat värde som beräknats över poster som är relaterade till en viss post, till exempel öppna affärsmöjligheter för ett konto. Du kommer även att kunna samla in data från aktiviteter direkt relaterade till en post, till exempel e-postmeddelanden och avtalade tider och aktiviteter som är indirekt relaterade till en post via entiteten Aktivitetspart. I mer komplexa scenarier kan du samla data över en hierarki av poster. Som administratör eller systemanpassare kan du definiera sammanslagningsfälten med hjälp av funktionen utan att behöva hjälp av en utvecklare för att skriva kod.

Funktioner och fördelar med sammanslagningsfält

Fördelar och funktioner för sammanslagningsfält är följande:

• Visuell redigering är enkelt. Du kan skapa sammanslagningsfälten med hjälp av fältredigeraren precis som när du skapar ett vanligt fält.

• Brett urval av mängdfunktioner. Du kan samla in data genom att använda följande funktioner: SUM, COUNT, MIN, MAX och AVG.

• Komplett filterstöd för samling. Du kan ange olika filter för källentiteten eller relaterad entitet genom att ange flera villkor.

• Sömlös integrering med användargränssnittet. Du kan inkludera sammanslagningsfält i formulär, vyer, diagram och rapporter.

• Sammanslagningsfält är lösningskomponenter. Du kan enkelt transportera sammanslagningsfälten som komponenter mellan organisationer och distribuera dem i lösningar.

• Sammanslagningsfält och beräknade fält kompletterar varandra. Du kan använda ett sammanslagningsfält som en del av det beräknade fältet och tvärtom.

  Några exempel på sammanslagningsfält:

• Total uppskattad intäkt för öppna affärsmöjligheter för ett konto

• Total uppskattad intäkt för öppna affärsmöjligheter för alla konton i en hierarki

• Totala intäkten för en affärsmöjlighet, inklusive underordnade affärsmöjligheter

• Totala uppskattade värdet av kvalificerade leads som skapats av en kampanj

• Antalet öppna ärenden för hög prioritet över alla konton i en hierarki

• Tidigaste skapad av alla högprioriterade öppna ärenden för ett konto

Varje sammanslagningsfält skapar två tillhörande fält med suffixmönstret <fieldname>_date och <fieldname>_state. Fältet _date är av datatypen Datetime och fältet _state är av datatypen heltal.

Fältet _date är ett systemskapat fält som används för att lagra det senaste datumet och den senaste tiden då ett sammanslagningsfälts värde beräknades.

Fältet _state har följande värden:

Sammanslagningsberäkningar

Sammanslagningarna beräknas genom systemuppgifter som kör asynkront i bakgrunden. Du måste vara administratör för att kunna visa och hantera sammanslagningsjobben. Om du vill visa sammanslagningsjobben går du till Inställningar>Systemuppgifter>Visa>Återkommande systemuppgifter. För att snabbt hitta ett relevant jobb kan du filtrera per systemuppgiftstyp: Massberäkna sammanslagningsfält eller Beräkna sammanslagningsfält.

• Massberäkna sammanslagningsfält är ett återkommande jobb som skapas för ett sammanslagningsfält. Det körs en gång, när du har skapat eller uppdaterat ett sammanslagningsfält. Jobbet beräknar det angivna sammanslagningsfältet i alla befintliga poster som innehåller det här fältet. Som standard körs jobbet 12 timmar efter att du skapat eller uppdaterat ett fält. När jobbet har slutförts kommer det automatiskt att köras inom en avlägsen framtid, ungefär om 10 år. Om fältet ändras återställs jobbet att köras igen om 12 timmar efter uppdateringen. 12-timmarsfördröjningen behövs för att garantera att jobbet Massberäkna sammanslagningsfält körs under icke-operationella timmar för organisationen. Det rekommenderas att en administratör justerar starttiden för jobbet Massberäkna sammanslagningsfält när sammanslagningsfältet skapas eller ändras, så att det körs under icke-operationella timmar. Till exempel ett bra tillfälle att köra jobbet är vid midnatt för att garantera effektiv behandling av sammanslagningsfälten.

• Beräkna sammanslagningsfält är ett återkommande jobb som stegvis beräknar alla sammanslagningsfält i befintliga poster för en angiven entitet. Det finns bara ett Beräkna sammanslagningsfält-jobb per entitet. Stegvis beräkningar innebär att jobbet Beräkna sammanslagningsfält behandlar poster som skapas, uppdateras eller tas bort efter att det sista Massberäkna sammanslagningsfält-jobbet har körts klart. Största återkommande standardinställningen är en timme. Jobbet skapas automatiskt när det första sammanslagningsfältet för en entitet skapas och tas bort när du tar bort det sista sammanslagningsfältet.

• Alternativet omberäkning online. Om du håller muspekaren över sammanslagningsfältet i formuläret visas tidpunkten för den senaste sammanslagningen och du kan uppdatera sammanslagningsvärdet genom att välja ikonen Uppdatera bredvid fältet, som visas nedan:

  

  Det finns några aspekter som du bör tänka på när du använder onlineberäkningsalternativet (manuell uppdatering i formuläret):

  • Du måste ha skrivprivilegier för entiteten och läsåtkomsträttigheter för källposten som du begärt uppdatering för. Om du beräknar den ungefärliga intäkten från öppna affärsmöjligheter för ett konto, har du inte skrivprivilegier på affärsmöjlighetsentiteten, utan bara på kontoentiteten.

  • Det här alternativet är endast tillgängligt i onlineläge. Du kan inte använda det när du arbetar offline.

  • Det maximala antalet poster under sammanslagningsuppdateringen är begränsat till 50 000 poster. I den hierarkiska sammanslagningen gäller detta de relaterade posterna i hela hierarkin. Om gränsen överskrids visas ett felmeddelande: "Beräkningar kan inte utföras online eftersom beräkningsgränsen på 50 000 relaterade poster har nåtts.". Den här begränsningen gäller inte när sammanslagningen beräknas automatiskt av systemuppgifter.

  • Högsta hierarkidjup är begränsat till 10 för källposten. Om gränsen överskrids visas ett felmeddelande: "Beräkningar kan inte utföras online eftersom hierarkidjupet på 10 för källposten har nåtts.". Den här begränsningen gäller inte när sammanslagningen beräknas automatiskt av systemuppgifter.

  Som systemadministratör kan du ändra upprepningsmönstret för sammanslagningsjobbet, senarelägga, pausa eller återuppta sammanslagningsjobbet. Du kan inte avbryta eller ta bort ett sammanslagningsjobb. Om du vill pausa, senarelägga, återuppta eller ändra upprepningsmönstret, gå till Inställningar>Systemuppgifter. I Visa väljer du Återkommande systemuppgifter. I navigeringsfältet, välj Åtgärder och välj önskad åtgärd. För jobbet Massberäkna sammanslagningsfält är de tillgängliga alternativen: Återuppta, Senarelägg och Pausa. För jobbet Beräkna sammanslagningsfält är de tillgängliga alternativen: Ändra återkommande, Återuppta, Senarelägg och Pausa.

Affärsscenarier för sammanslagningsfält

Låt oss ta en titt på flera scenarier för sammanslagningsfält. Vi ska samla data för en post från relaterade poster med och utan att använda en hierarki. Vi ska även samla in data för en post från relaterade aktiviteter och aktiviteter som är indirekt relaterade till en post via entiteten Aktivitetspart. I varje exempel definierar vi sammanslagningsfältet med hjälp av fältredigeraren. Öppna fältredigeraren, öppna lösningsutforskaren och expandera Komponenter>Entiteter. Välj önskad entitet och välj Fält. Välj Ny. Ange nödvändig information för fältet i redigeraren, inklusive Fälttyp och Datatyp. I Fälttyp, välj Sammanslagning, när du har valt datatypen. Datatyperna innehåller decimal- eller heltal, valuta och datum/tid. Välj knappen Redigera bredvid Fälttyp. Då kommer du till definitionsredigeraren för sammanslagningsfältet. Definitionen för sammanslagningsfältet består av tre delar: Källentitet, Relaterad entitet och Aggregering.

• I avsnittet Källentitet anger du entiteten för vilken sammanslagningsfältet definieras och huruvida du aggregerar över en hierarki. Du kan lägga till filter med flera villkor för att ange poster i den hierarki som du vill använda för den sammanslagning.

• I avsnittet Relaterad entitet anger du den entitet som du vill aggregera över. Det här avsnittet är valfritt när du väljer att slå ihop över hierarki på källentiteten. Du kan lägga till filter med flera villkor för att ange vilka relaterade poster som du vill använda i beräkningen. Exempelvis inkluderar du intäkter från öppna affärsmöjligheter med en årlig omsättning på mer än 1 000 kr.

• I avsnittet Aggregering anger du det mått du vill beräkna. Du kan välja tillgängliga mängdfunktioner som SUM, COUNT, MIN, MAX eller AVG.

Samla in data för en post från relaterade poster

I det här exemplet används inte en hierarki. Total ungefärlig intäkter beräknas för ett konto från de relaterade öppna affärsmöjligheterna.

Samla in data för en post från de underordnade posterna över hierarkin

I det här exemplet beräknar vi totala ungefärliga intäkten för en affärsmöjlighet inklusive underordnade affärsmöjligheter, över hierarkin.

Samla in data för en post från de relaterade posterna över hierarkin

I det här exemplet beräknar vi totala ungefärliga intäkten för öppna affärsmöjligheter för alla konton, över hierarkin.

Samla in data för en post från alla relaterade aktiviteter

I det här exemplet beräknar vi den totala tid som lagts ned och faktureras från alla aktiviteter som är relaterade till ett konto. Detta kan omfatta tid i telefon, på möten, eller anpassade aktiviteter.

I tidigare utgåvor kan du definiera ett sammanslagningsfält för en enskild aktivitet, till exempel ett telefonsamtal, fax eller avtalad tid. Men för att uppnå resultat i exemplet nedan var du tvungen att summera data med hjälp av beräknade fält. Nu kan du göra det i ett steg genom att definiera ett sammanslagningsfält för entiteten Aktivitet.

Samla in data för en post från alla relaterade aktiviteter och aktiviteter som är indirekt relaterade via entiteten Aktivitetspart.

I det här exemplet beräknar vi det totala antalet e-postmeddelanden som skickas till ett konto där kontot finns på e-postmeddelandets "Till mottagaren" eller "Kopia"-rad. Detta görs genom att ange Typ av deltagande i FILTER för entiteten Aktivitetspart i definitionen av sammanslagningsfältet. Om du inte använder filtrering används alla tillgängliga deltagande typer för en aktivitet i beräkningen. Läs mer om entiteten Aktivitetspart och deltagande typer tillgängliga för en viss aktivitet i Entiteten Aktivitetspart.

Samla in data för en post från relaterade poster med hjälp av operatorn AVG

I det här exemplet beräknar vi en genomsnittlig uppskattad intäkt från alla affärsmöjligheter som hör till ett konto.

I följande exempel visas hur du beräknar ett medelvärde för intäkten från närliggande affärsmöjligheter över en hierarki av konton. En genomsnittlig uppskattad intäkt kan ses på varje nivå i hierarkin.

Tips för sammanslagningsfält

Du bör vara medveten om vissa villkor och begränsningar när du arbetar med sammanslagningsfält:

• Du kan definiera högst 100 sammanslagningsfält för organisationen och upp till 10 sammanslagningsfält per entitet.

• Ett arbetsflöde kan inte utlösas av uppdateringarna av sammanslagningsfält.

• Ett väntevillkor i arbetsflödet kan inte använda ett sammanslagningsfält.

• En sammanslagning över sammanslagningsfältet stöds inte.

• En sammanslagning kan inte referera till ett beräknat fält som använder ett annat beräknade fält, även om alla fält i det andra beräknade fältet finns på den aktuella entiteten.

• Ett sammanslagningsfält uppdateras inte automatiskt om det använder ett formelfält som är beroende av tidsbundna funktioner NOW(), UTCNOW(), ISUTCTODAY() eller UTCTODAY(). Alternativet för omberäkning online (manuell uppdatering i formuläret) eller knappen Omberäkna måste användas för att beräkna det senaste sammanslagningsfältets värde.

• Sammanslagningen kan endast tillämpa filter på källentiteten eller relaterade entiteter, enkla fält och okomplicerade beräknade fält.

• En sammanslagning kan göras endast över relaterade entiteter med relationen 1:N. En sammanslagning kan inte göras för N:N-relationer.

• Det går inte utföra en sammanslagning över 1:N-relationen för entiteten Aktivitet eller entiteten Aktivitetspart.

• Affärsregler, arbetsflöden och beräknade fält använder alltid det senast beräknade värdet för sammanslagningsfältet.

• Ett sammanslagningsfält aggregeras enligt systemanvändarkontexten. Alla användare kan se samma värde för sammanslagningsfält. Du kan styra sammanslagningsfältets synlighet med säkerhet på fältnivå (FLS) genom att begränsa vem som kan öppna sammanslagningsfältet. Mer information: Säkerhet på fältnivå.

• Om precisionen för det sammansatta fältet är större än precisionen för sammanslagningsfältet kommer precisionen för det sammansatta fältet att avrundas nedåt till precisionen för sammanslagningsfältet innan aggregeringen utförs. För att illustrera detta beteende kan vi titta på ett exempel. Anta att sammanslagningsfältet på kontoentiteten har en noggrannhet på två decimaler för beräkning av den totala uppskattade intäkten för den relaterade affärsmöjligheten. Fältet Ber. intäkter på entiteten affärsmöjlighet är det sammansatta fältet med en noggrannhet av fyra decimaler. I vårt exempel har kontot två relaterade affärsmöjligheter. Den aggregerade summan av den beräknade intäkten beräknas på följande sätt:

  1. Uppsk. Intäkt för den första affärsmöjligheten: 1 000,0041 USD

  2. Uppsk. Intäkt för den andra affärsmöjligheten: 2 000,0044 USD

  3. Aggregerade summan av ber. Intäkt: 1 000,00 + 2 000,00 = 3 000,00
     Som du kan se avrundas precisionen till två decimaler på det aggregerade fältet innan aggregeringen utförs.

• Vissa entitetsformulär, till exempel Konto eller Kontakt innehåller redan vid installationen associerade rutnät. Ett Konto-formulär innehåller till exempel Kontakter, Ärenden, Affärsmöjligheter och andra rutnät. Några av de poster som visas i rutnäten i kontoformuläret är direkt relaterade till kontoposten. Andra är indirekt relaterade till den via relationer med andra poster. Som en jämförelse använder aggregationen av sammanslagningsfält endast direkta relationer som uttryckligen angetts i fältdefinitionen för sammanslagningsfältet. Inga andra relationer beaktas. För att illustrera skillnaden i beteende, låt oss titta på följande exempel.

  1. Kontot A1 har en primär kontakt, P1. Ärende C1 är associerat med kontot A1 (Fältet C1.Kund = A1) och ärende C2 är associerat med kontakten P1 (Fältet C2.Kund = P1).

  2. I rutnätet Ärenden på formuläret Konto för A1-posten visas två fall, C1 och C2.

  3. Sammanslagningsfältet på kontoentiteten, som kallas Totalt antal ärenden, används för att räkna antalet ärenden som är associerade med kontot.

  4. I sammanslagningsfältdefinitionen för kontot anger vi de ärenden som har en kundrelation med kontot. Efter aggregeringen är det totala antalet ärenden lika med 1 (ärendet C1). Ärende C2 ingår inte i summan eftersom den är direkt relaterad till kontakten, inte till kontot, och inte kan anges uttryckligen i sammanslagningsfältdefinitionen för kontot. Därmed matchar inte det totala antalet ärenden som returneras av sammanslagningsåtgärden antalet ärenden som visas i rutnätet Ärenden.

Se även

Skapa och redigera fält
Definiera beräknade fält
Beteende och format för fältet Datum och tid
Fråga och visualisera hierarkiska data