Använda principinställningar vid hantering av sekretesskontroller till Microsoft 365-applikationer för företag

Microsoft strävar efter att tillhandahålla den information och de kontroller du behöver för att kunna fatta beslut om hur data ska samlas in och användas när du använder Microsoft 365-appar för företag.

Från och med version 1904 av Microsoft 365-applikationer för företag finns det nya principinställningar som gör att du kan kontrollera inställningar för följande:

• Diagnostikdata som samlas in och skickas till Microsoft om Office-klientprogramvara som används

• Anslutna funktioner som använder molnbaserade funktioner som ger dig och dina användare förbättrade Office-funktioner.

Följande är de fem nya principinställningarna:

• Konfigurera nivå för vilka diagnostikdata för klientprogramvara som skickas av Office till Microsoft
• Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att analysera innehåll
• Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att ladda ned onlineinnehåll
• Tillåt användning av ytterligare valfria anslutna upplevelser i Office
• Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office

Dessa principinställningar kan implementeras med hjälp av antingen grupprincip eller molnprincip. Om du använder grupprincip behöver du ladda ned den senaste versionen av administrationsmallfilerna (ADMX/ADML) från Microsoft Download Center.

Om du använder verktyget Grupprinciphantering hittar du alla dessa principinställningar under Användarkonfiguration\Principer\Administrativa mallar\Microsoft Office 2016\Sekretess\Säkerhetscenter.

De nya principinställningarna gäller även skrivbordsversionerna av Project och Visio som levereras med vissa prenumerationsplaner, till exempel Project-abonnemang 5 eller Visio Abonnemang 2. De gäller även för Microsoft 365 Appar för företag.

Det finns även vissa befintliga principinställningar som inte längre gäller för Microsoft 365-applikationer för företag och det finns några ändringar i användargränssnittet (UI) för sekretessinställningar som du bör känna till eftersom användarna kan märka ändringarna och fråga om dem.

Precis som med alla nya principinställningar bör du noggrant testa dem i en begränsad, kontrollerad miljö för att se till att de inställningar du konfigurerar har önskad effekt innan du implementerar principinställningarna mer allmänt i din organisation.

Principinställning för diagnostikdata

Diagnostiska data används för att hålla Office säkert och uppdaterat och för att identifiera, diagnostisera och åtgärda problem samt för produktförbättringar.

Du kan använda principinställningen Konfigurera nivå för vilka diagnostikdata för klientprogramvara som skickas av Office till Microsoft för att välja vilken nivå av diagnostikdata som ska skickas till Microsoft.

Om du aktiverar den här principinställningen måste du välja vilken nivå av diagnostikdata som ska skickas till Microsoft. Alternativen är Obligatoriskt, Valfritt eller Inget av dem.

• Om du väljer Obligatoriskt är det den minsta mängden data som är nödvändig för att hålla Office säkert, uppdaterat och funktionsdugligt på den enhet där det är installerat som skickas till Microsoft.

• Om du väljer Valfritt skickas också ytterligare data som ligger till grund för produktförbättringar och ger förbättrad information som hjälper till att upptäcka, diagnostisera och åtgärda problem till Microsoft. Dessa data kan också användas tillsammans för att träna och förbättra upplevelser som drivs av maskininlärning, till exempel rekommenderade åtgärder, textförutsägelser och sammanhangsberoende hjälp. Om du väljer att skicka valfria diagnostikdata omfattas även obligatoriska diagnostikdata.

• Om du väljer Inget av dem skickas inga diagnostiska data om Office-klientprogramvara på användarens enhet till Microsoft. Det här alternativet begränsar dock betydligt Microsofts möjligheter att identifiera, diagnostisera och åtgärda problem som användarna kan få vid användning av Office.

Om du inaktiverar eller inte konfigurerar den här princip inställningen skickas både valfria och nödvändiga diagnostikdata till Microsoft.

Se följande artiklar för mer information om diagnostikdata:

• Översikt över sekretesskontroller till Microsoft 365-applikationer för företag
• Obligatoriska diagnostikdata för Office
• Valfria diagnostikdata för Office
• Använda visningsprogrammet för diagnostikdata med Office

Principinställningar för anslutna upplevelser

Microsoft 365-applikationer för företag består av klientprogramvara och anslutna funktioner som utformats i syfte att du ska kunna skapa, kommunicera och samarbeta mer effektivt. Exempel på anslutna funktioner är att du kan arbeta med andra i ett dokument som lagras i OneDrive eller översätta innehållet i ett Word-dokument till ett annat språk.

Vi förstår att du kanske vill välja vilka typer av anslutna upplevelser som ska vara tillgängliga för dina användare när de arbetar i Office-program. Därför tillhandahåller vi fyra nya principinställningar:

• Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att analysera innehåll
• Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att ladda ned onlineinnehåll
• Tillåt användning av ytterligare valfria anslutna upplevelser i Office
• Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office

Om du inte konfigurerar de här principinställningarna kommer alla anslutna funktioner att vara tillgängliga. Det här ger användarna alla de funktioner som är tillgängliga via Microsoft 365-applikationer för företag. Men vi förstår att du kan behöva inaktivera vissa eller alla dessa anslutna funktioner för att uppfylla vissa krav i din organisation.

Om du väljer att inte ge användarna tillgång till vissa typer av anslutna funktioner kommer kommandon i antingen menyfliksområdet eller menyer för dessa anslutna funktioner att vara nedtonade, eller så får användarna ett felmeddelande när de försöker använda de anslutna funktionerna. I så fall kommer inga nödvändiga tjänstdata för dessa anslutna funktioner att skickas till Microsoft.

Användarna kommer inte att kunna välja om de vill aktivera eller inaktivera dessa anslutna funktioner som ingår i Microsoft 365-applikationer för företag om de är inloggade på Office med organisationens autentiseringsuppgifter, som ibland kallas ett arbets- eller skolkonto.

Principinställning för anslutna funktioner som analyserar ditt innehåll

Det här är funktioner som använder ditt Office-innehåll för att ge designrekommendationer, redigeringsförslag, datainsikter och liknande funktioner. Exempelvis PowerPoint Designer eller Translator. En lista över dessa anslutna funktioner finns i Anslutna funktioner som analyserar ditt innehåll.

Du kan använda principinställningen Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att analysera innehåll för att styra om dessa typer av anslutna upplevelser ska vara tillgängliga för användarna. Om du inte konfigurerar den här principinställningen kommer dessa anslutna funktioner att bli tillgängliga för användarna.

Observera att om du inaktiverar principinställningen Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office kommer inte anslutna funktioner som analyserar innehåll att vara tillgängliga för användarna.

Principinställning för anslutna upplevelser för att ladda ned onlineinnehåll

Med de här är funktionerna kan du söka efter och ladda ned onlineinnehåll som exempelvis mallar, bilder, 3D-modeller, videor och referensmaterial som förbättrar dina dokument. Exempelvis Office-mallar eller PowerPoint Snabbstart. En lista över dessa anslutna funktioner finns i Anslutna funktioner som laddar ned onlineinnehåll.

Du kan använda principinställningen Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att ladda ned onlineinnehåll för att styra om dessa typer av anslutna upplevelser ska vara tillgängliga för användarna. Om du inte konfigurerar den här principinställningen kommer dessa anslutna funktioner att bli tillgängliga för användarna.

Observera att om du inaktiverar principinställningen Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office kommer inte anslutna funktioner som laddar ned onlineinnehåll att vara tillgängliga för användarna.

Principinställning för valfria anslutna upplevelser

Förutom de anslutna funktioner som nämns ovan och som ingår i Microsoft 365-applikationer för företag, finns det vissa valfria anslutna funktioner som du kan välja att låta användarna få tillgång till med sitt organisationskonto. Till exempel funktionen 3D Maps i Excel, som använder Bing. Fler exempel finns i Översikt över valfria anslutna upplevelser i Office.

De här anslutna funktionerna är annorlunda eftersom de inte omfattas av organisationens kommersiella avtal med Microsoft. Valfria anslutna funktioner tillhandahålls av Microsoft direkt till användarna och regleras genom Villkor för Microsoft-tjänster i stället för Microsofts produktvillkor. I vissa fall tillhandahålls innehåll och funktionalitet från tredje part via dessa valfria anslutna upplevelser och andra termer kan också gälla. Mer information finns i Översikt över valfria anslutna upplevelser i Office.

Du kan använda principinställningen Tillåt användning av ytterligare valfria anslutna upplevelser i Office för att styra om dessa typer av anslutna upplevelser ska vara tillgängliga för användarna. Om du inte konfigurerar den här principinställningen kommer dessa valfria anslutna funktioner att vara tillgängliga för användarna.

Även om du väljer att göra de här valfria anslutna funktionerna tillgängliga för användarna kommer användarna att ha möjlighet att inaktivera dem som en grupp genom att gå till dialogrutan för sekretessinställningar. Användarna har endast detta val om de är inloggade på Office med organisationens autentiseringsuppgifter (kallas ibland arbets- eller skolkonto), inte om de är inloggade med en personlig e-postadress.

Några av de här valfria anslutna funktionerna anses också vara anslutna funktioner som analyserar innehåll eller som laddar ned onlineinnehåll. Infoga onlinebilder är till exempel en valfri ansluten funktion som drivs av Microsoft Bing, men den är också en ansluten funktion som laddar ned onlineinnehåll. Så om du inaktiverar principinställningen Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office som laddar ned onlineinnehåll kommer inte funktionen Infoga onlinebilder att vara tillgänglig för användarna. Den kommer inte att vara tillgänglig även om du har aktiverat principinställningen Tillåt användning av ytterligare valfria anslutna upplevelser i Office. Mer information om vilka anslutna funktioner som analyserar innehåll eller laddar ned onlineinnehåll finns i Anslutna upplevelser i Office.

Det finns ett undantag att beakta. Principinställningen Tillåt användning av ytterligare valfria anslutna upplevelser i Office påverkar inte funktioner som kräver att du ansluter ditt LinkedIn-konto till ditt Microsoft-konto för arbetet eller skolan. Mer information om hur du styr den här typen av funktioner, till exempel LinkedIn-information på ett profilkort i Outlook finns i LinkedIn i appar och tjänster från Microsoft och Integrera LinkedIn-kontoanslutningar i Microsoft Entra ID.

Principinställning för de flesta anslutna upplevelser

Du kan använda principinställningen Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att styra om de flesta anslutna upplevelserna genom Microsoft 365-applikationer för företag ska vara tillgängliga för användarna. Om du inaktiverar principinställningen kommer följande typer av anslutna upplevelser inte att vara tillgängliga för användarna:

• Funktioner som analyserar ditt innehåll
• Funktioner som laddar ned onlineinnehåll
• Valfria anslutna upplevelser

Om du inaktiverar den här principinställningen inaktiveras dessutom de flesta andra anslutna funktioner, till exempel samtidig redigering och fillagring online. En lista över dessa andra anslutna upplevelser finns i Anslutna upplevelser i Office.

Men även om du inaktiverar den här principinställningen kommer begränsade Office-funktioner att vara tillgängliga, till exempel synkronisering av postlåda i Outlook, och Teams och Skype för företag fortsätter att fungera. Viktiga tjänster, till exempel licensieringstjänsten som bekräftar att du har rätt licens för att använda Office, förblir också tillgängliga.

Befintliga principinställningar som ersätts av nya principinställningar

Det finns två befintliga principinställningar som inte längre gäller för Microsoft 365-applikationer för företag, från och med version 1904. Dessa principinställningar är följande:

• Skicka personlig information, som finns under Användarkonfiguration\Principer\Administrativa mallar\Microsoft Office 2016\Sekretess\Säkerhetscenter.

• Alternativ för onlineinnehåll, som finns under Användarkonfiguration\Principer\Administrativa mallar\Microsoft Office 2016\Verktyg | Alternativ | Allmänt | Tjänstalternativ...\Onlineinnehåll.

Från och med version 1904 har konfiguration av dessa två befintliga principinställningar ingen effekt på Microsoft 365-applikationer för företag. De gäller inte längre eftersom deras funktioner ersätts med dessa nya principinställningar:

• Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att analysera innehåll
• Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att ladda ned onlineinnehåll
• Tillåt användning av ytterligare valfria anslutna upplevelser i Office
• Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office

De här nya principinställningarna kan ge dig en bättre nivåkontroll än de två befintliga principinställningarna. När du tidigare använde principinställningen Skicka personlig information inaktiverades till exempel både PowerPoint Snabbstart och Smart sökning. Men nu, med de nya principinställningarna, och du använder principinställningen Tillåt användning av anslutna upplevelser i Office för att analysera innehåll för att inaktivera den typen av anslutna funktioner, inaktiveras bara Smart sökning. PowerPoint Snabbstart kommer fortfarande att vara tillgängligt för användarna.

Principinställningarna visas fortfarande i verktyget Grupprinciphantering eftersom de fortfarande gäller för volymlicensierade versioner av Office 2016 och Office 2019, till exempel Office Professional Plus 2019.

Vad gäller för befintliga principinställningar som styr anslutna funktioner?

Som du förmodligen redan vet finns det vissa befintliga principinställningar som gör att du kan styra anslutna funktioner. Här är några exempel på befintliga principinställningar:

• Alternativ för PowerPoint Designer, under Användarkonfiguration\Principer\Administrativa mallar\Microsoft Office 2016\Verktyg | Alternativ | Allmänt | Tjänstalternativ...\PowerPoint Designer

• Inaktivera Snabbstart, under Användarkonfiguration\Principer\Administrativa mallar\Microsoft PowerPoint 2016\PowerPoint-alternativ\Allmänt

Du kan fortfarande använda de här befintliga principinställningarna om du vill inaktivera enskilda anslutna upplevelser. Men kom ihåg att om du använder någon av de nya principinställningarna kan den nya principinställningen inaktivera en ansluten upplevelse som du har aktiverat med hjälp av en annan principinställning.

I allmänhet gäller att om en principinställning är konfigurerad för att aktivera en specifik ansluten funktion och en annan principinställning samtidigt är konfigurerad för att inaktivera den typen av anslutna funktioner, inaktiveras den specifika anslutna funktionen för användarna.

Sekretess-relaterade ändringar i Office-gränssnittet

Det finns några ändringar i användargränssnittet (UI) för Microsoft 365-applikationer för företag som är relaterade till sekretess som användarna kan märka och fråga om. Dessa ändringar är ett direkt resultat av de nya sekretesskontrollerna och principinställningarna som är tillgängliga från och med version 1904.

Dialogruta som visar valfria anslutna upplevelser

Om du har valt att ge användarna tillgång till valfria anslutna funktioner visas en informationsdialogruta första gången användarna öppnar en Office-app efter att de har uppdaterat till version 1904 eller senare. Den här dialogrutan informerar användarna om att du har gett dem möjlighet att använda de här valfria anslutna upplevelserna och att de kan gå till Arkiv>Konto>Kontosekretess och ändra den här inställningen.

Sekretessinställningar som tagits bort från Office-användargränssnittet

Följande inställningar har tagits bort från Arkiv>Alternativ>Säkerhetscenter>Inställningar för Säkerhetscenter...>Sekretessalternativ:

• Få tillgång till designförslag, information, rekommendationer och tjänster genom att låta Office komma åt och göra produktförbättringar baserat på Office-innehåll på min enhet.

• Låt Office ansluta till onlinetjänster från Microsoft för att tillhandahålla funktioner som är relevanta för din användning och smak.

Under Arkiv>Alternativ>Allmänt är dessutom alternativet att aktivera intelligenta tjänster i Office borttaget.

Som administratör för din organisation kan du nu styra motsvarande inställningar via de nya principinställningarna som beskrivs ovan.

Sekretessinställningar som har lagts till i Office-användargränssnittet

Följande är nya element som har lagts till i Office-användargränssnittet:

• Under Arkiv>Konto ser användarna ett nytt alternativ för Kontosekretess>Hantera inställningar. Det finns under Hantera inställningar där användarna kan inaktivera valfria anslutna upplevelser, om du har tillåtit dem det alternativet.

• Under Arkiv>Alternativ>Säkerhetscenter>Inställningar för Säkerhetscenter...>Sekretessalternativ det finns ett alternativ för att aktivera användningen av Visningsprogram för diagnostikdata på enheten.

Styr sekretessinställningarna genom att redigera registret

Vissa administratörer föredrar att ändra inställningarna direkt i registret, till exempel genom att använda ett skript, i stället för att använda grupprincip eller molnprincip. Du kan använda följande information för att konfigurera sekretessinställningar direkt i registret.

Om du vill skapa en .reg-fil för sekretessinställningarna öppnar du anteckningar och kopierar följande rader. Justera värdena efter dina behov och spara sedan filen. Kontrollera att filnamnet har filnamnstillägget .reg

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\privacy]
"disconnectedstate"=dword:00000001
"usercontentdisabled"=dword:00000001
"downloadcontentdisabled"=dword:00000001
"controllerconnectedservicesenabled"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\common\clienttelemetry]
"sendtelemetry"=dword:00000002

Du kan till exempel använda den här .reg-filen med kommandot regedit.exe i ett skript för att konfigurera sekretessinställningar för användaren.