Processdesign

När du utformar en processautomatisering är det första steget att bestämma när och vad du ska automatisera. Om du tittar på den affärsprocess som du för närvarande har bör du först identifiera vilken del av processen som ska automatiseras.

Identifiera automatiseringsområden

De typer av fördelar som du kan få med hjälp av automatisering faller inom följande kategorier:

• Tillämpa konsekvent standardiserade affärsregler

• Minska manuellt arbete med repetitiva processer

• Minska antalet fel hos människor

• Effektivisera godkännanden

• Öka effektiviteten vid transaktioner med stora volymer

• Flytta data effektivt mellan system (minska manuell datainmatning)

• Maximera användningen av tillgängliga resurser

• Öka genomflödet

Tillämpa standardiserade affärsregler

Affärsregler är den if/then-logik som tillämpar dina affärspolicyer. Genom att automatisera dem kan du se till att de följs konsekvent varje gång.

I vårt exempelscenario för utgiftsrapportering kräver en affärsregel att om ett kostnadsrapportbelopp överstiger 10 000 $ måste det också godkännas av ekonomichefen. Genom att automatisera processen säkerställer Abhay att ingen rapport med hög dollarkostnad kommer att vara omärkt.

Automatisera repetitiva processer

Genom att automatisera repetitiva processer slipper dina anställda undvika fysiska problem. Processer som görs på samma sätt varje gång bör finnas högt upp på listan för att kunna användas som en automatisering.

Abhay vill till exempel samla in utgiftsformulär och kvitton från alla. Kvittona kan vara pappersfakturor från en restaurang eller pappersfakturor från leverantörer. Abhay måste manuellt läsa igenom dokumenten i en PDF-fil och lagra den. Abhay måste också ange vad som står på dokumentet och publicera det i ekonomisystemet för varje utläggsrapport som skickas.

Minska antalet fel hos människor

Uppgifter som att kopiera och klistra in värden från ett system till ett annat, eller att mata in data från pappersformulär, är processer där fel kan uppstå.

Ett exempel på scenariot med kostnadsrapportering är att Abhay måste betala ut pengar till den anställde genom att leta upp de anställdas bankuppgifter och sedan komma åt banksystemet.

Effektivisera godkännanden

En annan typ av fel uppstår när personer glömmer att utföra sina uppgifter. Du kan konfigurera automatisering så att du påminner dem om att arbeta med uppgiften eller processen som de har tilldelats.

Till exempel har Lee skickat in en utgiftsrapport men Han har inte svarat på godkännandebegäran på länge. En automatisering kan användas för att påminna Nick om att fatta ett beslut, och även tillhandahålla en knapp som svarar direkt från påminnelsen.

Öka effektiviteten vid processer med stora volymer

Ett annat område som du vill automatisera är processer med hög volym. Processer med hög volym är processer som förekommer mycket ofta dagligen. Den är nära kopplad till repetitiva processer men är något annorlunda. Du kan ha en process som bara kan ha ett eller två steg som kan automatiseras. Men om en process måste göras många gånger kan även små förbättringar få stora effekter.

Om scenariot för kostnadsrapportering till exempel gäller 1 000 säljare sparas tiden för varje minut som förbättringarna är värda. Analys av den faktiska påverkan kan göras med hjälp av analysfunktionerna.

Automatisera datainmatning

Du kan mata in data manuellt eftersom det finns två system som inte pratar med varandra. I vårt scenario för utgiftsrapportering matar Abhay in data i redovisningssystemet genom att skriva om värden från den skickade utgiftsrapporten.

Maximera användningen av tillgängliga resurser

Ytterligare bra automatiseringskandidat är processer som kan köras oberoende av interaktion mellan människor. Den här typen av process är inte lika lätt att identifiera, så det bästa sättet är att tänka på om det finns processer som kan slutföras utanför de vanliga arbetstiderna. En sådan automatisering fungerar som en "automatisering" för ditt folk och använder dina andra resurser (till exempel datorer).

Du kan också använda automatisering för processer som tar för lång tid jämfört med en human interaktion, men som är tolererbara om de utförs nattetid när det inte finns någon automatisering att avsluta. Om en person t.ex. börjar sin dag med att bearbeta order som kommer in över en natt, kan du skapa en automatisering som bearbetar orderna så fort de kommer in, så att ditt team kan börja utföra orderna på morgonen.

Öka genomflödet

Precis som med att maximera användningen av tillgängliga resurser, kan du också öka genomflödet av en viss process med hjälp av automatisering. Med den här typen av automatisering kan din aktuella process utföras samtidigt som den automatiseras.

Abhay kan exempelvis vara den enda som bearbetar utgiftsrapporterna och hans vanliga arbetstider kan vara mellan 09:00 och 18:00. Genom att skapa en automatisering kan du också behöva bearbeta utgiftsrapporterna och därför har både Abhay och den automatisering som används för att bearbeta den, vilket resulterar Power Automate i en högre genomflöde.

Exempelscenario

När alla automationsområden tillämpas visar exemplet nedan hur en kostnadsrapporteringsprocess kan täckas av Power Automate med förbättringar av genomströmning, maximering av tillgängliga resurser, automatisering av datainmatningar samt effektivisering av godkännanden.