Planera externt samarbete med kanalkonversationer, filsamarbete och delade appar

Microsoft 365 erbjuder flera alternativ för att samarbeta med personer utanför organisationen:

• 1:1 och gruppchatt i Teams med personer utanför organisationen
• Teams-möten med personer utanför organisationen
• Dela enskilda filer eller mappar med personer utanför organisationen
• Samarbete i ett team, med kanalkonversationer, filsamarbete och delade appar

Den här artikeln beskriver det fjärde alternativet, gruppsamarbete med kanalkonversationer, filsamarbete och delade appar. (En översikt över alla alternativ finns i Översikt över alternativ för externt samarbete i Microsoft 365.)

Villkor

• Microsoft Entra B2B-samarbete – en funktion som gör att användare kan dela filer, mappar, webbplatser, grupper och team med personer utanför organisationen. De här personerna får åtkomst till delade resurser med hjälp av gästkonton i din katalog.
• Microsoft Entra B2B direct connect – en funktion som gör det möjligt för användare att dela resurser i organisationen med personer från andra Microsoft Entra organisationer. Dessa personer får åtkomst till delade resurser med hjälp av sitt eget arbets- eller skolkonto. Inget gästkonto skapas i organisationen.
• Extern deltagare – En person utanför organisationen som deltar i en resurs – till exempel en delad kanal – med sin egen identitet och inte ett gästkonto i din katalog.
• Extern organisation – en annan organisation som du delar resurser med.
• Gäst – En person utanför organisationen som har åtkomst till delade resurser genom att logga in på ett gästkonto i din katalog.
• Värdorganisation – Den organisation som är värd för en delad resurs, till exempel en delad kanal.
• Delad kanal – En Teams-kanal som kan delas med personer utanför teamet. Dessa personer kan finnas i din organisation eller från andra Microsoft Entra organisationer.
• Delningslänkar – Länkar med behörigheter till en fil eller mapp som används för att dela filen eller mappen med andra. De personer som delas med kan vara inom eller utanför din organisation.

Alternativ för samarbete i ett team

När du samarbetar i ett team med personer utanför organisationen finns det två alternativ för hur dessa personer får åtkomst till de resurser som du delar med dem.

Gästdelning

Gästdelning använder Microsoft Entra B2B-samarbete för att tillåta delning och samarbete med personer utanför organisationen genom att lägga till ett gästkonto i Microsoft Entra-ID för varje person. Gästkonton kan användas för följande:

• Gästmedlemskap i grupper, SharePoint-webbplatser och Microsoft 365-grupper
• Enskild fil- och mappdelning

Gäster i ett team har liknande funktioner som vanliga teammedlemmar.

Externa deltagare i delade kanaler

Externa deltagare får åtkomst till delade resurser i din organisation med hjälp av sina egna Microsoft Entra-ID eller Microsoft 365-identitet. Detta aktiveras genom Microsoft Entra B2B-direktanslutning via en organisationsrelation som konfigurerats av båda organisationerna. Gästkonton används inte i den här relationen.

Den främsta fördelen med externa deltagare i delade kanaler jämfört med gästdelning är att personer utanför organisationen kan samarbeta med användarna i Teams utan att behöva ändra användarkontexten. När du använder gästkonton måste användarna lägga till dessa konton separat i Teams och växla till dessa konton för att interagera med personer i din organisation.

Med delade kanaler kan användarna förbli inloggade i sin organisation och få åtkomst till kanaler som delas med dem från andra organisationer. Delade kanaler från andra organisationer är tillgängliga i Teams tillsammans med teamen och kanalerna i din organisation. Det finns inget behov av att byta organisation.

Funktionsjämförelse

I följande tabell beskrivs vilka funktioner som är tillgängliga beroende på vilken typ av konto som används.

Planeringsöverväganden

De flesta organisationer använder både gästdelning och delade kanaler med externa deltagare.

Du måste använda gästdelning om:

• Du vill bjuda in personer utanför organisationen till teamet i stället för enskilda kanaler
• Du vill dela filer eller mappar i en kanal med personer utanför organisationen som inte är i kanalen
• Du vill samarbeta med personer utanför organisationen som inte har något arbets- eller skolkonto.

Även om delade kanaler är aktiverat som standard i Teams kräver externt samarbete med delade kanaler att en Microsoft Entra administratör har konfigurerat åtkomst mellan klientorganisationer mellan din organisation och varandras organisation som du vill dela med. Varje annan organisation måste också konfigurera åtkomst mellan klientorganisationer på sin sida.

Om du planerar att använda delade kanaler med andra organisationer kan du välja mellan en självbetjäningsmodell och en modell för efterfråge.

• Självbetjäning – Du kan konfigurera åtkomst mellan klientorganisationer för att tillåta inkommande och utgående åtkomst till alla andra Microsoft Entra organisationer. Du kan också blockera en lista över organisationer som du inte vill att användarna ska dela med, så att alla andra organisationer blir tillgängliga. På så sätt kan användarna bjuda in personer utanför organisationen att delta i delade kanaler utan att behöva kontakta supportavdelningen eller IT-avdelningen.
• Efter begäran – Du kan konfigurera åtkomst mellan klientorganisationer för varje enskild organisation som du vill tillåta delade kanaler med. När du väljer den här modellen är det viktigt att ha en dokumenterad affärsprocess som användarna kan följa för att begära åtkomst mellan klientorganisationer med en annan organisation.

Efterlevnad i delade kanaler

Delade kanaler är integrerade med Microsoft Entra- och Microsoft Purview-funktioner. Mer information finns i Delade kanaler i Microsoft Teams.

Relaterade artiklar

Introduktion till filsamarbete i Microsoft 365

Planera filsamarbete i SharePoint med Microsoft 365